A gestão de contratos é uma prática essencial para qualquer empresa que deseja manter suas operações organizadas, minimizar riscos e garantir o cumprimento das obrigações contratuais.
Ela envolve desde a criação e negociação contratual até a sua administração e encerramento, garantindo que todas as partes envolvidas estejam cientes de suas responsabilidades e direitos.
Em um ambiente corporativo, onde múltiplos contratos com fornecedores, clientes e parceiros são firmados diariamente, uma gestão eficiente é crucial para evitar erros, atrasos e problemas legais.
Neste artigo, vamos abordar o que é gestão de contratos, sua importância, as principais fases desse processo, como gerenciar e muito mais. Acompanhe!
O que é gestão de contratos?
A gestão de contratos é uma metodologia que abrange técnicas, recursos e procedimentos administrativos voltados para garantir o acompanhamento de todo o ciclo de vida de um contrato.
Isso envolve desde a elaboração inicial do documento, passando pelo versionamento e assinatura, até o encerramento e monitoramento de eventuais aditivos ou revisões.
O principal objetivo dessa prática é assegurar que todas as cláusulas contratuais sejam cumpridas, minimizando riscos e prevenindo prejuízos para a empresa.
No entanto, uma gestão eficiente vai além do simples acompanhamento das etapas contratuais.
Ela busca garantir que os contratos estejam juridicamente bem estruturados, com regras claras e cláusulas bem definidas, reduzindo assim o risco de disputas judiciais.
Para entender bem o que é gestão de contratos, vamos falar de sua importância para a empresa e as partes envolvidas.
Qual a importância da gestão de contratos empresariais?
A gestão e fiscalização de contratos empresariais é crucial para garantir a segurança jurídica e a eficiência operacional da empresa.
Em um cenário em que as organizações dependem cada vez mais de múltiplos fornecedores, parceiros e clientes, gerenciar corretamente os contratos é uma prática essencial para evitar problemas como conflitos legais, atrasos e interrupções nos negócios.
Abaixo, destacamos alguns pontos que reforçam a importância de um bom gerenciamento de contratos:
- Melhor controle financeiro: ao monitorar de perto os pagamentos e as obrigações contratuais, a empresa evita atrasos e multas, mantendo o equilíbrio financeiro;
- Redução de riscos jurídicos: o acompanhamento contínuo dos contratos minimiza o risco de descumprimento de cláusulas, o que pode resultar em penalidades e litígios;
- Otimização de recursos: com contratos bem geridos, as empresas podem garantir que prazos, preços e responsabilidades estejam claramente definidos, evitando mal-entendidos e retrabalho;
- Aumento da eficiência operacional: um sistema de gestão de contratos automatizado facilita o acesso a informações, permite o cumprimento de prazos e assegura que todos os envolvidos cumpram suas obrigações de forma organizada.
Portanto, uma boa gestão contratual proporciona uma operação mais segura, eficiente e com menor exposição a riscos, fortalecendo a posição competitiva da empresa no mercado.
Em contrapartida, a má gestão e fiscalização de contratos afeta negativamente o negócio, como mostramos a seguir.
Como a má gestão de contratos pode afetar negativamente seu negócio?
A má gestão contratual pode trazer consequências severas para qualquer empresa, impactando diretamente sua operação, finanças e reputação.
Apesar de ser mais comum vermos falhas na gestão de contratos públicos, a falta de controle adequado pode gerar desorganização e perda de oportunidades também no setor privado.
Uma pesquisa da EY em 2021 sobre equipes de contratação aponta, por exemplo, que 9 em cada 10 profissionais contratados acham que encontrar contratos específicos é um desafio.
Dentre os principais efeitos negativos de uma má gestão contratual no negócio, podemos apontar:
- Impacto na reputação: problemas recorrentes com fornecedores ou clientes devido a uma gestão contratual inadequada podem comprometer a imagem da empresa no mercado;
- Perda de oportunidades: contratos não renovados a tempo ou cláusulas negligenciadas podem fazer com que a empresa perca oportunidades importantes de negócio;
- Litígios judiciais: contratos mal geridos podem resultar em disputas judiciais, levando a gastos elevados com advogados e perda de foco nas atividades principais da empresa;
- Ineficiência operacional: a falta de um sistema de gestão de contratos gera retrabalho, atrasos e erros no controle de documentos, impactando negativamente a produtividade;
- Penalidades e multas: quando as obrigações contratuais não são monitoradas adequadamente, a empresa corre o risco de sofrer penalidades financeiras por descumprimento de prazos e cláusulas.
