Lei da assinatura digital: entenda validade jurídica e regulamentação

Equipe TOTVS | 12 abril, 2022

As empresas estão cada vez mais digitalizadas, isso é fato. Se antigamente, os documentos eram impressos, hoje, a maioria das organizações se beneficia de soluções digitais e eletrônicas. Nesse contexto, pensando em modernizar a rotina das empresas e órgãos públicos, o governo sancionou a lei da assinatura digital.

Seu principal objetivo é modernizar, de forma segura e autenticada, os processos burocráticos de assinaturas de documentos e contratos.

Mas, por ser uma legislação recente, muitas pessoas têm dúvidas se tal lei tem mesmo validade jurídica. 

Você também tem questionamentos quanto a isso? Então, continue a leitura, pois vamos explicar o que diz a legislação e em quais casos ela substitui o reconhecimento de firma!

O que diz a lei da assinatura digital no Brasil?

A lei da assinatura digital (Lei no 14.603/2020) foi criada para regulamentar o uso de assinaturas eletrônicas no país e possui dois focos principais.

O primeiro deles é discorrer a respeito das assinaturas eletrônicas nas interações com entes públicos nos atos e documentos de pessoas jurídicas.

Já o segundo foco é a atribuição de algumas normas relacionadas às questões de saúde e licenças de softwares desenvolvidos por entes públicos.

Ou seja, o principal objetivo da lei da assinatura digital é permitir que as pessoas físicas e as empresas tenham acesso a serviços públicos de maneira rápida e eficiente.

Dessa forma, podemos dizer que um dos seus intuitos é mudar aquela velha percepção de que os órgãos e repartições públicos são engessados e muito burocráticos.

Para isso, a legislação atribuiu alguns pontos importantes para os processos de assinatura digital. Confira quais são eles:

  • autenticação: permite a identificação eletrônica de uma pessoa física ou jurídica dentro de um processo;
  • assinatura eletrônica: são dados em formato digital que se interligam logicamente e se associam aos documentos e à confirmação da identidade das partes;
  • certificado digital: uma ferramenta primordial para fazer a comunicação entre as partes do documento, garantindo autenticidade, validade jurídica e a segurança dos dados.

Contudo, é preciso lembrar que este é um processo que ainda está começando a acontecer e pode demorar alguns anos até que os efeitos jurídicos da nova legislação possam ser sentidos na forma de redução de burocracias na máquina pública.

Quais são os tipos de assinatura criados pela nova legislação

A nova legislação apresentou às empresas duas novas possibilidades de assinatura digital: no formato simples e no avançado. 

Entender as diferenças entre os dois tipos é fundamental para acertar na escolha durante a realização de transações e contratos, para manter as informações presentes nos documentos ainda mais seguras. Veja:

Assinatura digital simples

A assinatura digital simples é a opção mais utilizada em operações de baixo risco e, por isso, é bastante aplicada em transações que não envolvem informações sigilosas.

Por essa característica, é um tipo de assinatura bastante utilizada tanto na rotina de servidores públicos quanto entre funcionários de empresas privadas, por exemplo.

Pela praticidade, a assinatura digital simples se destaca como uma opção que beneficia diversas áreas da empresa, como setor financeiro, jurídico, RH e de vendas.

Afinal, é possível utilizá-la para assinatura de notas fiscais, transações ou declarações na Receita Federal, contratos de prestação de serviço, documentos de compra e venda, relatórios etc.

Assinatura digital avançada

Já a assinatura digital avançada possui um grau de técnica e complexidade um pouco maior.

Em primeiro lugar, ela deve ser aplicada a processos e transações com o poder público que possuem um nível de sigilo e segurança elevado.

Dessa forma, possibilita que o titular tenha acesso exclusivo, o que permite o rastreamento de alterações que eventualmente tenham sido realizadas no documento assinado.

Por esse motivo, a assinatura digital avançada pode ser utilizada para procedimentos de abertura de empresas, alterações contratuais, registros demonstrativos, serviços contábeis e até mesmo no distrato social.

O que são assinaturas qualificadas? Como elas funcionam?

A assinatura eletrônica qualificada é a modalidade de assinaturas mais segura atualmente.

Isso porque o assinante utiliza um certificado digital validado pelo ICP-Brasil, que é o sistema nacional brasileiro de certificação digital.

Esse foi o primeiro tipo de assinatura digital a ser regulamentada, como parte da Medida Provisória no  2.200-2/2001.

