A agilidade e a segurança são valores inestimáveis na dinâmica atual dos negócios, e isso passa por estar bem informado sobre as transações comerciais, como a locação de imóveis.
Por isso, seja você empresário ou gestor, entender os documentos necessários para contrato de aluguel comercial é essencial para preservar seus interesses e garantir a conformidade jurídica.
Neste artigo, vamos desvendar as etapas e requisitos para uma locação comercial eficiente, destacando o papel da tecnologia nos processos contratuais. Confira!
Quais são os documentos necessários para contrato de aluguel comercial?
Antes de firmar um contrato de aluguel comercial, é crucial reunir a documentação apropriada. O conjunto de documentos varia conforme a natureza do locatário – pessoa física ou jurídica.
Além disso, há mudanças que aparecem conforme o tipo de garantia, como no caso dos documentos necessários para locação de imóvel comercial com fiador.
A seguir, detalharemos o que é exigido em cada caso.
Pessoa física
Imagine que você, pessoa física, precisa de um novo espaço de atendimento a pacientes. O que precisa para alugar uma sala comercial?
Ao alugar um imóvel comercial enquanto pessoa física, o locatário deve apresentar uma série de documentos para comprovar sua identidade e capacidade financeira. São eles:
- Comprovante de residência atualizado;
- Ficha cadastral para locação completa e assinada para assegurar a veracidade das informações fornecidas neste processo;
- Cópia autenticada de documento de identificação oficial com foto (RG, CNH, passaporte etc.) e CPF do locatário e do cônjuge (se houver);
- Comprovantes de renda recentes (extratos bancários, declaração de imposto de renda ou holerites) com valor mínimo de três vezes o valor da locação.
Há também a possibilidade de solicitar certidão de nascimento, casamento ou divórcio, e informações a respeito de bens imobiliários, se o locatário possui imóveis.
E quais documentos o locador deve apresentar? Os documentos necessários para contrato de aluguel comercial, por parte de quem aluga o imóvel, são:
- Documentos de identificação;
- Certidão de nascimento/casamento/união estável;
- Comprovante de residência, telefone, e-mail, profissão e dados bancários.
Pessoa jurídica
Já para empresas interessadas em locação comercial, os documentos necessários para contrato de aluguel comercial expandem-se para incluir os que validam a existência e a regularidade jurídica da pessoa jurídica. Veja:
- Comprovante de endereço da organização;
- Declaração de imposto de renda empresarial;
- Ficha cadastral para locação preenchida pela empresa;
- Comprovante de residência dos sócios da organização;
- Cópias autenticadas dos documentos de identificação dos sócios da empresa;
- Cartão do CNPJ e contrato social atualizado ou última alteração contratual;
- Demonstrativos financeiros como balanços patrimoniais e demonstrativos de resultado do exercício (DRE) assinado pelo contador registrado;
- Outros registros legais, como ficha de inscrição municipal ou estadual, certidões negativas de débitos junto a órgãos federais, estaduais e municipais.
E o locador? Quais documentos para contrato de locação comercial? A empresa deverá apresentar:
- Comprovante de endereço;
- Certidão de estado civil atualizada;
- Documentos de identificação, telefone, e-mail e profissão dos sócios e cônjuges, se houver;
- Contrato social, inscrição estadual, cópia do CNPJ, telefone, e-mail e dados bancários da empresa.
Além desta lista de documentos necessários (locador e locatário), há outras exigências quando há fiador na transação.
Locação com fiador
A locação com fiador é uma das modalidades mais tradicionais de garantia em contratos de aluguel comercial.
Neste cenário, o fiador se compromete a arcar com as obrigações financeiras do locatário, caso este não cumpra com seus compromissos.
Para isso, documentos necessários para locação de imóvel comercial com fiador incluem:
- Certidão de estado civil atualizada;
- RG e CPF do fiador e cônjuge, se houver;
- Certidão de matrícula atualizada do imóvel fornecido como garantia;
- Comprovante de residência e de renda (imposto de renda ou holerite) para evidenciar a capacidade financeira compatível (mínimo três vezes o valor do aluguel).
Estas exigências são vitais para validar a legalidade e a viabilidade da figura do fiador no acordo de locação, o que cumpre um papel crucial na minimização de riscos financeiros e jurídicos para o locador.
Documentos do imóvel
Após ver a lista de documentos necessários (locador e locatário) para locação comercial, muito se pergunta sobre a documentação do imóvel.
