Como fazer o controle de locação de equipamentos?

Imagem de relógio para tempo de leitura.

Tempo de leitura: 9 minutos

Escrito por Equipe TOTVS
Última atualização em 16 janeiro, 2025

Um dos grandes investimentos das empresas do segmento de serviços é alugar seus ativos para outras organizações e pessoas. Mas sem um controle de equipamentos eficaz, o negócio pode enfrentar dificuldades para ter sucesso.

Para ser bem-sucedido no ramo, é preciso fazer uma gestão eficiente de seus bens e dos contratos, garantindo o atendimento rápido às demandas.

A boa notícia é que a locação de equipamentos pode atender a diferentes frentes, o que aumenta as chances de bons negócios. 

Alguns exemplos são os setores de obras (escavadeiras, empilhadeiras, andaimes e guindastes para fazer a fundação para um prédio), eventos (palco, luzes, projetores, computadores e decoração) e audiovisual (câmeras, drones e estúdios).

Vamos ver com detalhes como fazer o controle de locação de equipamentos e aproveitar as oportunidades.

A importância de manter o controle de equipamentos locados

Manter um controle de equipamentos eficaz é essencial para garantir a saúde operacional e financeira de qualquer negócio que trabalha com locação de ativos. 

Sem uma gestão eficiente, riscos como extravios, danos aos equipamentos ou falhas no cumprimento de prazos podem impactar negativamente a lucratividade e a reputação da empresa.

Um bom controle de equipamentos permite:

  • Monitorar o ciclo de vida dos bens;
  • Realizar manutenções preventivas;
  • Acompanhar contratos em tempo real;
  • Otimizar a utilização dos recursos, assegurando que estejam disponíveis quando necessários.

Para isso, o uso de ferramentas tecnológicas, como sistemas de gestão integrados (ERP), é fundamental. Essas soluções oferecem uma visão centralizada de todas as operações, promovendo a automação e eliminando erros manuais. 

Vamos falar sobre mais dicas de controle de locação de equipamentos a seguir.

Dicas de como fazer o controle de locação de equipamentos

Fazer o controle eficaz da locação de equipamentos exige organização, planejamento e o uso de tecnologias apropriadas. 

Aqui estão algumas dicas essenciais para otimizar essa gestão e garantir o sucesso do negócio:

  • Treine sua equipe: garanta que todos os colaboradores entendam os processos e saibam como operar os sistemas utilizados. Isso aumenta a eficiência e minimiza erros operacionais;
  • Realize manutenções preventivas: estabeleça um cronograma de manutenção para os equipamentos. Assim, você reduz riscos de falhas durante o período de locação e mantém a confiança do cliente;
  • Controle rigoroso de inventário: faça verificações regulares do estoque de equipamentos, anotando entradas, saídas e condições. Dessa forma, você garante que os itens estejam sempre disponíveis e em bom estado;
  • Monitore os contratos em tempo real: mantenha um registro atualizado de todos os contratos de locação, incluindo prazos, valores e condições de devolução. É uma boa maneira de evitar conflitos e facilitar a comunicação com os clientes;
  • Utilize sistemas especializados: adote um software de gestão de locação que automatize processos como emissão de contratos, controle de devoluções e acompanhamento financeiro. Soluções específicas para o setor oferecem relatórios detalhados e uma visão centralizada.

Seguindo essas práticas, sua empresa estará pronta para realizar o controle de equipamentos com eficácia, oferecer serviços de qualidade, atender às demandas do mercado e maximizar a rentabilidade.

Uma das dicas merece maior destaque no contexto atual da transformação digital: o uso de sistemas especializados.

Por que usar um sistema de locação para realizar o controle?

Usar um sistema de locação específico é essencial para modernizar e otimizar o controle dos equipamentos locados. 

Essas ferramentas são desenvolvidas para atender às demandas do setor, oferecendo funcionalidades que tornam a gestão mais eficiente e menos suscetível a falhas.

Os benefícios de adotar um sistema especializado são relevantes, tais como:

  • Redução de erros e riscos: minimiza falhas humanas ao automatizar cálculos e documentações;
  • Gestão integrada: centraliza informações sobre estoque, contratos, faturamento e manutenção em uma única plataforma, permitindo acesso rápido e seguro;
  • Automatização de processos: reduz o tempo gasto em tarefas manuais, como emissão de contratos, controle de devoluções e cálculo de valores de locação;
  • Monitoramento em tempo real: proporciona visibilidade sobre a situação dos equipamentos, como disponibilidade e histórico de uso, ajudando na tomada de decisões estratégicas.

Além disso, sistemas específicos geram relatórios detalhados que auxiliam no planejamento financeiro e operacional da empresa. 

Investir nessa tecnologia é, portanto, um passo estratégico para se destacar em um mercado competitivo. Mas o que considerar em um ERP de controle de locação de equipamentos?

ERP no controle de locação de equipamentos

O aluguel de equipamentos deve ter um gerenciamento prático e eficiente. É um verdadeiro desafio cuidar dessa frente sem um sistema de gestão adequado. 

