TMS: o que é, funções, benefícios e como escolher

Equipe TOTVS | 26 setembro, 2022

Você já notou como, cada vez mais, a logística é essencial para o sucesso de uma empresa? Por isso que sistemas como o TMS estão se tornando uma realidade nas empresas que lidam com transporte. É uma ferramenta completa e indispensável.

Transportar cargas e mercadorias é uma etapa vital para o sucesso do gerenciamento da cadeia de suprimentos.

Hoje em dia, porém, com a competitividade do mercado, é preciso controlar as operações com o máximo de eficiência possível.

Planilhas ou sistemas desintegrados, que dificultam o acesso às informações, não têm espaço em um cenário de competição acirrada.

Por isso, investir em um sistema como o TMS é a melhor alternativa para as empresas, seja para otimizar a gestão presente como para potencializar o futuro da sua operação.

Mas como essa solução pode tornar a sua empresa mais competitiva? Ela realmente ajudaria sua organização a alcançar a satisfação dos seus clientes? Afinal, como este gerenciador funciona?

E quais são as vantagens que o TMS pode agregar em sua rotina?

Para entender o verdadeiro potencial do Sistema de Gerenciamento de Transporte, criamos esse conteúdo rico para que você saiba tudo sobre o sistema tecnológico. Confira!

O que é TMS (Transportation Management System)?

O TMS (Transportation Management System) é um software para gerenciamento de transporte e logística nas empresas. Com ele, é possível centralizar as informações e visualizar todas as operações logísticas, facilitando o controle e a tomada de decisão.

Esqueça todas as planilhas e anotações, o sistema TMS permite a transferência de toda a gestão de processos relacionados ao transporte de cargas para um software inovador.

Com o Transportation Management System, sua empresa simplifica e torna o gerenciamento muito mais preciso.

Com a redução dos erros em um monitoramento facilitado, a solução entrega mais agilidade nas negociações e muito mais controle para um gestor.

O Sistema de Gestão de Transporte impacta diretamente nos resultados, contribuindo em atividades como:

  • Controlar operações;
  • Cadastrar taxas e tarifas;
  • Acompanhar o andamento de entregas;
  • Controlar cargas e relatórios de entregas;
  • Visualizar os embarques, coletas e entregas;
  • Emitir conhecimentos e manifestos de cargas;
  • Visualizar faturamento e alcançar a média de cada prazo.

Além disso, o TMS pode ser adquirido por módulos, complementando as operações de diferentes setores, como comercial, financeiro, produção, entre outros.

A maioria das empresas que busca pela solução está também atrás de maior modernização dos seus processos.

Por isso, não dispensa a integração do sistema TMS com o seu ERP.

Assim, tem de fato uma integração completa de processos, aliando as informações de diferentes áreas da empresa (como financeiro, fiscal e contábil).

Hoje, o mercado de sistemas de Transportation Management System cresce de forma exponencial.

Um levantamento do Marketwatch estima que, até o fim de 2025, esse setor atinja valor de até US$ 4,8 bilhões — cerca de US$ 3 bilhões a mais do que o valor em 2018.

Para que serve um sistema TMS?

O TMS visa melhorar o controle do processo logístico da sua empresa. Dessa forma, ao utilizar o sistema, você terá como administrar os custos de cada operação, medindo todos os gastos da sua cadeia de transporte.

Assim, muito além da mercadoria ou do produto em transporte, você saberá os custos inerentes ao veículo, aos materiais necessários para a operação, aos recursos humanos, entre outros.

Enfim, terá uma visão ampla sobre todas as informações referentes ao transporte de cargas, mercadorias e produtos em sua empresa.

Aqui, vale lembrar: no Sistema de Gestão de Transporte, o custo é a principal métrica — mas não a única.

Com tamanho conhecimento sobre os investimentos, você poderá trabalhar em melhores estratégias de gestão da qualidade, bem como estabelecer metas para otimizar as entregas.

Esse é aspecto essencial, visto que o custo de transporte é geralmente um dos maiores dentro de uma empresa.

Na indústria, costuma ficar atrás apenas do gasto com produção.

Portanto, controlar tudo que envolve o abastecimento, movimentação, armazenagem e distribuição é essencial para a gestão do negócio. 

