O compliance é uma prática que cabe tanto na esfera pública como privada, que visa alinhar as práticas de uma organização às leis, regras e normas existentes. Seu objetivo é gerar valor para o negócio.
No Brasil, esse não é um tópico novo, mas sua popularização se deu após a aprovação da Lei nº 12.846/13, a Lei Anticorrupção que estabeleceu um rigor muito maior tanto para empresas públicas como privadas em relação à legislação.
Porém, o termo torna-se cada vez mais importante nas empresas, sendo um dos ingredientes em comum nas organizações de sucesso.
Ele impacta diretamente na gestão de um negócio, sendo um dos fatores mais importantes para a garantia da transparência nos processos internos.
Porém, ainda assim, há certa confusão quanto ao termo e ao conceito de compliance. Afinal, qual seu significado e o que abrange? Porque é tão importante para a manutenção da credibilidade das organizações?
Essas e outras questões nós vamos responder neste guia completo!
Continue a leitura, entenda as características do compliance, seus diferentes tipos, vantagens de segui-los e como aplicar em seu negócio!
Afinal, o que é compliance?
O compliance é o ato de estar em conformidade com determinadas as leis, normas e regras. Pode ser tanto em relação às leis federais ou às políticas corporativas.
Nas empresas, sua aplicação trata-se basicamente de estar em conformidade com os regulamentos, diretrizes e, claro, leis que regem sua atuação.
Isso quer dizer que cumprir com as obrigações legais, como seguir os processos corretos para formalização e abertura do seu negócio, já é uma ação de conformidade.
No entanto, não se limita a isso: para uma organização, estar em compliance significa seguir suas obrigações legais, bem como as financeiras.
Além disso, trata-se também de assegurar a saúde, segurança e bem-estar dos envolvidos em seus processos.
Assim, é possível estabelecer uma melhor cultura organizacional em relação às burocracias, abrindo o caminho para um crescimento mais sustentável.
E claro, sem falar na economia, já que é uma forma de prevenir que problemas afetem a empresa administrativamente, resultando em multas, sanções ou publicidade negativa.
Para se ter noção, não seguir as regras, políticas e diretrizes internas custa às empresas americanas uma média de pouco mais de US$ 4 milhões em perdas de receita.
Os dados são de um estudo de 2017 da Globalscape.
O que quer dizer a palavra compliance?
A palavra compliance é uma adaptação do verbo inglês “to comply“, cuja tradução é “estar de acordo” ou “estar em conformidade“.
Na definição mais ampla, conformidade em empresas é a capacidade de liderar grandes grupos de pessoas em direção a certos padrões de conduta.
Ou seja, você tem um grupo de pessoas de alguma forma afiliadas a uma empresa que deve obedecer a certas regras.
Essas regras, aliás, podem ser tanto externas como internas.
As externas sendo as regulamentações setoriais e leis federais, estaduais ou municipais sobre a atuação da organização.
Quer um exemplo? A emissão do Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) para qualquer serviço de transporte que uma empresa contratar.
Esse documento serve como uma “nota fiscal” para os serviços do tipo, centralizando diversas informações sobre a operação.
É algo essencial para seguir as regras fiscais da área de transportes.
Já as regras internas têm relação às políticas da própria empresa.
Ou seja, as diretrizes de atuação que uma organização define para si mesma, que normalmente norteiam seus processos para a conformidade externa.
Ou seja: como um negócio vai cumprir com as leis federais?
Através do compliance interno — suas políticas, procedimentos e normas.
Por exemplo, alguns tipos de negócios não são obrigados a elaborar a Demonstração do Resultado do Exercício (DRE).
No entanto, seu desenvolvimento ajuda gestores de todos os tipos de empresa a entenderem os resultados líquidos da empresa em um determinado período.
Por isso, é comum que a maioria dos gestores elabore a DRE, como uma forma de contribuir com a própria gestão financeira, aprofundando seu conhecimento sobre a situação da empresa e quais passos tomar em seu futuro.
