O investimento em tecnologia é uma necessidade para as empresas de todos os segmentos e portes e gera vários benefícios. A gestão de documentos digitais faz parte deste avanço tecnológico e agrega muito para todas as organizações.
Esse tipo de documentação proporciona diversas facilidades, como o aumento da segurança, facilidade de compartilhamento de informações, eliminação do uso de papel, redução de custos, além de otimizar todos os processos.
Mesmo com várias vantagens, algumas dúvidas surgem: o documento digital tem valor legal? Como utilizá-lo na empresa?
Para tirar as suas dúvidas, elaboramos este artigo para explicar tudo sobre o assunto e quais são as vantagens da sua utilização.
Acompanhe o nosso conteúdo!
O que são documentos digitais?
Os documentos digitais surgiram com o avanço da tecnologia, que trouxe a possibilidade de converter registros físicos em arquivos digitais.
Atualmente, eles são armazenados em nuvem para evitar o uso de outras mídias, como CDs, DVDs e pendrives, por exemplo, o que proporciona mais segurança e praticidade.
Com isso, muitos documentos que antes eram físicos são utilizados de forma digital. Notas fiscais eletrônicas, declarações de Imposto de Renda, contratos de trabalho, propostas comerciais e relatórios financeiros são alguns exemplos.
Mas será que os documentos digitais têm valor legal? É sobre isso que vamos falar no próximo tópico.
Documentos digitais têm valor legal?
Sim. A Lei da Digitalização de Documentos (Decreto nº 10.278) trouxe os requisitos para a digitalização de documentos, de modo a proporcionar a elas os mesmos efeitos legais dos originais.
Vale destacar que essa lei modernizou a Lei nº 12.682, de 9 de julho de 2012 (regulamentou a digitalização e o armazenamento de documentos públicos e privados) e a Lei nº 13.874/2019.
Confira um trecho do Decreto nº 10.278:
“Art. 2º Aplica-se o disposto neste Decreto aos documentos físicos digitalizados que sejam produzidos:
I – por pessoas jurídicas de direito público interno, ainda que envolva relações com particulares; e
II – por pessoas jurídicas de direito privado ou por pessoas naturais para comprovação perante:
a) pessoas jurídicas de direito público interno; ou
b) outras pessoas jurídicas de direito privado ou outras pessoas naturais.”
Portanto, o documento digital é válido e tem valor legal.
Com a lei, os documentos que foram digitalizados passam a ter validade jurídica e não é mais necessário armazenar os documentos originais em papel.
Neste cenário, contar com um sistema que faça o processo de digitalização com segurança e proteja as informações é essencial para garantir uma boa gestão de documentos digitais.
Ele também deve estar em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
Exemplos de documentos já disponíveis na versão digital
Agora que você já sabe o que são documentos digitais e que eles têm valor legal, segundo a legislação, está na hora de conhecer alguns modelos de documentos que já estão disponíveis na versão digital.
CPF e RG
A Carteira de Identidade (RG) pode ser baixada no e-identidade, que é um aplicativo da polícia civil do Distrito Federal. Ele mostra as mesmas informações do RG impresso, como CPF, Título de Eleitor e CTPS.
Já para quem é de São Paulo, pode emitir o documento de identidade digital pelo aplicativo RG Digital SP. Entretanto, o RG físico precisa conter o QR Code para conseguir baixar o documento.
O CPF pode ser emitido no aplicativo CPF Digital RFB depois de validar a biometria digital e fazer uma prova de vida, para confirmar a sua identidade. Assim, ele tem validade legal e serve como um documento de identificação.
Entretanto, o aplicativo só pode ser usado por quem possui a CNH, que utiliza biometria digital para autenticar o cadastro.
Carteira de trabalho
A Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) é emitida automaticamente e contém informações, como número do PIS, contratos de trabalho e rescisões contratuais. Para habilitá-la, é preciso fazer o download do aplicativo CTPS Digital.
Ao acessar o aplicativo você terá as informações de PIS, CPF, as empresas que você trabalhou e as alterações que foram feitas durante o período de trabalho.
CNH e CRLV
A CNH Digital pode ser cadastrada para quem tem a última versão do documento, que conta com o QR Code.
Para isso, basta fazer o download do aplicativo Carteira Digital de Trânsito, fazer o cadastro e a validação do e-mail.
Após isso, escaneie o código de segurança da CNH e faça a prova de vida (movimento físico simples para garantir que a pessoa é quem diz ser).
Finalize depois de informar o número de celular, crie uma senha e a CNH digital estará disponível no aplicativo.