Assim, você poderá administrar as cargas, os fretes e toda manutenção das frotas, possibilitando melhor controle sobre a Supply Chain.

Nova call to action

Como funciona um sistema TMS?

O TMS é um sistema que ajuda a empresa a evitar atrasos, extravios e toda uma gama de problemas relacionados ao processo logístico.

Afinal, esse é um processo delicado — muito embora não pareça.

O controle das informações é vital para que a rotina da cadeia de transporte ocorra sem erros.

Qualquer falha pode desencadear um efeito dominó de problemas que vão custar dinheiro e prejudicar a credibilidade da empresa, impactando na satisfação do cliente, seja B2B ou B2C.

Por isso, o Sistema de Gerenciamento de Transporte oferece uma gama de funções que garantem essa profundidade para sua gestão logística.

Entre os recursos acessíveis em uma plataforma completa, você pode se deparar com:

  • Análise de Rentabilidade: compreenda todas as informações sobre o retorno de cada cliente para sua empresa, possibilitando insights comerciais valiosos.
  • Controle de estoque: gerencie o armazenamento de mercadorias, controlando pedidos e movimentações.
  • Custos: compreenda todos os custos operacionais de cada entrega, do momento que o produto sai da produção até chegar ao cliente.
  • Expedição: tenha a gestão de todo itinerário e dos processos acerca do envio de uma carga.
  • Faturamento: organize todas as notas fiscais, cadastros de clientes, ordens de serviço, registros de carga e faturas de cobrança em um só lugar.
  • Operação: controle todas as etapas operacionais de transbordo da mercadoria, bem como da sua entrega e coleta a partir do rastreamento de cargas.
  • Planejamento: crie e monitore o orçamento do transporte, das rotas e das frotas de transporte, controlando variáveis e redimensionando cada entrega.
  • Rastreamento: dependendo do Sistema de Gestão de Transporte, você pode rastrear todas as entregas, alinhando a rota exercida com a planejada, o que lhe dá maior controle e facilita a comunicação com a equipe de campo.
  • Suprimentos: administre todos os materiais necessários para realizar manutenções e garantir o dia a dia da operação, emitindo ordens de compras e requisições.

Percebe como o Sistema de Gestão de Transporte possui amplitude em suas funções e recursos? Como você já leu, a logística costuma representar o maior ou o segundo maior custo em um negócio.

Por isso, é essencial que sua aplicação seja ampla e, além disso, integrada.

Ou seja, que traga além de versatilidade para sua operação, todo potencial do processamento de dados.

É assim que sua empresa pode, de forma efetiva, melhorar as entregas e ver os benefícios financeiros e estratégicos se manifestarem.

Quais empresas podem aderir ao software TMS?

Primeiramente devemos entender que o mercado está mudando e necessitamos acompanhar a sua transformação.

Todos os segmentos estão se integrando, cada vez mais automatizados e precisos. O que resulta em uma competição mais acirrada.

Com o transporte não seria diferente, visto que a procura hoje foca em eficiência, precisão e agilidade.

Essas são exatamente as áreas em que o Transportation Management System atua, atendendo com acuracidade e confiabilidade às demandas e exigências. 

As empresas transportadoras enfrentam desafios diários das quais essa solução atende de ponta a ponta.

Uma solução robusta e desenvolvida para ser flexível e atender operações de transporte rodoviário, as suas necessidades fiscais, operacionais e financeiras em modalidades fracionada e lotação.

Assim, atua tanto no gerenciamento de contratos, quanto no comercial, logística, seguro, operacional, relatórios e no faturamento, fora que pode ser integrado em diversos ambientes.

Essa flexibilidade, por exemplo, permite ser empregada em embarcadoras e transportadoras, tanto as que fazem o próprio transporte quanto as que terceirizam — sejam grandes ou pequenas.

Em muito, porque é um sistema personalizável que se adequa a sua organização, dependendo dos módulos que escolher. É indicada também por ser muito intuitiva, o que otimiza até mesmo o tempo de adaptação com a ferramenta.

Por isso, o Sistema de Gestão de Transporte tem um encaixe ideal com transportadoras. No entanto, não pense que a solução serve apenas para esse tipo de negócio.

