Muitas empresas têm optado por adotar um termo de confidencialidade para proteger informações e processos sigilosos do negócio. Em muitos casos, essa confidencialidade é necessária para que a empresa não seja prejudicada em nenhum aspecto.
Em um cenário tão competitivo quanto o de hoje, é preciso buscar todas as formas de proteção possíveis. Por isso, neste artigo falaremos mais sobre o que é um termo de confidencialidade e qual a sua importância.
O que é um termo de confidencialidade?
Um acordo de confidencialidade, também conhecido como NDA (Non Disclosure Agreement), garante que as partes envolvidas mantenham o sigilo sobre informações de qualquer tipo trocadas entre elas. O documento possui valor jurídico, portanto, sua quebra pode envolver processos legais.
Esse tipo de documento é frequentemente utilizado para evitar problemas como espionagem industrial ou vazamento de informações estratégicas. Além disso, existem dois tipos de contrato de confidencialidade:
Acordo unilateral
Neste tipo de acordo de confidencialidade, somente uma das partes entregará informações que não devem ser divulgadas pela parte receptora. Isso pode ocorrer, por exemplo, quando uma empresa apresenta um produto que será lançado para um possível cliente.
O cliente deve assinar esse acordo para que as informações da reunião não sejam divulgadas.
Acordo bilateral
Já no acordo bilateral de confidencialidade, as duas partes devem manter sigilo sobre as informações trocadas. Um exemplo disso é quando duas empresas que pretendem realizar um projeto em parceria se reúnem para discutir o assunto. Sendo assim, nenhuma das partes poderá divulgar essas informações.
Acordo multilateral
Por fim, o acordo multilateral é aquele que envolve três ou mais partes que concordam em manter em sigilo as informações compartilhadas entre elas.
Esse tipo de contrato de confidencialidade é comum em situações de cooperação entre empresas, organizações ou governos que têm interesses comuns ou estratégicos.
Qual a importância do acordo de confidencialidade?
O termo de confidencialidade é importante por ser um documento que traz regras que evitam o vazamento de dados sigilosos pelas partes.
Frequentemente as empresas se veem em situações em que informações confidenciais precisam ser discutidas com outras empresas ou clientes. Também pode acontecer de ser necessária a contratação de uma companhia terceirizada para realizar um trabalho que pode envolver informações estratégicas do negócio.
Em situações como essas, o acordo confidencial traz maior proteção para o negócio, já que, como apontado, esse tipo de documento cria obrigações legais que devem ser cumpridas por todas as partes envolvidas.
A quebra de sigilo por qualquer uma das partes pode acarretar em processos legais contra quem cometeu o vazamento e divulgação dessas informações. Isso garante que os termos acordados serão devidamente cumpridos.
Quem pode exigir um termo de confidencialidade?
Um modelo de termo de confidencialidade pode ser feito por qualquer pessoa ou organização que queira manter informações em sigilo. O mais usual é que esse acordo seja solicitado por organizações que não desejam que suas informações estratégicas sejam reveladas.
Podemos usar como exemplo empresas que atuam com o desenvolvimento de tecnologia e inovação. Isso porque as pesquisas e descobertas feitas por essas companhias são muito valiosas e não podem, em hipótese alguma, cair nas mãos da concorrência. O banco de dados corporativo da empresa precisa estar seguro.
Além disso, após a aprovação da Lei Geral de Proteção de Dados, as empresas têm a responsabilidade legal de proteger os dados pessoais de seus clientes. Sendo assim, utilizar termos de confidencialidade com colaboradores e empresas parceiras pode garantir a segurança desses dados.
Quais as consequências da quebra do acordo?
A quebra de contrato de confidencialidade pode acontecer devido à incompatibilidade de uma das partes envolvidas. Por isso, ao elaborar o documento, é importante definir muito bem quais serão as consequências caso a quebra de sigilo ocorra.
As consequências podem envolver indenização por lucros cessantes, que dizem respeito aos valores a serem ressarcidos em razão do vazamento das informações. Também pode ser feita indenização devido à quebra do contrato feita pela parte que não cumpriu com o sigilo.
Vantagens do contrato de confidencialidade
Agora que você já sabe o que é um termo de confidencialidade e qual sua importância, veja a seguir algumas das principais vantagens em aderir a esse acordo:
Segurança na contratação de colaboradores
Principalmente para empresas que estão constantemente desenvolvendo novos produtos, como é o caso das companhias de tecnologia, é muito importante manter o sigilo.
Por isso, ao contratar novos colaboradores, é importante acrescentar esse acordo no contrato do profissional para garantir a proteção dessas informações.
Confidencialidade no teletrabalho
Para situações em que o teletrabalho é necessário, utilizar termos de confiabilidade também pode ser uma solução para garantir o sigilo das informações.
Assim, mesmo que os colaboradores não estejam fisicamente na empresa, os dados confidenciais do negócios estarão protegidos.
Manutenção da competitividade
Informações como valores cobrados por serviços prestados, processos internos e novas ideias são dados muito importantes e sigilosos. Mantê-los seguros assegura que a concorrência não utilize essas informações para seu próprio benefício.
Assim, seu negócio terá esse diferencial para oferecer aos clientes.
Preservar a imagem da empresa
A confidencialidade também permite que a empresa tenha maior controle sobre quando e como as informações serão divulgadas, o que pode fazer toda a diferença para o negócio.
Além disso, é possível evitar que situações internas negativas saiam da empresa e não sejam adequadamente solucionadas.
Modelo de termo de confidencialidade
Não existe apenas um único modelo de acordo de confidencialidade, mas apresentamos a seguir os elementos imprescindíveis neste documento:
1. Identificação e qualificação das partes (pessoas físicas ou jurídicas) que assinam o termo;
2. Definição do objeto do termo: o projeto ou negócio que motiva a troca de informações confidenciais;
3. Descrição das informações consideradas confidenciais: podem ser técnicas, comerciais, financeiras, estratégicas, etc.;
4. Obrigações das partes em relação ao sigilo das informações: são exemplos não divulgar, copiar, reproduzir ou usar as informações para fins não autorizados;
5. Duração do dever de confidencialidade: pode ser por um período determinado ou indeterminado;
6. Exceções ao dever de confidencialidade: situações em que as informações já são públicas, quando há autorização expressa da outra parte ou quando há ordem judicial ou legal;
7. Penalidades em caso de violação: multa, indenização por danos morais e materiais, rescisão do contrato, etc.;
8, Data e o local da assinatura do termo;
9. Assinaturas das partes e de duas testemunhas.
Um modelo de termo de confidencialidade pode ser adaptado conforme a necessidade e a especificidade de cada situação. É importante que o documento seja claro, completo e coerente, para evitar dúvidas ou conflitos futuros.
Tecnologia a favor da segurança de dados
Além de adotar o termo de confidencialidade para proteger as informações sigilosas da empresa, também é possível contar com a tecnologia para isso.
Além dos sistemas de gestão, as ferramentas de assinatura eletrônica, como o TOTVS Assinatura Eletrônica, são essenciais para a segurança de dados.
A plataforma conta com criptografia de alto padrão, permite o uso de certificado digital nas assinaturas de documentos eletrônicos e faz o armazenamento deles em nuvem, que também conta com alto grau de segurança.
Faça o trial completo e gratuito por 30 dias do TOTVS Assinatura Eletrônica!
Deixe aqui seu comentário