Portanto, se os contratos empresariais são geridos de forma ineficaz, há comprometimento da saúde financeira do negócio, de suas operações e de seu relacionamento com parceiros de negócios.
Para superar esse desafio, é preciso conhecer as fases da gestão de contratos.
As fases da gestão de contratos
A gestão contratual é composta por várias etapas que garantem que o acordo entre as partes seja cumprido de forma eficaz e sem complicações.
Cada fase é fundamental para assegurar que todos os detalhes sejam considerados, desde a criação do contrato até sua execução e encerramento.
A seguir, explicamos cada uma das fases do gerenciamento de contratos, destacando os principais pontos de atenção.
Planejamento
O planejamento é a fase inicial e mais crítica da gestão contratual. Nesse momento, a empresa deve avaliar suas necessidades e os objetivos que deseja alcançar com o contrato.
É importante definir claramente os termos e condições que farão parte do acordo, bem como identificar os riscos envolvidos.
Além disso, as partes interessadas devem ser consultadas para garantir que o contrato atenda a todos os requisitos operacionais, legais e financeiros da empresa.
Redação da primeira versão
A redação da primeira versão do contrato é a etapa em que os termos e condições acordados no planejamento são formalizados.
Esse documento deve ser claro, objetivo, abrangente e incluir todos os aspectos essenciais, como prazos, responsabilidades, pagamentos e eventuais penalidades.
Para garantir que o contrato seja completo e sem brechas, consulte profissionais jurídicos que possam revisar a linguagem utilizada.
Além disso, a primeira versão deve estar aberta a ajustes durante as fases seguintes, quando as partes envolvidas terão a oportunidade de sugerir alterações e melhorias.
Leia também: Minuta de contrato: o que é, importância e como redigir
Negociação
Após a primeira versão do contrato ser redigida, inicia-se o processo de negociação.
Nesta etapa, as partes envolvidas avaliam os termos do contrato e propõem ajustes para garantir que seus interesses sejam devidamente contemplados.
A negociação pode envolver desde pequenas correções até mudanças significativas nas condições propostas, como prazos, valores e responsabilidades.
É essencial que essa fase seja conduzida com transparência e boa comunicação entre as partes, para que o contrato final reflita um equilíbrio justo entre as expectativas de todos os envolvidos.
Aprovação
Após a negociação e ajustes, o contrato precisa ser formalmente aprovado pelas partes envolvidas.
Essa etapa garante que todas as cláusulas estão de acordo com os interesses das partes e que o documento foi revisado juridicamente.
Na aprovação, é comum que as empresas submetam o contrato a uma análise interna final, que pode incluir o departamento jurídico e outras áreas envolvidas.
A aprovação formal valida o contrato e permite que ele siga para a fase de assinatura.
Assinatura
Com o contrato aprovado, a fase de assinatura formaliza o acordo entre as partes.
Hoje, essa etapa pode ser facilitada por ferramentas de assinatura eletrônica, que tornam o processo mais ágil e seguro, eliminando a necessidade de encontros presenciais ou documentos físicos.
A assinatura, seja digital ou física, confere validade legal ao contrato e confirma o compromisso das partes com as obrigações estipuladas no documento.
Uma vez assinado, o contrato passa a ter força legal, e as partes podem iniciar o cumprimento das responsabilidades acordadas.
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Efetivação do contrato
A efetivação ocorre quando as partes começam a cumprir as obrigações estabelecidas no documento.
Nesta fase, é fundamental que todos os envolvidos sigam rigorosamente os prazos, entregas e condições descritas no contrato.
A gestão e fiscalização de contratos deve ser contínua para garantir que não haja desvios ou falhas no cumprimento das cláusulas.
Assim, a empresa consegue detectar e resolver eventuais problemas de forma proativa, assegurando que o contrato seja executado conforme o planejado.
Revisões e aditivos
Ao longo da vigência do contrato, pode ser necessário realizar revisões ou adicionar aditivos ao documento original.
As revisões podem ser feitas para corrigir problemas, adaptar o contrato a novas condições de mercado ou demandas das partes.
Os aditivos, por sua vez, são documentos complementares que formalizam mudanças nos termos previamente acordados, como a extensão do prazo ou alteração de valores.
Essas modificações devem ser acordadas entre as partes e assinadas formalmente, garantindo que o contrato continue válido e atualizado.
Armazenamento
O armazenamento adequado dos contratos é essencial para garantir que os documentos estejam acessíveis e seguros durante toda a sua vigência.
