Uma boa gestão de arquivos e documentos extrapola a simples organização da documentação empresarial em pastas e gavetas. Ela se tornou um elemento essencial para sustentar a eficiência operacional e a tomada de decisões estratégicas.
Quando realizada de modo eficaz, evita perda de tempo e recursos, minimiza riscos e contribui para a conformidade legal.
Hoje, abordaremos a relevância desse aspecto da administração empresarial e as melhores práticas para implementá-lo na sua empresa.
Vamos responder a perguntas comuns, como “O que significa gestão de arquivos?” e “Quais são os três tipos de arquivos?”, e finalizaremos com boas práticas de gestão de documentos e arquivos digitais e físicos.
Acompanhe!
O que é a gestão de arquivos?
Gestão de arquivos é uma disciplina que se concentra no manejo eficiente e sistemático de informações e documentos empresariais, desde a criação até a eventual disposição ou arquivamento permanente.
Essa gestão:
- Envolve processos meticulosos de classificação, armazenamento, preservação e recuperação de documentos;
- Deve ser projetada para se adequar aos objetivos organizacionais e promover a transparência e a acessibilidade;
- Proporciona uma base para práticas robustas de governança de dados de modo a garantir que a informação crítica esteja disponível e acessível quando necessário.
E como fica essa gestão com a transformação digital pela qual as empresas estão passando nos últimos anos?
Gestão de arquivos digitais
Atualmente, o fluxo de gestão de arquivos e documentos não se dá apenas em ambiente físico, pelo contrário.
A gestão de arquivos digitais está em alta atualmente, pois a maioria das transações e interações comerciais agora ocorrem em ambientes eletrônicos, o que exige ferramentas e sistemas especializados.
Diante disso, um pilar importante da gestão de arquivos e documentos também se adequa à nova realidade: o princípio da organização.
Este princípio nada mais é do que a capacidade de recuperar rapidamente as informações desejadas.
Ela abrange atualmente documentos físicos e digitais e exige práticas consistentes e atualizadas de catalogação e armazenamento, inclusive em ambiente eletrônico.
Em última análise, seja em ambiente físico ou digital, uma abordagem sistemática e estruturada para a gestão de documentos e arquivos permite que as empresas minimizem custos, otimizem processos e permaneçam em conformidade com regulamentos legais e industriais.
Vamos entender melhor essa importância.
Leia também: Como organizar documentos de uma empresa: 13 dicas
Por que a gestão de arquivos é importante para as empresas?
A gestão de arquivos e documentos é um pilar central na infraestrutura organizacional das empresas por inúmeros motivos.
Em uma era onde a informação é um dos ativos mais valiosos, ter um sistema gerencial eficiente para documentos e dados pode significar a diferença entre sucesso e fracasso.
Aqui estão alguns motivos que destacam a sua importância:
- Preservação da memória corporativa: essa gestão permite a preservação de documentos históricos e operacionais cruciais para a memória e a continuidade empresarial;
- Proteção de dados: o armazenamento seguro protege contra perda de dados, acesso indevido e ataques cibernéticos, preservando a integridade e a confidencialidade das informações corporativas;
- Eficiência operacional: com boas práticas de gestão de documentos e arquivos digitais, os funcionários podem encontrar rapidamente as informações de que precisam, o que reduz o desperdício de tempo e melhorando a produtividade;
- Conformidade legal: as empresas estão sujeitas a inúmeras regulamentações que exigem a manutenção adequada de registros, como a LGPD. Uma gestão assegura que todos os documentos legais sejam armazenados e acessados conforme o necessário para atender requisitos legais e auditorias.
Dessa forma, implementar um bom fluxo de gestão de arquivos e documentos não é apenas uma questão de armazenamento, mas um componente estratégico da gestão de conhecimento e ativos da empresa.
Quais são os três tipos de arquivos?
Em uma estrutura organizada de gestão documental, os arquivos normalmente são classificados em três categorias principais, cada uma atendendo a diferentes estágios do ciclo de vida documental.
Entender essas categorias é fundamental para implementar uma estratégia eficaz de arquivamento e recuperação de informações.
Confira a seguir as especificidades dos arquivos corrente, intermediário e permanente.
Arquivo corrente
Os arquivos correntes são documentos ativamente utilizados e frequentemente acessados pela organização.
São essenciais para as operações diárias e, geralmente, incluem contratos em vigor, correspondências recentes, documentos financeiros do ano corrente e registros de transações atuais.
A maneira como uma empresa gerencia seus arquivos correntes pode impactar significativamente sua eficiência operacional devido à necessidade de um acesso rápido e fácil.
Algumas boas práticas de gestão de documentos e arquivos digitais e físicos do tipo corrente são:
- Mantenha os arquivos correntes próximos dos locais de trabalho;
- Use um sistema de indexação ou catalogação para facilitar a localização;
- Implemente controles de acesso e segurança para proteger informações sensíveis.
