Como criar uma assinatura? Conheça 5 tipos + passo a passo

Quantas transações sua empresa realiza por dia? Certamente são muitas, algumas de modo presencial e tantas outras de forma remota. E para ter eficiência ao firmar documentos, é preciso saber como criar uma assinatura adequada para cada relação.

Existem diferentes tipos de assinaturas, e cada uma delas atende a determinada finalidade ou confere maior ou menor grau de segurança. 

Quer saber como fazer a sua assinatura? Neste artigo, exploramos cinco tipos diferentes e apontamos um passo a passo detalhado para cada uma. Assim, você conseguirá entender qual delas melhor se adapta ao seu modelo de negócio. 

Preparado para modernizar sua forma de assinar documentos? Vamos lá!

Como criar uma assinatura? 5 tipos e o passo a passo para a criação

Na era digital, conhecer os diferentes tipos de assinaturas é essencial para escolher a opção que mais atende às demandas específicas de seu negócio. 

Seja para confirmar a autenticidade de documentos físicos ou digitais, cada tipo possui suas peculiaridades. 

Abaixo, detalhamos cada uma e apresentamos um passo a passo para que você saiba exatamente como criar uma assinatura que confira legalidade e legitimidade aos seus documentos.

1. Como criar uma assinatura manual?

A assinatura manuscrita ou manual é a forma mais tradicional e conhecida de validar documentos. É o método no qual a pessoa assina seu nome de próprio punho em um pedaço de papel. 

Este tipo de assinatura tem validade jurídica reconhecida no mundo inteiro e é amplamente utilizada em contratos empresariais, acordos, documentos legais e notariais, dentre outros.

E como criar uma assinatura personalizada manualmente? Veja algumas dicas:

• Inspire-se: observe assinaturas de outras pessoas para encontrar elementos marcantes;
• Destaque elementos: enfatize iniciais ou use sublinhados para fortalecer a identidade visual;
• Opte pela legibilidade: assinaturas claras e detalhadas são mais difíceis de serem falsificadas;
• Experimente: teste diferentes estilos para encontrar a combinação ideal de estética e praticidade.
• Avalie seu estilo atual: considere torná-lo simples para clareza, ou complexo para sofisticação e personalização;
• Proteja-se legalmente: mantenha consistência com assinaturas em documentos oficiais e evite assinar em branco.

Por fim, reproduza a assinatura escolhida até que possa fazê-la sem pensar. E tenha em mente que traços contínuos e elementos gráficos únicos podem prevenir falsificações. 

2. Como criar uma assinatura rubrica?

A assinatura rubrica é uma versão simplificada da assinatura manual e geralmente é composta pelas iniciais ou por traços específicos do nome completo do signatário. 

Ela é utilizada para agilizar a validação em documentos com várias folhas ou em situações onde uma assinatura completa não é necessária, como na aprovação de relatórios internos ou na confirmação de recebimento de mercadorias.

Ela tem validade jurídica e é reconhecida legalmente, desde que o signatário a reconheça como tal em um termo ou tenha-a registrado em cartório, quando aplicável.

Veja como criar uma assinatura rubrica:

1. Analise sua assinatura: verifique os elementos que acha mais marcantes;
2. Defina os traços da rubrica: escolha uma forma simplificada da sua assinatura (primeiro nome ou iniciais, por exemplo) que possa ser rápida e facilmente reproduzida;
3. Use em documentos adequados: após ter a rubrica definida e legalizada, utilize-a em documentos internos ou de menor relevância legal.

Além de praticar a consistência a cada uso para evitar questionamentos sobre a autenticidade, você deve, dependendo do contexto, registrar sua rubrica em cartório ou junto à empresa/instituição para fins de validação oficial.

3. Como criar uma assinatura de e-mail?

A assinatura de e-mail é um bloco de texto automaticamente adicionado ao final das mensagens enviadas. Em geral, contém informações de contato do remetente, como nome, cargo, empresa e dados para comunicação. 

Ela não apenas economiza tempo como também serve para reforçar a identidade profissional e promover a marca de sua empresa.

E como criar uma assinatura de e-mail com seu nome? Veja:

1. Abra as configurações de e-mail: na maioria dos aplicativos de e-mail, haverá uma seção ‘Assinaturas’ ou ‘Configurações’ que você pode editar;
2. Insira suas informações: digite seu nome, título, empresa, número de telefone, site e quaisquer outros dados de contato relevantes;
3. Personalize a aparência: use a formatação para tornar a assinatura visualmente agradável e profissional, respeitando a identidade visual da empresa;
4. Inclua elementos extras: considere adicionar imagens, logotipos, links para redes sociais ou até mesmo um CTA (call-to-action) se for relevante;
5. Preview e salvamento: verifique a pré-visualização da assinatura e, se estiver satisfeito, salve as alterações.

