CIOT: Saiba quando emitir o documento para transportadoras terceirizadas

Equipe TOTVS | 21 outubro, 2021

O Código Identificador da Operação de Transporte (CIOT), é uma numeração única para cada contrato de frete, autenticada pela ANTT via internet, que deve constar no Contrato de Frete, no CT-e nos casos de subcontratação ou no MDF-e, que é obtido por meio do cadastramento da operação de transporte nos sistemas específicos das IPEFs, de forma gratuita ou contratada.

Em poucas palavras, trata-se de um cadastramento que deverá ser feito pelo contratante ou   subcontratante do transporte que podem delegar para as empresa de Transporte de Cargas (ETC) ou Cooperativa de Transporte Rodoviário de cargas (CTC) contratada.

Porém, o CIOT vai muito além disso, sendo uma importante medida promovida e implementada pela Agência Nacional de Transportes Terrestres (ANTT).

Desse modo, o CIOT chegou como uma forma de evoluir a relação entre as empresas e os prestadores de serviços de transporte.

Ainda assim, não dá para dizer que o CIOT é algo fácil de se entender. Há muitas questões relacionadas a esse código.

Por exemplo: como emitir ele? É gratuito? Quem deve emitir o CIOT?

Preparamos esse guia completo para ajudar você a compreender a fundo o CIOT, respondendo a diversas perguntas sobre o assunto.

Essa leitura é obrigatória para empresas que costumam contratar serviços de transporte, portanto, não deixe de conferir até o fim!

O que é o CIOT?

CIOT é a sigla para Código Identificador da Operação de Transporte. O nome já deixa bem claro sua função: identificar cada operação de transporte, bem como indicar o meio de pagamento e valor do frete cobrado.

O Código Identificador da Operação de Transporte foi primeiramente introduzido na Resolução ANTT 3.658/11 e posteriormente atualizado em uma série de outras resoluções.

O código, inclusive, deve constar no Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e), a “nota fiscal” para serviços de transporte, ou também no Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e).

Agora… Por que o CIOT existe, para começo de conversa?

Veja bem: é possível dizer que toda indústria brasileira se aproveita do amplo e robusto modal rodoviário para que seus produtos cheguem às mãos de seus clientes.

O uso de veículos de carga é tão comum no Brasil, que essa modalidade de transporte é um dos pilares da economia brasileira.

Apesar de oficialmente o transporte rodoviário de cargas ocupar apenas 1,4% do PIB, um cálculo da Fundação Getúlio Vargas (FGV) estima que essa contribuição é na verdade bem maior — algo na casa dos 29%!

Afinal, falamos de um modal que interliga completamente os mercados produtores com seus consumidores.

Então, é um setor de mercado muito relevante e que, por conta disso, conta com vários profissionais — muitos deles autônomos, atuando até mesmo como MEIs.

Um e-commerce, por exemplo, lida com uma enorme carga de serviços de transporte todos os dias.

Como a empresa pode garantir que vai pagar corretamente, para o prestador certo, na conta certa e com o valor devido, sem alguma padronização que a direcione?

O Código Identificador da Operação de Transporte tem essa função, padronizando e regulamentando o pagamento a cada operação de transporte.

Resolução n.º 3.658/11

A Resolução ANTT 3.658 de 2011 serviu para regulamentar o artigo 5 da Lei nº 11.442/07, que dispunha “sobre o transporte rodoviário de cargas por conta de terceiros mediante remuneração”.

Assim, revogou a lei mais antiga sobre o tema, nº 6.813/80.

Com ela, deu-se início ao movimento de regulamentação do pagamento do valor de frente aos prestadores de serviços de transporte de cargas. Em seu artigo 2, a Resolução define o CIOT:

II – Código Identificador da Operação de Transporte: o código numérico obtido por meio do cadastramento da Operação de Transporte nos sistemas específicos.

Em 2019, essa resolução foi revisada pela Resolução ANTT nº 5.862, tornando obrigação que o pagamento do CIOT para TAC e TAC EQUIPARADO fosse realizado de dois jeitos, de acordo com seu artigo 4º:

I – crédito em conta mantida em instituição integrante do sistema financeiro nacional, inclusive conta poupança e conta de pagamento; ou

II – meios de pagamento eletrônico de frete de IPEF habilitada pela ANTT.

Se você não sabe o que é “IPEF”, guarde essa sigla para depois, pois ela será importante para entender a dinâmica de pagamento do CIOT.

Voltando à questão legal: esta última resolução teve duas revisões menores, dadas na Resolução 5.682/19 e na Resolução 5.873/20.