De acordo com o § 2º da Seção III da Lei 14.063, a assinatura eletrônica qualificada é obrigatória em todas as transações e documentos digitais realizados com o poder público.

Dessa forma, a emissão de notas fiscais eletrônicas, com exceção daquelas cujos emitentes sejam pessoas físicas ou Microempreendedores Individuais (MEI), deve passar por um processo de assinatura eletrônica qualificada.

Além dessas transações, a assinatura eletrônica qualificada também é obrigatória nos atos de transferência e de registros de bens imóveis.

Os principais conceitos envolvidos no processo de assinatura digital

Para entender mais a fundo como funciona a assinatura digital, antes precisamos olhar para alguns conceitos importantes. Confira:

Assinatura eletrônica

Assinatura eletrônica é um instrumento utilizado para confirmar que um titular concorda com o conteúdo expresso em um documento disponível em formato eletrônico.

Em outras palavras, trata-se de uma combinação entre fatores que atestam a validade de uma declaração feita de maneira eletrônica.

A assinatura eletrônica corresponde a um código combinado entre um emissor e um receptor, que confere acesso ou desbloqueia as informações disponíveis online.

Por esse motivo, o conceito descreve uma série de tipos de código, como senhas, combinações, ações específicas, versões digitalizadas e assinatura digital.

Certificado digital

Já o certificado digital é uma tecnologia que, por meio da criptografia de dados, consegue garantir autenticidade, confidencialidade, integridade e não repúdio às informações eletrônicas.

Ou seja, trata-se de um documento digital que é utilizado para identificar pessoas e empresas dentro do mundo virtual.

Dessa forma, com um certificado digital, é possível fazer transações, que antes seriam feitas apenas presencialmente, de forma remota.

Isso garante mais agilidade e ganho de tempo para as empresas de maneira geral.

Autenticação digital

Por fim, a autenticação digital é o processo online por meio do qual é possível provar a identificação correta do autor a partir de um documento expedido de modo eletrônico, ou seja, sem a presença física da pessoa em questão.

Essa autenticação pode ser feita por meio de diversos mecanismos.

Alguns exemplos são a senha, o token e até mesmo a identificação por voz.

Cada um desses mecanismos utiliza, à sua maneira, um tipo de ferramenta para assegurar a veracidade da identidade de um signatário de um documento.

Leia também: Secretaria Digital: Guia completo sobre a Portaria 315 do MEC

Lei da assinatura digital e LGPD

Se tratando de segurança de dados e transações digitais, não podemos deixar de lado a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) e sua relação com a lei da assinatura digital.

A LGPD, Lei 13.709/2018, aprovada em 2018 pelo governo, é uma legislação criada para proteger as pessoas de terem seus dados manipulados.

A ideia é prevenir a coleta, armazenamento e tratamento de dados dos usuários na internet que antigamente estavam mais vulneráveis a serem utilizados de maneira indevida.

Ou seja, é uma forma da legislação de proteger as pessoas contra crimes, fraudes e golpes e preservar o consumidor.

Com a legislação, se estabeleceu um padrão em relação à utilização de dados pessoais e uma maneira do titular dos dados estar mais envolvido no processo, dando o consentimento por meio da solicitação explícita nos sites, por exemplo.

Antes da LGPD, o armazenamento dos dados ocorria de maneira mais aleatória, sem clareza sobre quais empresas estavam solicitando e o que fariam com as informações.

Para se ter uma ideia, de acordo com uma apuração feita pelo FBI, em 2019, mais de 3 bilhões de dólares foram perdidos em esquemas de fraudes na internet.

Por isso, leis como a LGPD se fazem necessárias para responsabilizar as empresas em relação ao uso e coleta de dados.

A relação dessa lei de proteção aos dados com a assinatura digital está justamente no fato da legalidade jurídica dessa assinatura facilitar a adaptação à LGPD por conta de suas funcionalidades.

Em resumo, somam-se os benefícios, pois assim como a LGPD, a assinatura digital também impede as chances de ocorrerem crimes online.

Na assinatura digital, o usuário precisa ter o certificado digital, que é autenticado por criptografia, sendo uma opção bastante segura para ambas as partes envolvidas no documento.

Outra vantagem é que a assinatura digital, por meio de uma plataforma de assinatura eletrônica, permite que os documentos sejam armazenados em nuvem, permanecendo seguros contra ameaças, modificações e, considerando a assinatura em papel, também não há qualquer risco de rasuras ou perda.

