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Sistema de Gestão Financeira: O que é e como funciona?

Equipe TOTVS | TECHFIN | 22 janeiro, 2021

O sistema de gestão financeira é essencial para manter o orçamento da empresa em dia, com organização que potencializa a produtividade.

Trata-se, portanto, de uma ferramenta que ajuda o negócio chegar ao final do mês com um bom faturamento e as contas no verde.

A solução é um verdadeiro braço direito dos setores financeiros de empresas de sucesso.

O motivo de sua relevância é simples: ela potencializa o orçamento corporativo.

Algo que as empresas de alto desempenho sempre buscam.

Isso acontece por meio de  um sistema de gestão financeira que automatiza processos e ajuda a preservar os compromissos fiscais para garantir a saúde da companhia.

Essa pode ser uma estratégia altamente eficaz, sobretudo nos quesitos controle, simplificação e conhecimento sobre a real situação da empresa.

Além de facilitar a administração, um bom sistema de gestão financeira contém dados importantes do faturamento da empresa, que podem gerar insights para que a companhia cresça. Ao ler este artigo, você vai entender tudo sobre o sistema de gestão financeira: o que é? Como funciona? Quais as vantagens e os benefícios que essa tecnologia pode proporcionar para o seu negócio? A seguir, confira a resposta para essa e outras perguntas!

O que é e para que serve um sistema de gestão financeira?

O sistema de gestão financeira é uma solução tecnológica, por meio de aplicativo ou software, que possibilita a gestão financeira  corporativa.

A ferramenta oferece diversos recursos que ajudam a gerenciar todo fluxo financeiro do negócio, além de possibilitar a automatização de várias tarefas.

Sua ampla aplicação é possível graças à capacidade de integração de dados entre diferentes setores, centralizando informações e alinhando o time.

Dessa forma, a empresa concilia operações em prol de uma organização financeira que possibilite a tomada de decisão assertiva.

Ou seja, além de servir como hub de serviços para auxiliar o setor, o sistema de gestão financeira pode servir de dashboard para a análise de dados.

Assim, com tamanho potencial de previsão de capital de giro, a empresa ou o gestor responsável tem em mãos toda inteligência de negócios para melhor conduzir a operação.

Isso quer dizer que o sistema de gestão financeira permite melhor controle sobre o orçamento, bem como a possibilidade de realizar análises de contas a pagar e dos recebíveis.

Algo essencial, visto que 82% das empresas em falência alegam que o principal motivo foi a péssima gestão do fluxo de caixa, de acordo com estudo da U.S. Bank.

Uma das principais características desse tipo de plataforma é a automatização.

Dotada de alta tecnologia, ela concilia dados de forma autônoma para criar relatórios aprofundados em tempo recorde.

Afinal, uma das premissas por trás de um bom sistema de gestão financeira é justamente a de empoderar o gestor. Ao implementar uma ferramenta dessas, a empresa ganha estratégica e operacionalmente.

Dessa forma, além de facilitar e agilizar a tomada de decisões, também potencializa a produtividade.

Por fim, quem busca por uma boa solução financeira, deve procurar sempre aquela que melhor se encaixa em seu negócio. No entanto, se engana quem pensa que a inovação é uma exclusividade dos grandes players.

Há todo um mercado de sistemas de gestão financeira que, por estarem na nuvem, se encaixam perfeitamente em todas as estruturas corporativas.

Das micro até as maiores empresas, com total escalabilidade.

Como funciona o sistema de gestão financeira de uma empresa?

No dia a dia corporativo, o uso do sistema de gestão financeira deve ser uma ação planejada. Pois, apesar de oferecer uma excelente solução, não deve ser encarado como “salvador da pátria” pelo simples fato de existir .

É necessário entender onde essa solução irá  se encaixar, como vai potencializar alguns processos e assumir outros.

É preciso fazer o planejamento prévio e avaliar as necessidades do negócio, em especial relacionadas ao setor financeiro.

Uma vantagem aqui é para aqueles que optam por um ERP completo:

Uma plataforma que auxilia na ampla gestão do negócio, não apenas financeiro.

Ao implementar um sistema de gestão, sua empresa deve ter os pontos críticos mapeados, bem como processos reestruturados.

No momento em que o uso da plataforma é realizado, com certeza você irá notar mudanças na rotina dos colaboradores.

Com menos responsabilidades operacionais, seu time financeiro fica apto a focar nas questões estratégicas e vitais do negócio. E isso é uma vantagem que um ERP oferece para outras áreas também! 

