O contrato de fornecedores é um elemento essencial para garantir uma relação comercial sólida e eficiente entre empresas e seus parceiros de negócios.
A contratação adequada não apenas assegura a entrega de produtos e serviços de qualidade, mas também protege as partes envolvidas ao estabelecer expectativas claras e mecanismos de solução de conflitos.
Este breve guia explora inicialmente duas questões centrais: o que é um contrato de fornecimento? Como fazer um contrato com um fornecedor?
Além disso, apresentamos um modelo resumido e discutimos dicas essenciais para a avaliação de fornecedores, enfatizando a importância do gerenciamento de contratos e fornecedores para alcançar operações comerciais bem-sucedidas. Boa leitura.
O que é um contrato de fornecedor?
Os contratos de fornecedores são acordos legais entre uma empresa e seu fornecedor, que especifica os termos e condições sob os quais os produtos ou serviços serão fornecidos.
Este tipo de contrato atua como uma salvaguarda para ambas as partes, garantindo que nenhuma delas tenha falsas expectativas e que todos os aspectos do acordo sejam claros e justos.
Um bom contrato de fornecimento detalha não apenas o preço e a quantidade dos bens ou serviços fornecidos, mas também aborda prazos de entrega, condições de pagamento e responsabilidades de cada parte.
Tenha sempre em mente que a importância de um contrato bem elaborado não pode ser subestimada. Este instrumento jurídico:
- Oferece proteção legal e ajuda a prevenir disputas;
- Serve como um marco para as relações comerciais;
- Assegura que todos saibam o que esperar em termos de desempenho e qualidade;
- Permite que empresas demonstrem profissionalismo e uma postura corporativa ética, elementos vitais para fortalecer parcerias de longo prazo.
A seguir, apresentamos um breve manual de contratação de fornecedores, com o recorte específico do documento, explicando os passos essenciais para sua elaboração.
Leia também: Contratos comerciais: o que são e principais tipos
Como fazer um contrato de fornecedores
Fazer um contrato de fornecedores requer atenção a detalhes e uma compreensão clara de todas as partes envolvidas.
Antes de entrar nos subtópicos específicos, é vital entender que cada contrato pode ser único e deve ser adaptado às necessidades específicas do relacionamento comercial e ao setor envolvido.
Porém, em qualquer manual de contratação de fornecedores, você verá os seguintes passos no que diz respeito ao documento:
1 – Coloque os direitos e deveres das partes
O primeiro passo para criar um contrato efetivo é definir claramente os direitos e deveres de todas as partes envolvidas.
Isso inclui especificar o que é esperado do fornecedor em termos de entrega de produtos ou serviços e o que a empresa contratante deve fornecer em contrapartida, como pagamento ou informações necessárias para a execução do trabalho.
Essa clareza estabelece uma base sólida de confiança e compreensão mútua e é fundamental no gerenciamento de contratos e fornecedores.
Por exemplo, se um fornecedor estiver oferecendo um serviço tecnológico, ele será responsável por garantir a qualidade e a funcionalidade do sistema, enquanto a empresa contratante deverá garantir que todos os dados necessários sejam fornecidos em tempo hábil.
2 – Estabeleça condições de pagamento e prazos
Condições de pagamento e prazos são aspectos essenciais de qualquer contrato de fornecedores.
É preciso definir como os pagamentos serão feitos — se haverá um pagamento único, ou se serão parcelados ao longo do tempo — e quais serão os prazos para a conclusão de cada entrega.
Estas cláusulas são importantes para evitar conflitos futuros e garantir que ambas as partes estejam cientes de suas obrigações financeiras e de desempenho.
Em um modelo de contrato com fornecedor, por exemplo, você pode especificar que o pagamento será feito em três etapas: um adiantamento, um pagamento intermediário após a entrega de uma determinada parte e o pagamento final após a aceitação do produto completo.
3 – Defina consequências para situações de perdas e danos
Uma parte importante do gerenciamento de contratos e fornecedores é determinar como serão tratadas as situações de perdas e danos.