Por fim, a maior vantagem na relação da LGPD com a lei da assinatura digital é a promoção da transparência.

Lei da assinatura digital: dúvidas frequentes

Veja quais são as perguntas que as pessoas mais fazem em relação à lei da assinatura digital no Brasil:

Assinatura digital e assinatura eletrônica são a mesma coisa?

A assinatura eletrônica é um conceito mais amplo, pois diz respeito a todos os métodos online que servem para assinar, acessar e validar documentos, operações ou plataformas.

Alguns exemplos de assinatura eletrônica são a biometria, tokens, códigos de segurança, combinação de usuários e senhas, assinatura digital etc.

A assinatura digital, por sua vez, é aquela que é baseada em um certificado digital emitido por uma autoridade certificadora credenciada.

Ou seja, a assinatura digital é um subtipo de assinatura eletrônica.

Em outras palavras, toda assinatura digital é eletrônica, mas nem toda assinatura eletrônica é digital.

Afinal, assinatura digital tem validade jurídica?

Sim, as assinaturas digitais possuem validade jurídica. Contudo, é preciso lembrar que existem algumas exceções.

Antes da criação da lei da assinatura digital, somente certificados digitais emitidos pela ICP-Brasil possuíam validade jurídica.

Porém, após a criação da nova legislação, foi regulamentada uma nova classificação de assinaturas (simples, avançada e qualificada), que definiu as situações em que cada uma delas pode ou não ser utilizada.

Isso quer dizer que as assinaturas digitais possuem validade jurídica, sim, mas desde que sigam as normas estabelecidas pela nova legislação de que falamos (Lei no 14.063/2020).

Em quais casos a assinatura digital pode ser usada?

Existem diversas aplicações da assinatura digital. Além de poder ser utilizada para facilitar a rotina em órgãos públicos, esse tipo de solução também pode ser usada por empresas privadas e pessoas físicas.

No caso do uso em órgãos públicos, a assinatura pode ser usada em processos administrativos, assinaturas de atas, licitações e em qualquer transação que tenha como conteúdo dados sensíveis ou sigilosos.

Somente uma pequena parcela da população (principalmente profissionais liberais como advogados e médicos) tem acesso a um token de certificação digital, apesar de este poder ser emitido por qualquer pessoa/empresa. Por esse motivo, as assinaturas eletrônicas mais comuns são aquelas que não precisam do E-CPF/E-CNPJ.

A assinatura digital substitui reconhecimento de firma?

A assinatura eletrônica é equivalente a uma assinatura no papel e reconhecimento de firma por semelhança. Já a assinatura com certificado digital é equivalente a um reconhecimento no cartório por autenticidade. 

A única exceção para essa regra fica para a compra ou venda de imóveis, que exige escritura pública e transferência de proprietário para um imóvel usado.

Sou obrigado a ter assinatura digital?

Não necessariamente. Se você é uma pessoa física e está se perguntando se é obrigado a ter uma assinatura digital, fique tranquilo, esse não é o caso.

Contudo, existem algumas situações em que a assinatura digital é necessária para empresas. Confira quais são elas:

  • quando a empresa deseja emitir nota fiscal eletrônica;
  • quando a empresa possui mais de 5 colaboradores;
  • quando a empresa precisa entregar a Relação Anual de Informações Sociais.

TOTVS Assinatura Eletrônica

Dentro da rotina de uma empresa, é bastante comum ter um volume alto de realização de contratos e assinatura de documentos com informações sigilosas.

E, considerando todos os benefícios da assinatura digital, não tem como ficar refém da burocracia e da papelada.

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Conclusão

A assinatura eletrônica já faz parte da rotina de diversas empresas. Mas, com a nova lei da assinatura digital, é possível oferecer ainda mais praticidade e segurança na hora de validar qualquer contrato ou documento de serviço.

Como vimos, a assinatura digital é uma alternativa que possui validade jurídica, o que dá ainda mais segurança para seguir com essa substituição.

Ou seja, se você estava em dúvida quanto à permanecer com o uso de documentos e contratos assinados em papel, agora já sabe: a assinatura digital é uma opção válida e segura para as empresas.

Se a sua empresa ainda não conta com uma solução para realizá-la, é um bom momento para conhecer alternativas como a ferramenta TOTVS Assinatura Eletrônica.

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