O investimento em tecnologia é uma necessidade para as empresas de todos os segmentos e portes e gera vários benefícios. Os documentos digitais fazem parte do avanço tecnológico e agregam muito para todas as organizações.
Eles proporcionam diversas facilidades, como o aumento da segurança, facilidade de compartilhamento de informações, eliminação do uso de papel, redução de custos, além de otimizar todos os processos.
Entretanto, mesmo com várias vantagens da sua utilização, diversas dúvidas surgem. Por exemplo: o documento digital tem valor legal? Como utilizá-lo na empresa?
Para tirar todas as suas dúvidas, elaboramos este artigo para explicar tudo sobre o assunto e quais são as vantagens da sua utilização.
Acompanhe o nosso conteúdo!
O que são documentos digitais?
Os documentos digitais surgiram com o avanço da tecnologia, que trouxe a possibilidade de converter registros físicos em arquivos digitais.
Atualmente, eles são armazenados em nuvem para evitar o uso de outras mídias, como CDs, DVDs e pendrives, por exemplo, o que proporciona mais segurança e praticidade.
Com isso, muitos documentos que antes eram físicos são utilizados de forma digital, como as notas fiscais eletrônicas, declarações de Imposto de Renda e muitos outros.
Mas será que os documentos digitais têm valor legal? É sobre isso que vamos explicar no próximo tópico.
Documento digital tem valor legal?
A Lei nº 12.682, de 9 de julho de 2012 regulamenta a digitalização e o armazenamento de documentos públicos e privados, com o objetivo de trazer mais segurança para o processo.
Entretanto, foram feitos diversos vetos pela presidência da República, o que impediu que os documentos digitais pudessem ter o mesmo valor que os documentos físicos.
Em 2020, surgiu a Lei da Digitalização de Documentos pelo Decreto nº 10.278, que modernizou a Lei nº 12.682/2012 e a Lei nº 13.874/2019.
Assim, a nova lei regulamenta os requisitos para a digitalização de documentos, com o objetivo de diminuir a burocracia no gerenciamento de arquivos digitais, além de proporcionar que eles tivessem os mesmos efeitos legais dos originais.
Com isso, não é mais necessário armazenar os documentos originais em papel para ter efeito legal e eles podem ser descartados. Isso porque os documentos que foram digitalizados passam a ter validade jurídica.
Para isso, é preciso de um sistema que faça o processo de digitalização com segurança e proteja as informações, além de estar em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
Portanto, o documento digital é válido e tem valor legal.
Vale ressaltar que é necessário preservar os documentos que apresentem conteúdo de valor histórico.
Confira um trecho do Decreto nº 10.278:
“Art. 2º Aplica-se o disposto neste Decreto aos documentos físicos digitalizados que sejam produzidos:
I – por pessoas jurídicas de direito público interno, ainda que envolva relações com particulares; e
II – por pessoas jurídicas de direito privado ou por pessoas naturais para comprovação perante:
a) pessoas jurídicas de direito público interno; ou
b) outras pessoas jurídicas de direito privado ou outras pessoas naturais.”
Exemplos de documentos já disponíveis na versão digital
Agora que você já sabe o que são documentos digitais e que eles têm valor legal, segundo a legislação, está na hora de conhecer alguns modelos de documentos que já estão disponíveis na versão digital.
CPF e RG
O RG e o CPF já possuem versão digital e podem ser emitidos em plataformas que proporcionam o mesmo valor legal do documento físico.
A Carteira de Identidade pode ser baixada no e-identidade, que é um aplicativo da polícia civil do Distrito Federal. Ele mostra as mesmas informações do RG impresso, como CPF, Título de Eleitor e CTPS.
Já para quem é de São Paulo, pode emitir o documento de identidade digital pelo aplicativo RG Digital SP. Entretanto, o RG físico precisa conter o QR Code para conseguir baixar o documento.
O CPF pode ser emitido no aplicativo CPF Digital RFB depois de validar a biometria digital e fazer uma prova de vida, para confirmar a sua identidade. Assim, ele tem validade legal e serve como um documento de identificação.