O sistema pode ser implementado em empresas com transporte próprio (e cuja atividade-fim não seja a logística), bem como organizações que terceirizam o processo com transportadoras.

Em ambos os casos, se trata de um investimento que visa aprofundar o controle dos custos e da eficiência dos processos.

Quais as funções do TMS?

O sistema TMS pode ser implementado com módulos, conforme a necessidade da sua empresa. Ou seja, de maneira customizada, você obtém as funcionalidades que mais interessam ao negócio.

Com o uso desses recursos, você pode realizar uma série de atividades. Confira as principais:

Controle de frotas

Entender as condições da sua frota é um trabalho que deve ir além da inspeção pessoal. É necessário integrar informações para gerenciar de forma segura suas frotas.

O Transportation Management System permite que você controle sua frota e ainda centralize dados sobre, por exemplo, quilômetros rodados por cada veículo (com identificação de pneus e rodagem).

Além disso, é possível entender através de relatórios o nível de consumo de combustíveis — a fim de evitar roubos, por exemplo.

Controle operacional

O controle operacional do seu processo logístico permite que você tenha um olho atento a tudo que diz respeito ao transporte.

Com o TMS, você terá controle sobre cadastros de veículos e suas informações principais, como condições, seguros vinculados e planos de manutenção.

Além disso, poderá controlar todo estoque, gerenciando a documentação interna e externa (como licenciamentos, taxas, impostos, etc).

O sistema possibilita todo um controle de cargas, com rastreamento de cargas para melhor administração de sua movimentação e do controle das rotas — o que permite uma melhor e mais ágil tomada de decisão.

Gestão de fretes

Você sabe, atualmente, quais os custos exatos e quais rotas contribuem para um menor gasto com fretes? Fazer a gestão de frete é responder a essas e mais perguntas!

O Sistema de Gestão de Transporte permite que você analise todas as opções de rotas, levando em conta elementos como prazo de entrega, modais, trechos e veículos, para um melhor controle dos custos.

Assim, possibilita que você se mantenha conforme as metas e siga o planejamento estratégico para o setor.

Indicação de rotas

Um processo logístico completo é aquele que, além de possibilitar o controle das informações, ajuda a empresa na melhor e mais otimizada execução das tarefas.

Com o Sistema de Gerenciamento de Transporte certo, você tem toda uma base para indicação de rotas que leve em conta os cenários logísticos de cada carga, bem como dificuldades específicas conforme seu tipo.

Quais são as diferenças entre os sistemas TMS e WMS?

É comum que muitas pessoas não conheçam as diferenças entre dois sistemas bem comuns no processo logístico: o TMS e o WMS. Afinal, são sinônimos e fazem a mesma coisa?

A resposta curta é: não!

Como você já aprendeu, o Transportation Management System auxilia na gestão das operações de transporte e logística da empresa.

Já o WMS, cuja sigla significa Warehouse Management System, é um sistema próprio para gestão do armazenamento de produtos e mercadorias em seus estoques, armazéns ou centros de distribuição.

Com o sistema WMS, é possível que a empresa organize melhor suas rotinas de armazenagem, recebimento e despacho dos produtos e mercadorias — controlando a etapa anterior ao transporte.

Além disso, a tecnologia ajuda em um uso mais eficiente e otimizado do espaço e das prateleiras, o que reduz custos significativos com estoque.

O TMS e o WMS podem perfeitamente se complementar, caso sua empresa busque integração total das informações.

Quais são os benefícios do TMS para a logística?

Ao investir em uma melhor gestão logística, você não apenas otimiza sua operação de transporte, mas aprimora um item que é essencial para o sucesso do negócio como um todo.

É por isso que apostar em um Sistema de Gestão de Transporte é algo cada vez mais em voga.

Para entender sua importância, veja pelos dados:

Um levantamento da Logistics Management identificou que, em empresas que adotaram o TMS, houve uma redução total de até 8% nos custos com frete. Aqui, falamos de valores anuais.

Mas e na prática, o que a implementação do Sistema de Gestão de Transporte pode fazer pela sua empresa? Destrinchamos alguns pontos.

Automatização dos processos 

Com o Sistema de Gerenciamento de Transporte, você automatiza tarefas repetitivas e dá maior segurança a cada operação. Dessa forma, pode agilizar o processo logístico e deixar a carga operacional para o sistema, apenas atuando no controle das informações.

