Lidar com os impostos sobre folha de pagamento é uma das responsabilidades mais sensíveis do Departamento Pessoal. Afinal, qualquer erro no holerite pode impactar na confiança dos colaboradores em relação à empresa.
Por isso, entender exatamente quais tributos incidem sobre a folha, como são calculados e o que significa cada desconto é fundamental para manter a transparência e evitar problemas de conformidade.
Neste conteúdo, você encontra uma explicação simples e completa sobre os principais impostos que podem aparecer no holerite e como eles impactam a rotina de DP e RH.
O que é a folha de pagamento?
A folha de pagamento é o registro oficial de todos os valores que a empresa deve pagar ao colaborador em determinado período, incluindo salário, adicionais, descontos e impostos.
Nela estão descritos itens como:
- Jornada de trabalho (horas trabalhadas, horas extras, jornadas adicionais ou descanso remunerado, atrasos e ausências justificadas e não justificadas);
- Encargos sociais e impostos;
- Dedução de descontos legais (benefícios e outros descontos);
- Impostos pagos pelo empregador;
- Valores brutos e líquidos que o colaborador receberá;
- Forma de pagamento e quando ele foi efetuado.
Também conhecida como holerite, a folha de pagamento é uma obrigação da empresa para todos os empregados em regime CLT, conforme previsto no artigo 225 do Decreto nº 3.048/99.
Esse é um documento importante para comprovar o pagamento de salários e de benefícios, como também das verbas trabalhistas e o recolhimento dos impostos.
Quais são os impostos sobre a folha de pagamento?
Se pensarmos em uma calculadora de impostos folha de pagamento, há uma série deles previstos na lei, o que aumenta o trabalho atencioso e detalhado do DP.
Vale lembrar que o não pagamento de impostos pode colocar a empresa em sérios problemas de ordem tributária e trabalhista.
Para evitar esses problemas, confira a lista a seguir e entenda quais os impostos incidem sobre o salário.
INSS
O pagamento do Instituto Nacional do Seguro Social é descontado em folha. A contribuição ao INSS cobre benefícios que o colaborador pode vir a requerer, como licença-maternidade, pensão por morte, auxílio-doença e outros.
O valor do desconto varia de acordo com o salário do funcionário. Para saber qual é a porcentagem, basta olhar a tabela de contribuição mensal:
- Quem ganha até um salário mínimo (R$ 1.518 em 2025): desconto de 7,5%
- Entre R$ 1.518,01 e R$ 2.793,88: desconto de 9%
- Entre R$ 2.793,89 e R$ 4.190,83: 12%
- De R$ 4.190,84 até R$ 8.157,41: 14%
Importante: a alíquota máxima de desconto referente ao INSS é de 14%.
Risco Ambiental de Trabalho – RAT
Dos impostos da folha de pagamento, o RAT é uma contribuição para custear o tratamento de doenças ocupacionais decorrentes do exercício da função ou acidentes de trabalho. Ou seja, é um valor adicionado aos proventos do funcionário.
A tributação está prevista no artigo 22, inciso II, da Lei 8212/91. As alíquotas do RAT são, segundo a lei:
“a) 1% (um por cento) para as empresas em cuja atividade preponderante o risco de acidentes do trabalho seja considerado leve;
b) 2% (dois por cento) para as empresas em cuja atividade preponderante esse risco seja considerado médio;
c) 3% (três por cento) para as empresas em cuja atividade preponderante esse risco seja considerado grave”.
FGTS
O FGTS, ou Fundo de Garantia do Tempo de Serviço é um dos encargos sociais sobre a folha de pagamento e deve ser pago pela empresa até o dia 7 de cada mês. O valor é referente a 8% do salário bruto do colaborador (mais juros e correção monetária).
Essa quantia não é descontada do salário do colaborador: ela é depositada em uma conta na Caixa Econômica Federal em nome do profissional. Contudo, a pessoa somente poderá acessar o dinheiro em algumas situações, como:
- Demissão sem justa causa;
- Compra de imóvel próprio;
- Aposentadoria;
- Doenças graves;
- Casos de calamidade pública.
IRRF
O Imposto de Renda Retido na Fonte é um desconto devido pelo trabalhador, porém, o recolhimento é feito pela empresa. Ou seja, o valor deve ser descontado diretamente na folha de pagamento.
Assim como no pagamento do INSS, o IRRF varia conforme a remuneração do profissional. Para 2025, a tabela é a seguinte:
- Salário bruto entre R$ 2.428,81 até R$ 2.826,65: desconto de 7,5%;
- Salário bruto entre R$ 2.826,66 até R$ 3.751,05: desconto de 15% ;
- Salário bruto entre R$ 3.751,06 até R$ 4.664,68: desconto de 22,5%;
- Salários brutos iguais ou acima de R$ 4.664,68: desconto de 27,5%.