Entretanto, o aplicativo só pode ser usado por quem possui a CNH, que utiliza biometria digital para autenticar o cadastro.
Carteira de trabalho
A Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) é emitida automaticamente e contém informações, como número do PIS, contratos de trabalho e rescisões contratuais. Para habilitá-la, é preciso fazer o download do aplicativo CTPS Digital.
Ao acessar o aplicativo você terá as informações de PIS, CPF, as empresas que você trabalhou e as alterações que foram feitas durante o período de trabalho.
CNH e CRLV
A CNH Digital pode ser cadastrada para quem tem a última versão do documento, que conta com o QR Code.
Para isso, basta fazer o download do aplicativo Carteira Digital de Trânsito, fazer o cadastro e a validação do e-mail.
Após isso, escaneie o código de segurança da CNH e faça a prova de vida (movimento físico simples para garantir que a pessoa é quem diz ser).
Finalize depois de informar o número de celular, crie uma senha e a CNH digital estará disponível no aplicativo.
Além da CNH, também é possível ter a versão digital do Certificado de Registro e Licenciamento do Veículo (CRLV) e conferir as infrações do motorista.
Título de eleitor
Um dos primeiros documentos digitais adotados foi o e-Título pelo Tribunal Superior Eleitoral, no qual é possível consultar os locais de votação, fazer o cadastro como mesário e emitir o certificado de quitação dos votos.
Para utilizá-lo, basta baixar o aplicativo e preencher os dados solicitados e, em seguida, consultar para ver o documento virtual.
Vale ressaltar que o documento digital do título de eleitor substitui a versão física se o eleitor tiver o cadastro biométrico.
Quer saber quais são os benefícios da digitalização para a sua empresa? Leia o nosso artigo em: Digitalização de documentos: benefícios e como fazer.
Quais são as vantagens dos documentos digitais para as empresas?
Você já sabe que os arquivos digitais surgiram para facilitar o dia a dia de Pessoas Físicas e Jurídicas. Confira agora as suas principais vantagens:
Proteção e segurança
Os documentos digitais proporcionam mais proteção e segurança para as empresas. Isso porque, com as ferramentas para autenticação de assinaturas, garante a validade dos documentos.
Além disso, os sistemas de armazenamento protegem todos os arquivos de acessos que não sejam autorizados, pois exigem validação de dados, senha e criptografia dos registros.
Redução os custos
Você sabe que garantir a eficiência em um ambiente corporativo é ainda mais desafiador quando priorizam o uso do papel, não é mesmo?
Pois, para assinar um contrato, por exemplo, é preciso imprimi-lo, enviar para as partes envolvidas, aguardar a assinatura e o reconhecimento de firma.
Tudo isso pode demorar dias, o que não aconteceria se o contrato fosse digitalizado e assinado eletronicamente.
Por isso, a manutenção de arquivos digitais pode reduzir os custos com o uso de papéis, materiais de escritório e tinta de impressora, o que possibilita consultas e entregas com mais rapidez.
Facilidade de acesso e compartilhamento
Imagine uma mesa cheia de documentos físicos para serem armazenados e o tempo que você gastará fazendo isso. Imaginou?
Com os documentos digitais, você não precisará mais perder tempo fazendo isso e pode encontrar um documento com muita agilidade.
Pois, o armazenamento dos arquivos digitais em nuvem tem mais mobilidade e podem ser acessados em qualquer lugar.
Além disso, podem ser compartilhados rapidamente com todos os colaboradores da empresa.
Colaboração com a sustentabilidade
A sustentabilidade deve ser adotada pelas empresas para que possam utilizar os recursos naturais de forma inteligente.
Caso um consumidor tenha a opção de comprar uma peça que seja sustentável e outra que foi feita industrialmente, ele optará pela peça que contribui com a sustentabilidade, porque sabe que também está colaborando para um mundo melhor.
Com isso, preservar o meio ambiente deve ser prioridade das organizações, pois o novo perfil do consumidor procura empresas com foco na responsabilidade social e ambiental.
