Você já se perguntou o que é assinatura eletrônica? Esse recurso permite autenticar e aprovar documentos com validade jurídica. A partir dos meios digitais, é possível confirmar a identidade do signatário e obter consentimento em diversas questões.
Por sua confiabilidade e praticidade, cada vez mais, vemos a assinatura digital e a eletrônica ocupando o lugar da assinatura manual.
Na sua empresa, o uso dessa inovação já é realidade? É provável que sim, pois existem variações desse recurso que são muito utilizadas, como biometria, reconhecimento de IP e token.
Para entender de vez para que serve a assinatura eletrônica e como utilizá-la em seu negócio, preparamos um guia completo sobre a ferramenta.
Vamos explicar o conceito, o funcionamento, as regras da lei de assinatura eletrônica, os benefícios e muito mais!
Acompanhe!
O que é assinatura eletrônica?
A assinatura eletrônica é uma forma de autenticar e validar documentos em formato digital, assim como fazemos com uma assinatura à mão em papel.
Ela serve para comprovar a identidade de quem está assinando e garantir que as partes envolvidas concordam com o conteúdo do documento, atestando sua veracidade e integridade no ambiente online.
Ao contrário da assinatura manual, a eletrônica não exige o ato físico de escrever. Ela se manifesta de diversas formas no mundo digital, desde marcar uma caixa de concordância em um formulário online até utilizar sistemas mais sofisticados.
No Brasil, a Medida Provisória nº 2.200-2/2001, que criou a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), foi um marco inicial.
A ICP-Brasil é o sistema nacional de certificação digital, responsável pela emissão de certificados digitais que identificam pessoas e empresas no meio virtual, dando base para a Lei da Assinatura Eletrônica (Lei nº 14.603/2020).
Em resumo, a assinatura eletrônica é a versão digital da assinatura tradicional, utilizada para dar validade e autenticidade a documentos e transações online.
Vamos entender agora como funciona a assinatura eletrônica!
Como funciona a assinatura eletrônica?
A assinatura eletrônica funciona vinculando a identidade de uma pessoa a um documento digital.
Normalmente, isso é feito através de métodos que comprovam quem assinou e garantem a integridade do documento, como dados do signatário (nome, e-mail, telefone, endereço IP), autenticação (login e senha, biometria, token) e certificado digital (chave eletrônica que comprova a identidade com validade jurídica).
Abaixo, um passo a passo simplificado de como funciona a ferramenta:
- Utiliza-se uma plataforma de assinatura eletrônica, que viabiliza a organização dos documentos e a configuração dos campos para coleta de assinaturas;
- A maioria das plataformas permite que o autor faça o envio diretamente de sua interface, com uma ação simples acionada por um botão de envio. Assim, o documento vai diretamente para a caixa de entrada dos signatários;
- Uma vez que o signatário recebe o e-mail, basta clicar em um link para entrar e assinar de forma on-line. Ou seja, não é necessário fazer downloads.
A identificação dos signatários é um fator que a própria plataforma determina de acordo com sua mecânica de funcionamento.
Algumas soluções permitem que até mesmo o e-mail do signatário seja utilizado como elemento comprobatório de sua identidade.
Assim, quando a pessoa assina esse documento hipotético do exemplo acima, a plataforma mapeia toda a trilha digital — nesse caso, por meio do reconhecimento do IP.
No entanto, o elemento comprobatório poderia ser qualquer outro, como leitura biométrica ou senha.
E toda essa troca de informações é protegida por uma chave criptográfica.
Assim, apenas o pessoal autorizado (como o profissional que for auditar o documento) pode decodificar as informações e lê-las na íntegra, descobrindo esses elementos comprobatórios que mencionamos, bem como o Carimbo de Tempo e todos os outros dados referentes.
Vale pontuar que o mesmo processo é exatamente o mesmo quando se utiliza a assinatura eletrônica para empresas, ok?
E uma questão sempre pertinente é saber se a assinatura digital tem validade jurídica.
Quais os tipos de assinaturas eletrônicas?
Existem 3 tipos de assinaturas eletrônicas conforme a legislação brasileira: a simples, a avançada e a qualificada.
As duas primeiras são consideradas mais simples e não necessitam de uma intervenção tecnológica regularizada pelo ICP-Brasil. Não é o caso da última.
Que tal conhecer mais sobre cada tipo de assinatura eletrônica, bem como as diferenças entre elas? Confira!
