Sistema de gestão de assinaturas digitais: saiba como escolher

Equipe TOTVS | 28 abril, 2022

Falar em sistema de gestão de assinaturas pode levar muitas pessoas à confusão. O que faz parte do nosso dia a dia, especialmente nos momentos de lazer, é a gestão de assinatura Globoplay, Netflix, Deezer e outros serviços de streaming, certo? 

Já o gerenciador de assinaturas Google é voltado para os serviços da gigante de tecnologia, como o Google Ads. Por lá, você também faz a gestão de pagamentos recorrentes, por exemplo.

Mas nosso papo aqui é outro! Queremos abordar o sistema de gestão de assinaturas digitais, algo que revolucionou o dia a dia das empresas.

Para explicar melhor o assunto, falamos do conceito e do funcionamento do sistema de gestão de assinaturas, suas vantagens no ambiente corporativo e, claro, como escolher a melhor solução.

Acompanhe!

Como as assinaturas digitais beneficiam as empresas?

As assinaturas digitais são ferramentas de economia de recursos, especialmente tempo e dinheiro. Assinar documentos digitalmente torna a manipulação e o armazenamento deles mais eficaz, já que todo o processo é conduzido com etapas automatizadas e ágeis.

Para provar que as assinaturas digitais beneficiam as empresas de diversas maneiras, dê uma olhada nos dados abaixo:

  • De 2012 a 2017, o uso de assinaturas eletrônicas nas transações globais subiu de US$ 89 milhões para US$ 754 milhões.
  • Dados de 2015 apontavam que 82% das empresas norte-americanas gastavam US$ 8 bilhões por ano com gestão do papel naquela época.
  • Há previsão de que o mercado global de assinaturas eletrônicas tenha um crescimento anual 26,6% entre 2021 e 2030, podendo alcançar US$ 12.721,4 milhões até 2030.
  • Apesar de 90% das empresas brasileiras se preocuparem com o uso excessivo de papel, 63% delas ainda não utilizam a assinatura eletrônica de documentos, de acordo com a Serasa Experian.
  • De acordo com a Gartner, as empresas gastam 400 horas anuais buscando documentos e 25 horas refazendo aqueles não localizados. 

Desses dados, podemos entender que a digitalização dos documentos e a assinatura digital trazem benefícios na hora de localizar documentos, reduzir custos com impressão e evitar o retrabalho. 

Isso justifica os dados sobre ser um mercado bastante promissor.

Vamos entender melhor o que é uma plataforma de gestão de assinaturas digitais. 

O que é um sistema de gestão de assinaturas digitais?

Um sistema de gestão de assinaturas digitais é uma plataforma que automatiza todo o fluxo de distribuição do documento aos destinatários e à coleta das assinaturas dos envolvidos. Além de criar o fluxo, a plataforma gerencia todas as etapas e permite seu acompanhamento.

A automatização ocorre de algumas maneiras, como a programação da ordem de assinaturas que o sistema deve executar, com o posterior envio de notificações para o próximo signatário. 

Percebe que esse sistema não tem nada a ver com o gerenciador de assinaturas Google ou com a gestão de assinatura Globoplay? 

O foco aqui é a coleta de assinaturas eletrônicas e o gerenciamento do documento em ambiente digital, normalmente baseado em nuvem e integrado aos sistemas empresariais.

E o que é gestão de assinatura? Como funciona a plataforma de gestão de assinaturas digitais? 

Como funciona um sistema de gestão de assinaturas digitais?

Como acabamos de pontuar, o sistema de gestão de assinaturas automatiza o fluxo de distribuição para coletar assinaturas. E como isso acontece? Veja alguns passos simples:

  1. Faça o login e senha no sistema;
  2. Faça o upload dos documentos na plataforma;
  3. Envie os documentos aos destinatários e informe a eles a ação a ser executada (assinatura, validação ou testemunho), configurando o processo de coleta de assinaturas conforme as suas necessidades (ordem de assinatura, prazo etc.);
  4. Consulte os documentos pendentes de assinatura e aqueles que já foram assinados, remetendo-os novamente ao remetente se for o caso;
  5. Gerencie o processo de confirmação e validação das assinaturas;
  6. Armazene os documentos com segurança e encontre-os com facilidade sempre que precisar. 

Em geral, o sistema de gestão de assinaturas é contratado por meio de planos que apresentam diferentes pacotes de documentos para melhor atender à sua empresa.