Como funciona o CIOT?

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Agora que você entendeu a parte conceitual e legal do CIOT, é hora de compreender um pouco mais da prática. Afinal, como funciona o CIOT?

Bom, vamos lá, existem duas coisas que você precisa saber antes de tudo:

Até 2020, o código era necessário apenas mediante a contratação de dois tipos de prestadores de serviço:

  • TAC: Transportador Autônomo de Cargas
  • TAC Equiparado: empresas ou cooperativas com até 3 veículos na frota e que possuam Registro Nacional de Transportadores Rodoviários de Carga (RNTRC).

No entanto, uma das mudanças da Resolução 5.862 foi de estabelecer o “CIOT Para Todos”. Ele passaria a valer em janeiro de 2020.

Nesta atualização, toda vez que sua empresa contratar um serviço de transporte rodoviário de cargas, será necessário emitir o código CIOT.

Isso mesmo, com o CIOT Para Todos, o código será obrigatório para todas as prestações de serviço de transporte.

Isso afeta diretamente a lista de tipos de prestadores de serviço de transporte, incluindo:

  • ETC (Empresas de Transporte Rodoviário de Carga)
  • CTC (Cooperativa de Transporte Rodoviário de Cargas)

Porém, após várias mudanças e adiamentos por conta da pandemia de Covid-19, a Resolução 5.876/20 foi editada e prorrogou a aplicação do CIOT Para Todos por tempo indeterminado.

Art. 25-A. Suspender, até ulterior Deliberação da ANTT, as obrigações e penalidades relacionadas ao cadastramento da Operação de Transporte, com a consequente geração do CIOT, para as contratações que não envolverem TAC e TAC-Equiparado.

Parágrafo único. Na Deliberação prevista no caput, a ANTT estabelecerá novo prazo para que as IPEFs adequem seus sistemas informatizados.

Ou seja, continua valendo a CIOT antiga, válida apenas no caso de contratação de TAC ou TAC Equiparado.

Agora, continuando:

Lembre-se que a geração do CIOT deve ser feita antes da conclusão do serviço, é claro.

Afinal, é necessário que o código seja inserido no Contrato de Transporte, no CT-e ou MDF-e.

Desse modo, é possível certificar-se que o serviço de transporte contratado contará com um CIOT que, entre outras coisas, vinculará o RNTRC da transportadora contratada (ou seja, o registro da pessoa jurídica) com o RNTRC do profissional contratado (o registro da pessoa física).

Cabe à empresa contratante ou subcontratante do transporte, portanto, emitir o CIOT junto à ANTT e realizar o pagamento ao prestador.

Esse processo deve ser feito a cada nova viagem, dependendo da modalidade de CIOT contratada (que logo vamos abordar).

Vale ainda ressaltar que o CIOT regularizou as Instituições de Pagamento Eletrônico de Frete (IPEFs).

As IPEFs têm relação com a forma que o pagamento é feito ao contratado — que escolhe o meio mais adequado.

Uma maneira de realizá-lo é através de depósito em conta corrente, poupança ou de pagamento, em um banco ou instituição financeira de preferência.

A outra maneira é por meio das IPEFs, que são instituições autorizadas pela ANTT a realizarem os pagamentos aos contratados.

Portanto, a empresa que contrata o serviço de transporte deve ter contato com uma dessas administradoras de pagamento regularizadas pela ANTT.

Uma forma, porém, de facilitar o pagamento é contar com um sistema para transportadora que possua integração nativa com uma IPEF autorizada.

Assim, é possível integrar os dados de emissão da CIOT em seu sistema, facilitando outras tarefas, como pagamentos de frete e geração de relatórios.

É preciso pagar alguma taxa para emitir o código CIOT? 

Uma boa notícia para quem vai emitir o código CIOT pela primeira vez é que esse processo é totalmente gratuito!

Ele pode ser gerado através das IPEFs, do seu sistema de gestão e/ou do software para transportadora que usa para emitir CT-es e MDF-es.

Quem deve gerar o CIOT?

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A geração do CIOT em regra fica à cargo da empresa contratante ou subcontratante — ou seja, a empresa que contrata o serviço de transporte rodoviário de cargas.

Algumas empresas, cuja atividade-fim não é transporte, optam por fazer isso elas próprias, como alguns varejos.

Já outras, cuja atividade-fim é o transporte, também optam por terceirizar com cooperativas, frotas terceirizadas ou ETCs.

Em todo caso, a empresa que contratar o serviço (seja um varejo contratando uma ETC ou uma cooperativa contratando um motorista autônomo) de transporte, deve gerar o CIOT.