Assinatura eletrônica simples
Recomenda-se o uso da assinatura eletrônica simples em documentações que marquem transações que exijam um “tom menor” de responsabilidade.
Ou seja, em que não é necessário associar uma identidade à assinatura, apenas o consentimento/validação. É o caso de relatórios corporativos, matrículas, agendamentos clínicos etc.
O motivo é que ela não carece de tantos recursos tecnológicos para reforçar a auditoria dos dados.
Esse é um ponto negativo da assinatura simples?
Na verdade não, já que existem diferentes casos em que ela pode ser utilizada — e é algo que você e seu time jurídico podem decidir.
Com certeza, essa assinatura tem utilidade. O único porém é que seu mecanismo de certificação é um pouco mais rústico, vinculando dados como geolocalização, por exemplo.
Assinatura eletrônica avançada
A assinatura eletrônica avançada é um passo além, utilizada em casos em que é necessário vincular a identidade de uma pessoa (física ou jurídica) à assinatura feita.
É aqui que entram os recursos tecnológicos que atestam a identidade dos signatários.
Nos últimos meses, um modelo em específico passou a ser bastante utilizado: a assinatura do governo federal feita pelo Assinador ITI, que é um tipo de assinatura avançada.
Mas você provavelmente já cruzou com esse tipo de assinatura em um local: bancos!
Eles costumam utilizar a biometria como uma assinatura eletrônica avançada padrão.
É um tipo de assinatura bastante popular em empresas e demais entidades privadas.
Uma de suas principais características é que os recursos de certificação não precisam ser os mesmos da ICP-Brasil (muito embora costumem ser bastante semelhantes).
A assinatura avançada é comumente empregada em documentos e contratos mais específicos. É o caso de direitos autorais, atualização ou modificação de contratos ou mesmo como chave de acesso a documentos.
Assinatura eletrônica qualificada
Popularmente, é conhecida como “assinatura digital”, a assinatura eletrônica qualificada é considerada como o formato mais confiável, seguro e com maior valor jurídico.
O motivo é simples: a assinatura qualificada carrega consigo um certificado digital no padrão ICP-Brasil.
Esse certificado digital é composto de duas chaves: uma pública (que pode ser divulgada a terceiros) e uma privada (exclusiva do titular do documento).
Por isso, deve ser utilizada por empresas (exceto MEIs) para assinar emissões de notas fiscais eletrônicas, por exemplo. É necessária também em documentos que indiquem transferências de bens e imóveis.
Ou seja, documentos que realmente exijam um nível maior de segurança e autenticidade.
A assinatura digital tem validade jurídica?
Sim, pois a assinatura digital, que é aquela realizada por meio de um certificado digital, apresenta o maior nível de confiabilidade entre os tipos de assinatura eletrônica.
Isso quer dizer que as assinaturas eletrônicas simples não possuem nenhuma validade jurídica? Não, não é o caso.
Esses tipos, por mais que sejam simples, ainda conservam alguns metadados que podem ser utilizados para comprovar a autenticidade do documento, bem como sua integridade.
A questão que é sempre levantada é que, se você realmente precisa certificar-se da validade jurídica de algum documento que deve ser assinado eletronicamente, é mais seguro obter um certificado digital.
Isso fica mais claro quando você entende a lei sobre a assinatura eletrônica, que traz os diferentes tipos dessa ferramenta.
Entenda o que diz a lei sobre a assinatura eletrônica
A regulamentação da assinatura eletrônica no Brasil foi consolidada apenas em 2020, com a publicação da Lei nº 14.063 (Lei da Assinatura Digital).
Entre outras coisas, a legislação define, por exemplo, o que é assinatura eletrônica em seu Art. 3º, inciso II:
“dados em formato eletrônico que se ligam ou estão logicamente associados a outros dados em formato eletrônico e que são utilizados pelo signatário para assinar, observados os níveis de assinaturas apropriados para os atos previstos nesta Lei […]”
Além disso, a lei também define o que são os diferentes tipos de assinatura eletrônica em seu Art. 4º: as assinaturas simples, avançadas e qualificadas.
A seguir, veremos com mais detalhes todas as modalidades.
Quais as vantagens em adotar essa solução?
Agora que você compreendeu melhor como funciona a assinatura eletrônica, deve estar pensando nos benefícios que ela oferece para as organizações.
Confira suas vantagens a seguir:
Mais rapidez e segurança
A assinatura eletrônica acelera drasticamente a coleta de assinaturas, reduzindo o tempo de dias para minutos, conforme estudo da LunarPen (2020).