Ou seja, o modelo de pagamento e cobrança é um plano de assinatura recorrente. E o que significa plano recorrente? É o plano em que você não precisa se preocupar em renovar o contrato mensalmente, pois isso acontece automaticamente. 

Esse modelo, inclusive, é o motivo pelo qual o fornecedor da plataforma de gestão de assinaturas deve realizar a chamada gestão de recorrência, com software de gestão de pagamentos. Mas isso é assunto para outro papo!

Vamos nos aprofundar nas vantagens da plataforma de gestão de assinaturas?

Quais são as vantagens de um sistema de gestão de assinaturas digitais?

Mostramos, com dados, que apenas 37% das empresas brasileiras adotam as assinaturas eletrônicas em suas rotinas. 

Se você ainda não adotou essa tecnologia, veja a seguir as vantagens que uma plataforma de gestão de assinaturas digitais pode trazer para seu negócio.

Aumento da produtividade

Já pensou perder horas buscando documentos e, após não encontrá-los, perder outras tantas horas para recriá-los? 

Essa perda de produtividade com processos manuais pode ser evitada com o uso do sistema de gestão de assinaturas eletrônicas. 

Ao demonstrar seu funcionamento, apontamos as etapas que o documento percorre com segurança até ser assinado e armazenado. Tudo é feito com rapidez. 

Você não precisa mais esperar vários dias para firmar suas negociações comerciais. Bastam apenas alguns minutos!

Acessibilidade e centralização

Existem sistemas de gestão de assinaturas digitais que apresentam diversas formas de acesso, bastando o acesso à internet. Seja no portal da web ou aplicativo mobile, você poderá acessar as funcionalidades do sistema da mesma maneira.

Além disso, essas plataformas centralizam a gestão e execução de assinaturas eletrônicas. Isso significa que todos os documentos assinados ficam armazenados nela, permitindo a busca inteligente por meio de filtros.

Algumas soluções permitem ainda que o gestor anexe arquivos complementares aos documentos, possibilitando consolidar todos eles em um envelope virtual.

Diminuição de custos

A diminuição de custos associada ao uso de assinaturas digitais e eletrônicas é bastante conhecida, mas não custa lembrar: nada de gastos com impressão, frete ou entrega do documento e reconhecimento de firma.

Pode parecer pouco, mas qualquer empresa de sucesso foca na melhoria contínua de seus processos para identificar e combater qualquer desperdício.

Acesso a notificações de validade

Você lembra que mencionamos a gestão de pagamentos recorrentes e a gestão de recorrência que deriva do modelo de assinatura deste sistema?

Essas plataformas de gestão de assinaturas emitem alertas para notificar o cliente sobre o vencimento da assinatura, a renovação ou o encerramento de um contrato.

São as chamadas notificações de validade, o que ajuda o cliente a analisar a solução e verificar se vale a pena continuar com a assinatura.

Otimização do tempo

Imagine que você precisa de uma assinatura do diretor jurídico em um documento confidencial a ser enviado para um parceiro. No entanto, ele está em outra cidade se preparando para uma palestra em um evento do segmento.

Esperar por sua assinatura pode fazer com que você perca a oportunidade de parceria, certo?

Com a plataforma de gestão de assinaturas, você pode obter o aval do diretor jurídico de longe, otimizando o tempo em seus processos de negócio. 

Possibilidade de acompanhar os status dos processos

As soluções inteligentes de gestão de assinaturas apresentam um painel de controle ou dashboard em que você pode acompanhar os status dos processos. 

Inclusive, pode acrescentar observadores, que acompanham todas as etapas da assinatura e as movimentações do documento sem interferir no fluxo de assinaturas. Eles também recebem notificações sobre o status do processo. 

Integração com outros sistemas

Outra grande vantagem do sistema de gestão de assinaturas é a possibilidade de integração com outros sistemas por meio de APIs.

Se você já possui um ERP, poderá integrar as soluções.

Mais segurança

As assinaturas digitais já são reconhecidas pelos tribunais brasileiros como recursos válidos, autênticos e legítimos. 

A plataforma de gestão de assinaturas segue a mesma lógica não só para garantir a validade desse recurso, mas também a segurança da informação e do documento. 

Com as assinaturas eletrônicas, o risco de duplicação ou alteração do próprio documento é bem menor. 