Para que serve o compliance?
O compliance em empresas serve como base para criação de um plano de ação em relação às políticas, regulamentos e diretrizes que incidem sobre sua operação.
Para organizações brasileiras, manter-se em conformidade fiscal e tributária, por exemplo, é um enorme desafio.
Isso porque o sistema tributário brasileiro é um dos mais complexos do mundo, de acordo com o Instituto Brasileiro de Planejamento e Tributação (IBPT).
Em um estudo recente, o instituto apontou que entre 1988 e 2020, mais de 5,9 milhões de normas constitucionais foram editadas.
Dessas, 1 a cada 5 são do âmbito tributário, o que comprova a complexidade sistemática e contínua do conjunto de regras tributárias às quais a população e os empresários brasileiros são submetidos.
Os números são surpreendentes, mas de certa forma, os brasileiros já sabem o quão complexo é o sistema tributário, desde o pagamento de contas até os impostos. Afinal, o Brasil é também um dos países que mais cobra impostos, ainda que seja um grande produtor de matéria-prima.
E enquanto na política, o tema ainda engatinha, as empresas devem se mobilizar para desatar os nós burocráticos às quais estão envolvidas por simplesmente existirem.
Para isso, esse conceito prova-se tão importante.
Ele garante que as empresas possuem uma governança corporativa eficiente, com uma estrutura de regras, regulamentos e práticas que definem seu modo de operar.
Assim, serve para garantir que um negócio cumpra a lei com toda responsabilidade, justiça e transparência.
A relação entre o compliance e a LGPD
Quando o assunto é regulamentação corporativa, a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais não pode ficar de fora. Hoje, estar em compliance também significa proteger os dados dos seus clientes.
A LGPD, como também é conhecida, trata-se da Lei nº 13.709/18, que visa fortalecer as diretrizes de proteção aos dados pessoais pelas organizações.
A lei, sancionada em 2018 e que entrou em vigor em agosto de 2020, estabelece novas regulamentações para o processo de coleta, armazenamento, processamento e compartilhamentos dos dados de pessoas físicas por empresas.
Uma dessas mudanças, e talvez a mais significativa de todas, é que agora as pessoas devem consentir e autorizar o compartilhamento de seus dados com as empresas.
Essa ação deve ser uma manifestação própria do titular das informações, dada de maneira consciente e inequívoca.
A LGPD exige uma completa transformação das empresas em direção a um compliance de segurança da informação.
Isso porque o não cumprimento das novas obrigações pode acarretar em sanções administrativas, encerramento das atividades do negócio e multas no valor de 2% do faturamento anual ou R$ 50 milhões por infração.
Como adequar a política de compliance à Lei Geral de Proteção de Dados?
Com a LGPD, as empresas devem atualizar sua política de compliance e adicionar novas diretrizes em relação à coleta, armazenamento, tratamento e compartilhamento de dados dos clientes.
Uma das principais ações que a empresa deve tomar é nomear um DPO, o Data Protection Officer. Ele será o encarregado pela aplicação e gestão de boas práticas de proteção de dados.
Existem plataformas digitais que ajudam a empresa a ficar em conformidade com a LGPD. Uma delas é a CMP – Customer Management Platform, uma ferramenta de consentimento do usuário.
É também o profissional responsável pela comunicação com a ANPD, a Agência Nacional de Proteção de Dados, órgão criado para justamente auditar a conformidade das empresas em relação à LGPD.
Além disso, é necessário atualizar as Políticas de Privacidade do seu site, blog e demais plataformas on-line.
Os Termos de Uso dos dados devem ser revisados igualmente, garantindo a conformidade com a LGPD.
Além disso, montar um comitê — com responsáveis de todas as áreas da empresa — pode ser uma excelente maneira de disseminar as práticas por toda organização.