Isso impulsiona a produtividade em 85%. Além da rapidez, oferece segurança digital avançada com auditorias especializadas que rastreiam alterações, minimizando fraudes e acessos indevidos.
Redução de custos
A assinatura eletrônica gera uma redução de custos de até 79% ao eliminar gastos com papel, impressão, transporte e armazenamento de documentos, conforme estudo da LunarPen.
Essa otimização libera recursos financeiros e permite que os colaboradores se concentrem em tarefas mais relevantes, impulsionando a produtividade interna.
Integração e gestão da informação
A capacidade de integração da assinatura eletrônica com sistemas ERP facilita o acesso e o compartilhamento de documentos entre diferentes setores da empresa.
Isso automatiza processos como emissão de contratos e documentos fiscais, otimiza a gestão da informação, centraliza o fluxo documental e simplifica a organização para todos os colaboradores.
É algo interessante para a gestão de contratos, certo?
Menos burocracia
Saber o que é e como usar a assinatura eletrônica elimina processos complexos, como o vai e vem de documentos e reconhecimento de firma, simplificando o fluxo de trabalho através de interfaces digitais.
A compatibilidade com dispositivos móveis aumenta a mobilidade, permitindo que funcionários e gestores assinem documentos de qualquer lugar.
Sustentabilidade
Por fim, outro benefício muito importante ao investir em uma plataforma de assinatura eletrônica é seu impacto positivo na sustentabilidade do negócio.
Ao reduzir significativamente o uso de papel, envelopes e outros insumos de arquivamento, a assinatura eletrônica promove a sustentabilidade do negócio, alinhando práticas empresariais com a responsabilidade ambiental.
Como adotar uma plataforma de assinatura para sua empresa?
A plataforma de assinatura eletrônica é uma ferramenta que automatiza e monitora o fluxo de distribuição, assinatura e armazenamento de todos os documentos a ela submetidos.
Ela é capaz de programar a ordem das assinaturas, enviar notificações para o próximo signatário e executar outras ações para automatizar este processo.
E como adotar uma plataforma para sua empresa? Fique atento aos seguintes pontos:
- Conheça os planos disponíveis em cada plataforma, pois os gratuitos costumam ser limitados para as necessidades empresariais;
- Entenda as necessidades da sua empresa, uma vez que é comum lidar com um volume considerável de documentos;
- Avalie a segurança da plataforma, que deve permitir o uso de assinaturas eletrônicas e digitais, além de adotar outros recursos de conformidade e antifraude;
- Confira se a solução é intuitiva, pois nada adianta ter dificuldades para assinar documentos online pelo celular ou pelo notebook;
- Verifique a disponibilidade e as funcionalidades do sistema, como acesso a suporte remoto, recursos completos (agenda, notificações, personalização de e-mail etc.);
- Analise a possibilidade de integração de ferramentas via API de forma aberta ou sem custo adicional a sistemas.
Com isso em mente, você não cometerá erros ao escolher uma boa plataforma. Pelo contrário, poderá aproveitá-la em diversas áreas.
Quais áreas podem se beneficiar com o uso dessa tecnologia?
Já deu para entender o que é assinatura eletrônica, certo? Neste tópico, vamos abordar sobre as principais áreas que a utilizam.
A assinatura digital em contratos, acordos e outros documentos empresariais tornou-se uma prática comum nas organizações.
Os benefícios que o recurso traz para a rotina de trabalho justificam sua ampla adoção em diferentes áreas da empresa. Veja!
- Setor de compras: a assinatura eletrônica agiliza o fechamento de negócios com fornecedores, acelerando a disponibilidade de produtos para o cliente final. Além disso, otimiza o fluxo de caixa ao permitir negociações e formalizações mais rápidas;
- Setor de vendas: encurta o ciclo de vendas ao permitir a assinatura rápida de propostas, compromissos e contratos digitais. Também facilita o processo de negociação e assinatura em ambientes digitais;
Veja como a Tradimaq utiliza essa ferramenta em diferentes setores, incluindo o comercial:
Case de Sucesso TOTVS | Tradimaq | Prestadores de Serviços #TOTVS_Assinatura_Eletônica
- Recursos Humanos: agiliza os processos de gestão de pessoal e evita demoras que poderiam acontecer caso o funcionário não estivesse na empresa. Além disso, otimiza a validação de documentos como licenças e contratos de trabalho;
- Área da saúde: garante a segurança na troca de informações sensíveis de pacientes, como laudos e receitas, em conformidade com a LGPD. Também viabiliza a assinatura e o envio seguro de documentos na telemedicina;
- Setor imobiliário: permite a assinatura rápida e segura de contratos de promessa de compra e venda e financiamento, agilizando o fechamento de negócios;
- Setor jurídico: otimiza a troca de informações em peticionamentos eletrônicos (PJ-e) e na assinatura de contratos e pareceres. Também dispensa a necessidade de reconhecimento de firma em documentos assinados digitalmente com certificado.