Contratos devem ser arquivados em sistemas de fácil consulta, que permitam o acompanhamento do cumprimento das cláusulas, a proteção dos dados e a gestão de prazos e revisões.
Com o avanço da tecnologia, muitas empresas utilizam sistemas de gestão de contratos, que oferecem maior segurança, organização e praticidade na consulta de documentos.
Encerramento
O encerramento de um contrato ocorre quando todas as obrigações estipuladas foram cumpridas e o prazo de vigência expira.
No entanto, essa fase exige uma verificação cuidadosa para garantir que todas as cláusulas foram efetivamente cumpridas por ambas as partes.
Se o contrato incluir cláusulas de encerramento específicas, como multas por rescisão antecipada ou obrigações pós-contratuais, elas devem ser observadas rigorosamente.
Após o encerramento formal, o documento deve ser arquivado de acordo com as políticas de armazenamento da empresa, o que garante seu acesso em caso de auditoria ou futuras consultas.
Com tudo isso em mente, o que é fazer gestão de contratos? Vamos explicar na prática!
Na prática, como fazer o gerenciamento de contratos?
Uma gestão inteligente de contratos, na prática, envolve um conjunto de etapas que vão além da simples criação e assinatura de documentos.
Ele exige:
- Monitoramento contínuo do cumprimento das obrigações estabelecidas;
- Garantia de que os prazos sejam respeitados e que todas as partes envolvidas estejam cientes de suas responsabilidades;
- Garantia de que os contratos sejam armazenados adequadamente, facilitando o acesso e a consulta quando necessário.
Para cumprir essas tarefas, é fundamental utilizar um sistema de gestão de contratos para manter o controle de cada fase, desde a negociação até o encerramento (inclui acompanhamento de aditivos, revisões e renovações);
A adoção de ferramentas tecnológicas especializadas, como soluções de assinatura eletrônica e armazenamento digital, otimiza significativamente esse processo, oferecendo maior segurança e organização.
Em suma, boas práticas de gestão e fiscalização de contratos conseguem garantir conformidade, minimizar riscos e assegurar o sucesso dos acordos comerciais.
E é basicamente isso que faz um bom gestor de contratos.
Leia também: Automação de contratos: o que é, benefícios e ferramentas
Qual é a função do gestor de contratos?
O gestor de contratos desempenha um papel fundamental no sucesso do processo de gerenciamento de contratos em uma empresa. Veja:
- Avaliar riscos, negociar aditivos e revisar contratos quando necessário;
- Assegurar que a empresa esteja em conformidade com as leis e regulamentações vigentes;
- Monitorar todas as fases de um contrato, desde a sua criação e negociação até a execução e encerramento;
- Garantir que as cláusulas e prazos estabelecidos sejam cumpridos rigorosamente, monitorando o desempenho das partes envolvidas e resolvendo eventuais problemas que possam surgir.
Em muitos casos, o gestor também gerencia um sistema de gestão de contratos, organizando documentos e garantindo seu armazenamento seguro e acessível.
Por tudo isso, sua função é essencial para evitar litígios, otimizar a execução de contratos e garantir a segurança jurídica da empresa.
TOTVS Assinatura Eletrônica
O TOTVS Assinatura Eletrônica é uma solução que simplifica e automatiza o processo de assinatura de documentos, trazendo agilidade, segurança e praticidade para a gestão de contratos.
Com o uso dessa ferramenta, sua empresa pode formalizar acordos de forma digital, eliminando a necessidade de assinaturas físicas e agilizando as operações, independentemente da localização das partes envolvidas.
O sistema é seguro, conforme as regulamentações de segurança digital, e proporciona um fluxo contínuo e automatizado de assinaturas, desde a criação do contrato até seu encerramento.
Além disso, o TOTVS Assinatura Eletrônica oferece integrações com outros sistemas de gestão, facilitando o armazenamento e a consulta dos contratos assinados, tudo de forma centralizada e eficiente.
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Conclusão
A gestão de contratos é uma prática indispensável para empresas que desejam manter suas operações organizadas, cumprir obrigações legais e reduzir riscos.
Implementar um sistema eficiente e seguir as melhores práticas nas diferentes fases do ciclo de vida dos contratos é essencial para garantir a conformidade e proteger os interesses da empresa.
Um bom gerenciamento de contratos não apenas evita problemas, como também facilita a negociação de novos acordos e fortalece relações comerciais.
Para se aprofundar nos temas de gestão, conheça os principais tipos de contratos e suas características!
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