Calcular viagem: como economizar com pedágio, combustível, tempo e mais

Equipe TOTVS | 16 maio, 2022

Calcular viagem é uma atividade que faz parte do dia a dia de qualquer empresa que trabalhe com equipes externas de entrega ou atendimento ao público.

Trata-se de uma parte fundamental do trabalho dos gestores de frota, pois, por meio do cálculo correto, é possível reduzir os custos com toda a operação.

Um cálculo de viagem bem feito é capaz de diminuir o tempo das entregas, o gasto com combustível e até mesmo o valor despendido com horas extras.

Por isso, hoje vamos mostrar tudo o que você precisa saber para conseguir calcular viagens e trazer benefícios financeiros para sua empresa. Boa leitura!

Calcular viagem: a importância de compreender os custos de suas operações logísticas

Fazer um bom cálculo de viagens é a melhor maneira de escolher rotas eficientes para as suas operações logísticas e, além disso, traz diversos benefícios para o seu negócio.

Em primeiro lugar, é possível economizar tempo e combustível, reduzindo drasticamente os custos das operações.

Ao traçar rotas inteligentes e otimizadas, é possível realizar todas as suas entregas em menos tempo e gastando menos combustível, pois os motoristas da empresa serão capazes de escolher caminhos alternativos e mais rápidos, evitando os congestionamentos.

Além disso, os sistemas de roteirização também ajudam a aumentar a vida útil dos veículos.

Isso porque é possível priorizar rotas por ruas ou estradas que estão em melhores condições de uso, evitando vias esburacadas, que têm um impacto grande sobre o veículo, fazendo com que ele precise de reparos mais frequentes.

Isso também representa um impacto direto na segurança dos colaboradores da empresa, que não terão de dirigir por trechos perigosos e com alto risco de acidentes.

E, quando estamos falando de entregas dentro das cidades, existem regiões que só permitem a carga e descarga de produtos em um determinado horário e, ao calcular as viagens rigorosamente, é possível adequar as entregas a essas condições.

Outra vantagem muito importante para as empresas é o fato de um bom planejamento conseguir tornar as entregas mais rápidas.

Em outras palavras, os seus colaboradores vão conseguir fazer mais entregas em menos tempo, o que tem um impacto direto na satisfação dos seus clientes.

Com um bom planejamento de rotas, é possível até mesmo fazer com que as entregas cheguem antes da previsão de entrega, o que gera uma ótima imagem para a empresa junto ao público e aumenta drasticamente as chances de recompra e posterior fidelização.

Por fim, um dos maiores benefícios de planejar e calcular bem as viagens é que isso acaba trazendo uma maior produtividade para os seus colaboradores, tanto da equipe de campo quanto da de gestores.

Especialmente quando as empresas usam um sistema integrado, é possível ter um senso melhor de organização dentro da empresa e na hora das entregas.

Na parte interna, os gestores e administradores podem dividir as entregas de maneira mais eficiente e, no campo, essas entregas serão mais rápidas, diminuindo o tempo na rua, aumentando o número de entregas no mesmo dia e diminuindo os gastos com horas extras.

Variáveis que podem influenciar o seu cálculo de viagem

Quando os gestores da sua empresa forem calcular as viagens de entrega, é necessário levar em consideração diversos fatores que podem influenciar no tempo para entregas e nos gastos que a empresa terá para concluir as tarefas.

Confira a seguir as principais variáveis que devem constar na ponta do lápis na hora de planejar um cálculo de viagem!

Revisão do veículo

Em primeiro lugar, é preciso considerar os gastos com a revisão do veículo.

Na maior parte das vezes, não serão necessários grandes ajustes – o máximo que vai acontecer é o veículo precisar de uma troca de óleo, por exemplo.

Contudo, para garantir a segurança dos seus colaboradores e da carga que estão transportando, é preciso se certificar de que não há nada de errado com o veículo.

Por isso, em alguns casos, será necessário trocar peças, comprar novos pneus, fazer a calibragem de certos equipamentos etc.

Tudo isso vai ajudar a evitar problemas na estrada ou durante a operação dentro da cidade.

A autonomia do veículo

Outro fator importante a ser considerado é a autonomia do veículo, ou seja, quantos quilômetros ele faz por litro de combustível.

Com esses dados em mãos, é possível saber quanto combustível será necessário para concluir a viagem sem problemas.

Sabendo quanto combustível será necessário, você poderá saber exatamente o quanto irá gastar para reabastecer o veículo até o fim das atividades.

Preço do combustível no trajeto e no local de destino

Quando estamos falando de entregas intermunicipais ou interestaduais, é preciso levar em consideração a variação do preço do combustível no trajeto e no local de destino.

Se a viagem for muito longa, com certeza será necessário que o caminhão pare em algum posto de gasolina no meio do caminho para reabastecer.

E o preço do combustível na estrada pode variar bastante do preço encontrado na cidade de partida, então é preciso considerar essa variação.

O mesmo vale para o preço de combustível na cidade de destino.

Portanto, antes de começar a viagem, pesquise pelo preço do combustível para já estar preparado para os gastos envolvidos.