Em outras palavras, é a especificação das responsabilidades de ambas as partes em relação à integridade dos produtos ou serviços fornecidos e as consequências em caso de falhas ou incumprimento.
A inclusão de cláusulas que abordem essas situações protege não apenas a empresa contra perdas inesperadas, mas também oferece ao fornecedor uma compreensão clara das expectativas.
Em seu contrato de fornecimento, você pode, por exemplo, definir se o fornecedor será responsável pelo reembolso ou substituição de um item defeituoso.
4 – Adicione cláusulas de multas e sanções
As cláusulas contratuais de multas e sanções são mecanismos importantes para assegurar que as partes cumpram suas obrigações.
Elas especificam as penalidades aplicáveis no caso de violação do contrato, como atrasos na entrega ou falta de conformidade com os padrões de qualidade.
Um manual de contratação de fornecedores frequentemente sugere que estas cláusulas sejam proporcionais aos riscos envolvidos e que sirvam de incentivo para o cumprimento adequado do contrato, ao invés de simplesmente punir.
5 – Faça contratos com prazo, rescisão e aviso prévio bem definidos
Finalmente, um bom contrato de fornecedores deve incluir prazos claros para sua vigência, bem como condições para rescisão e aviso prévio.
É uma maneira de garantir que ambas as partes saibam quanto tempo o acordo durará e quais são os procedimentos para finalizá-lo, caso necessário.
Definir esses termos ajuda a evitar conflitos e a assegurar que todas as partes possam planejar adequadamente suas operações futuras.
Por exemplo, um contrato pode estipular que qualquer uma das partes pode rescindir o acordo com um aviso prévio de 30 dias.
Com essas cláusulas no documento, a contratação de fornecedores será feita observando regras básicas que resguardam as partes.
Leia também: Aprenda a fazer a gestão inteligente de contratos na prática
Exemplos de contratos para fornecedores
Os contratos de fornecimento podem variar significativamente dependendo do tipo de bens ou serviços envolvidos, cada um com suas especificidades e requisitos.
Aqui estão alguns exemplos comuns:
- Contrato de Fornecimento de Serviços: geralmente inclui detalhamento dos serviços a serem prestados, prazos de execução e critérios de qualidade. Exemplo: contratos para serviços de limpeza, consultoria ou manutenção técnica;
- Contrato de Fornecimento de Bens: especifica os produtos a serem fornecidos, as quantidades, qualidade e condições de entrega. Exemplo: fornecimento de equipamentos, materiais de escritório ou produtos de consumo;
- Contrato de Fornecimento Contínuo: estabelece um fornecimento regular de bens ou serviços, geralmente em intervalos definidos, como mensal ou trimestralmente. É utilizado frequentemente para produtos de consumo recorrente, como alimentos ou papelaria;
- Contrato de Subfornecimento: usado quando um fornecedor principal contrata um terceiro para fornecer parte dos bens ou serviços. Exemplo: uma empresa de construção que subcontrata uma parte do trabalho a ser realizada por outra empresa especializada no serviço.
Mais uma vez, destacamos que esses tipos de contratos são fundamentais para assegurar que todas as partes estejam cientes de suas obrigações e expectativas, facilitando a execução eficiente e sem interrupções dos serviços ou fornecimentos acordados.
Que tal vermos, na prática, um modelo de contrato com fornecedor?
Modelo de contrato de fornecimento
Um modelo de contrato com fornecedor serve como ponto de partida para criar um acordo personalizado.
Ele geralmente inclui seções padrão, como a descrição dos produtos ou serviços, as condições de pagamento e entrega, e as cláusulas sobre propriedade e confidencialidade. Veja:
CONTRATO DE FORNECIMENTO DE [ESPECIFICAR PRODUTO/SERVIÇO]
IDENTIFICAÇÃO DAS PARTES CONTRATANTES
CONTRATANTE: [Nome da empresa contratante], com sede em [endereço completo], inscrita no CNPJ sob o nº [número do CNPJ], neste ato representada por [nome do representante legal], [cargo], doravante denominada CONTRATANTE.