Melhoria no relacionamento com o cliente

Um dos objetivos de empresas modernas é aprimorar a experiência do cliente. Você já pensou qual o peso da logística nesse índice?

O Sistema de Gestão de Transporte permite que você aprimore toda operação logística da empresa, agilizando entregas para que as mercadorias cheguem em pouco tempo às mãos do cliente.

Redução nos custos de operação 

Reduza a papelada, possibilidades de erro e custos, evitando posteriormente retrabalho.

Tudo isso graças à configuração disponível para atender o seu faturamento de acordo com os formatos exigidos pelos embarcadores.

O processo pode ser feito automaticamente, gerando títulos (CT-2, NFST) individualmente ou consolidando diversos documentos conforme a exigência do cliente.

Acompanhamento em tempo real

Com auxílio dos recursos do sistema, você pode controlar todo andamento das entregas rastreadas, usando dashboards para acompanhar o desempenho da frota e tomar decisões rápidas.

Maior controle das operações 

O Transportation Management System verifica a validade dos cursos, CNHs e certificados específicos dos seus motoristas, para que assim, possam atuar em nichos de mercado, como o de cargas perigosas, sem problemas regulamentares ou contratuais.

Redução de falhas 

Tamanho controle das informações possibilita que você e seu time de gestores reduza o índice de falhas, construindo um processo sem brechas, com custos enxutos e alta eficiência nas entregas.

Integração a outros sistemas

Além disso, vale mencionar que um bom TMS pode ser integrado a outros sistemas do seu negócio, como o ERP, WMS, YMS, entre outros.

Com isso, os dados gerados pelo software podem ser aproveitados em outras frentes do negócio, o que melhora a gestão e torna a tomada de decisão mais eficiente.

Maior competitividade para o negócio

Tudo isso contribui para que o negócio seja mais competitivo frente aos concorrentes, de modo que se adeque à realidade do mercado.

Com a situação econômica instável, é essencial que a sua empresa sempre procure formas de otimizar sua operação, economizar custos e criar soluções que beneficiem tanto o negócio quanto seus clientes.

Para isso, o Transportation Management System pode ser muito importante, já que é um software completo, que proporciona total transparência sobre os dados.

Ou seja, os sucessos, falhas, gargalos e pontos de melhoria dentro da operação de transporte.

totvs logística

E as desvantagens do TMS?

Na prática, é muito difícil apontar desvantagens do Sistema de Gestão de Transporte.

Em geral, implementar uma solução tecnológica para o controle de um processo específico só tem a trazer vantagens e melhorias.

Entretanto, é sempre preciso avaliar a situação e as necessidades do seu negócio para entender se o investimento vale a pena.

Evidentemente, para uma empresa pequena e sem caixa para investir em uma tecnologia completa, talvez a decisão de contar com um Transportation Management System deva ser adiada até que o negócio tenha condições de fazê-lo, se não há o risco de comprometer o orçamento por um bom tempo.

Tudo depende das necessidades específicas do seu negócio. Se a complexidade dos processos logísticos for grande, é muito provável que um Sistema de Gerenciamento de Transporte seja a solução ideal para turbinar a performance da sua companhia.

Quando a sua empresa precisa do TMS?

Para que sua empresa se destaque no cenário competitivo atual, é preciso entender que a tecnologia será parte essencial do planejamento estratégico.

Um meio para possibilitar maior eficiência e controle em cada etapa da operação.

É justamente nessa ocasião que o Sistema de Gestão de Transporte se encaixa. Mas como saber o que sua empresa precisa neste exato momento?

Separamos alguns cenários que podem servir de indícios para a necessidade de investir no TMS, confira:

Aumentar as demandas 

Ao identificar um sinal claro de crescimento do negócio, é preciso que a empresa se atente que manter o nível de satisfação exige um maior controle interno.

Assim, com mais demandas em mãos, fica complicado exercer o mesmo controle de antes.

O Transportation Management System surge como solução para esse cenário, potencializando seu crescimento e aprimorando os processos logísticos.

