Como guardar arquivos na nuvem de forma segura?

Você certamente já sabe da importância de ter acesso a todos os arquivos empresariais de qualquer lugar do mundo. Guardar arquivos na nuvem deve ser uma prática comum em sua empresa, não é mesmo?

Para se ter uma ideia de como ela vem ganhando espaço, dados da Statista apontam que este mercado deve atingir cerca de US$376 bilhões até 2029.

Algumas perguntas vêm ganhando terreno e comprovam o interesse de pessoas físicas e jurídicas no tema: 

Como armazenar arquivos na nuvem grátis? Quanto custa 1 TB na nuvem? O que é melhor, Google Drive ou OneDrive?

Para além delas, é preciso, antes de mais nada, saber como armazenar arquivos na nuvem com segurança!

Vamos lá?

Afinal, o que é armazenamento em nuvem?

O armazenamento em nuvem (cloud storage) é uma forma de guardar arquivos em servidores remotos, que podem ser acessados pela internet. Esses arquivos podem ser usados a qualquer momento e de qualquer dispositivo conectado à rede.

Na prática, em vez de usar um pen drive, um HD externo ou a memória interna do seu computador ou smartphone, os arquivos são guardados em uma espécie de memória virtual.

Uma pesquisa da Statista aponta que o mercado de armazenamento em nuvem foi avaliado em US$70 bilhões em 2021, com estimativa de US$83 bilhões em 2022 e US$376 até 2029.

Essa facilidade no uso é só um dos benefícios que motiva o crescimento deste mercado. 

Quais são os benefícios de guardar arquivos na nuvem?

Você sabia que, de 2015 a 2022, o armazenamento de dados corporativos na nuvem subiu de 30% para 60%? De acordo com pesquisa da Statista, isso acontece devido à busca por cibersegurança, confiabilidade e agilidade dos negócios.

De fato, guardar arquivos na nuvem pode trazer diversas vantagens para sua empresa. Veja algumas delas:

Segurança

Um dos motivos para aprender como armazenar arquivos na nuvem é a segurança dos dados. Ao fazer isso, você evita o risco de perdê-los por causa de danos físicos, roubo ou perda do seu dispositivo. 

A segurança aparece em diversos aspectos, como:

• Uso de tecnologias de proteção para evitar invasões e vazamentos, como a autenticação multifator.
• Possibilidade de recuperar seus arquivos caso você os exclua por engano ou salve uma versão indesejada. 
• Manutenção de cópias dos arquivos e pastas excluídos por um determinado período de tempo, o que permite que você os restaure facilmente.

Infraestrutura moderna, flexível e escalonável

Ao guardar arquivos na nuvem, você não precisa se preocupar com a infraestrutura física para o armazenamento. 

É possível contar com servidores modernos e atualizados de terceiros, que garantem o funcionamento adequado do serviço. 

Basta ao gestor empresarial escolher o plano que melhor atende às suas necessidades e aumentar ou diminuir o espaço conforme a demanda.

Colaboração em tempo real

Outro benefício do armazenamento em nuvem é a possibilidade de colaborar com outras pessoas em tempo real. 

É possível criar pastas compartilhadas e dar permissões de acesso e edição para quem quiser. 

Assim, o trabalho em equipe com documentos, planilhas, apresentações e outros tipos de arquivos se torna mais fácil, pois não é preciso enviar e-mails ou fazer downloads.

Produtividade e mobilidade

Guardar arquivos na nuvem também aumenta a produtividade e a mobilidade de seus times. 

Afinal, a nuvem permite o acesso aos arquivos de qualquer lugar do mundo que tenha conexão com a internet, seja por meio de computador, smartphone ou tablet. 

O recurso também possibilita sincronizar os arquivos entre diferentes dispositivos e ter acesso offline aos mais importantes.

Facilidade para recuperar dados

Outra vantagem de aprender como salvar arquivos na nuvem é a facilidade para recuperar dados.

Mesmo em caso de desastres naturais, incêndios, enchentes ou outros eventos que possam danificar os equipamentos físicos, os arquivos estão salvos em servidores remotos e distribuídos.

Ou seja, é possível recuperá-los rapidamente e retomar as atividades empresariais sem maiores prejuízos.

Vantagem competitiva para a organização

Por fim, o armazenamento em nuvem traz uma vantagem competitiva para a sua organização. 

Ela permite reduzir custos com infraestrutura, aumentar a eficiência operacional, melhorar a qualidade dos serviços e a satisfação dos clientes, além de facilitar a inovação e a adaptação às mudanças do mercado.

E as desvantagens?

Apesar de todos os benefícios citados, o armazenamento em nuvem também tem algumas desvantagens que devem ser consideradas antes de adotar essa solução. Veja quais são elas:

• Necessidade de internet consistente: os benefícios da cloud dependem de ter uma internet de qualidade, confiável e consistente. Caso contrário, você pode enfrentar problemas de lentidão, instabilidade ou indisponibilidade do serviço. 
• Dificuldades em migrar para outro fornecedor: migrar dados entre provedores de nuvem pode ser difícil devido ao alto volume e à complexidade dos dados. Isso dificulta a troca de provedor em caso de insatisfação.
• Possibilidade de custo elevado: o armazenamento em nuvem pode ter um custo elevado, conforme o plano de assinatura escolhido e a quantidade de espaço e recursos necessários. Há ainda serviços que cobram taxas extras por transferências de dados ou por funcionalidades adicionais. 
• Riscos à privacidade dos dados: como os arquivos ficam armazenados em servidores de terceiros, você pode não ter controle total sobre eles. Alguns provedores podem acessar, analisar ou compartilhar seus dados com outras empresas ou órgãos governamentais, sem o seu consentimento. 