Além da CNH, também é possível ter a versão digital do Certificado de Registro e Licenciamento do Veículo (CRLV) e conferir as infrações do motorista.
No caso de pessoa jurídica, em geral, o CRLV eletrônico não pode ser obtido no aplicativo da CNH Digital. Porém, há duas opções para obtê-lo:
- Baixar o CRLV-e em aplicativo próprio, caso se enquadre em um dos estados abrangidos (taxa de emissão varia conforme a localidade).
- Baixar o CRLV Digital PJ no site da Senatran (Secretaria Nacional de Trânsito), com certificado digital no padrão ICP-Brasil emitido em nome da empresa proprietária do veículo.
Título de eleitor
Para utilizar o e-Título, basta baixar o aplicativo e preencher os dados solicitados e, em seguida, consultar para ver o documento virtual.
Vale ressaltar que o documento digital do título de eleitor substitui a versão física se o eleitor tiver o cadastro biométrico.
Nele, você pode consultar os locais de votação, fazer o cadastro como mesário e emitir o certificado de quitação dos votos.
Atualmente, os cidadãos brasileiros inclusive podem usufruir de uma carteira de documentos em formato digital, sabia?
Nela, é possível consultar carteira de identidade nacional, CNH digital e outros documentos.
Leia também: Digitalização de documentos: benefícios e como fazer
Quais são as vantagens dos documentos digitais para as empresas?
Você já sabe que os arquivos digitais surgiram para facilitar o dia a dia de Pessoas Físicas e Jurídicas. Confira agora as suas principais vantagens:
- Proteção e segurança: fortalece a proteção das informações empresariais, garantindo a validade por meio de assinaturas autenticadas e criptografia. O controle de acesso e a validação por senha evitam acessos não autorizados.
- Redução dos custos: elimina despesas com papel, impressão e transporte, que ocorrem ao assinar documentos físicos. Assim, a empresa economiza em materiais e agiliza os processos, sem custos adicionais de envio.
- Facilidade de acesso e compartilhamento: os documentos digitais permitem rápida localização e acesso remoto, facilitando o armazenamento e compartilhamento com colaboradores, independentemente da localização, promovendo uma gestão mais ágil e eficaz.
- Colaboração com a sustentabilidade: diminui o impacto ambiental e reforça o compromisso da empresa com práticas sustentáveis, valorizadas por consumidores que preferem empresas ambientalmente responsáveis.
- Aumento da produtividade: o tempo gasto com processos manuais e burocráticos diminui com a documentação digital, permitindo que os colaboradores se concentrem em tarefas estratégicas, o que aumenta a eficiência e produtividade da empresa.
- Economia de espaço: com a digitalização as empresas deixam de ocupar áreas físicas com arquivos e documentos, liberando espaço no ambiente corporativo e promovendo uma estrutura mais funcional e organizada.
Em paralelo, vale reforçar que o uso de documentos em formato digital facilita as rotinas do Departamento Pessoal das empresas ao promoverem maior segurança e eficiência nas operações.
Por exemplo, a digitalização elimina a necessidade de armazenamento físico, reduzindo custos com impressão e transporte, assim como facilita o acesso e compartilhamento de informações cruciais, como os dados de admissão, desligamento e controle de ponto.
Ou seja, contribuindo para a maior agilidade na gestão de RH, com capacidade de aumento dos índices de produtividade e conformidade com a legislação trabalhista.
Como fazer a autenticação de documentos digitais?
Para autenticar documento digital, é preciso utilizar um certificado digital CNPJ ou CPF no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) com os dados do responsável.
É comum também fazer a autenticação e levar o documento digitalizado impresso até um cartório que faz o serviço de autenticação.
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A TOTVS, maior empresa de tecnologia do país, possui um sistema de assinaturas onlines: o TOTVS Assinatura Eletrônica.
Com ele, você tem mais segurança, agilidade e autenticidade dos documentos, além de economizar no envio de papel.
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Tudo isso porque a TOTVS se mantém sempre atualizada sobre as tendências exigidas pelo mercado para oferecer as soluções que atendem várias empresas.
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Conclusão
Os documentos digitais surgiram para trazer mais eficiência, praticidade e economia para as empresas. Além disso, ele facilita o acesso aos documentos e agiliza as tarefas internas.
Para contribuir com os arquivos digitais, explicamos que a assinatura eletrônica pode facilitar a aprovação de documentação digital e autenticação de documentos digitais.
Portanto, ter um sistema com foco em assinaturas eletrônicas complementa a digitalização dos documentos e traz vários benefícios para a empresa.
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