Essa responsabilidade é do locador, que deve apresentar:
- Cópia dos boletos das taxas condominiais atualizados;
- Número de inscrição fiscal ou cópia do carnê de IPTU;
- Cópia da escritura do imóvel ou Certidão de ônus atualizada do imóvel;
- Cópia da conta de luz, água e gás (se água e gás forem incluídos na taxa condominial, declarar por escrito);
- Número do RIP (se for terreno de marinha) ou declaração por escrito informando não se tratar deste tipo de terreno;
- Cópia do HABITE-SE – Certificado de Conclusão de Obra para comprovar a possibilidade do uso do imóvel para fins não residenciais.
Após conhecer os documentos necessários para contrato de aluguel comercial, é fundamental saber a responsabilidade de cada parte nesta relação.
Direitos e deveres das partes envolvidas em um aluguel comercial
Em qualquer contrato de aluguel comercial, é essencial que ambos, locador e locatário, estejam cientes dos direitos e deveres que lhes são atribuídos.
Para o locador, os direitos incluem receber o pagamento do aluguel em dia e a garantia de que o imóvel será utilizado de acordo com o estabelecido no contrato.
Além disso, deve ser informado sobre qualquer reparo ou alteração estrutural necessária e aprovar quaisquer mudanças significativas feitas pelo locatário.
Por outro lado, seus deveres abrangem a manutenção da estrutura do imóvel, providenciando reparos necessários para a conservação da propriedade.
Para o locatário, o direito de usar o imóvel para o propósito acordado e esperar que ele se mantenha em condições adequadas são fundamentais, assim como é seu dever cuidar do espaço e honrar o aluguel e outras taxas acordadas.
Leia também: Contrato digital: como criar, assinar e validar?
O que não pode faltar em um contrato de aluguel comercial?
Para garantir a segurança e a clareza na locação de um imóvel comercial, alguns elementos são indispensáveis no contrato:
- Uma clara identificação do locador, do locatário e, quando aplicável, do fiador;
- Cláusulas que abordem o seguro do imóvel e adaptações e melhorias no espaço comercial;
- Inclusão de um inventário, se mobiliado, e um termo de vistoria inicial e final para prevenir disputas futuras, o que agrega transparência ao acordo;
- Inclusão da duração do contrato de locação, das condições para renovação e rescisão, e da definição das responsabilidades de manutenção e reparos;
- O contrato precisa detalhar a descrição completa do imóvel, a finalidade do uso comercial, o valor do aluguel, as condições de reajuste, e quaisquer outras taxas e encargos.
Agora você já sabe o que precisa para alugar uma sala comercial, um galpão ou outro espaço para abrigar seus negócios.
E você sabia que toda essa documentação, inclusive o contrato que formaliza a relação, pode ser melhor gerida com o auxílio da tecnologia?
Vantagens da digitalização para processos envolvendo documentos
Como você viu, são inúmeros documentos necessários para contrato de aluguel comercial. É preciso buscar formas de agilizar o processo e garantir a eficiência na transação.
A digitalização dos processos documentais oferece inúmeras vantagens, especialmente no contexto destes contratos imobiliários:
- Segurança dos dados reforçada com soluções de armazenamento em nuvem e criptografia;
- Ambiente de negócios mais sustentável, com menor uso de papel e diminuição dos custos relacionados;
- Maior rastreabilidade de documentos digitais e a facilidade de compartilhamento e colaboração online;
- Maior eficiência com a redução de tempo gasto no manuseio, armazenamento e recuperação de documentos físicos.
Por fim, vale destacar a assinatura eletrônica, um elemento chave da digitalização para vincular legalmente as partes de maneira rápida e segura.
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A solução garante não apenas a conformidade com a legislação, mas também maior eficácia na gestão de documentos.
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Conclusão
Entender os documentos necessários para contrato de aluguel comercial, bem como os direitos e deveres das partes envolvidas, é crucial para a segurança e o sucesso de qualquer transação empresarial.
A adoção de práticas digitais e soluções tecnológicas modernas torna o processo mais eficiente, seguro e sustentável.
À medida que o mundo dos negócios avança, é primordial que as empresas se mantenham atualizadas com as tendências e as melhores práticas do mercado.
Saiba tudo sobre o contrato eletrônico, sua validade jurídica e como fazer!
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