E claro, vale reavaliar as tecnologias que compõem o backbone da operação, como seus sistemas de gestão.
É preciso garantir que eles possuam os principais e mais modernos mecanismos de proteção aos dados, bem como facilitem o acesso, compartilhamento e mesmo exclusão dos mesmos.
Quais as principais características de um programa de compliance?
Um programa de compliance deve ser fruto de uma mudança corporativa completa, que impacte diretamente na cultura organizacional da empresa.
Lembre-se: não falamos apenas de um memorando de boas práticas, mas de uma reestruturação de processos, comportamentos e tecnologias de extrema importância.
Ele pode garantir a continuidade operacional do seu negócio, bem como a conformidade em relação às obrigações da gestão fiscal e tributária.
Uma empresa com seus impostos em dia, é uma empresa que pode investir e crescer sem receio — e isso é muito relevante hoje em dia, ainda mais em um cenário de alta competitividade.
Mas… Quais os primeiros passos? Temos algumas dicas para ajudar você a elaborar seu programa de conformidade, confira:
Identificação dos riscos
Quais processos atuais em sua empresa que representam um risco de compliance?
Você deve mapeá-los para garantir que conheça todos os pontos de vulnerabilidade da sua estrutura organizacional.
De acordo com o estudo realizado pela KPMG, 85% dos respondentes afirmaram que os maiores desafios são justamente identificar, avaliar e monitorar os riscos.
Entre os riscos mais relevantes detectados no estudo, os principais são:
- 82% – Riscos na gestão de contratos e de terceiros;
- 82% – Riscos trabalhistas, segurança do trabalho, previdenciários e tributários;
- 79% – Riscos concorrenciais, de informação privilegiada e conflito de interesses.
Prevenção
Um dos seus princípios é a prevenção de irregularidades. O mote é simples: “Prevenir é melhor que remediar”, concorda?
Após identificar os riscos, você e os especialistas da sua empresa devem elaborar mecanismos de prevenção e controle dos processos.
Assim, é possível evitar que a empresa caia nas armadilhas e corrompa sua conformidade com as leis e regulamentações.
Monitoramento das ações
Durante a aplicação dessas ações, o monitoramento dos indicadores de conformidade, bem como a gestão das alterações regulatórias, é essencial para garantir a conformidade.
É uma ação que envolve a definição de responsáveis e a sua constante comunicação.
Lembra da nossa ideia do comitê de compliance? Nesse ponto, ele poderia agregar muito!
Resolução da ocorrência
Caso alguma ocorrência seja detectada, é preciso estabelecer procedimentos de resolução ágil.
Por isso, conhecer as leis vigentes para cada setor e também as regulamentações mais importantes é essencial, pois garante que seu time identifique problemas e saiba como agir para solucioná-los.
Treinamento à equipe
Por fim, lembre-se que o compliance é uma ação de cada um. Seu sucesso depende da adesão do grupo — que, para isso, precisa saber o que fazer e como fazer.
Por isso, realizar treinamentos e capacitações com os times, esclarecendo dúvidas e explicando as políticas da empresa é essencial para que o programa seja compreendido.
Tipos de Compliance
É verdade que existem diferentes tipos de compliance a serem seguidos. Por exemplo, existe o fiscal e também o ambiental. São diferentes formas de se colocar em conformidade com as leis e normas.
Apesar de especificações diferentes, todos eles possuem desafios em comum, como o manuseio da papelada.
Lembre-se: resguardar a integridade das informações não é apenas uma missão atrelada à LGPD, mas sim um fator essencial para o negócio como um todo.
Por isso, soluções tecnológicas inovadoras já são aplicadas de ponta a ponta nas empresas, como a gestão eletrônica de documentos e o recurso de assinatura eletrônica.
Porém, antes de falar mais sobre as soluções, vamos destrinchar os diferentes compliances que uma empresa pode cumprir. Siga a leitura para aprender!