Salário Educação
Previsto no § 5º do art. 212 da Constituição Federal de 1988, o salário educação é uma contribuição social devida pelas empresas. Tem por finalidade o financiamento de projetos e ações de educação pública no país.
O valor a ser pago tem como base a alíquota de 2,5% sobre o total das remunerações mensais pagas aos funcionários.
Sistema S
O Sistema S é um grupo de entidades privadas voltadas para o treinamento profissional, consultoria, pesquisa, assistência social e técnica. É o caso do SEBRAE, SENAI, SESI, SENAC, SESC, SEST, SENAR, SESNAT e SESCOOP.
Empresas que fazem parte da categoria devem pagar um valor ao Sistema S, o qual é distribuído pelo governo entre as entidades.
Salário-família
Todo trabalhador de baixa renda que possui filhos de até 14 anos, ou com deficiência independentemente da idade, tem direito a receber o salário-família. O pagamento é feito pelo empregador e deve constar no holerite.
O cálculo do valor, válido em 2025, é o seguinte: profissionais com remuneração de até R$ 1.906,04 recebem R$ 65 por dependente.
Multa rescisória
Nos impostos sobre a folha de pagamento, é importante mencionar a multa rescisória. Nada mais é do que um valor que deve ser pago pelo empregador no caso de demissão sem justa causa.
O valor é de 40% do FGTS.
DSR (Descanso Semanal Remunerado)
Segundo a CLT, todo trabalhador tem direito a um dia de descanso remunerado na semana. Contudo, para que possa receber esse valor, o profissional precisa ter cumprido sua jornada de trabalho.
Caso o profissional tenha faltado ao trabalho ou atrasado sem justificativas, o empregador pode descontar o DSR. A quantia referente ao Descanso Semanal Remunerado deve vir descrita na folha de pagamento.
Férias e ⅓
As férias são um direito do colaborador CLT que trabalhou na mesma empresa por mais de um ano.
Esse período é remunerado e a empresa deve pagar ao funcionário o valor referente a um mês de trabalho, acrescido de um terço.
São também recolhidos sobre a quantia paga pelas férias os impostos como FGTS, INSS etc.
13º salário
Para os funcionários que trabalharam 12 meses, o décimo terceiro equivale a um salário normal. Aqueles com menos de um ano de casa recebem o valor proporcional.
O 13º salário é pago em duas parcelas, sendo que descontos de INSS e IR acontecem na segunda parcela.
Existe também a possibilidade de adiantamento do décimo terceiro em casos específicos. Entenda como funciona:
Auxílio doença
Outro tema relacionado ao percentual de impostos sobre a folha de pagamento é o auxílio doença. Na verdade, ele é um benefício destinado ao trabalhador que precisa se ausentar do trabalho por mais de 15 dias por motivo de doença ou acidente.
Para isso, é preciso haver a comprovação de um médico junto ao INSS.
Sobre o pagamento do valor, os primeiros 15 dias de afastamento são de responsabilidade do empregador. A partir de então o salário é pago pelo INSS.
Nesse caso, na folha de pagamento deve vir o desconto da taxa de 1,9% referente ao auxílio.
Licenças maternidade e paternidade
As colaboradoras gestantes ou adotantes têm 120 dias de licença-maternidade, contados a partir do nascimento ou adoção da criança.
No caso da licença-paternidade, os pais têm direito a cinco dias de afastamento do trabalho. Em 2025, o Projeto de Lei 3.935/2008, que prevê o aumento gradual da licença de cinco para 20 dias, foi aprovado pela Câmara dos Deputados.
O projeto segue em tramitação e deve passar por análise do Senado, mas se aprovado pode trazer mudanças importantes tanto para empresas quanto para os colaboradores.
Seja licença-maternidade ou paternidade, independentemente do período de afastamento, o salário deve ser pago normalmente, com a incidência do INSS.
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Conclusão
Entender como funcionam os impostos na folha de pagamento é essencial para evitar inconsistências, manter o negócio em conformidade e garantir transparência com todos os colaboradores.
Ao longo deste conteúdo, você conheceu os principais encargos, como eles são calculados e o papel da tecnologia na otimização desses processos.
Como vimos, sistemas especializados como os da TOTVS permitem automatizar os cálculos de encargos trabalhistas, o que elimina os erros manuais e abre espaço na agenda do RH para que a equipe possa construir estratégias mais completas na gestão de pessoas.
Na prática, isso significa maior controle sobre as operações, agilidade e conformidade. Tudo isso tem uma influência direta nos colaboradores, que observam maior transparência nos processos e passam a contar com uma gestão focada em pessoas.
Aproveite para conferir também nosso conteúdo sobre desoneração da folha de pagamento e saiba como esse modelo pode impactar o seu negócio.
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