Como fazer a assinatura eletrônica?
Se você quer saber como fazer assinaturas eletrônicas simples ou avançadas depois de saber o que é assinatura eletrônica, o melhor caminho é optar por uma plataforma ou sistema de gestão que integre uma solução de assinaturas online.
Basta procurar o melhor fornecedor, assinar o serviço, acessá-lo e criar sua conta com os dados da sua empresa e dos colaboradores (que também terão assinaturas eletrônicas, normalmente vinculadas aos seus e-mails corporativos).
Confira o passo a passo para fazer uma assinatura eletrônica:
- Escolha uma plataforma de Assinatura Eletrônica: procure por um fornecedor confiável de plataformas ou sistemas de gestão que ofereçam soluções de assinatura online;
- Contrate o serviço e crie sua conta: assine o serviço da plataforma escolhida, crie uma conta para sua empresa, incluindo os dados necessários, e adicione os dados dos seus colaboradores, que geralmente terão suas assinaturas eletrônicas vinculadas aos seus e-mails corporativos;
- Integre um Certificado Digital: para um nível de segurança e validade jurídica mais elevado, você pode adquirir um certificado digital de uma Autoridade Certificadora. Depois, integre esse certificado digital à plataforma de assinatura eletrônica;
- Utilize a plataforma para assinar documentos: faça o upload do documento que precisa ser assinado na plataforma e siga as instruções da plataforma para inserir sua assinatura eletrônica no local desejado do documento e envie o documento;
- Assinatura pelo celular:
- Para soluções nativas (ex: iPhone): utilize a função “Arquivos” em seu iPhone para assinar documentos compatíveis, seguindo as instruções do sistema operacional;
- Para plataformas com aplicativos: baixe o aplicativo da plataforma de assinatura eletrônica (como o “Minha Assinatura Eletrônica” da TOTVS) em seu celular;
- Acesse o aplicativo com sua conta e siga as instruções para visualizar e assinar documentos diretamente no seu dispositivo móvel.
Qual a diferença entre assinatura digital e eletrônica?
A diferença entre assinatura digital e eletrônica reside no nível de segurança da validação online de documentos.
Assinaturas eletrônicas (simples e avançadas) verificam a identidade por impressão digital, token, SMS, login, senha e certificados fora da ICP-Brasil, sendo aplicáveis em diversas transações como bancárias, relatórios, contratos e documentos jurídicos.
Já a assinatura digital (qualificada) requer certificados da ICP-Brasil, atuando como uma identidade virtual segura com forte criptografia (modelos A1 e A3 integráveis em plataformas compatíveis).
Não há uma opção superior universal; a escolha depende da necessidade de segurança.
Para alta segurança, como em compra de imóveis, a assinatura digital é preferível. Para documentos e transações com menor exigência de validade jurídica, assinaturas eletrônicas simples ou avançadas podem ser suficientes.
Por que escolher o TOTVS Assinatura Eletrônica?
Depois de saber o que é assinatura eletrônica e você quiser implementar a assinatura em formato eletrônico nos seus processos, conheça agora o TOTVS Assinatura Eletrônica e comece a contar com novas possibilidades e vantagens.
O TOTVS Assinatura Eletrônica é a plataforma para assinatura eletrônica de contratos e documentos da maior empresa de tecnologia do Brasil, sempre antenada às necessidades e tendências exigidas pelo mercado para oferecer soluções personalizadas.
Ao utilizá-la, você usufrui de diversos benefícios, como:
- Garantia de 100% de validade jurídica na assinatura dos documentos empresariais;
- Alto nível de segurança devido ao padrão de criptografia SHA256, uma das mais fortes do mercado;
- Proteção de armazenamento dos documentos na TOTVS Cloud, o que garante a sua integridade;
- Assinatura de qualquer documento, independentemente se foi ou não gerado no ecossistema TOTVS;
- Gestão e centralização de todo o processo de assinatura online, inclusive com uso de certificados digitais A1 e A3;
- Usabilidade, rapidez, praticidade e mobilidade, pois é possível acessar a plataforma do computador ou do dispositivo móvel.
