Recibo de locação de equipamentos: quando usar, como preencher e boas práticas

A locação de equipamentos é uma prática comum em diversos setores, como construção civil, eventos, indústria, logística e serviços especializados. Em operações desse tipo, tão importante quanto disponibilizar os ativos certos é garantir que os pagamentos recebidos estejam corretamente documentados, evitando dúvidas, conflitos e problemas de controle financeiro.

O recibo de locação de equipamentos surge como um documento recorrente no dia a dia das empresas. Ainda assim, muitas dúvidas persistem sobre quando ele deve ser utilizado, quais informações não podem faltar e em que situações outros documentos, como nota fiscal ou fatura, são mais adequados.

Entender essas diferenças é essencial para manter a operação organizada, cumprir obrigações legais e garantir mais segurança tanto para quem aluga quanto para quem contrata o serviço. 

Ao longo deste artigo, você verá quando usar o recibo de locação de equipamentos, quais são seus elementos essenciais e quais boas práticas ajudam a evitar erros no controle dos pagamentos. Boa leitura!

O que é um recibo de locação de equipamentos?

O recibo de locação de equipamentos é um documento utilizado para comprovar o recebimento de um valor referente ao aluguel de determinado bem. Ele funciona como um registro formal de que um pagamento foi realizado, indicando quem pagou, quem recebeu e a que esse valor se refere.

Diferentemente do contrato de locação, que estabelece as regras, prazos e condições do uso do equipamento, o recibo não cria obrigações futuras. Seu papel é confirmar que um pagamento específico aconteceu, seja ele total, parcial, antecipado ou relacionado à devolução de valores, como cauções.

Também é importante destacar que o recibo não substitui a nota fiscal quando esta é exigida pela legislação. Em muitas operações, especialmente quando há prestação de serviços ou obrigações fiscais envolvidas, o recibo cumpre apenas uma função complementar, reforçando o controle financeiro e a transparência da relação entre as partes.

Por isso, conhecer exatamente o papel do recibo de locação de equipamentos é o primeiro passo para escolher corretamente o documento a ser utilizado em cada situação e estruturar uma gestão mais segura e organizada da locação.

Recibo, nota fiscal ou fatura: quando usar cada um?

No processo de locação de equipamentos, é comum surgir a dúvida sobre qual documento deve ser utilizado para registrar os valores cobrados e recebidos. Embora recibo, nota fiscal e fatura estejam todos relacionados a pagamentos, eles têm funções diferentes e devem ser usados conforme o tipo de operação, o enquadramento da empresa e as exigências legais.

Quando utilizar o recibo de locação de equipamentos

O recibo de locação de equipamentos é indicado para comprovar que um pagamento foi efetivamente realizado. Ele é utilizado, principalmente, como um registro financeiro entre as partes, confirmando o recebimento de determinado valor relacionado ao aluguel de um equipamento.

Em geral, o recibo pode ser usado em situações como:

• confirmação de pagamentos feitos pelo locatário;
• registro de pagamentos parciais ou adiantamentos;
• devolução de valores, como cauções;
• controle interno de recebimentos.

É importante reforçar que o recibo não tem valor fiscal por si só. Ele não substitui a nota fiscal quando há obrigatoriedade de emissão, funcionando apenas como um comprovante de pagamento.

Quando a nota fiscal é obrigatória

A nota fiscal é o documento exigido pelo Fisco para registrar operações de prestação de serviços ou de circulação de mercadorias, incluindo a locação de equipamentos quando a atividade está enquadrada como tributável.

Sempre que a empresa locadora estiver obrigada a emitir nota fiscal, seja por exigência legal, por tipo de atividade ou por solicitação do cliente, o recibo não substitui esse documento. Nesses casos, a nota fiscal é o registro oficial da operação, enquanto o recibo pode ser utilizado apenas como complemento para comprovar o pagamento.

Não emitir a nota fiscal quando ela é obrigatória pode gerar multas, sanções e dificuldades em auditorias ou fiscalizações futuras.

Leia também: Imposto sobre locação de equipamentos: quais são e como se preparar para a Reforma Tributária

O papel da fatura na locação de equipamentos

Já a fatura de locação é um documento mais comum em relações comerciais recorrentes. Ela funciona como um demonstrativo de valores devidos, geralmente emitido antes do pagamento, detalhando os serviços ou itens cobrados em determinado período.

