Muitas empresas ainda precisam lidar com uma grande quantidade de papéis, seja por questões legais, fiscais ou operacionais. Com isso, o alto volume de arquivos precisa de alguns procedimentos para o armazenamento de documentos físicos de maneira correta.
Por isso, é necessário saber como armazená-los e o que fazer para descartar corretamente, caso seja possível. Assim, é possível evitar a falta de organização, controle e extravio de documentos.
Quer saber como guardá-los sem ocupar muito espaço, sem perder tempo na hora de localizá-los e sem correr o risco de danificá-los?
Neste artigo, explicaremos tudo sobre o assunto para você. Vamos lá?
8 dicas para fazer o armazenamento de documentos físicos
Segundo uma pesquisa da Association for Information and Image Management (AIIM), aproximadamente 40% das empresas ainda mantêm seus arquivos em papel. Isso mostra como é essencial fazer corretamente o armazenamento de documentos físicos.
Por isso, separamos 8 dicas para armazená-los de maneira correta. Confira:
1. Defina um local adequado
Você sabia que os colaboradores gastam aproximadamente duas horas por dia procurando arquivos perdidos, segundo uma pesquisa da Associação Brasileira de Gestores de Documentos (ABGD)?
Isso mostra como é fundamental o armazenamento de documentos físicos em um local adequado, pois os mantém organizados e facilita quando precisar consultá-los.
Além disso, o local precisa estar seco, arejado, limpo e protegido de pragas e fogo, por exemplo. Por isso, evite locais úmidos, quentes, empoeirados ou expostos à luz solar direta.
Além disso, ele deve ter espaço suficiente para acomodar os documentos sem amassá-los ou dobrá-los.
2. Estipule regras de acesso aos documentos
Para que os documentos fiquem sempre organizados, é importante estabelecer regras de acesso para que sejam utilizados corretamente. Assim, você garante a padronização e tem mais eficiência no uso de cada um deles.
Para isso, é preciso que apenas pessoas autorizadas possam entrar no local de armazenamento e que haja um controle de entrada e saída dos documentos.
Assim, você evita que os documentos sejam extraviados, roubados ou alterados indevidamente.
3. Faça a correta nomeação dos arquivos
A nomenclatura dos arquivos é essencial para que todos possam ter acesso com mais facilidade e rapidez. Por isso, o documento deve seguir um padrão que todos entendam, além de ser separado dos arquivos digitalizados, por exemplo.
Assim, é possível utilizar critérios como o tipo de documento, o assunto, o remetente, o destinatário, a data ou o número do protocolo. O importante é que todos os documentos sigam a mesma lógica e que ela seja conhecida por todos os envolvidos.
4. Classifique os documentos por assunto e data
Além de nomear os documentos, é preciso classificá-los por assunto e data. Isso ajuda a organizá-los em categorias e subcategorias, o que facilita a busca e a consulta.
Por exemplo, você pode separar os documentos em pastas por departamento, por projeto, por cliente ou por fornecedor. Dentro de cada pasta, é possível ordená-los cronologicamente ou alfabeticamente.
5. Atente-se aos documentos contábeis
Os documentos contábeis merecem uma atenção especial, pois eles são fundamentais para comprovar a situação fiscal da empresa e evitar problemas com o Fisco.
Por isso, é importante guardar esses documentos pelo prazo estabelecido pela legislação, que pode variar de 2 a 30 anos, dependendo do tipo de documento. Alguns exemplos de documentos contábeis são:
- notas fiscais;
- recibos;
- contratos;
- balanços;
- demonstrações financeiras;
- livros contábeis.
6. Monitore o prazo de descarte
É fundamental para uma boa gestão de documentos físicos, saber quando deve ser feito o descarte de cada um deles, pois a maioria dos arquivos não precisa ser armazenado definitivamente.
Alguns têm um prazo de validade ou de utilidade que deve ser respeitado para evitar o acúmulo desnecessário de papéis. Por isso, é importante fazer uma limpeza periódica no arquivo.
Mas atenção: antes de descartar um documento, certifique-se de que ele não tem mais valor legal ou histórico para a empresa.
É possível também descartar alguns arquivos com o tempo e arquivar em nuvem alguns que precisam ser armazenados por um tempo maior.
7. Use pastas de plástico
As pastas de plásticos são ótimas opções para organizar os documentos de acordo com a categoria. Além disso, ela serve como proteção, o que garante a durabilidade de cada um deles.
Ou seja, evitam o contato direto dos papéis com o ar, a poeira e a umidade, além de facilitar a visualização dos documentos sem precisar retirá-los da pasta.
8. Considere a digitalização
Atualmente, muitas empresas estão optando por digitalizar os arquivos para economizar espaço, otimizar o tempo e economizar recursos. Ela consiste em transformar os documentos em arquivos eletrônicos que podem ser armazenados em nuvem, por exemplo.
Para isso, é preciso ter um sistema que faça a digitalização de documentos e garanta a qualidade e a legalidade das informações. Além disso, que possam disponibilizar as informações no sistema para que todos tenham acesso.
TOTVS Assinatura Eletrônica
Você já entendeu como funciona o armazenamento de documentos físicos de maneira correta e como a digitalização deles pode ser eficiente para a sua empresa, não é mesmo?
Para facilitar que os documentos digitais possam ser assinados e validados, é preciso de um sistema como o TOTVS Assinatura Eletrônica.
Com ele, é possível enviar para os destinatários todas as documentações que estão pendentes de assinatura ou validação. Além de ter o controle de tudo que precisa ser assinado.
Facilite o processo de assinatura dos documentos e faça tudo com rapidez com o TOTVS Assinatura Eletrônica!
Conclusão
Já deu para perceber que a armazenagem de documentos físicos precisa de cuidados para garantir que possam durar anos e consigam ser encontrados com facilidade.
Para isso, é fundamental que os arquivos físicos e digitais sejam organizados de maneira correta e que todos os colaboradores da empresa saibam como encontrá-los facilmente.
Caso consiga digitalizá-los para armazenar em nuvem e tenha documentos digitais que precisam de assinatura, o TOTVS assinatura Eletrônica pode ajudar você.
Aproveite e leia o nosso artigo sobre assinatura eletrônica para entender mais sobre o assunto!
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