Aumento da produtividade
Com os documentos digitais, os colaboradores de uma empresa podem dedicar o tempo em outras atividades relevantes que contribuam para os resultados da empresa.
Pois, a facilidade de acesso e a segurança que eles proporcionam, otimizam o tempo e aumentam a produtividade.
Economia de espaço
Como os arquivos digitais são armazenados em nuvem, ocorre a otimização de espaço, pois não são todos os documentos físicos que devem ser guardados.
Além disso, você não gastará horas procurando um documento no arquivo ou em gavetas, porque pode acessar qualquer documento com rapidez pelo sistema.
As respostas para as principais dúvidas sobre o tema
Ainda está com dúvida sobre os documentos digitais? Para ajudar você, separamos as principais respostas para algumas perguntas frequentes.
Confira a seguir:
Documento digital e digitalizado são a mesma coisa?
Não são a mesma coisa. Pois, o documento digital nasce no ambiente digitalizado, ou seja, ele é um documento nato digital e é criado eletronicamente.
A validade jurídica e a segurança do documento digital é garantida com o uso do certificado digital, o que assegura também a autenticidade do documento.
Já o documento digitalizado, é como um representante digital de um documento produzido em outro formato, como o papel, que se tornou digital por meio da digitalização.
Vale ressaltar que a digitalização facilita o armazenamento e o gerenciamento dos dados de uma empresa. Assim, as informações chegam mais facilmente aos colaboradores e agiliza a consulta dos documentos.
Como fazer um documento digital?
O documento digital pode ser feito pelos aplicativos que são disponibilizados para alguns deles, como Título de Eleitor, CNH e Carteira de Trabalho.
Além disso, também pode ser criado por meio da digitalização de um documento físico para que se torne digital. Um sistema que disponibiliza o serviço de digitalização e de validade jurídica pode fazer todo o processo.
Como baixar documento digital?
Para baixar documento digital, é necessário acessar o local onde ele está armazenado. Caso esteja na nuvem ou em uma plataforma específica, pode ser baixado pelo próprio sistema.
Como fazer a autenticação de documentos digitais?
Para autenticar documento digital, é preciso utilizar um certificado digital CNPJ ou CPF no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) com os dados do responsável.
É comum também fazer a autenticação e levar o documento digitalizado impresso até um cartório que faz o serviço de autenticação.
Como fazer a assinatura de documento digital?
Para fazer a assinatura documento digital, você pode utilizar uma plataforma ou sistema de gestão que integre uma solução de assinaturas eletrônicas.
Caso queira garantir ainda mais segurança, é possível também utilizar um certificado digital CNPJ ou CPF.
TOTVS Assinatura Eletrônica
A TOTVS, maior empresa de tecnologia do país, possui um sistema de assinaturas onlines, o TOTVS Assinatura Eletrônica.
Com ela, você tem mais segurança, agilidade e autenticidade dos documentos, além de economizar no envio de papel.
O TOTVS Assinatura Eletrônica gerencia todos os processos de assinatura eletrônica e assinatura digital com certificados A1 e A3.
Com o sistema, a sua empresa pode assinar qualquer documento e todo o processo se torna mais simples, com total integração e de forma online.
Tudo isso porque a TOTVS se mantém sempre atualizada sobre as tendências exigidas pelo mercado para oferecer as soluções que atendem várias empresas.
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Conclusão
Como vimos neste conteúdo, os documentos digitais surgiram para trazer mais eficiência, praticidade e economia para as empresas. Além disso, ele facilita o acesso aos documentos e agiliza as tarefas internas.
Para contribuir com os arquivos digitais, explicamos que a assinatura eletrônica pode facilitar a aprovação de documentação digital e autenticação de documentos digitais.
Portanto, ter um sistema com foco em assinaturas eletrônicas complementa a digitalização dos documentos e traz vários benefícios para a empresa.
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Caso queira outras dicas que facilitarão o dia a dia da sua empresa, não deixe de acompanhar os outros conteúdos do blog da TOTVS!
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