Além disso, é crucial estabelecer um fluxo de gestão de arquivos e documentos que permita a transição ágil dos arquivos correntes para a próxima etapa do ciclo de vida quando não forem mais necessários diariamente.
Arquivo intermediário
Após o estágio de arquivo corrente, os documentos que não são mais necessários com frequência, mas que ainda precisam ser mantidos por razões legais, fiscais ou operacionais, movem-se para o arquivo intermediário.
Este tipo de arquivo serve como uma estação de transição antes de se tornar um arquivo permanente ou ser descartado.
Os arquivos intermediários geralmente têm restrições de acesso mais rígidas e são armazenados em um local menos acessível do que os arquivos correntes.
Para a gestão desses arquivos:
- Determine e adira estritamente aos períodos de retenção de documentos;
- Avalie periodicamente os documentos intermediários para descarte ou reclassificação;
- Organize-os em um sistema que permita fácil recuperação, como códigos de barras ou digitalização.
Ao lidar com a gestão de arquivos e documentos intermediários, é essencial manter a eficiência sem comprometer a integridade dos documentos e a conformidade com as regulamentações pertinentes.
Arquivo permanente
Os arquivos permanentes são documentos históricos ou de longo prazo que têm valor contínuo para a empresa, tais como relatórios anuais, documentos fundacionais importantes, registros legais vitais, e materiais de pesquisa significativos.
São arquivos raramente acessados, mas que precisam ser preservados indefinidamente devido ao seu valor institucional ou cultural.
As boas práticas de gestão de documentos e arquivos digitais e físicos permanentes são:
- Utilize métodos de catalogação detalhada para facilitar a referência futura;
- Considere a digitalização para garantir a preservação a longo prazo e o acesso remoto;
- Assegure condições ótimas de armazenamento para preservar a integridade dos documentos.
Entendeu quais são os três tipos de arquivos? Apontamos algumas práticas relacionadas especificamente à gestão deles, mas há medidas genéricas essenciais, que apontamos a seguir.
Como fazer a gestão de arquivos de forma eficiente?
A informação é hoje um ativo tão importante quanto qualquer outro para as empresas.
Com a transformação digital, a possibilidade de convertê-la em valor para os negócios se tornou ainda maior. Por esse motivo, o gerenciamento de arquivos se tornou uma parte tão importante da rotina do gestor.
A estratégia de armazenamento adotada, principalmente nos processos de gestão, é fundamental para que haja organização e, consequentemente, eficiência no uso.
Pensando nisso, mostraremos aqui algumas dicas essenciais para uma gestão de arquivos digitais e físicos eficiente.
1. Crie um código específico
A primeira boa prática é criar uma padronização para a nomeação de arquivos, baseando-se em um código específico.
Um bom exemplo é começar com a inicial do setor, o nome do autor e o nome do documento. Por exemplo: “F-Silva-Solicitação de compras”, para um arquivo do setor financeiro.
No caso de grandes empresas, o nome do autor pode ser substituído por sua matrícula. O padrão, no entanto, deve ser pensado de forma a atender às necessidades específicas da empresa.
E por que isso é importante?
A Associação Brasileira das Empresas de Gerenciamento de Dados (ABGD) aponta que um dos principais problemas relacionados a essa prática é a dificuldade de encontrar arquivos importantes.
Isso acontece pela falta de padronização adotada ao gerenciar arquivos. Cada arquivo é nomeado e armazenado com critérios diferentes, por pessoas diferentes, o que causa enorme perda de tempo para encontrar os documentos.
Com o código, esse problema é resolvido.
2. Padronize o tipo de arquivo
Separe os arquivos em tipos específicos, de acordo com a sua finalidade, o que permite que o acesso e o gerenciamento desses dados sejam facilitados.
Um bom exemplo é a distinção entre documentos ativos e inativos.
Os ativos são de uso frequente (formulários de inscrição, planilhas de valores, contratos, etc.). Já os inativos, são menos utilizados (documentos de acordos específicos, plantas, projetos, etc.) e documentos nulos, que raramente são procurados.
Esse tipo de distinção será mais eficiente se aplicado às pastas nas quais os arquivos estão armazenados, pois reduzirá o número total de itens em cada uma.
Leia também: Classificação de documentos: importância e formas de fazer
3. Defina o formato e o suporte
É importante que os documentos tenham informações para ajudar a rastrear a sua origem, assim como o formato específico em que se encontram.
Essa é uma prática que muitas empresas costumam ignorar, mas que faz uma grande diferença. Principalmente no caso de documentos que são mantidos com cópias impressas.
Imagine que um técnico da manutenção vai atualizar um checklist das ações preventivas de uma máquina na virada do mês.