Necessidade de integrar os processos

Sem a integração dos dados, é fácil se perder na execução das tarefas. Esse é um problema comum de empresas com setores desconexos — e um sintoma que o Sistema de Gestão de Transporte pode combater!

Otimizar a gestão de frotas

Como anda a gestão das frotas em sua empresa? Entender as condições, o preparo e todo licenciamento por trás dos veículos e de seu itinerário é essencial para melhorar a qualidade das entregas.

Melhorar o atendimento ao cliente

Buscando otimizar a experiência do cliente? O TMS é uma solução que atua na última etapa antes da entrega do produto ao consumidor.

Por isso, é um investimento necessário para que seu planejamento estratégico seja seguido à risca.

Evitar processos lentos 

Percebeu que, dentro da empresa, o setor responsável pelas entregas anda atrasando os compromissos? Esse pode ser um sinal de divergência de informações, bem como acúmulo de tarefas repetitivas e de pouco valor.

O Transportation Management System pode ser a melhor solução para esse cenário.

Reduzir desperdícios 

Muita coisa acontece do momento em que uma mercadoria chega ao estoque e é despachada.

Sem o controle das informações, é fácil que a equipe se perca nas movimentações e ocasione desperdícios e custos desnecessários.

Melhorar a tomada de decisão

Há um contínuo debate sobre a eficácia das decisões tomadas ou em relação à sua rapidez? 

O TMS pode ajudar nesse sentido, de modo que simplifique as operações diárias e melhore sua rastreabilidade das cargas e frotas.

4 dicas de como escolher o sistema TMS ideal

Que o TMS é essencial você já entendeu, certo? Mas e o próximo passo: escolher a melhor solução, como fazer?

O processo pode ser bem simples.

Veja algumas dicas para guiar facilitar sua escolha:

1. Avalie as necessidades e o perfil de sua empresa

O TMS é um sistema que pode ser muito abrangente, especialmente por conta do seu nível de personalização. Por isso, entenda o perfil da sua empresa e as necessidades da gestão do transporte.

Quais os objetivos ao investir em tecnologia para melhorar o controle dos processos?

É bom que a decisão seja tomada com algumas metas em mente, como a necessidade de uma melhor gestão de frotas ou da redução dos custos totais com manutenção dos veículos.

2. Entenda o seu volume de demandas 

O volume de demandas vai definir a necessidade do investimento? Não exatamente: empresas pequenas também podem utilizar o Transportation Management System para otimizar sua operação.

No entanto, entender o volume de demandas será essencial para compreender em quais etapas do processo logístico o TMS é bem-vindo — e como seria sua utilização.

3. Saiba como funciona o armazenamento de dados 

Como o TMS em pauta realiza o armazenamento de dados da operação?

Saiba que compreender esse ponto é essencial para saber se a opção escolhida vai lhe oferecer flexibilidade suficiente para controlar todos os processos.

Opte por uma ferramenta baseada na nuvem, que possibilite acesso de qualquer dispositivo e integração (bem como atualização) em tempo real de todas as informações.

4. Analise o custo-benefício

Por fim, entenda o retorno que a opção de TMS traria ao seu negócio.

Apesar de boas alternativas no mercado, na hora de investir, o correto é partir para aquela com maior potencial de entrega para sua empresa.

Nessa hora, contar com o sistema TMS de uma empresa referência em inovação e tecnologia é essencial — além da alta capacidade de suporte técnico, o que lhe dá maior confiabilidade para exercer as operações do dia a dia com tranquilidade.

Em média, qual é o preço de um software TMS?

O preço do software TMS vai depender de acordo com o fornecedor escolhido, o tamanho da sua empresa e as necessidades da sua operação.

Há ainda a questão da personalização, já que cada organização possui seu próprio fluxo de processos e sistemas.

Ou seja, o valor vai depender das suas necessidades específicas.

O ideal não é avaliar o sistema por conta do preço em si, mas do seu custo-benefício em relação aos objetivos do negócio.

Existe no mercado algum TMS grátis?

As ofertas de sistemas de gestão gratuitas existem, mas vale ressaltar que se tratam de opções limitadas — seja em funcionalidades ou em tempo de uso.

Ou seja, existem como uma oferta de valor temporário, com objetivo de servir de teste — proporcionar um “gosto” do que o sistema oferece.