CONTRATADA: [Nome da empresa fornecedora], com sede em [endereço completo], inscrita no CNPJ sob o nº [número do CNPJ], neste ato representada por [nome do representante legal], [cargo], doravante denominada CONTRATADA.
CLÁUSULA PRIMEIRA – OBJETO
O presente contrato tem por objeto o fornecimento de [descrição detalhada dos produtos ou serviços], conforme especificações técnicas e condições estabelecidas no Anexo I deste contrato.
CLÁUSULA SEGUNDA – OBRIGAÇÕES DA CONTRATADA
A CONTRATADA obriga-se a:
a) Fornecer os produtos/serviços descritos na Cláusula Primeira, atendendo aos padrões de qualidade e dentro dos prazos estabelecidos;
b) Substituir, sem ônus para a CONTRATANTE, quaisquer produtos que apresentem defeitos ou não atendam às especificações acordadas;
c) Manter sigilo sobre todas as informações confidenciais recebidas em decorrência deste contrato.
CLÁUSULA TERCEIRA – OBRIGAÇÕES DA CONTRATANTE
A CONTRATANTE compromete-se a:
a) Efetuar o pagamento pelos produtos/serviços fornecidos, conforme as condições de pagamento estabelecidas na Cláusula Quarta;
b) Fornecer à CONTRATADA todas as informações necessárias para o adequado cumprimento do objeto deste contrato;
c) Comunicar prontamente à CONTRATADA quaisquer irregularidades ou defeitos observados nos produtos/serviços fornecidos.
CLÁUSULA QUARTA – PREÇO E CONDIÇÕES DE PAGAMENTO
O valor total deste contrato é de R$ [valor], correspondente a [especificar a unidade de medida, se aplicável]. O pagamento será efetuado da seguinte forma: [detalhar as condições de pagamento, como prazo, forma de pagamento, etc.].
CLÁUSULA QUINTA – PRAZO E CONDIÇÕES DE ENTREGA
A entrega dos produtos/serviços será realizada em [local de entrega], no prazo de [especificar o prazo] a partir da data de assinatura deste contrato. [Incluir, se necessário, condições de transporte, responsabilidade pelo frete, etc.]
CLÁUSULA SEXTA – VIGÊNCIA
Este contrato terá vigência de [prazo de vigência], iniciando-se em [data de início] e terminando em [data de término], podendo ser renovado mediante acordo entre as partes.
CLÁUSULA SÉTIMA – RESCISÃO
O presente contrato poderá ser rescindido por qualquer das partes, mediante notificação por escrito com antecedência mínima de [prazo], nas seguintes situações:
a) Descumprimento de quaisquer das cláusulas estabelecidas neste contrato;
b) Falência ou recuperação judicial de qualquer das partes;
c) Por mútuo acordo entre as partes.
CLÁUSULA OITAVA – DISPOSIÇÕES GERAIS
a) Este contrato não estabelece vínculo empregatício ou societário entre as partes;
b) Qualquer modificação neste contrato deverá ser realizada por escrito e assinada por ambas as partes;
c) As partes elegem o foro da Comarca de [cidade], [estado], para dirimir quaisquer questões oriundas deste contrato, renunciando a qualquer outro, por mais privilegiado que seja.
Por estarem assim justas e acordadas, as partes assinam o presente contrato em [número de vias] vias de igual teor e forma, na presença das testemunhas abaixo.
[Local], [Data]
CONTRATANTE: ___________________________
CONTRATADA: ___________________________
Testemunhas:
- Nome: _____________________ CPF: _____________________
- Nome: _____________________ CPF: _____________________
Este é um modelo básico e deve ser adaptado conforme as especificidades de cada negociação e em conformidade com a legislação vigente. Recomenda-se a consulta a um profissional jurídico para adequações necessárias.
Dicas para avaliação de fornecedores
Um momento importante no gerenciamento de contratos e fornecedores é a avaliação das empresas que fornecerão bens e serviços para seu negócio.
