Reconhecimento de firma é um procedimento legal que confirma a autenticidade da assinatura em um documento ao compará-la com uma assinatura-modelo arquivada no cartório.
Agora imagine que você precisa assegurar que as partes envolvidas em um contrato sejam de fato quem afirmam ser e solicite que façam este procedimento. Quais documentos para reconhecer firma?
Levar a documentação correta é o primeiro passo deste processo fundamental para a segurança empresarial.
Vamos ver o que é necessário para reconhecer firma?
Quais os documentos para reconhecer firma?
Os documentos necessários para reconhecer firma geralmente incluem o documento original que contém a assinatura a ser autenticada e, eventualmente, um documento de identificação oficial com foto do signatário, como RG, CNH ou passaporte.
No caso da apresentação da identidade, os cartórios a exigem para o reconhecimento de firma por autenticidade, que é comum em caso de transferência de veículos. Neste modelo, o signatário assina o livro de comparecimento no cartório.
Em situações específicas, pode-se exigir documentos adicionais, sendo importante consultar previamente o cartório em questão.
Dessa forma, a preparação adequada evita contratempos e assegura a eficiência do processo legal.
Além de saber os documentos para reconhecer firma, é preciso ficar atento ao custo envolvido no procedimento.
Qual o valor de reconhecimento de firma no cartório?
O custo para reconhecer firma varia conforme o estado, já que os emolumentos são definidos por tabelas de cada entidade federativa.
Em média, é um preço bastante acessível, entre cerca de R$ 10,00 a R$ 20,00.
Para reconhecimento de firma por semelhança (quando a assinatura no documento é comparada visualmente com a padrão) ou por autenticidade, os valores diferem, sendo o segundo geralmente mais caro.
O valor ainda pode mudar se o reconhecimento possui ou não valor econômico.
Sempre que houver alguma expressão monetária, como nos contratos de compra e venda ou, pagamento de taxas, costuma-se utilizar a firma com valor econômico.
Já em documentos como declaração de FGTS e autorizações para a abertura de contas, a firma é considerada sem valor econômico.
Em 2024, para o estado de São Paulo, por exemplo, temos:
- Reconhecimento de firma por autenticidade: R$21,43;
- Reconhecimento de firma por semelhança: R$8,37 (sem valor econômico) ou R$12,81 (com valor econômico).
É recomendável consultar o cartório para confirmar os valores atualizados.
Após conhecer quais documentos precisa para reconhecer firma, você se dirigirá a um cartório com a documentação em mãos. Mas qual cartório?
Posso reconhecer firma em qualquer cartório?
O reconhecimento de firma por semelhança deve ser feito no cartório onde a assinatura do indivíduo encontra-se registrada.
Isso porque a comparação é realizada com uma assinatura-modelo que o signatário deixa no arquivo do cartório. Para reconhecer firma por semelhança, é imprescindível que o cartório possua esta referência.
No entanto, se a pessoa possui o registro e o arquivo de sua assinatura em diversos cartórios do país, basta levar os documentos para reconhecer firma a qualquer um deles.
No reconhecimento por autenticidade, o signatário pode ir pessoalmente a qualquer cartório (ou enviar procurador constituído com poderes suficientes para isso).
Caso não possua ficha previamente aberta na serventia, deverá preencher e assinar o cartão de firmas e o cartão de depósito na presença do atendente.
Em alguns estados, a abertura de firma é cobrada à parte.
E, como você verá adiante, é possível reconhecer firma online.
O cartório pode se negar a reconhecer firma?
Existem situações específicas nas quais um cartório pode se negar a reconhecer firma. Isso pode ocorrer se:
- O documento estiver em branco, parcialmente preenchido ou com datas futuras;
- O signatário não possui registro de assinatura naquele cartório ou se houve alterações significantes na assinatura que não foram atualizadas junto ao órgão;
- Houver documentação incompleta ou indícios de irregularidades legais, como documentos de identificação replastificados ou com foto muito antiga;
- Houver discrepâncias significativas entre a assinatura apresentada no documento e a assinatura-modelo, o que sinaliza possíveis fraudes ou erros de preenchimento.