Embora uma assinatura de e-mail não tenha valor jurídico como uma assinatura digital ou eletrônica, ela é fundamental na correspondência diária do mundo dos negócios e serve como uma extensão do cartão de visitas profissional.

4. Como criar uma assinatura digital?

A assinatura digital é uma espécie de assinatura eletrônica baseada no uso de um certificado digital ICP-Brasil que garante a integridade e a autenticidade de documentos eletrônicos. 

Ela possui uma infraestrutura de chaves públicas que verifica a validade da assinatura e é amparada legalmente em muitos países ao redor do mundo, sendo vinculada de maneira única ao signatário.

E como criar uma assinatura digital? Confira:

1. Obtenha um certificado digital: adquira um certificado de uma autoridade certificadora vinculada à ICP-Brasil;
2. Instale o software: utilize o aplicativo fornecido pela autoridade certificadora para instalar o certificado no seu dispositivo.

Pronto. Agora você já pode fazer uma assinatura digital, e para saber isso, nada melhor do que aprender a assinar um documento com certificado digital:

1. Prepare o documento: abra o documento que precisa ser assinado digitalmente em um software compatível com assinaturas digitais;
2. Selecione a opção de assinar: no software, procure pela opção “Assinar Documento (com certificado A1/A3)” ou “Adicionar Assinatura Digital”;
3. Autentique-se: durante o processo de assinatura, será solicitado o PIN do seu certificado digital para autenticação;
4. Verifique e finalize: após assinar, confira se o documento tem um indicativo de “Assinado Digitalmente” e guarde-o adequadamente.

As assinaturas digitais são amplamente utilizadas em contextos legais, acordos empresariais e outras transações online onde a confirmação de validade e identidade são críticas.

São, inclusive, a forma mais segura de assinar um documento digitalmente.

Leia também: Assinatura digital impressa tem validade? Entenda!

5. Como criar uma assinatura eletrônica?

A assinatura eletrônica engloba meios eletrônicos para identificar o signatário e expressar sua aceitação em documentos digitais.

Ela é comum em uma variedade de cenários, desde processos internos de RH a contratos de compra e venda. A chave para sua eficácia é definir, antes de mais nada, o grau de segurança jurídica necessária para cada transação. 

Prevista em lei, e portanto com validade jurídica, é amplamente utilizada para assinar documentos online sem a necessidade de impressão ou envio físico. 

Para saber como criar sua assinatura eletrônica, é preciso definir inicialmente qual será o tipo usado:

• Assinatura eletrônica simples: uso de nome, assinatura digitalizada  ou e-mail no documento;
• Assinatura eletrônica avançada: utiliza certificados não emitidos pela ICP-Brasil, biometria ou token, dentre outros meios, como a assinatura gov.br;
• Assinatura eletrônica qualificada: uso de certificado digital padrão ICP-Brasil (assinatura digital). 

Após a definição, você precisará de um sistema de gestão de assinatura eletrônica para assinar o documento com a assinatura que desejar.

Leia também: Assinatura eletrônica qualificada, simples, avançada: as diferenças

Como escolher o melhor tipo de assinatura para sua empresa?

Após aprender como criar uma assinatura, a escolha do tipo correto para a sua empresa é fundamental para o sucesso e segurança das transações. 

Para decidir, leve em consideração a:

• Necessidade de validação jurídica;
• Frequência de assinaturas necessárias;
• Natureza dos documentos (grau de sigilo e segurança necessários).

Enquanto a assinatura manual ainda é exigida em algumas circunstâncias legais e formais, a assinatura digital e eletrônica oferecem a rapidez necessária para negócios dinâmicos que operam online. 

As assinaturas de e-mail e rubricas são mais informais, mas cumprem papéis igualmente importantes na autenticação de comunicações e documentos do dia a dia. 

Avalie a compatibilidade com a infraestrutura de tecnologia da empresa, assim como a facilidade de integração e conformidade com a legislação aplicável relevante para o seu setor.

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A plataforma é prática e intuitiva e pode ser integrada a diversos processos empresariais, desde contratos até autorizações internas. 

A TOTVS, uma empresa brasileira líder no desenvolvimento de software de gestão, garante confiabilidade e suporte técnico especializado.

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Conclusão

O avanço da tecnologia trouxe não só um conjunto robusto de ferramentas para saber como criar uma assinatura, mas também facilitou o processo. 

Mas antes de criar diversos tipos, entenda as necessidades específicas do seu negócio para escolher a solução de assinatura que melhor atenda a essas exigências. Assim, é possível garantir conveniência sem comprometer a segurança ou a conformidade legal. 

A adoção de assinaturas digitais ou eletrônicas pode representar um forte impulso na transformação digital de sua empresa, simplificar operações e aprimorar a experiência tanto de colaboradores como de clientes.

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