Na medida em que as empresas procuram reduzir custos e otimizar suas operações, a terceirização de frotas está se tornando cada vez mais popular.
Essa prática envolve a contratação de uma organização ou especialista terceirizado para lidar com a manutenção e gestão diária dos veículos de sua empresa, bem como fornecer soluções abrangentes para aquisição e descarte de veículos.
Mas, como qualquer mudança operacional importante, há vantagens e desvantagens que precisam ser ponderadas a fim de tomar uma decisão informada sobre se a terceirização da frota é adequada ou não para um empreendimento.
Neste artigo, vamos explorar os vários prós e contras da terceirização da frota para que você possa decidir o que melhor se adapta às necessidades da sua empresa.
O que é terceirização de frota de veículos?
A terceirização da frota de veículos é um processo pelo qual uma empresa ou organização transfere a gestão e operação de sua frota de veículos para um fornecedor externo.
Essa decisão pode ser feita por diversos motivos, tais como redução de custos, aumento da eficiência ou liberação de recursos internos.
Empreendedores que estão pensando em terceirizar a frota de veículos da sua empresa precisam considerar alguns pontos antes de tomar essa decisão.
A primeira delas é se certificar de fazer sua pesquisa e escolher um fornecedor respeitável com experiência no gerenciamento de frotas de veículos.
Também é muito importante ser claro sobre quais serviços são esperados que o fornecedor desempenhe e o nível de controle que ele exercerá sobre sua frota.
Finalmente, é necessário estabelecer indicadores-chave de desempenho (KPIs) que farão o papel de auxiliar os gestores da sua empresa a avaliar se o acordo de terceirização está ou não atendendo às suas necessidades.
A terceirização de frotas no Brasil
No Brasil, o mercado da terceirização de veículos e frotas está muito aquecido e a todo momento surgem novas oportunidades para empreendedores ao redor do país.
De acordo a Associação Brasileira de Locadoras de Automóveis (ABLA), esse setor fechou o ano de 2021 com uma frota de mais de um milhão de veículos e registrou faturamento bruto anual recorde de R$23,5 bilhões.
Ou seja, trata-se de um mercado em franca ascensão e com diversas possibilidades para empreendedores que desejam conquistar uma fatia do mercado.
Quais são as vantagens na terceirização da frota?
Agora veja as vantagens de apostar na terceirização de frotas:
Economia
Uma das principais vantagens da terceirização de frotas é que a sua empresa pode economizar dinheiro sem perder a eficiência da operação e resultados positivos.
Isso acontece porque terceirizar permite que a sua empresa tenha uma previsibilidade de custos, algo que entraremos em detalhes mais a frente.
Mas, em termos econômicos, você nunca mais irá precisar se preocupar em gastar com a manutenção e troca dos veículos.
Isto é, a sua empresa vai gastar muito menos com os custos de transporte e poderá focar seus investimentos em outras áreas.
Previsibilidade de custos
Quando uma empresa terceiriza a sua frota, os gestores podem fazer um planejamento financeiro mais preciso e evitar gastos desnecessários e surpresas com os gastos no futuro.
Esse efeito acontece porque, ao fechar um contrato, o fornecedor, isto é, a empresa que vai disponibilizar os veículos, disponibiliza mensalmente um valor fixo a ser pago, de maneira combinada.
Com custos fixos por mês, a sua empresa consegue se planejar financeiramente melhor e utilizar os recursos nas áreas que realmente interessam e que podem ser mais lucrativas.
Gestão simplificada
A gestão otimizada é uma consequência que pode vir com a terceirização de frotas, justamente porque o gestor consegue ter mais tempo para focar em outras atividades estratégicas de entrega.
Assim, ao optar pela contratação de terceirizados, consegue eliminar a preocupação com manutenção de frotas e outros detalhes específicos que os veículos de uma frota própria demandam.
Maior produtividade
Essa vantagem é uma consequência de todos os outros pontos positivos citados. Sem precisar ficar monitorando detalhes de performance dos condutores, por exemplo, será mais fácil criar soluções de aumento de produtividade.
Ampliação facilitada de veículos
Para conseguir expandir o negócio com uma frota própria, é necessário ter bastante cautela e controle financeiro para entender se o investimento cabe no orçamento da empresa.
Por isso, para evitar o custo da compra de novos veículos, algumas empresas acabam se limitando na quantidade da frota, o que não é bom para os negócios a longo prazo.
Mas, com uma frota terceirizada, é mais fácil fazer essa ampliação de veículos, o que acaba sendo uma enorme vantagem competitiva, além de trazer benefícios para a eficiência de entregas.