Além disso, o sistema conta com criptografia na hora de assinar e armazenar os documentos na nuvem.

Aumento na satisfação dos clientes

Já pensou na satisfação do seu cliente ao proporcioná-lo a chance de assinar documentos importantes de onde estiver? É isso que o sistema de gestão de assinaturas eletrônicas faz. 

O cliente não precisa mais perder tempo com deslocamento e pode fazer negócios com sua empresa de forma simples e rápida.

Como escolher um sistema de gestão de assinaturas digitais?

Com tantos benefícios, é fácil imaginar que você quer contar com um sistema de gestão de assinaturas digitais em seu negócio. 

O primeiro passo é avaliar as necessidades reais do negócio para saber qual plano será o mais adequado à sua realidade.

Na sequência, escolha apenas fornecedores que são referências no mercado e que apresentam soluções inteligentes. Em geral, são empresas com ótimo suporte técnico aos clientes. 

Além desses aspectos básicos, apontamos outras três questões para você avaliar: segurança, integração e usabilidade.

Avalie a segurança da plataforma de assinatura

As assinaturas eletrônicas, inclusive a digital, possuem validade jurídica, motivo pelo qual esse mercado está em franco crescimento. 

De igual maneira, o sistema de gestão deve oferecer formas de garantir a autenticidade do processo de assinatura e da integridade do documento em todas as etapas.

Ou seja, é preciso ter segurança no upload, no envio, na assinatura e no armazenamento do documento digital.

Por isso, verifique como é feito o acesso da plataforma, como o processo de assinatura é documentado, se existem diferentes níveis de acesso e autenticação, certificado digital, criptografia e outros recursos de segurança.

Se a solução gerar um protocolo com QR Code e hash única após a assinatura, melhor. É uma forma de garantir a integridade dos arquivos e das assinaturas armazenadas. 

Confira se o sistema de gestão de assinaturas possibilita a integração de ferramentas

Uma boa plataforma de gestão de assinaturas deve apresentar API para incorporar e conectar seus serviços a ERPs e outros sistemas.

Se houver integrações nativas, ótimo, pois elas podem otimizar bastante a rotina de assinaturas de documentos  eletrônicos.

Caso seu fornecedor apresente novas integrações nativas com outros produtos deles, excelente. É um sinal de que ele está sempre em busca de melhorar suas ferramentas e oferecer as melhores soluções ao cliente.

Veja se a interface da plataforma de gestão assinatura é amigável e intuitiva

De nada adianta contar com um sistema de gestão de assinaturas eletrônicas incrível, seguro e com integrações, se a usabilidade não é legal.

O usuário não pode ter dificuldades em utilizar a plataforma. Tudo deve ser intuitivo, porque você nunca sabe com qual pessoa sua empresa se relacionará.

Imagine que seu cliente já está na terceira idade e utiliza somente o e-mail no ambiente virtual. Caso você precise de uma assinatura digital dele, é fundamental que o e-mail de solicitação seja o mais fácil possível, certo?

Além disso, é importante que a usabilidade se mantenha na tecnologia mobile, tudo em prol da experiência do usuário. 

TOTVS Assinatura Eletrônica

Segurança, integração e usabilidade são benefícios que você poderá encontrar no TOTVS Assinatura Eletrônica.

O sistema de gestão de assinaturas da maior empresa de tecnologia do Brasil é uma plataforma centralizada que permite a gestão e a execução de assinaturas com total segurança e validade jurídica aos documentos. 

Além de tecnologia mobile (app Minha Assinatura Eletrônica), conformidade à LGPD e padrão de criptografia SHA256, a solução da TOTVS é também compatível com os modelos de certificado A1 e A3.

O gestor pode, ainda, visualizar o dashboard para controlar os documentos nos quais participou de alguma forma no processo de assinatura, seja como remetente, seja como destinatário.

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Conclusão

Um sistema de gestão de assinaturas digitais é uma plataforma centralizada que automatiza o fluxo de distribuição e assinatura eletrônica do documento, desde seu upload na ferramenta até o armazenamento. 

É uma solução que proporciona diversos benefícios às empresas, como integração, segurança, redução de custos e otimização do tempo.

Para usufruir de todas as vantagens, o gestor deve escolher bem seu sistema, avaliando aspectos importantes que garantem a validade e a integridade da assinatura.

Essa é a proposta da TOTVS com a ferramenta TOTVS Assinatura Eletrônica!

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