Empresarial
O empresarial tem relação tanto com as políticas internas da empresa, como com as regras e legislações externas, que norteiam sua atuação no mercado.
Tributário
O tributário tem relação direta com práticas que evitem isenções, subsídios e a concessão de benefícios que sejam irregulares perante a lei.
Assim, evitam que a empresa se enquadre em qualquer visão de conduta desonesta e criminosa.
Trabalhista
O compliance trabalhista refere-se à conformidade em relação aos deveres e obrigações no trato com os funcionários da empresa.
É preciso garantir que a conduta do empregador esteja de acordo com a lei, pois reduz as taxas de rotatividade e, em casos extremos, evita também processos trabalhistas, que podem ser onerosos.
Ambiental
A conformidade ambiental diz respeito ao compromisso da empresa em obedecer às leis referentes ao meio ambiente, evitando multas ou sanções pesadas.
Além disso, é de bom tom que a própria organização defina procedimentos e planos para redução dos impactos da sua operação na natureza.
É um compromisso muito bem visto pela sociedade em geral e que transforma a empresa em um exemplo a ser seguido.
Fiscal
Já o fiscal tem relação aos mecanismos de organização que a empresa impõe em seus processos, de modo a lidar com todas as obrigações fiscais brasileiras.
Isso quer dizer que o time responsável deve ficar atento às atualizações em leis e instruções normativas, bem como à emissão dos documentos e cadernos exigidos pelo Fisco.
Um exemplo é o Sped Fiscal, por exemplo.
Todas as operações (compras, vendas, estoque, transações financeiras, investimentos e folhas de pagamento) devem estar organizadas e em conformidade com a lei.
Só de ler, parece impossível, certo? Mas é totalmente viável, desde que a empresa mantenha um bom programa de conformidade fiscal.
Digital
A conformidade digital está relacionada à forma como as informações e os dados são gerenciados na empresa.
Com isso, queremos dizer que todos os processos devem ser realizados com a devida diligência e honestidade, bem como a responsabilidade de proteger a integridade das informações de seus clientes.
Neste caso, é necessário entender que a LGPD está em vigor e que a empresa deve cumprir com suas exigências.
A LGPD tem requisitos mais rigorosos para gerenciar, armazenar e usar os dados de indivíduos que têm um relacionamento com sua organização (clientes, fornecedores, funcionários).
Assim, é essencial definir novos procedimentos, processos e regras para lidar com este tipo de informação sob o LGPD.
Com isso, a empresa evita quaisquer riscos ou penalidades que possam surgir devido à não conformidade com a lei.
Jurídico
A conformidade legal está relacionada ao aconselhamento legal que as empresas recebem de seus advogados a fim de cumprir todas as leis aplicáveis.
A principal missão da equipe jurídica é assegurar que todas as atividades sejam realizadas dentro dos limites da lei, e que qualquer ação tomada pela empresa não represente um risco de violação ou fraude.
O que diferencia o compliance de uma auditoria interna?
Se o compliance é a estruturação das práticas que vão levar uma empresa a ficar em conformidade com as leis e regulamentações, a auditoria interna é o processo de fiscalização dessas boas práticas.
O papel da auditoria interna é verificar a aplicação das regras de conformidade, identificando pontos de melhoria.
Ambos os papéis podem ser desempenhados ou delegados pelos responsáveis pela governança corporativa.
Para acompanhar os diferentes requisitos de conformidade, uma empresa deve ter um diretor de conformidade gerenciando a aplicação das boas práticas.
Ele deverá também monitorar todas as diretrizes, problemas, casos e projetos de conformidade de uma empresa.
Governança corporativa e compliance: como se relacionam?
A boa governança corporativa ajuda a garantir que as práticas de uma empresa estejam em conformidade com as leis e regulamentos aplicáveis.
Ela ajuda a criar uma cultura empresarial ética, estabelece expectativas para um comportamento responsável e fornece mecanismos para responsabilizar funcionários e executivos por suas ações.
