Faculdade IMED inicia a sua transformação digital com a TOTVS

Equipe TOTVS | INOVAÇÕES | 01 outubro, 2018

A IMED, instituição de ensino superior fundada em 2004, com campi em Passo Fundo (RS) e Porto Alegre, conta com cerca de cinco mil alunos entre seus 12 cursos de graduação, além dos MBAs, Especializações e Mestrados. Reconhecida entre as melhores instituições do país por desempenho nos resultados do Enade no ano passado, a faculdade adotou as soluções TOTVS de Gestão Educacional e backoffice, visando sua expansão e crescimento.

O projeto teve início em 2009, época em que a IMED queria profissionalizar a sua gestão e buscava uma solução que integrasse todas as áreas da empresa, entregando informações em tempo hábil e confiáveis para tomada de decisões. Hoje, a instituição tem ERP TOTVS implementado em praticamente todas as áreas: Gestão Educacional, Biblioteca, Avaliação Institucional, Central de Relacionamento, Portal Acadêmico, Financeiro, Contabilidade, Fiscal, Faturamento, Compras, Controladoria, Patrimônio, Gestão de Pessoas (Folha, Ponto, Recrutamento, Seleção e Segurança do Trabalho) e Saúde (adotada nas Clínicas de Odontologia e Psicologia dos campi).

Antes da implantação das soluções TOTVS, a área administrativa, por exemplo, demorava até dois meses para fechar a contabilidade, inviabilizando ter qualquer indicador do orçamento mensal da instituição. Hoje, os relatórios já estão 100% fechados entre os dias 05 e 10 do mês, com informações em tempo real.

Os primeiros módulos foram implementados em apenas dois meses. “O projeto começou em setembro e em novembro já fizemos o processo de matrícula do vestibular dentro do sistema. Outro benefício da solução foi a possibilidade de oferecer aos alunos a rematrícula 100% online, pois antes era apenas presencial. Desde o início, esse não foi um projeto só da área de TI, todos os setores do negócio se envolveram e, por isso, conseguimos resultados tão bons e rápidos”, explica Gabriel Prestes, coordenador do departamento de TI da IMED.

Com todas as informações administrativas e sobre os alunos integradas, a instituição conseguiu uma gestão muito mais ágil, com processos consolidados, que permitiram aos gestores uma visão geral da empresa para tomadas de decisões consistentes. Foi possível, ainda, criar um maior controle de inadimplência, pois antes o processo era todo manual. Com os dados consolidados no sistema, foi possível criar uma área de cobrança interna e reduzir em até 15% a inadimplência. Outra vantagem foi disponibilizar aos alunos os boletos online, reduzindo, ainda, os custos com impressão e envio pelos Correios.

A adoção das tecnologias não se limitou às operações internas da IMED, os alunos também se beneficiam com o Portal do Aluno, uma plataforma de acesso a todas as informações que precisam durante o curso, como notas e cronogramas de aulas. “Todo início de ano letivo, contratávamos cerca de 20 monitores para orientar os alunos sobre suas salas. Com o sistema, isso não foi mais necessário, já que todas as informações estão disponíveis online e de fácil acesso”, completa Prestes.

Atualmente, mais de 900 instituições de ensino utilizam as soluções TOTVS, abrangendo mais de 2,5 milhões de alunos. “Ter dados consolidados e disponíveis permite às instituições um melhor atendimento aos seus alunos e maior eficiência operacional, com redução de custos e otimização de recursos. Esta organização é a base para iniciar a transformação digital de qualquer negócio”, reforça Marcelo Cosentino, vice-presidente de Professional Services da TOTVS.

Confira abaixo o vídeo case de sucesso:

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