Na locação de equipamentos, a fatura costuma ser utilizada quando há contratos contínuos, com cobranças mensais ou periódicas. 

De modo geral, a fatura apresenta os valores a pagar, enquanto o recibo confirma que o pagamento foi efetuado e a nota fiscal registra a operação do ponto de vista fiscal, quando aplicável.

Quais informações não podem faltar em um recibo de locação de equipamentos?

Para que o recibo de locação de equipamentos cumpra seu papel como comprovante de pagamento, ele precisa trazer informações claras que identifiquem a operação e as partes envolvidas. Um recibo simples, mas completo, evita dúvidas e facilita o controle financeiro.

Os principais elementos são:

• Identificação de quem recebe e de quem paga: nome ou razão social do locador e do locatário, com CPF ou CNPJ quando aplicável, garantindo a correta vinculação do pagamento;
• Período da locação: indicação do intervalo a que o valor se refere, como diária, semana ou mês, evitando ambiguidades em contratos recorrentes;
• Descrição dos equipamentos locados: tipo, modelo, quantidade e, quando existir, identificação do equipamento, para deixar claro o objeto da locação;
• Valores pagos: valor total recebido e, se necessário, detalhamento da forma de cobrança. Em pagamentos parciais, é importante indicar que o valor não corresponde ao total do contrato;
• Forma e data de pagamento: informação sobre como o pagamento foi feito (PIX, transferência, boleto, dinheiro) e a data do recebimento, facilitando a conciliação financeira;
• Data de emissão e assinatura: registro da data em que o recibo foi emitido e assinatura de quem recebeu o valor, seja física ou digital.
  

Com esses dados, o recibo de locação de equipamentos se torna um documento simples, mas suficiente para comprovar pagamentos e apoiar a organização da operação.

A seguir, apresentamos um modelo ilustrativo de recibo de locação de equipamentos, com os principais campos que não podem faltar nesse tipo de documento.

Como funcionam recibos parciais na locação de equipamentos?

Os recibos parciais são utilizados quando o pagamento da locação de equipamentos não ocorre de forma integral em uma única vez. Isso é comum em contratos mais longos, locações de maior valor ou quando há pagamentos por etapas ao longo do período de uso.

Nesse caso, cada recibo registra apenas o valor efetivamente recebido naquele momento, funcionando como um comprovante individual dentro do total contratado.

Na prática, alguns cuidados ajudam a evitar confusão no controle financeiro:

• Indicar claramente que se trata de um pagamento parcial: o recibo deve mencionar que o valor recebido corresponde apenas a parte do total da locação, evitando interpretações equivocadas;
• Vincular o recibo ao contrato ou valor total: sempre que possível, vale informar o valor total da locação ou o número do contrato, deixando claro quanto ainda falta pagar;
• Identificar o período ou etapa paga: especificar se o pagamento se refere a um determinado mês, semana ou fase da locação ajuda a manter o histórico organizado;
• Emitir um recibo para cada pagamento realizado: cada entrada financeira deve ter seu próprio recibo, garantindo rastreabilidade e facilitando a conciliação dos valores recebidos.
  

Recibos de adiantamento: como registrar corretamente

O adiantamento é um valor pago antes do início da locação de equipamentos ou antes da conclusão total do serviço contratado. Ele é comum em operações que exigem reserva de equipamentos, garantia de disponibilidade ou planejamento antecipado da operação.

Quando há adiantamento, o recibo deve deixar claro que o valor recebido não corresponde ao pagamento final, mas sim a uma parte antecipada do total combinado.

Algumas boas práticas para registrar corretamente esse tipo de pagamento incluem:

• Indicar que o valor é um adiantamento: o recibo deve mencionar explicitamente que se trata de um pagamento antecipado, evitando confusão com quitação total da locação;
• Relacionar o adiantamento ao valor total da locação: sempre que possível, informe o valor total do contrato ou da locação, deixando claro quanto foi adiantado e qual saldo ainda será cobrado;
• Vincular o recibo ao contrato de locação: referenciar o contrato ajuda a manter o controle financeiro alinhado com as condições acordadas entre as partes;
• Evitar misturar adiantamento com outros valores: o recibo de adiantamento deve ser específico para esse tipo de pagamento, garantindo organização e clareza no histórico financeiro.