Até o momento, você conheceu os documentos para reconhecer firma, a negativa do cartório em alguns casos, o valor e onde realizar o procedimento.
Mas imagine que é preciso fazer o reconhecimento de firma do diretor da empresa em um contrato de compra e venda e ele está viajando. Posso reconhecer firma de outra pessoa?
Posso reconhecer firma de outra pessoa?
Sim, qualquer pessoa pode solicitar o reconhecimento de firma por semelhança, desde que tenha o documento com a assinatura a ser reconhecida, e que o autor da assinatura tenha firma aberta no cartório escolhido.
Já no caso do reconhecimento de firma por autenticidade, este é um ato pessoal e intransferível que exige a presença física da pessoa cuja assinatura será autenticada no documento.
É possível reconhecer firma online?
Com o avanço tecnológico e a busca por simplificação dos processos burocráticos, passou a ser possível reconhecer firma online por autenticidade.
O procedimento é viabilizado pelo e-Notariado, a plataforma do Colégio Notarial do Brasil. Para utilizá-lo, é preciso ficar atento a alguns detalhes:
- Ainda não é possível reconhecer firma online por semelhança;
- É preciso utilizar uma assinatura digital (aquela feita com certificado digital);
- A eficácia do reconhecimento online é reforçada pela utilização de tecnologias como blockchain;
- Para que o reconhecimento virtual seja efetuado, é essencial que o usuário possua uma assinatura já registrada em cartório;
- A verificação é feita por meio de videochamada com o tabelião, o que confere a mesma validade legal daquela realizada presencialmente.
Vantagens da digitalização para processos envolvendo documentos
A era digital transformou a maneira como empresas gerenciam documentos. A migração do papel para o digital é mudança fundamental para negócios que buscam eficiência operacional e segurança reforçada.
Ela proporciona vantagens que agilizam e aprimoram processos empresariais, tais como:
- Economia de espaço para armazenamento;
- Redução significativa no consumo de papel;
- Agilidade nos processos de envio e recebimento de documentos;
- Resiliência do negócio, pois os documentos digitais são menos suscetíveis a danos físicos;
- Maior segurança com uso de criptografia, controle de acesso e capacidade de rastreamento;
- Acesso facilitado aos arquivos digitais, o que aumenta a flexibilidade e a colaboração entre equipes.
Estas vantagens refletem uma revolução na forma como lidamos com a documentação no ambiente corporativo.
E se você quer responder com eficácia às demandas contemporâneas por produtividade e conformidade regulatória, precisa conhecer o TOTVS Assinatura Eletrônica.
TOTVS Assinatura Eletrônica
A TOTVS, líder em soluções tecnológicas no Brasil, oferece o TOTVS Assinatura Eletrônica, uma ferramenta essencial para modernizar o processo de assinatura de documentos em sua empresa.
Com a plataforma, você pode eliminar papel e reduzir os custos operacionais, ao mesmo tempo em que aumenta a segurança e agilidade nos processos de assinatura.
A plataforma é intuitiva e está em conformidade com as regulamentações legais, promovendo uma transformação digital eficiente.
Pronto para inovar na gestão documental da sua empresa? Descubra como o TOTVS Assinatura Eletrônica pode facilitar o seu dia a dia!
Conclusão
Compreender quais os documentos para reconhecer firma é crucial para a autenticidade de transações e operações empresariais.
Enquanto os métodos tradicionais de reconhecimento de firma em cartórios permanecem válidos, a tecnologia oferece caminhos inovadores que simplificam e aceleram o processo.
A digitalização e as soluções de assinatura eletrônica, como as oferecidas pela TOTVS, são exemplos de avanços que aliam conveniência e conformidade legal à rotina das empresas.
Saiba como escolher um bom sistema de gestão de assinaturas digitais!
Deixe aqui seu comentário