Expectativas quanto ao futuro do TMS

A tendência atual é que os softwares de Transportation Management System estejam cada vez mais integrados aos sistemas de gestão da empresa.

O objetivo é que as empresas consigam apurar um volume maior e mais qualificado de dados, de modo a melhorar a experiência do cliente ao longo de toda jornada de compra — o que, é claro, inclui o transporte.

Tudo isso indica que, no futuro, veremos uma maior integração do TMS com dispositivos IoT para monitoramento de frotas em tempo real.

Bem como o uso de soluções IA, com aprendizado de máquina, para prever e planejar rotas com mais precisão.

TOTVS Logística TMS

Com o TOTVS Logística TMS é possível evoluir todo e qualquer planejamento, reduzindo riscos e dores e tornar a sua transportadora mais ágil e competitiva. 

Para fazer o controle total da movimentação dos volumes, documentação, reflexos fiscais, operacionais e financeiros decorrente de diferentes processos, o sistema de gestão de transportes é essencial para  atender o atual mercado.

Gerencie todo o transporte de mercadorias com informações exatas, das quais transmitem detalhadamente toda a movimentação do quê, quanto e quando cada volume será entregue.

Contando ainda com a tecnologia, com a possibilidade de ser integrado ao nosso Backoffice.

O nosso sistema TMS entrega um olhar estratégico dos indicadores de negócio.

A ferramenta oferece painéis para uma melhor tomada de decisão com análise de clientes, ocupação por peso, por tempo, coleta, entregas e de faturamento por região.

Conta também com o TOTVS Fast Analytics, o BI da TOTVS, que traz a receita, indenização e ocorrências de transporte, movimentação de carga e performance de entrega de uma maneira dinâmica.

Organize suas atividades e ganhe tempo. O nosso TMS agiliza o escoamento da carga conforme a malha é definida.

É uma tecnologia escalável que não precisa ser trocada à medida que a sua empresa cresce.

Contando com um sistema que te permite acesso de forma remota ou por meio do aplicativo web, possui ainda alguns webservices e APIs prontos que irão facilitar qualquer integração com outras soluções.

Saiba mais sobre as possibilidades do TOTVS Logística TMS para o seu negócio!

Conclusão

Automatize os processos do seu negócio e reduza seus custos operacionais.

O Sistema de Gestão de Transporte engrandece o potencial da sua empresa a partir de uma melhor gestão dos processos logísticos. É uma tecnologia essencial, tanto para hoje como para amanhã.

E agora, com esse conteúdo, você sabe como o sistema pode ajudar sua organização.

Então que tal considerar esse investimento logo?

Com uma grande solução da maior empresa de softwares de gestão do país, você conta com a manutenção de uma multinacional 100% brasileira reconhecida no mercado.

Simplifique o seu trabalho, bem como as suas decisões com dados exatos. 

Empregue mais eficiência da mesma forma que entrega mais segurança ao seu cliente.

Em resumo, alinhe a sua empresa, gerenciando todas as atividades de distribuição e logística.

Escolha essa tecnologia que atende as várias fases da cadeia de abastecimento dos seus clientes.

Afinal, quem não quer aumentar a sua rentabilidade, buscando a melhor equação entre custo e receita de frete?

Para mais conteúdos que lhe ajudem a melhorar a gestão dos vários setores do seu negócio, continue de olho nas novidades do nosso blog e assine a nossa Newsletter – para conferir as edições anteriores, clique aqui!

O que é o sistema TMS?

O TMS (Transportation Management System, ou Sistema de Gerenciamento de Transportes), como o próprio nome indica, é voltado para a gestão de atividades relacionadas ao transporte de cargas e mercadorias. Ele permite a centralização das informações e a visualização de todas as operações logísticas, facilitando o controle e a tomada de decisão.

Qual o principal objetivo do TMS?

O TMS ajuda a melhorar o controle do processo logístico das empresas. Com ele, é possível administrar os custos de cada operação e controlar a cadeia de transporte de ponta a ponta.

Quem usa TMS?

Este tipo de sistema é utilizado tanto por transportadoras e empresas embarcadoras quanto por negócios que realizam o próprio transporte (ou seja, cuja atividade-fim não é a logística).

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