YMS: O que é, funcionalidades e benefícios do sistema

Equipe TOTVS | 01 outubro, 2021

O YMS, sigla para Yard Management System, é um sistema de gestão de pátio desenvolvido para atender as demandas de controle e monitoramento de centros logísticos de distribuição.

Muitas empresas de diferentes setores produtivos são beneficiadas através do uso do YMS, como as pequenas, médias e grandes indústrias, o agronegócio e até mesmo o varejo.

O monitoramento feito por sistemas YMS reúne informações sobre quantidade de veículos no pátio, carregamento e descarregamento de produtos e mercadorias, além de outras soluções e funcionalidades que variam de acordo com o tipo de YMS.

Nesse artigo, vamos falar sobre como funciona o YMS e as vantagens do uso para as empresas que desejam modernizar o gerenciamento logístico, reduzindo custos e aumentando a produtividade na indústria.

Ficou interessado em saber mais sobre esse assunto? Então, vamos juntos descobrir neste guia tudo sobre o YMS e a diferença do sistema de gestão de pátio para o TMS e WMS. Confira:

O que é YMS?

O YMS, sigla que vem da expressão em inglês Yard Management System, trata-se de um

sistema de gerenciamento de pátio, uma solução criada para empresas que precisam modernizar o monitoramento do setor logístico.

Esse tipo de sistema é usado tanto por indústrias de diversos segmentos, no agronegócio, por grandes operadores logísticos, até mesmo varejos e portos, por ser um modelo de gerenciamento que consegue se adaptar a diferentes setores e necessidades de mercado.

Por meio do YMS, é possível fazer o acompanhamento em tempo real da movimentação dos veículos da empresa, para identificar dados sobre produtividade, duração média de deslocamento, tempo com os veículos parados e outros gargalos que envolvem a gestão de frotas de veículos.

Ao lado de outros sistemas de gestão de estoque e transporte, o YMS se torna a solução perfeita para ter uma rota logística moderna, eficiente e com redução de custos.

Uma grande vantagem desse tipo de software é a possibilidade de integração com outros sistemas e o custo de seu investimento. 

Ao contrário do que muitos pequenos e médios empreendedores podem crer, o YMS não é uma solução apenas para as grandes corporações.

Na verdade, o YMS está cada vez mais comum e necessário no dia a dia de qualquer profissional que faz gestão de operações de logística.

Para que serve um sistema YMS?

O YMS é um software para o monitoramento de fluxos de pátio, servindo de suporte e otimização dos processos de logística.

Entre essa otimização de fluxos podemos citar o suporte na gestão de embarque e desembarque de cargas, organização de entregas e coletas, conferência de disponibilidade de docas, além da segurança em relação a entrada e saída de veículos.

Contudo, existem sistemas de YMS que possuem outras funcionalidades, inclusive, algumas que funcionam em integração com outros softwares de logística para empresas e grandes indústrias de diversos setores.

Para ficar mais fácil de visualizar como o YMS opera, vamos seguir o exemplo do cotidiano de um gestor que precisa fazer o monitoramento dos caminhões que entram e saem de um pátio ao longo do dia em um armazém.

As principais etapas dentro desse processo envolvem:

  • Agendamento de entrega com fornecedores;
  • Conferência das informações do veículo para verificação;
  • Check-in na portaria e apuração da segurança para estacionamento;
  • Comunicação da chegada dos caminhões para preparação do descarregamento;
  • Recebimento, conferência e entrada dos produtos no armazém.

Conhecendo esses passos, parece um processo simples, não é? No entanto, cada etapa pode apresentar gargalos que podem comprometer os prazos e orçamentos, prejudicando a produtividade e rendimento de um sistema de logística.

Por isso, o YMS pode ser a solução perfeita para ter controle desses gargalos e uma resolução de problemas mais ágil, evitando atrasos ou problemas de comunicação.

Isso porque os sistemas de YMS realizam um monitoramento 24 horas, registrando informações fundamentais para a tomada de decisões de seus gestores.

Confira também: O que é logística 4.0 e qual seu impacto?

Quais são as funcionalidades de um sistema YMS?

Existem várias funcionalidades presentes em sistemas YMS, como agendamento de entregas, planejamento de carga e descarga, gestão de tarefas dos colaboradores, identificação de veículos e acompanhamento em tempo real da movimentação dos veículos no pátio.

