O que faz um gestor de contratos?

Contratos são parte vital do dia a dia das empresas. Estão presentes em praticamente todas as relações comerciais: com fornecedores, prestadores de serviços, parceiros e clientes. Mas a assinatura de um documento, por si só, não garante que tudo sairá conforme o planejado. 

A gestão adequada é o que evita prejuízos, conflitos e desgastes. É nesse ponto que entra a figura do gestor de contratos — alguém que não apenas acompanha prazos, mas também protege juridicamente a empresa, analisa riscos e garante que as obrigações sejam cumpridas.

Leia mais para entender o que faz um gestor de contratos e como ele acompanha o ciclo de vida de um contrato. 

O que faz um gestor de contratos?

O gestor de contratos é o profissional responsável por acompanhar todas as etapas de um contrato: da elaboração à execução, passando pela negociação, ajustes e encerramento. 

Sua atuação é multidisciplinar. Ele conversa com o jurídico, com o financeiro, com o time de compras ou vendas, e até com a alta liderança.

Seu papel envolve entender os detalhes do acordo, garantir que os termos estejam claros e alinhados com a estratégia da empresa e monitorar se os prazos e obrigações estão sendo seguidos pelas partes. 

Quando surge algum impasse ou necessidade de renegociação, é ele quem conduz o processo com foco na preservação dos interesses da empresa.

Essa função é extremamente importante, pois influencia a receita anual. Segundo o World Commerce & Contracting, uma gestão ruim dos contratos pode custar 9% da receita anual.

Principais responsabilidades de um gestor de contratos

Cuidar de contratos exige atenção constante e olhar analítico. Não se trata de uma função burocrática, mas de um trabalho técnico com impacto direto nos resultados do negócio.

A elaboração e revisão de cláusulas contratuais é uma das tarefas mais importantes. 

O gestor precisa garantir que tudo esteja juridicamente coerente, sem abrir brechas para interpretações ambíguas. Em seguida, acompanha a negociação com a outra parte — e isso exige habilidade para equilibrar interesses, sem comprometer a segurança jurídica.

A assinatura não marca o fim da gestão, e sim o início do acompanhamento ativo. O gestor acompanha os prazos de entrega, os pagamentos, os reajustes e demais obrigações previstas. Em muitos casos, antecipa possíveis descumprimentos e propõe soluções. 

Também atua na organização e guarda segura dos documentos, mantendo registros claros e acessíveis para auditorias ou consultas internas.

Quando chega o fim da vigência, ele avalia se vale a pena renovar o contrato, renegociar termos ou encerrar a relação. Nada passa despercebido — e é essa vigilância que evita surpresas desagradáveis.

Quais as fases do ciclo de vida de um contrato?

O ciclo de vida de um contrato segue uma lógica que, quando bem estruturada, facilita o controle e reduz falhas. 

Tudo começa com a etapa de pré-elaboração, em que são definidas as necessidades do negócio, os riscos e as exigências legais. Depois vem a elaboração do contrato em si, fase na qual as cláusulas são construídas com base nas informações coletadas.

Em seguida, entra a fase de negociação. Termos, prazos e responsabilidades são alinhados com a outra parte, até que ambas estejam confortáveis para seguir. 

Com o contrato pronto, parte-se para a assinatura — que pode ser feita de forma digital, otimizando tempo e garantindo validade jurídica.

Após a formalização, inicia-se a execução. O foco aqui está no acompanhamento do que foi acordado: entregas, pagamentos, reajustes e indicadores de desempenho. 

E, por fim, vem o encerramento/cancelamento ou renovação. Neste momento, o gestor avalia se o contrato atingiu seus objetivos e se existem aprendizados a serem aplicados nos próximos.

Habilidades essenciais para um bom gestor de contratos

Não basta conhecer leis e entender de cláusulas. O gestor de contratos precisa desenvolver uma combinação de competências que vão além do técnico. 

Ter raciocínio analítico, por exemplo, ajuda a identificar incoerências ou pontos sensíveis nas cláusulas. Mas é a capacidade de comunicação clara que permite explicar essas questões a outros departamentos e negociar com fornecedores ou clientes.

Outra habilidade indispensável é a organização. Com dezenas de contratos em andamento, ele precisa manter controles atualizados, relatórios consistentes e prazos sempre sob controle. 

Além disso, é importante que esse profissional domine ferramentas digitais e conheça boas práticas de compliance.

Também se destaca quem sabe negociar com diplomacia. Afinal, muitos contratos passam por ajustes no caminho. Saber defender os interesses da empresa com equilíbrio é uma virtude valiosa.

Importância do gestor de contratos para a empresa

Empresas que tratam seus contratos como simples formalidades acabam expostas a riscos desnecessários. Uma cláusula mal redigida pode gerar custos elevados. Um prazo perdido, uma multa. Um contrato mal monitorado, uma perda comercial.

Ao centralizar a gestão desses acordos, o gestor evita que essas situações se tornem frequentes. Mais do que isso, contribui diretamente para a saúde financeira e jurídica da empresa.

Ele antecipa problemas, organiza documentos, identifica oportunidades de melhoria nos processos de compras, vendas e prestação de serviços.

Outro ponto relevante está no ganho de previsibilidade. 

Com relatórios bem estruturados e indicadores claros, a diretoria passa a tomar decisões com base em dados concretos, e não em suposições. A consequência natural disso é uma operação mais segura, eficiente e conectada à estratégia do negócio.

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Além disso, oferece rastreabilidade completa, desde o envio do contrato até sua conclusão, e integra-se facilmente com outras soluções TOTVS, promovendo um fluxo de trabalho fluido e seguro.

Empresas que adotam esse tipo de tecnologia não apenas eliminam o vai-e-volta de e-mails e impressões, como também ganham transparência e controle sobre todo o ciclo contratual.

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Conclusão

Contratos mal gerenciados frequentemente se transformam em grandes problemas. Já contratos bem acompanhados se tornam ferramentas de crescimento e estabilidade. 

O papel do gestor de contratos é justamente garantir essa diferença. Ele observa os detalhes, antecipa riscos, organiza o fluxo e fortalece a relação com parceiros e fornecedores.

Para dar suporte a esse trabalho estratégico, ferramentas como o TOTVS Assinatura Eletrônica entram como aliados indispensáveis. Afinal, trazem agilidade, segurança e rastreabilidade para um processo que precisa ser confiável do início ao fim.

Se a sua empresa ainda vê os contratos como uma obrigação burocrática, talvez esteja na hora de rever esse olhar. Gestão contratual efetiva pode ser o que faltava para transformar riscos em oportunidades.

Para continuar aprendendo sobre contratos, entenda o que são e para que servem os contratos empresariais.