A seleção do parceiro certo não só impacta a qualidade dos produtos ou serviços recebidos, mas também influencia a eficácia e a competitividade da empresa.
Confira algumas dicas:
- Pesquise a reputação e credibilidade de mercado, avaliações de clientes e certificações do fornecedor;
- Solicite amostras ou testes para avaliar a qualidade dos produtos ou serviços;
- Avalie a capacidade de entrega (cumprir prazos e volumes acordados);
- Verifique a conformidade legal e fiscal (registros, CNPJ, licenças e pendências jurídicas);
- Analise o histórico financeiro para evitar riscos de falência ou inadimplência;
- Avalie a agilidade na comunicação e no pós-venda para entender como é feito o suporte e o atendimento;
- Prefira fornecedores sustentáveis e com responsabilidade social, alinhados com práticas ESG;
- Busque parceiros preocupados com inovação, que ofereçam soluções personalizadas e melhorias contínuas.
Importância da gestão de fornecedores
Uma gestão eficiente de fornecedores é essencial para garantir o cumprimento dos acordos contratuais e a otimização das operações empresariais. Isso envolve não apenas o controle dos contratos, mas também a construção de um relacionamento baseado em transparência e colaboração.
Ao administrar fornecedores de forma estratégica, a empresa reduz riscos, evita interrupções na cadeia de suprimentos e assegura que os produtos ou serviços entregues estejam em conformidade com os padrões de qualidade exigidos.
Além disso, um gerenciamento bem estruturado pode impulsionar a inovação e proporcionar vantagens competitivas, permitindo que fornecedores qualificados contribuam com novas soluções e oportunidades de crescimento.
A tecnologia é, inclusive, uma grande aliada desta gestão.
Tecnologias para auxiliar na gestão de parcerias
O uso de tecnologia na gestão de parcerias melhora a eficiência, reduz riscos e fortalece a relação entre empresas e fornecedores.
Soluções digitais automatizam processos, garantem transparência e facilitam a tomada de decisões estratégicas. Algumas das principais ferramentas incluem:
- Assinatura eletrônica: agiliza a formalização de contratos, eliminando burocracia e garantindo validade jurídica;
- Sistemas ERP: integram todas as operações da empresa, centralizando dados sobre fornecedores, contratos e desempenho;
- Blockchain: assegura transparência e rastreabilidade em transações comerciais, possibilitando inclusive a existência de contratos inteligentes;
- Plataformas de SRM (Supplier Relationship Management): permitem o monitoramento do relacionamento com fornecedores, avaliação de desempenho e negociação de contratos.
TOTVS Assinatura Eletrônica
TOTVS Assinatura Eletrônica é uma ferramenta poderosa no contexto da assinatura de contratos de fornecedores.
Esta solução oferece um método seguro, rápido e legalmente reconhecido para assinar documentos importantes de forma digital.
A ferramenta simplifica o processo de assinatura, eliminando a necessidade de papelada e burocracia envolvida em assinaturas físicas.
Integrada ao fluxo de trabalho das empresas, o TOTVS Assinatura Eletrônica garante que contratos sejam assinados de maneira ágil e conforme os requisitos legais, proporcionando uma experiência de usuário otimizada.
Veja como a TOTVS Assinatura Eletrônica pode transformar suas operações de assinatura de contratos!
Conclusão
O contrato de fornecedores é uma peça central para relações comerciais bem-sucedidas.
Ele não apenas formaliza o acordo entre as partes, mas também estabelece uma base para cumprimento de expectativas e resolução de disputas.
A criação de um contrato eficaz requer atenção aos detalhes, desde a definição de direitos e deveres até as condições de pagamento e a gestão eficaz das parcerias.
Tecnologias, como o TOTVS Assinatura Eletrônica, desempenham um papel fundamental na modernização e otimização desses processos, assegurando que as operações sejam seguras e eficientes.
Veja como realizar a gestão de contratos em sua empresa!
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