Vale ainda ressaltar que alguns motoristas são enquadrados como MEIs.

Para esses tipos de prestadores de serviço, o processo ainda é o mesmo e a geração do CIOT é necessária por parte das contratantes.

Como e quando gerar o CIOT?

O CIOT deve ser emitido toda vez que sua empresa contratar o serviço de transporte rodoviário de carga.

No momento, sua obrigação se dá apenas para quando essa prestação de serviços ocorrer por uma TAC ou TAC – Equiparado.

Ou seja, para empresas que possuam uma frota de até 3 veículos registrados no RNTRC.

Porém, lembre-se: com o CIOT Para Todos entrando em vigor (até o momento, ainda não temos uma data por conta da pandemia), essa obrigação passará a valer para todos os serviços de transporte.

Agora, você sabe como gerar o CIOT? É bem simples.

A melhor maneira é com auxílio de um sistema de gestão integrado a uma IPEF que seja credenciada e homologada pela ANTT.

Desse jeito, no momento que você elabora o CIOT e adiciona os dados da contratada no documento, o próprio sistema já gera o CT-e — inclusive adicionando o código, algo necessário.

Além disso, uma vez emitido o CIOT, o próprio sistema o envia para a IPEF, poupando bastante tempo.

Outro ponto positivo é que, se a empresa voltar a contratar o mesmo prestador, basta selecionar seus dados já gravados no sistema para preenchimento automático.

Já para empresas sem um sistema de gestão capacitado, a alternativa é por meio do site da IPEF — mas cuidado para seguir a lista de instituições devidamente homologadas pela ANTT!

E se você quiser, algumas IPEF oferecem a possibilidade de você gerar o CIOT via telefone.

Agora, quais são as informações necessárias para gerar o CIOT?

A lista é um pouco extensa, mas vamos facilitar para você. Veja só:

  • Número do RNTRC do contratado;
  • Razão social, CNPJ e endereço do contratante e do destinatário da carga;
  • Valor do frete;
  • Dados do cartão do motorista e/ou proprietário do veículo;
  • Natureza, quantidade e código harmonizado dos produtos transportados;
  • Vale-pedágio;
  • Origem e o destino da carga;
  • Forma de pagamento e efetivação;
  • Dados do veículo (Renavam, UF e placa);
  • Valor dos impostos, taxas e contribuições previdenciárias incidentes;
  • Data de início e término da operação de transporte.

Há penalidades para as empresas que não emitirem o CIOT?

O CIOT é uma parte essencial do processo de formalização e profissionalização dos serviços e operações de transporte. Por isso, é extremamente importante que contratantes e contratados sempre façam o possível para seguir as diretrizes.

Isso quer dizer que há sim algumas penalidades caso existam erros, descumprimentos ou a não emissão do CIOT.

Eles estão descritos de forma completa no artigo 19 da Resolução 5862.

Em geral, as multas financeiras podem chegar a  até R$ 10.500,00. No entanto, há algumas passagens específicas que vale ressaltar, como o item F, G e H:

f) deixar de cadastrar a Operação de Transporte: multa de R$ 5.000,00 (cinco mil reais);

g) gerar, com intuito de burlar a fiscalização, CIOT com dados divergentes daqueles correspondentes ao da efetiva contratação do frete: multa de cem por cento do valor do piso mínimo de frete aplicável à Operação de Transporte, limitada ao mínimo de R$ 550,00 (quinhentos e cinquenta reais) e ao máximo de R$ 10.500,00 (dez mil e quinhentos reais); e

h) deixar de cadastrar o Código Identificador da Operação de Transporte – CIOT no Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais – MDF-e: multa de R$ 550,00 (quinhentos e cinquenta reais).

Além disso, à multas de teor semelhante tanto para os contratados como para IPEFs.

CIOT: Como um sistema pode auxiliar na emissão do CIOT?

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O sistema pode auxiliar de diversas formas na emissão do CIOT.

Principalmente na questão da praticidade.

O processo é basicamente o seguinte:

  • Após contratar o prestador de serviços, a empresa gera um contrato de frente no sistema e o envia à IPEF.
  • De modo rápido, a IPEF valida o contrato com o banco, que deverá aprová-lo, e então envia de volta para sua empresa.
  • Neste ponto, a empresa já terá em mãos o CIOT.

Como muitos dados são envolvidos no processo — que pode se repetir incontáveis vezes durante um dia — o software lhe dá mais segurança na inserção das informações.