E o melhor: você pode experimentar a ferramenta sem pagar nada por 30 dias!
Que tal entender mais sobre a solução e conferir quais os diferenciais e benefícios do TOTVS Assinatura Eletrônica? Confira já!
Conclusão
Neste conteúdo, falamos sobre o que é assinatura eletrônica e como ela está revolucionando a forma de validar contratos e documentos.
Abordamos as suas diferenças com a assinatura digital e comentamos a respeito dos benefícios que traz para as organizações, facilitando e potencializando a gestão.
Assinaturas eletrônicas já são amplamente usadas em instituições de ensino, imobiliárias, administradoras de condomínio, construtoras, incorporadoras, órgãos públicos, e-commerces, bancos, seguradoras e muitas outras companhias.
E uma de suas funções mais importantes é exatamente validar os contratos empresariais.
A propósito, você sabe o que é um contrato eletrônico e como fazer?
Respostas para as principais dúvidas sobre assinatura eletrônica
Antes de encerrar o conteúdo, que tal aprender um pouco mais sobre o assunto? Separamos algumas das principais dúvidas sobre assinatura em formato eletrônico, que garimpamos na internet e que leitores e clientes nos enviam, para simplificar o seu entendimento. Confira!
1. A assinatura eletrônica é segura?
Sim, a assinatura eletrônica para empresas e estabelecimentos é totalmente segura e apresenta o mesmo nível de validade jurídica que a assinatura manuscrita. Além disso, a solução tecnológica foi consolidada em lei, o que garante a sua legalidade.
O importante aqui é buscar por uma plataforma de assinatura que seja confiável e que esteja em conformidade com a lei!
2. Como saber se tenho uma assinatura eletrônica?
A assinatura em formato eletrônico para empresas é, comumente, adquirida de maneira terceirizada. Ou seja, como um serviço em uma plataforma que lhe dá os recursos necessários para realizar as assinaturas de maneira eletrônica.
Para saber se a sua empresa tem, basta saber se contratou o serviço de alguma fornecedora especializada.
3. O que fazer se a assinatura eletrônica estiver bloqueada?
No caso da assinatura eletrônica para empresas e para o uso comercial, não há como ela ser bloqueada. Essa é uma dúvida comum entre usuários de aplicativos bancários — o nome é o mesmo, mas, nesse caso, trata-se de uma chave para autorizar pagamentos e transações.
4. Posso fazer a integração de APIs para assinatura eletrônica?
Sim, a sua empresa pode fazer essa integração para que a sua assinatura digital (com certificado) seja utilizada na assinatura de documentos.
A API é uma aplicação que permite que você integre um programa ou serviço a outro programa ou serviço. O ideal é buscar por uma plataforma que permita a integração via API no próprio aplicativo.
5. Quais documentos aceitam assinatura eletrônica?
O recurso pode ser utilizado em ata de reunião, matrícula escolar, documentos jurídicos, relatórios corporativos, contratos compra e venda, contratos de empréstimos, contratos de prestação de serviços, contratos de plano de saúde e odontológico, assinatura de serviços essenciais como internet, água etc.
6. Quando utilizar a assinatura eletrônica
A assinatura eletrônica simples pode ser utilizada em acordos e contratos “com ente público de menor impacto e que não envolvam informações protegidas por grau de sigilo” (art. 5º da Lei 14.063).
A assinatura eletrônica avançada pode ser utilizada nesse mesmo cenário acima e também “no registro de atos perante as juntas comerciais”, conforme legislação.
7. Quem pode usar a solução?
Qualquer empresa, independentemente do tamanho ou segmento, pode utilizar uma plataforma de assinatura digital/eletrônica e usar com qualquer documento, agregando valor a sua gestão de contratos.
Uma pessoa física também pode utilizá-la em suas rotinas pessoais e profissionais.
8. É possível assinar digitalmente pelo celular?
Sim. Para quem utiliza iPhone, existe uma função nativa “Arquivos” que permite a assinatura em algumas situações.
Porém, é possível (e mais fácil) assinar digitalmente pelo celular com plataformas de assinatura que possuem aplicativos com esta finalidade, como o aplicativo Minha Assinatura Eletrônica da TOTVS.
Deixe aqui seu comentário