A conformidade não é apenas boa para a sociedade, ela também fortalece a confiança dos acionistas na organização e em sua estrutura corporativa.
No final das contas, a governança corporativa pode ser vista como o fornecimento da estrutura que mantém as empresas honestas e em conformidade, ajudando-as a se manterem competitivas no mercado.
Quais as vantagens do compliance para a empresa?
Além de garantir a conformidade da empresa em relação às normas e leis, a conformidade também alinha as práticas da organização com seus valores e sua missão.
É por isso que cada vez mais torna-se uma necessidade nas empresas.
A seguir, exploramos outras vantagens de aderir ao programa de compliance e aplicá-lo no seu negócio. Confira!
Credibilidade
Um programa de conformidade aumenta a credibilidade do mercado, dos órgãos fiscalizadores e dos seus clientes em suas operações.
É uma maneira de estabelecer um padrão de qualidade para seus procedimentos internos, de modo que sua empresa sempre se mantenha acima de qualquer suspeita.
E claro, a conformidade torna cada ação mais transparente, facilitando a fiscalização.
Produtividade
Ações e investimentos em favor da conformidade tornam seu time mais produtivo, contornando as burocracias de qualquer setor.
Um exemplo é em relação à documentação que permeia toda empresa e circula por toda estrutura organizacional. É preciso manter tudo isso sob controle, organizado e com as devidas assinaturas.
Uma solução que centralize o armazenamento auxilia na produtividade do time, pois torna-se uma fonte única para o acesso aos documentos.
O mesmo pode se dizer da assinatura eletrônica, que poupa todo aquele tempo requerido pelas assinaturas manuais (que necessitam da impressão de cada documento e contrato, da assinatura e do posterior armazenamento ou logística).
Eficiência
Tudo isso contribui para uma operação mais eficiente, não apenas em relação às obrigações legais, mas também com seus próprios processos internos.
É um excelente passo para promover um atendimento de maior qualidade, melhorando a satisfação dos clientes.
Integridade
Por fim, o compliance permite que sua empresa mantenha máxima integridade dos processos e dos documentos. Com organização e a definição de boas práticas, nada se perde, e tudo que é relevante fica armazenado nos lugares certos.
A importância do compliance no setor público
A conformidade no setor público é mais importante agora do que nunca.
O cumprimento rigoroso dos regulamentos assegura que os municípios, estados e agências do governo federal estejam seguindo as regras e regulamentos estabelecidos pelos órgãos governamentais.
Os padrões de conformidade fornecem um conjunto consistente de regras que os cidadãos, funcionários e oficiais do governo podem consultar ao tomar decisões.
Isso pode envolver a coleta de dados sobre o desempenho dos funcionários, a implementação de procedimentos de auditoria e relatórios ou a criação de protocolos de segurança.
Finalmente, o cumprimento de todas as leis aplicáveis ajuda a proteger as partes interessadas das questões legais que podem surgir se os procedimentos adequados não forem seguidos.
Ao assegurar o cumprimento apropriado no setor público, todos se beneficiam do aumento da eficiência e transparência dentro das organizações governamentais em todos os níveis.
5 dicas práticas para aplicar compliance na sua empresa
Aprender como aplicar o compliance na empresa não é difícil, mas pode ser um processo repleto de diferentes etapas. Afinal, conformidade é algo que envolve todos os setores do negócio.
Como mostramos anteriormente, sua empresa deve criar um programa amplo, que abrace as necessidades de todos os setores e também as exigências mais abrangentes.
Um exemplo é o próprio compliance com a LGPD, que envolve diferentes áreas e profissionais.
Agora, como aplicar esse plano em sua empresa? Temos algumas dicas rápidas, confira:
1. Crie um departamento específico na empresa
Iniciar o processo de garantir a conformidade em sua empresa não é um feito pequeno — mas o primeiro passo deve ser garantir que você tenha um departamento de conformidade dedicado.