Assim, basta inserir uma vez para manter o cadastro do prestador de serviços contratado em seu sistema.

Com isso, são necessários poucos cliques para você gerar a CIOT.

Vale ressaltar ainda que o sistema de gestão deve estar integrado à IPEF também conhecida como Administradora de Meio Eletrônico de Pagamento de Frete.

Todo esse processo pode ser automatizado ao máximo, da forma que você preferir manter seu fluxo operacional.

Assim, seu time pode ficar encarregado de tarefas mais estratégicas do negócio, tendo a certeza que todos os procedimentos em relação ao CIOT e ao pagamento do frete foram executados.

Quais são as vantagens de investir em um sistema para emissão de CIOT?

Uma das principais questões que preocupa as empresas na hora de gerar o CIOT é a organização dos documentos e informações.

Como você pôde ler durante este guia, o CIOT é um assunto bastante complexo.

Há um grande histórico de burocracia que torna essa medida tão interessante em algo repleto de arestas.

Com a pandemia, isso se acentuou — e a mudança que deveria simplificar ainda mais a sua aplicação, acabou suspensa por tempo indeterminado.

Mas de uma coisa você e todos os envolvidos em uma operação de transporte sabem: o pagamento precisa ser feito.

Adiantamentos fazem parte da rotina dos motoristas e das empresas de transporte.

É uma garantia para o profissional, para as empresas envolvidas na operação logística e especialmente para o cliente final!

O sistema para emissão do CIOT, como um TMS, pode facilitar tudo isso, livrando você e seu time das inseguranças em relação ao tema.

Com um software integrado ao sistema de uma IPEF autorizada e homologada, você pode gerar o CIOT e a CT-e (ou MDF-e) com poucos cliques.

Percebe o ganho em agilidade?

Com uma comunicação integrada, bastam segundos para que cada operação de frete seja iniciada e você atenda mais rapidamente o seu cliente.

Outro ponto interessante de contar com um sistema é que ele registra todas as movimentações financeiras realizadas.

Ou seja, possibilita assim uma melhor gestão de custos, com potencial de análise dos gastos com cada serviço — assim, fica mais fácil desenhar estratégias de melhorias e redução de custos logísticos.

E caso você opte por contar com uma frota (em um TAC Agregado, por exemplo), você conta com funcionalidades como o Controle de Frota.

Assim, fica de olho em toda operação dos veículos em suas viagens e seus custos.

Uma vantagem é a integração com operadoras que oferecem cartões para cobrir os gastos de viagens, evitando que os motoristas carreguem dinheiro vivo consigo.

TOTVS Transmite

O TOTVS Transmite é um sistema criado pela maior empresa de tecnologia do Brasil para ajudar sua empresa a gerenciar os documentos fiscais, inclusive o CIOT.

O sistema faz a gestão de documentos de maneira segura, 100% na nuvem, integrável com o módulo de TSS dos sistemas de Backoffice da TOTVS, o que possibilita o compliance fiscal do seu negócio.

Você pode fazer o monitoramento e emissão do CIOT e outros documentos fiscais diretamente da tela do seu ERP.

Além disso, o TOTVS Transmite também oferece uma interface que facilita a organização e gestão da armazenagem dos documentos fiscais da sua empresa — tanto emitidos como recebidos.

Dessa forma, você não precisa se preocupar com prazos, já que tudo é emitido com facilidade e totalmente atualizado com as novas obrigações exigidas pelo Fisco.

Confira tudo sobre o sistema clicando aqui para acessar a nossa página do produto!

Conclusão

O CIOT é uma iniciativa que serviu para modernizar e tornar mais seguro o pagamento do serviço de transporte de cargas no Brasil.

Afinal, falamos de um dos principais modais do país, essencial para sua economia.

No entanto, entender o seu conceito e, especialmente, suas atualizações nos últimos anos pode ser um pouco complicado. Por isso, neste guia completo, ensinamos tudo sobre o assunto para que não haja mais dúvidas!

Além de aprender o que é o CIOT, você leu sobre o seu funcionamento, a perspectiva para o CIOT Para Todos, quem deve gerar o código e quais as penalidades em caso de erros ou fraudes.

Certamente, é bastante coisa para memorizar.

Por isso, para tornar sua operação mais ágil, o recomendado é contar com um sistema de gestão que automatize a geração do CIOT, do CT-e e de outros documentos fiscais relacionados ao trabalho de transporte.

Esperamos que você tenha gostado da leitura!

Para aprender ainda mais sobre gestão logística, convidamos você a continuar acompanhando nosso blog!

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