Hospedagem do motorista

No caso de viagens muito longas, é preciso se atentar a um aspecto legal muito importante: os motoristas só podem dirigir por, no máximo, cinco horas seguidas.

A jornada de trabalho máximo também é de, no máximo, oito horas, com um limite máximo de duas horas extras por dia.

Portanto, no caso de longas distâncias, provavelmente será necessário que o motorista pare de dirigir em um determinado momento para dormir e recomeçar a dirigir somente no dia seguinte.

É preciso levar esse fator em consideração para saber exatamente o quanto você precisará gastar com a hospedagem do seu motorista.

Refeições

Outro aspecto importante são as refeições dos motoristas. Por isso, descubra qual o preço médio das refeições na estrada e nas cidades por onde este profissional vai passar.

Pedágios

Por fim, é fundamental que você avalie os preços dos pedágios. É possível verificar o preço dos pedágios por meio de um sistema de roteirização.

Esse software informará exatamente o quanto você irá gastar com pedágios desde o local de saída até o destino final.

Assim, é possível já deixar o valor contado com o motorista.

Como calcular viagem com pedágio?

Você pode calcular a viagem com o pedágio de duas formas: manualmente, ou seja, descobrindo os valores de cada um dos pedágios e somando, ou automaticamente, por meio de um sistema de roteirização.

Com um sistema de roteirização, você consegue descobrir o preço dos pedágios automaticamente, bastando inserir o endereço de partida e o de chegada.

O software oferece várias opções de rota que você pode comparar para escolher a ideal, de acordo com suas necessidades.

Também é possível procurar por trajetos sem pedágios, para aqueles que não desejam pagar por nenhuma tarifa.

Mas lembre-se: se por um lado escolher trajetos que não passam por pedágios pareça uma boa opção, eles também podem ser mais custosos, já que as rotas alternativas são mais longas do que as das principais rodovias do país.

A verdade é que, no fim do dia, cada viagem é única e precisa ser roteirizada para atender aos principais objetivos da sua empresa, levando em conta fatores específicos de cada frota.

Como calcular quanto vou gastar de combustível na viagem?

Confira a seguir o passo a passo para calcular o consumo de gasolina na viagem!

Considere a distância total a ser percorrida

O primeiro passo é descobrir exatamente qual a distância total a ser percorrida pelo veículo da sua frota. 

Esse dado será muito importante para que você consiga concluir o cálculo necessário para saber quanto vai gastar de combustível na viagem.

Saiba quantos quilômetros o veículo faz por litro

O segundo passo é descobrir a autonomia do seu veículo, ou seja, quantos quilômetros ele consegue rodar para cada litro de combustível consumido.

Você pode encontrar essa informação de duas formas: pesquisando na internet pelo modelo e ano do veículo em questão, ou lendo o manual de instruções do veículo.

Pesquise o valor médio do combustível ao longo do trajeto

O terceiro passo é pesquisar qual é o valor médio do combustível ao longo do trajeto.

Lembre-se: esse valor pode mudar bastante dependendo da cidade ou da localização do posto – nas estradas ou nas cidades.

Saiba exatamente quantos quilômetros o veículo vai rodar

O terceiro passo é descobrir a distância exata que o veículo vai precisar percorrer para concluir as suas entregas.

Você pode fazer isso por meio de um sistema de roteirização, inserindo o endereço de saída e o endereço de entrega.

Calcule quanto combustível irá gastar

Por fim, o último passo é  dividir a distância a ser percorrida pela autonomia do veículo. Ao fazer isso, você saberá quantos litros de combustível serão consumidos para percorrer todo o percurso.

Se ainda está com dúvidas, confira a fórmula a seguir:

Combustível consumido = Distância a ser percorrida / Autonomia do veículo

Por exemplo, vamos imaginar que um veículo faz 12km/L e precisa percorrer uma distância de 120 quilômetros. 

Nesse caso, basta inserir os dados na fórmula e teremos:

Combustível consumido = 120 / 12

Combustível consumido = 10 L

Calcule o preço 

Com a quantidade de combustível a ser consumida, basta levantar o preço médio da gasolina no momento da viagem e multiplicar este número pelo resultado obtido no cálculo anterior.

Veja a fórmula a seguir:

Valor total do combustível = Preço do litro de combustível x Combustível a ser consumido na viagem

Assim, seguindo o exemplo, se o litro da gasolina custa R$7,29, e o veículo vai consumir 10 litros, teremos:

Valor total do combustível = R$7,29 x 10 L

Valor total do combustível = R$72,90

Como calcular tempo de viagem por hora?

Para saber quanto tempo vai durar uma viagem, é preciso descobrir a distância a ser percorrida e a velocidade média do veículo.

Em seguida, basta dividir a distância a ser percorrida pela velocidade média, como na fórmula a seguir:

Tempo de viagem = Distância percorrida / Velocidade média

Assim, se temos uma viagem de 100 km e um veículo que dirigiu com uma velocidade média de 80 km/h temos que:

Tempo de viagem = 100 km / 80 km/h

Tempo de viagem = 1,25 horas

Tempo de viagem = 1h15

Como calcular rota de viagem?