Devolução de caução na locação de equipamentos: como documentar?

A caução é um valor pago pelo locatário como garantia contra danos, atrasos ou descumprimento das condições do contrato de locação. Quando o equipamento é devolvido conforme acordado, esse valor deve ser restituído, e essa devolução também precisa ser documentada.

O recibo, neste caso, funciona como um comprovante de que o valor foi devolvido ao cliente, ajudando a evitar conflitos e questionamentos futuros.

Alguns cuidados são importantes nesse processo:

• Emitir um recibo específico para a devolução da caução: o documento deve indicar claramente que se trata da restituição do valor pago como garantia, e não de um novo pagamento;
• Identificar o contrato ou locação relacionada: informar o número do contrato ou a descrição da locação facilita a vinculação da devolução à operação original;
• Informar o valor devolvido e a data: o recibo deve indicar o valor efetivamente devolvido e a data em que a restituição foi realizada;
• Registrar a forma de devolução: assim como nos pagamentos, é importante indicar se o valor foi devolvido via transferência, PIX, dinheiro ou outro meio;
• Incluir assinatura ou confirmação de recebimento: a assinatura ou confirmação eletrônica do locatário reforça que o valor foi recebido corretamente.

Leia também: Cláusulas de contrato de locação: quais são as principais e exemplos

Quais são os riscos de controlar recibos de locação de equipamentos de forma manual?

O controle manual na locação de equipamentos tende a gerar falta de padronização e dificuldade para acompanhar o histórico de pagamentos. Com documentos espalhados entre planilhas, pastas ou arquivos físicos, localizar informações e entender a situação financeira de cada contrato se torna mais trabalhoso.

Outro ponto crítico é a conciliação financeira. Pagamentos parciais, adiantamentos e devoluções de caução podem se perder ou ser registrados de forma inconsistente, afetando o controle de valores recebidos, saldos em aberto e o fluxo de caixa da empresa.

Além disso, a gestão manual aumenta a dependência de processos informais e pessoas específicas. Sem centralização das informações, a operação fica mais vulnerável a erros, perda de dados e dificuldades para escalar a locação de equipamentos com segurança e previsibilidade.

Como o TOTVS Rental apoia a gestão da locação de equipamentos?

À medida que a operação de locação cresce, controlar contratos, recibos, pagamentos e ativos de forma manual se torna mais complexo. Para lidar com esse cenário com mais organização e previsibilidade, contar com um sistema especializado faz diferença.

O TOTVS Rental centraliza a gestão da locação de equipamentos, conectando processos operacionais, contratuais e financeiros em uma única plataforma. A solução permite acompanhar toda a jornada da locação, do escopo à entrega, manutenção e faturamento, com mais controle e redução de retrabalho.

Com integração ao backoffice, automação de processos e controle de ativos em larga escala, o TOTVS Rental contribui para uma operação mais eficiente, segura e preparada para crescer, mesmo em ambientes com alto volume de contratos e equipamentos.

Conclusão

O recibo de locação de equipamentos é um documento fundamental para registrar pagamentos, adiantamentos, valores parciais e devoluções de caução de forma clara e transparente. Ele contribui para a organização financeira, evita conflitos entre as partes e facilita o acompanhamento dos contratos ao longo de toda a locação.

Ao longo do artigo, ficou evidente que diferentes situações exigem cuidados específicos, como o uso de recibos parciais, o registro correto de adiantamentos e a formalização da devolução da caução. 

À medida que a operação cresce, manter esse controle de forma manual tende a aumentar riscos, retrabalho e dificuldades de conciliação.

Por isso, soluções como o TOTVS Rental apoiam empresas que atuam com locação de equipamentos ao centralizar contratos, recebimentos, documentos e ativos em um único ambiente, trazendo mais controle, eficiência e previsibilidade para a gestão.

Para aprofundar o entendimento sobre os formatos contratuais mais comuns nesse tipo de operação, vale conferir também o artigo “Diferença entre arrendamento, locação, leasing e comodato: o que muda em cada contrato”, que ajuda a entender como cada modelo funciona e quando utilizá-los de forma adequada.