Esse setor pode formar a “pedra fundamental” de todo o seu plano de conformidade, sendo responsável por manter-se atualizado sobre as leis e regulamentos atuais, bem como elaborar políticas e procedimentos que forneçam uma orientação clara.
Com uma equipe dedicada à conformidade, sua organização se abrirá a todos os tipos de possibilidades, tais como a modernização das avaliações de risco e a melhoria do envolvimento dos funcionários com as políticas corporativas.
Um departamento bem mantido é essencial se você quiser que sua empresa permaneça em conformidade.
2. Desenvolva um código de conduta da organização
A próxima etapa é desenvolver políticas e procedimentos escritos que descrevam como a empresa pretende cumprir as leis e regulamentos aplicáveis. Essas políticas e procedimentos devem ser claros, concisos e fáceis de entender para todos os funcionários da empresa.
O principal documento que deve ser criado é um código de conduta da organização. Ele deve incluir a declaração de missão da empresa, valores centrais e qualquer outra informação relevante sobre o comportamento ético esperado dos funcionários.
Ele também deve fornecer orientação sobre como lidar com conflitos de interesse e outras situações relacionadas à conformidade.
3. Atente-se às mudanças na legislação tributária
Um bom programa apenas se mantém eficiente se continuar seguindo as mudanças na legislação. Em específico, no âmbito tributário, que costuma sofrer alterações constantes, a cada ano.
Faça questão de entender essas alterações e como elas afetam suas obrigações tributárias, para então adequar seu planejamento e seu programa de conformidade.
4. Automatize as tarefas
A automatização cumpre um importante papel de agilizar algumas operações repetitivas e de pouco valor — algo que se repete em qualquer organização, independente do porte.
Contar com uma tecnologia com recursos de automação pode simplificar demais as rotinas administrativas.
Um exemplo é o sistema de assinatura eletrônica, que permite validar incontáveis documentos em questão de poucos cliques. Além disso, um software do tipo permite, por exemplo, realizar a gestão de assinaturas de maneira transparente.
Assim, você garante que nenhum documento ou contrato importante seja armazenado ou enviado para os stakeholders sem assinatura.
5. Conte com um sistema de gestão
Por fim, utilizar um sistema de gestão é uma excelente maneira de centralizar os dados e garantir que todas as informações sobre o seu negócio estejam em um único lugar.
Com interface simples e usabilidade intuitiva, todos os setores podem aproveitar dos benefícios de um ERP que permita controle total das operações administrativas, financeiras e tributárias!
A tecnologia e o compliance
Um bom compliance depende da implementação de ferramentas e recursos tecnológicos. Hoje em dia, por exemplo, não há como uma empresa crescer se sua filosofia em relação aos documentos for da digitalização.
Estamos na era da transformação digital, em que a produtividade e a qualidade andam de mãos dadas.
“Mobilidade” é uma palavra-chave, o que significa que suas regras e políticas devem acompanhar esse movimento.
É por isso que a computação em nuvem vem ganhando tanto espaço nas empresas. Trata-se de uma plataforma para melhor gestão da documentação, esse pilar de conformidade.
Você, em sua empresa, já sabe quais soluções utilizar e investir para melhorar sua forma de aplicar o compliance?
Bom, nós temos uma dica de onde você pode começar…
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Conclusão
Neste guia completo, te contamos tudo sobre compliance: o que é, qual o significado do termo, sua importância e como implementá-lo em sua empresa!
Além disso, você conferiu as vantagens de criar um programa de conformidade, bem como o papel da tecnologia para melhorar suas boas práticas internas.
Por fim, te explicamos como uma ferramenta eficiente de assinatura eletrônica pode agilizar as rotinas de compliance, agregando credibilidade, integridade e valor aos processos.Gostou do que leu? Esperamos que o conteúdo ajude você a aprender mais sobre a gestão de negócios modernos e de alta performance!
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