Hoje em dia, existem várias ferramentas disponíveis no mercado que permitem traçar rotas entre vários pontos. Contudo, quando estamos falando das funcionalidades para uma empresa que lida com o setor logístico, a melhor delas é um roteirizador.

De qualquer forma, vamos apresentar a seguir algumas formas de calcular rota de viagem por meio das principais aplicações disponíveis no mercado. Confira:

Google Maps

O Google Maps é uma solução que oferece, basicamente, algumas opções de rota, uma estimativa de tempo de deslocamento e um sistema de navegação em tempo real.

Contudo, trata-se de uma solução muito limitada para o dia a dia das empresas.

Isso porque esse programa não possui ferramentas mais robustas, como o cálculo de pedágio automático, a elaboração de rotas que evitam pedágios e a integração com outros ERPs do mercado.

Como consequência disso, ele tem uma performance bem menos eficiente do que um sistema de roteirização profissiopnal, integrado a outros sistemas de gestão, fazendo com que não seja tão útil para o planejamento de rotas em escala.

Ou seja, o colaborador responsável pela elaboração das rotas não vai conseguir organizar todas as informações que precisa de maneira automática, nem estará integrado aos outros sistemas de gestão, o que aumenta as chances de erro humano durante a operação.

Waze

Assim como o Google Maps, o Waze também apresenta diversas limitações para o uso em escala, pois, apesar de ser um aplicativo colaborativo, que traz informações em tempo real, ele não possui uma série de funcionalidades que facilitam a vida dos gestores de frota.

A falta de recursos adicionais, como o cálculo de pedágio, por exemplo, pode fazer com que um planejamento de rotas que seria feito em 15 minutos com um roteirizador profissional se extenda por horas a fio.

Então, por mais que ele seja muito útil para ajudar no dia a dia das pessoas, em situações pontuais, ele não é a solução mais adequada para uma empresa que precisa fazer planejamentos em escala.

Como consequência, trata-se de um método que só vai fazer com que seus gestores de frota gastem mais tempo planejando, em vez de permitir economia e eficiência de verdade.

Software de roteirização

Por fim, temos o software de roteirização, a solução que mais vem se destacando no mercado logístico por desempenhar um papel decisivo na eficiência e agilidade na gestão de frotas.

Os softwares de roteirização permitem calcular rota entre vários pontos de uma vez de maneira integrada a outros sistemas de gestão, o que facilita muito a vida do setor de planejamento, deixando todo o processo mais organizado e eficiente.

Dessa forma, o gestor de frotas tem em mãos uma ferramenta completa para encontrar os trajetos mais eficientes, rápidos, econômicos e seguros.

Confira a seguir como utilizar o roteirizador para calcular a melhor rota:

  1. Abra o seu sistema de roteirização;
  2. Digite o endereço de partida;
  3. Digite os endereços de destino;
  4. Clique em “Pesquisar”.

O sistema de roteirização deve oferecer opções de rotas com estimativas do quanto será necessário gastar com combustível ou pedágios para a realização das viagens.

TOTVS Planejamento de Rotas

Para calcular viagem com precisão, o ideal é que a sua empresa invista em uma solução inteligente de roteirização, como o TOTVS Planejamento de Rotas.

Este software foi desenvolvido pela maior empresa de tecnologia do Brasil e contém as principais funcionalidades para otimizar o setor logístico do seu negócio.

Além de encontrar a melhor rota para suas entregas ao longo do dia ou da semana, esse sistema também ajuda na gestão operacional do setor, já que pode ser integrado a outros ERPs.

Você verá a economia de tempo na ponta do lápis, pois é possível ter ainda mais precisão no cálculo de combustível, pedágios e insumos para a equipe de motoristas de maneira automatizada.

Quer saber mais sobre como essa ferramenta pode ajudar a otimizar a gestão de operações logísticas? Confira, então, os recursos disponíveis:

  • Geolocalização;
  • Visão ampla da gestão logística;
  • Dashboard com o mapa dos pedidos realizados;
  • Mapa digital com as ordens de paradas e trajetos sugeridos;
  • Cadastro de base de locais mais frequentes de entrega e retirada;
  • Visualização de viagens com acompanhamento claro sobre as rotas planejadas.

Aproveite e experimente grátis por 30 dias o TOTVS Planejamento de Rotas!

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Conclusão

Calcular viagem de maneira eficiente é uma tarefa essencial para o setor de entregas de qualquer empresa que queira construir uma reputação com os seus clientes.

Isso porque uma entrega bem feita, dentro do prazo (ou até mesmo antes dele), é uma das melhores formas de causar uma boa impressão em quem está contratando os seus serviços.

Por isso, é fundamental que as empresas invistam em soluções tecnológicas que tornem o processo de roteirização de viagens mais simples e eficiente.

Como vimos, apesar de existirem soluções gratuitas no mercado, elas não suprem as necessidades das empresas e são muito limitadas para quem precisa trabalhar em escala.

Nesse contexto, a solução ideal para as empresas é investir em um roteirizador, como o TOTVS Planejamento de Rotas

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