O papel assinado deve ser armazenado, e um novo documento deve ser impresso. Entretanto, se ele não encontrar na folha o link para o local de origem ou o endereço do servidor, não conseguirá concluir o seu trabalho.
Com essa dificuldade, ele perderá muito mais tempo para encontrar e imprimir o novo documento. E isso se repetirá com cada técnico, em cada máquina, todos os meses.
Logo, é importante que haja uma padronização de formato e suporte (físico ou digital) de cada arquivo por meio de uma gerência do sistema de arquivos.
4. Determine a temporalidade do documento
Criar uma tabela de temporalidade é um meio de facilitar que os funcionários encontrem o prazo específico para cada tipo de documento e executar limpezas periódicas.
Documentos de projetos terminados, por exemplo, podem passar de ativos para inativos. Contratos encerrados, por sua vez, se transformam em nulos, pois raramente serão acessados — ainda que o armazenamento continue sendo necessário.
Tenha em mente que o excesso de documentos pode ser um problema tão grande quanto a ausência de um deles. Em caso de auditoria ou fiscalização, é importante garantir que certos arquivos estejam disponíveis.
Por isso, ter uma tabela de temporalidade garante que somente os documentos necessários e importantes permaneçam sob gestão.
5. Estabeleça níveis de acesso
Estabelecer níveis de acesso nada mais é do que dar a cada profissional somente o acesso aos documentos que são necessários para executar a sua função. O compartilhamento indevido de arquivos deve ser combatido.
Além de colocar em risco a segurança jurídica da sua empresa, o acesso indiscriminado promove uma cultura de tráfego não-monitorado da informação.
Em pouco tempo, a organização e controle de documentos pode ser totalmente comprometida.
6. Unifique o arquivo e mantenha backups
Armazenar os arquivos em um único lugar é a melhor forma de garantir a organização.
Se eles ficam espalhados, torna-se mais difícil encontrá-los. Se apenas um profissional sabe a localização de um documento específico, os demais ficarão prejudicados em suas tarefas.
Além disso, é preciso estar atento à segurança da informação de uma maneira geral. É neste contexto que um sistema de gestão que faz o backup dos arquivos pode ser a solução ideal para evitar esse problema.
Leia também: Segurança de documentos: as 10 melhores práticas
7. Invista em tecnologia
A digitalização dos negócios e o gerenciamento de arquivos e pastas feito de forma eletrônica é uma tendência inevitável.
Essa prática evita problemas comuns, como documentos perdidos ou extraviados, roubos de informações sigilosas, alto custo de armazenamento e impressão, desperdício de papel e dificuldade para localizar arquivos.
Por esse motivo, é essencial investir na digitalização de arquivos e em um sistema de gerenciamento de arquivos, que atualmente costumam ser hospedados em nuvem.
De forma simples, os arquivos ficam armazenados em um servidor digital contratado e os seus funcionários podem acessá-los de qualquer lugar. Tudo isso por meio de autorização da empresa e de uma senha.
Na jornada para uma gestão de arquivos e documentos eficiente, a tecnologia representa o futuro.
Além de soluções de armazenamento em nuvem, a adoção de sistemas inovadores como o TOTVS Assinatura Eletrônica é um salto estratégico que alavanca a segurança e produtividade.
TOTVS Assinatura Eletrônica
Complementando as soluções digitais para gestão de documentos, o TOTVS Assinatura Eletrônica traz uma resposta ágil e segura para o processo de assinaturas de documentos.
Este sistema de gestão de assinaturas digitais permite que contratos e demais documentos importantes sejam assinados eletronicamente, com plena validade jurídica, sem a necessidade de recursos físicos.
A interoperabilidade com diferentes sistemas e a conformidade com regulamentações asseguram uma integração perfeita à gestão de arquivos digitais na sua empresa.
Os processos tornam-se mais rápidos, os custos operacionais são reduzidos e a experiência de assinatura é simplificada para todos os envolvidos.
Otimize a gestão documental da sua empresa e eleve a segurança das suas transações com o TOTVS Assinatura Eletrônica.
Conclusão
A capacidade de executar uma boa gestão de arquivos é um diferencial significativo nas operações comerciais modernas.
Ela pode elevar uma empresa de seu estado atual para uma posição de vanguarda em sua área de atuação, desde que se adote boas medidas nessa administração.
Práticas rigorosas são fundamentais para a conformidade e eficiência empresarial.
De igual maneira, permitem a criação de um ambiente empresarial ágil e adaptável – um ambiente onde a tomada de decisões é acelerada pela facilidade de acesso a informações cruciais e onde há uma redução significativa de riscos e custos operacionais.
Uma das práticas de destaque é a adoção de tecnologias, como os sistemas de gestão de documentos e assinatura eletrônica.
Para expandir sua compreensão e aproveitar ainda mais as de gestão documental, confira tudo sobre a gestão eletrônica de documentos!
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