Por isso, na hora de escolher o ERP que será usado nessa trajetória, avalie se a ferramenta atende alguns dos requisitos mais importantes, como os que citaremos a seguir:

Apropriação de custos de locação

A apropriação de custos de locação implica créditos de imposto, transporte, manutenção no retorno do cliente, comissão de vendedores, deslocamentos para atendimentos, despesas com manutenção corretivas, reservas de equipamentos, peças de reposição etc.

É importante controlar esses custos que são envolvidos no processo de locação ao longo da vida útil do equipamento, para assim, saber com precisão qual foi a margem de lucro de cada item locado.

Manutenção preventiva

Qualquer tipo de equipamento precisa ter manutenções regulares. Essa prática deve estar inserida no sistema de controle, resolvendo problemas com os equipamentos antes mesmo que estes apareçam e prolongando sua vida útil.

Isso vale para equipamentos de pequeno e grande porte, desde computadores até veículos, que podem ter relatórios juridicamente solicitados em casos de acidentes. 

Essas informações também precisam estar integradas às bases de dados da empresa para verificar a disponibilidade dos equipamentos ao fazer um orçamento.

Automatização de processos

Muitos dos processos que envolvem a locação de máquinas e equipamentos têm detalhes contratuais negociados diretamente com clientes e obedecem a critérios distintos de execução, prestação de serviços e, principalmente, de faturamento.

É necessário então, ter em mãos um sistema de gestão que possibilite os usuários executarem as tarefas sem se preocuparem com rotinas repetitivas e cansativas, como faturamento das locações, emissão automática de boletos, extratos, avisos etc.

Inventário de produtos

Uma locadora de equipamentos precisa ter um bom sistema de inventário, com relatórios completos de cada item em estoque, contendo nome, funcionalidades, data da aquisição etc.

É importante ressaltar, portanto, que o controle de locação de equipamentos deve contar com uma relação que seja atualizada constantemente, bem como estar integrada a outros processos da empresa, como de orçamentos e de movimentação.

Controle de locações de equipamentos

A movimentação de equipamentos da sua empresa, precisa ser embasada em informações que apontam o destino de cada item do estoque, o tempo que será alugado, a forma de pagamento e data de saída e retorno.

Um software de gestão para locação de equipamentos, permite armazenar todos esses dados em um único lugar. A gestão das informações contribui para tomar decisões importantes, como novas aquisições, sublocações e ajustes de preços, por exemplo.

Relacionamento com cliente

Uma ação importante é fazer o registro de todos os seus clientes a respeito das transações realizadas. Isso inclui equipamentos alugados, período da locação e valores.

Cada vez que seu equipamento é alugado, ele pode ser usado de várias maneiras diferentes pelo seu cliente. Quanto mais informações sobre o locatário você tiver, mais eficiência o controle de equipamentos terá, podendo até incluir algumas cláusulas de segurança no contrato.

É imprescindível manter uma base de dados de clientes sempre atualizada para entrar em contato, oferecer promoções, pedir notas fiscais, realizar orçamentos e possíveis cobranças. 

Tomar decisões baseadas em dados é muito mais seguro e assertivo para qualquer empresa.

Controle de estoque

Uma locadora de ferramentas e equipamentos precisa armazenar seus itens de forma adequada, com identificação e um bom controle de fluxo de entrada e saída.

Quando um novo pedido chega, é essencial que a área responsável pelo orçamento saiba que o item negociado está disponível. Para realizar essa tarefa, a área de estoque precisa cumprir padrões de exigências com endereços específicos de cada peça, facilitando a identificação e a expedição.

Tudo o que sai deve ser registrado com a devida data para devolução para que seja possível agendar novas locações com antecedência. Isso ajuda a prever se será necessário sublocar equipamentos que estejam em falta, por exemplo.

Como visto, um sistema de gestão especializado é fundamental para integrar todas essas funcionalidades e otimizar o controle de locação de equipamentos. 

Com uma solução completa, como o TOTVS Rental, sua empresa pode centralizar informações, automatizar processos e tomar decisões baseadas em dados confiáveis. 

Conheça todas as vantagens e transforme sua gestão de locação com o TOTVS Rental!

Conclusão

O controle de equipamentos é a base para uma gestão eficiente e lucrativa no setor de locação. Com processos bem estruturados e ferramentas adequadas, é possível evitar erros, reduzir custos operacionais e garantir uma experiência positiva para os clientes. 

Não se esqueça também de realizar manutenções preventivas, um bom controle de inventário e implementar a automação para tornar as operações mais eficientes e ágeis, aumentando a competitividade da empresa no mercado. 

Investir em boas práticas e soluções tecnológicas especializadas em locação é também um passo essencial para transformar desafios em oportunidades. 

Conheça mais estratégias e aprimore sua gestão de locação ao conhecer tudo sobre locação de equipamentos!

Deixe aqui seu comentário

Deixe um comentário

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *



X

Usamos cookies para fornecer os recursos e serviços oferecidos em nosso site para melhorar a experência do usuário. Ao continuar navegando neste site, você concorda com o uso destes cookies. Leia nossa Política de Cookies para saber mais.