Veículos sempre novos
As empresas de terceirização de frota são responsáveis pela manutenção e troca de veículos e, por isso, os contratantes acabam tendo como benefício o fato de contarem com veículos sempre novos, sem arcar com os custos disso.
As desvantagens da frota terceirizada
Agora veja as desvantagens de terceirizar a frota:
Menos controle sobre a operação
Ao terceirizar a gestão de frotas da sua empresa, você irá exercer um controle muito menor sobre a operação e estará sujeito a imprevistos e erros da companhia contratada.
Por isso, é fundamental escolher parceiros de confiança, que não vão o deixar seus motoristas desassistidos nos momentos mais importantes
Possibilidade de não conseguir cumprir os prazos
Um problema que pode acontecer com frotas terceirizadas acontece justamente nos momentos de alta de demanda, como datas comemorativas ou de descontos, como a Black Friday.
Nesses casos, o volume de vendas e entregas a serem feitas é tão grande, que muitas vezes a frota terceirizada pode não ser capaz de realizar as entregas dentro do prazo desejado.
Menos comunicação com os motoristas
Quando uma empresa tem uma frota própria, ela pode implementar sistemas de monitoramento de carga em tempo real e canais de comunicação diretos com os motoristas.
Dessa forma, é possível utilizar de metodologias, como a roteirização de entregas, para controlar a jornada de trabalho de cada motorista e intervir para tornar as viagens mais rápidas e eficientes.
Por outro lado, quando uma empresa terceiriza a sua frota, ela terá um grau de comunicação com os motoristas muito menor e estará sujeita ao método de trabalho da empresa contratada.
Sem propaganda grátis
Uma das principais vantagens de ter uma frota própria é que você pode personalizar os veículos para que eles carreguem o logo da sua empresa enquanto circulam, assim fazendo uma espécie de “propaganda gratuita”da sua empresa.
Um exemplo claro disso são os caminhões da Coca-Cola ou da Ambev. Esses veículos carregam a identidade visual da empresa por onde passam, aumentando a presença da marca na vida das pessoas.
Com uma rota terceirizada, essa grande vantagem fica perdida, uma vez que as empresas contratadas irão utilizar uma identidade visual própria.
Dificuldade para envios urgentes
Por fim, uma das maiores desvantagens da terceirização de frotas é que ela dificulta significativamente a capacidade de realizar envios muito urgentes.
Quando uma empresa possui uma frota própria, ela controla a operação, e pode desviar veículos e acionar motoristas sempre que precisar, de maneira autônoma de modo a cumprir um prazo de entrega.
Com as frotas terceirizadas, esse processo é mais dificultado, já que a gestão dos veículos é feita por outra empresa que possui outras prioridades.
Como terceirizar frota?
Alguns dos principais objetivos da terceirização de frotas é buscar uma melhora na mobilidade com redução de custos e aumento de produtividade.
Por isso, empreendedores que desejam terceirizar suas frotas devem entender as necessidades da sua empresa, buscar por uma solução personalizada e apoiar o gestor de frotas. Entenda:
Busque uma assessoria de frotas de veículos
O primeiro passo para terceirizar é buscar assessoria na escolha dos veículos com um profissional especializado na área, pois ele será capaz de entender as necessidades da sua empresa e sugerir a melhor opção para o seu orçamento.
Por meio da consultoria, será feito uma avaliação em conjunto com o gestor de frotas para entender qual é a real necessidade de terceirizar e sugerir quais são as melhores marcas e modelos de carros pensando em uma relação de custo-benefício.
Isto é, não é necessário contratar dezenas de automóveis para fazer a terceirização da frota. É possível fazer isso com um número menor de veículos.
Busque por uma solução personalizada
Cada empresa possui necessidades específicas, então é fundamental que você busque por soluções personalizadas para o seu negócio no mercado.
Portanto, converse com o maior número possível de fornecedores até encontrar uma opção que realmente faça sentido para o seu negócio.
Mas lembre-se: você deve contratar uma empresa de confiança, pois imprevistos podem acontecer e afetar a produtividade da sua empresa.
Contrate a opção com o melhor custo-benefício
Ao terminar a sua busca, você deve considerar muito bem todas as opções encontradas e optar por aquela que possui o maior custo-benefício.
Lembre-se: é importante lembrar que o custo-benefício não leva em consideração somente o custo, mas também a confiabilidade da empresa contratada, a qualidade dos veículos e da operação.
Isto posto, busque conhecer ao máximo seus possíveis fornecedores e entenda o método de cada um em detalhes antes de fazer sua escolha.
Terceirização de frota: qual o valor?