Abaixo, descrevemos como funcionam estas e outras funcionalidades:

Cadastro de áreas e locais de operação

Essa função permite o cadastro de todos os locais e áreas de operação de um pátio logístico, como pontos de entrada e saídas, docas, guichês de conferência, balanças, estacionamentos, etc.

Nesse tipo de recurso, é possível registrar qual o caminho de um veículo por todo o pátio, desenhando uma sequência que otimize os processos e ajude reduzir atrasos. 

Controle de acesso de veículos e pessoas

Trata-se de uma funcionalidade que contribui ainda mais para o controle e segurança do setor logístico e da empresa como um todo.

Através desse recurso, é possível registrar os dados de todos os veículos, motoristas, ajudantes e operadores que precisam ter acesso aos pátios.

Gerenciamento de filas

Para evitar filas nos pontos de entrada e saída dos pátios, é possível usar o YMS para ajudar no gerenciamento dos fluxos de veículos. 

Com o uso de uma ferramenta de convocação para execução de atividades, é possível orquestrar o fluxo em cada ponto do pátio.

Através do YMS, também será possível entender em quais pontos podem estar gerando filas, mesmo com a organização dos processos, para visualizar o que pode ser otimizado.

Qual é a importância de um sistema YMS para a gestão logística? 

Quando se trata de logística, é importante reconhecer que determinados gargalos entre as etapas podem ocasionar atrasos nos processos. E atrasos geram um impacto no planejamento, exigindo maior tempo entre as entregas, embarque, desembarque e gestão de estoque.

Nesses casos, os gestores devem levar como premissa o famoso ditado que diz: “tempo é dinheiro”.

Afinal, além de atrasos, problemas na gestão da logística podem causar retrabalho e baixa produtividade, tornando a empresa menos competitiva e podendo causar desgaste na relação com clientes e fornecedores.

Para conseguir essa excelência na gestão da logística, a organização e inovação deve começar na organização dos pátios, investindo em tecnologias para aprimorar os resultados internos.

A importância do YMS está justamente nesse fator, afinal, trata-se de uma solução que inova a forma de monitoramento dos pátios e portarias, gerando relatórios importantes para implementação de melhorias.

Investir em uma ferramenta de YMS pode significar a resolução de problemas como caminhões parados à espera de carregamento e descarregamento. 

Também evita que equipes fiquem paradas sem previsão das próximas etapas, por falta de controle, comunicação ou organização das demandas.

YMS x TMS x WMS: Quais são as diferenças entre os sistemas?

Como vimos, o YMS é um software de gestão de pátios, já o Transportation Management System (TMS) é um sistema de acompanhamento do transporte.

Esse tipo de ferramenta é utilizada para acompanhar todos os processos que envolvem o deslocamento dos veículos, além de favorecer o contato com fornecedores, clientes, aprimoramento de processos de armazenamento e distribuição, metodologias de controle e registro.

De modo geral, o TMS é indicado para empresas que movimentam grandes quantidades de produtos para diferentes pontos, como por exemplo, destinos em clientes, fábricas, centros de distribuição, etc.

Mas entre as funcionalidades do TMS, a principal é o acompanhamento de cargas, o que permite mais segurança e controle da confirmação de saída e chegada de cada carregamento.

O WMS, por outro lado, é a sigla para Warehouse Management System e representa o software desenvolvido para o mapeamento das atividades relacionadas ao estoque.

Com o uso do WMS, as empresas conseguem ter mais precisão sobre o controle de chegada e saída de mercadorias nos estoques.

Para isso, esses softwares contam com tecnologias de identificação de objetos, seja por código de barras, QR code e RFID (identificação por radiofrequência), por exemplo.

Uma perspectiva de comparação entre esses três sistemas é que, enquanto o TMS representa um sistema de gestão fora da planta ou da logística externa da empresa, o WMS e o YMS são de gestão interna.

Quais vantagens de um sistema YMS para a gestão logística?

As principais vantagens no uso de um sistema YMS, são o aumento da eficiência no controle de fluxos logísticos, otimização de recursos, redução de custos, integração com outros sistemas operacionais e maior confiança e precisão nas informações para tomada de decisões.

Além disso, um sistema YMS proporciona uma visão geral sobre o controle de cadeia dos suprimentos nos pátios, especialmente no uso integrado com outros softwares, como o TMS e WMS, que conhecemos acima.