Agora que você já conhece as vantagens e as desvantagens do cloud storage, deve estar se perguntando como guardar arquivos na nuvem com segurança, certo?

Antes disso, vamos conhecer as empresas mais confiáveis que oferecem esse serviço!

Os melhores serviços para guardar arquivos na nuvem

Qual a melhor nuvem para guardar arquivos? O que é melhor, Google Drive ou OneDrive? 

A escolha do melhor serviço depende das suas necessidades e preferências. 

Existem diversos serviços de cloud storage disponíveis no mercado, cada um com suas características, vantagens e desvantagens. 

Confira a seguir alguns dos serviços mais populares e confiáveis para guardar arquivos na nuvem:

• OneDrive: serviço da Microsoft que oferece 5 GB de espaço gratuito e planos pagos a partir de R$9 por mês (100 GB). A grande vantagem é a integração com outros produtos da Microsoft.
• Dropbox: um dos serviços pioneiros, oferece 2 GB de espaço gratuito e planos pagos a partir de US$9,99 por mês (2 TB). É considerado o melhor armazenamento em nuvem para colaboração.
• iCloud: serviço de armazenamento da Apple que oferece 5 GB de espaço gratuito e planos pagos a partir de R$3,50 por mês (50 GB). Permite guardar arquivos de vários formatos e integrá-los com outros produtos da Apple.
• Mega: oferece 50 GB de espaço gratuito e planos pagos a partir de € 4,99 por mês (400 GB). Destaca-se pela segurança dos dados, pois utiliza criptografia de ponta a ponta e não tem acesso às chaves de criptografia dos usuários. 
• Google Drive: oferece 15 GB de espaço gratuito e planos pagos a partir de R$6,99 por mês (100 GB). A grande vantagem é a integração com outros aplicativos do Google. É o serviço de armazenamento em nuvem pessoal mais utilizado, de acordo com a Good Firms.

Como guardar arquivos na nuvem de forma segura na empresa?

Guardar arquivos na nuvem pode trazer muitos benefícios para a sua empresa, mas também requer alguns cuidados para garantir a segurança dos dados. Veja algumas dicas para fazer isso:

• Ative a autenticação em dois fatores: essa camada extra de segurança exige um código ou uma confirmação enviada para o seu celular ou email para acessar o serviço. Assim, você evita acessos indevidos.
• Faça backups regulares: é recomendável fazer backups regulares em outros dispositivos ou serviços para evitar a perda dos dados em caso de falhas técnicas ou ataques cibernéticos ao provedor de serviço.
• Escolha um serviço confiável: pesquise sobre a reputação do provedor de serviço, as certificações de segurança, criptografia, backup, recuperação e controle de acesso aos arquivos, e leia os termos de uso e a política de privacidade.
• Controle o acesso aos arquivos: defina quem pode acessar, visualizar ou editar os seus arquivos na nuvem. Dê permissões apenas para as pessoas que precisam dos dados para realizar suas atividades. Monitore as atividades dos usuários e revogue as permissões quando necessário.

TOTVS Assinatura Eletrônica

Guardar arquivos na nuvem com segurança e praticidade é mais fácil quando se utiliza outras tecnologias com a mesma preocupação, certo?

É o caso do TOTVS Assinatura Eletrônica, plataforma centralizada que permite assinar documentos digitalmente com validade jurídica e armazená-los na TOTVS Cloud com segurança. 

Com ela, você pode inclusive fazer a integração com outras soluções da TOTVS e com softwares de terceiros por meio de API.

Basta escolher o plano de assinatura que melhor se adapta às suas necessidades e ao seu orçamento. 

Mas fique tranquilo, pois todos os planos incluem signatários e usuários ilimitados, app Minha Assinatura Eletrônica e outros recursos que facilitam a rotina empresarial!

É uma solução completa para simplificar a assinatura e a segurança de documentos na sua empresa, com economia de tempo, dinheiro e papel. 

Experimente grátis por 30 dias o TOTVS Assinatura Eletrônica e comprove os benefícios!

Conclusão

Guardar arquivos na nuvem é uma forma prática, segura e eficiente de armazenar dados e acessá-los de qualquer lugar do mundo. 

Existem diversos serviços de armazenamento em nuvem disponíveis no mercado, cada um com suas vantagens e desvantagens. Por isso, é importante pesquisar e comparar as opções antes de escolher a melhor para você ou para a sua empresa.

Além disso, é preciso tomar alguns cuidados para garantir a segurança dos dados na nuvem, como escolher um provedor confiável, ativar a autenticação em dois fatores e outras ações. Aproveite para saber mais sobre segurança digital e como garanti-la na empresa!