O valor depende de diversos fatores, como quantidade de veículos, modelos utilizados e outras demandas que cada empresa pode procurar personalizar na hora de contratar uma terceirizada. Por isso é difícil traçar uma média cobrada pelas empresas.
De modo geral, o valor cobrado é fixo, o que acaba sendo algo positivo para o controle de despesas e contas a pagar.
O valor fixo também é vantajoso considerando que os custos com manutenção, oscilação de valor de combustíveis, depreciação dos veículos e até mesmo roubos e furtos não ficam com a empresa contratante.
Como fazer a gestão de frota terceirizada?
Empreendedores que possuem uma frota terceirizada, isto é, que fornecem veículos para outras empresas, uma das coisas mais importantes é ouvir e oferecer as condições necessárias para que o gestor de frota faça o seu trabalho.
A gestão de frotas é um processo bastante trabalhoso e complexo e, na terceirização, também é preciso oferecer um atendimento especializado para seus clientes, como:
- Manutenção: conserto de avarias, multas e documentações;
- Ferramentas de gerenciamento: como sistemas de rastreamento veicular e outros que fornecem dados sobre o desempenho dos veículos;
- Gestão de pneus: acompanhamento semanal do estado dos pneus para evitar avarias e fazer manutenções preventivas;
- Apoio 24 horas: para casos de urgências e imprevistos;
- Disponibilidade do gerente comercial: que trabalha atendendo os clientes e fazendo indicações de melhoria;
- Consultoria: ajudar as empresas a traçar planos de melhoria de frota.
Quando uma empresa deseja ser fornecedora de frotas terceirizadas, ela precisa oferecer apoio especializado e lidar com outras prioridades além das do seu próprio negócio.
É preciso ter um bom grau de liderança empresarial voltado ainda mais para a performance dos motoristas e gestão de rotas.
A planilha de terceirização de frota é uma solução eficiente?
Usar ferramentas como planilhas pode parecer uma solução eficiente quando você está começando a assumir a gestão de frotas, mas até mesmo em curto e médio prazo essa alternativa acaba se mostrando bastante limitada e pouco segura.
Se a ideia é buscar a excelência em todas as operações, as empresas devem priorizar o investimento em tecnologias de gestão que promovem integração e agilidade.
Atualmente, é possível encontrar vários modelos de softwares de gestão de rotas, como as soluções de roteirização da TOTVS, que agrupam diversas ferramentas úteis para os gestores logísticos, sendo elas de empresas terceirizadas ou para empresas que atuam com frota própria.
Frota própria ou terceirizada: o que é mais vantajoso?
Após entender as vantagens de desvantagens da frota terceirizada, uma dúvida surge: é melhor apostar em uma frota própria ou terceirizar essa função?
Como vimos, tanto a frota própria, quanto a terceirizada têm suas vantagens e suas desvantagens, por isso, a melhor opção é apostar em uma estratégia mista, isto é, não apostar em frotas 100% próprias, nem em frotas 100% terceirizadas.
Frotas próprias são melhores para exercer o controle sobre a operação e gerir as prioridades de entregas, enquanto frotas terceirizadas deixam a empresa mais exposta aos riscos da contratada.
Portanto, a melhor opção é investir em um sistema misto, pois aí é possível gozar das vantagens econômicas da terceirização e ao mesmo tempo fazer a gestão de prioridades de modo eficiente.
TOTVS Roteirização e Entregas
O TOTVS Roteirização e Entregas é a solução para empresas que precisam melhorar os seus prazos de entrega, gastos com combustível, pedágio e hora extra e as taxas de ociosidade dos veículos.
Por meio da geolocalização, é possível traçar rotas otimizadas, que gastam menos tempo com o trânsito, além de consumir menos combustível e desviar dos principais pedágios do país.
Além disso, a solução auxilia os gestores de frota a criar trajetos e itinerários inteligentes, isto é, um itinerário planejado para que os veículos da frota rodem sempre cheios, diminuindo as taxas de ociosidade da empresa e aumentando a produtividade.
Conclusão
Depois de avaliar as vantagens e desvantagens da terceirização da frota, podemos concluir que o mais vantajoso é buscar um sistema misto, pois, assim como possui várias vantagens, a terceirização também traz um controle menor sobre a operação e a gestão de prioridades.
O segredo está em administrar essa área com a ajuda de um fornecedor respeitável e confiável que tenha experiência na indústria e compartilhe seus valores.
Quando estas condições forem cumpridas, você poderá desfrutar dos muitos benefícios da terceirização de frotas, incluindo custos mais baixos, maior eficiência e maior satisfação do cliente.
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