O YMS também pode ser integrado aos sistemas de gestão corporativa (ERPs) que as empresas usam no dia a dia, para unificar a comunicação, tornando mais visível e acessível todo o controle das operações.

Confira também: Você já planejou a logística para a Black Friday? Confira o nosso checklist!

Como escolher o sistema YMS ideal para sua empresa?

Na hora de escolher o melhor sistema YMS para a sua empresa, é importante observar todas as funcionalidades oferecidas pelo serviço, e comparar as opções disponíveis no mercado, qual oferece o melhor custo-benefício de acordo com as necessidades de monitoramento do seu pátio.

Além de verificar as funcionalidades, é importante projetar qual solução será mais eficiente para o crescimento da produtividade e, consequentemente, da empresa.

Algumas dicas mais específicas do que levar em consideração podem te ajudar:

  • Verifique se o sistema YMS escolhido permite integração com outros sistemas, como o WMS e TMS;
  • Pesquise se o YMS atenderá todas as necessidades de automação para substituir processos que antes eram feitos manualmente;
  • Busque conhecer como o software permite a colaboração de todos os funcionários;
  • Priorize opções que, além da automação de processos, gerem relatórios completos para a análise de resultados e performance.

De modo geral, esses são os principais fatores indispensáveis em um excelente sistema YMS para qualquer empresa.

Mas vale dizer ainda, que antes de buscar por essa nova ferramenta, você deve fazer um mapeamento de todos os problemas, gargalos, dificuldades e pontos fortes da atual situação de monitoramento.

Com essa lista em mãos, será muito mais fácil conferir qual opção realmente irá satisfazer as necessidades do seu setor de logística, evitando a escolha errada.

TOTVS YMS

O sucesso de uma empresa envolve a eficiência em diversos processos, do desenvolvimento de um produto ou serviço, até o relacionamento com o cliente no final dessa cadeia produtiva.

E entre esses processos, o desempenho logístico acaba sendo um dos principais pilares para colocar uma empresa com diferencial competitivo entre outras empresas do mesmo setor.

Com uma solução YMS, é possível promover mais agilidade no monitoramento de entradas e saídas de veículos, facilitando entregas e o recebimento de mercadorias.

Isso tudo é possível com o auxílio de tecnologias como o TOTVS YMS, um sistema de gerenciamento de pátios e portarias que realiza um controle completo de toda movimentação outbound e inbound da empresa.

Entre várias funcionalidades, esse sistema permite a organização de fluxos de acordo com as características específicas de cada empresa.

O TOTVS YMS atende diferentes setores: industrial, distribuição, varejo, agronegócio e operadores logísticos.

Confira as principais vantagens: 

  • Configuração Operacional
  • Controle de Acesso de Pessoas e Veículos
  • Gerenciamento de Filas
  • Convocação para Execução de Atividades
  • Gestão à Vista
  • Integração com TOTVS Agendamentos

Revoluciona os processos de pátios e portarias da sua empresa com a TOTVS YMS.

Conclusão

Nesse conteúdo sobre o que é YMS (Yard Management System), buscamos te mostrar quais as vantagens de um sistema de gerenciamento de pátio para a logística das empresas e como essa modernização dos processos pode aumentar a produtividade e lucro.

Como vimos, não se trata de uma solução de mercado tão recente. Por isso, é possível encontrar diversos sistemas YMS no mercado, com propostas e funcionalidades distintas.

Por isso, é importante ter um entendimento técnico sobre como funciona o YMS para visualizar melhor, antes da contratação do serviço, como ele pode ajudar a resolver os gargalos no monitoramento logístico das portarias, reduzindo atrasos e outros problemas.

Outra dica presente nesse conteúdo, é sobre a busca de sistemas YMS que possuem integração com outros sistemas, para integrar toda a gestão logística  e torná-la mais ágil.

Afinal, embora pareça simples o gerenciamento de pátios, quando falamos de empresas com recebimento e envio de mercadorias com grandes volumes, qualquer atraso ou erro de conferência pode impactar negativamente no orçamento.

Se você gostou desse conteúdo e deseja continuar conhecendo mais sobre esse universo, leia também o nosso artigo sobre ERP para logística: sua carga no caminho certo.

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