Assim, o gestor terá em mãos um potencial produtivo muito maior.

O sistema de gestão financeira também vai organizar seus processos, tornando o controle de demandas do setor muito mais sistemático.

É o caso de algumas tarefas, como contas a pagar e receber, comunicação com clientes e geração de cobranças.

E claro, sem a inconstância das planilhas editáveis, o ato de gerar relatórios é quase instantâneo. Um ou dois cliques são o bastante para ter, em pouco tempo, informações detalhadas da sua situação financeira.

Quais são as funcionalidades disponíveis em um sistema de gestão financeira?

Mas afinal… E na prática, você já sabe como um sistema de gestão financeira pode ajudar o seu negócio? Versátil, a plataforma busca agir de ponta a ponta nas tarefas do setor.

O objetivo é, portanto, agir como ferramenta operacional, mas também de base estratégica.

Assim, além de facilitar e automatizar tarefas, traz dados aprofundados que podem guiar as decisões mais importantes do seu negócio.

Uma grande responsabilidade, certo? Por isso que, ao escolher, você deve buscar a melhor opção!

Nesse processo, é essencial entender quais as principais funcionalidades de um sistema de gestão financeira. Veja só!

Fluxo de caixa

Acompanhar todas as entradas e saídas do caixa do seu negócio é complicado, por menor que sua empresa seja. Por isso, é importante que sua empresa esteja preparada e por dentro de tendências tecnológicas para essa difícil missão.

Ter um olhar 360º é a melhor maneira de gerir o fluxo de caixa, e evitar o risco de uma visão equivocada sobre a situação do negócio..

É preciso tratar as informações de maneira abrangente, transparente e de preferência, em tempo real. Com um módulo de Fluxo de Caixa, integrado ao seu Sistema de Gestão ERP, é possível controlar todas as movimentações da sua empresa, o que possibilita uma melhor projeção financeira da empresa.

É especialmente eficaz para realizar uma previsão de gastos futuros, o que permite antecipar alguns cenários de mercado e preparar-se melhor.

Emissão de notas fiscais e boletos

Outra funcionalidade que se apresenta como uma vantagem é a emissão de NFs e boletos via sistema de gestão financeira.

Esse recurso é valioso para várias empresas, pois centraliza a atividade (com total integração de dados e arquivos) e ainda reduz custos com plataformas dedicadas.

Controle de contas a pagar e receber

Com recursos de ponta, o sistema de gestão financeira  dá total controle sobre as contas a pagar e receber.

Assim, você se organiza quanto aos pagamentos e já se planeja quanto aos recebimentos, fortalecendo seu planejamento estratégico.

Essa é uma ação vital, que enriquece seu potencial de previsibilidade de receitas, impactando na tomada de decisão.

Um bônus aqui é que o sistema costuma avisar, por meio de alertas, as datas de vencimentos das contas a pagar. Isso lhe dá maior transparência no fluxo financeiro.

Emissão de relatórios e demonstrativos

Os sistemas para empresas também permitem que os gestores visualizem melhor a situação financeira da empresa de forma mais ampla.

A solução administra um alto volume de dados e informações estratégicas do negócio e fornece um panorama mais completo aos tomadores de decisão.

Logo de cara, no dashboard do módulo financeiro do ERP, o gestor conta com um balanço do seu segmento, mensal e anual. Além disso, também apresenta o Saldo de Contas em Caixa, de maneira intuitiva e simplificada.

Os relatórios e demonstrativos emitidos pelo software fornecem estatísticas de operação a partir do cruzamento de dados, cálculos e avaliações automatizadas. 

Com isso, todas as atividades da empresa podem ser registradas no sistema.

Tudo isso proporciona uma visão mais completa e estatística acerca dos resultados financeiros da companhia.

Assim, é possível definir indicadores de desempenho e analisá-los a partir de uma base sólida de dados que permite estabelecer metas e objetivos.

Quais são as vantagens de ter um sistema de gestão financeiro?

A tecnologia se torna cada vez mais necessária para que as empresas tenham vantagem competitiva e possam oferecer o melhor para seus clientes.

Além disso, um sistema de gestão empresarial facilita os processos do setor financeiro em muitos aspectos. Veja a seguir os benefícios em adotar essa solução:

Maior produtividade

Não há como falar de sistema de gestão sem mencionar o potencial ganho de produtividade da sua equipe.

Os recursos de automação, bem como o uso de uma plataforma que organiza as informações, torna o fluxo produtivo muito melhor.

Em vez das planilhas e do preenchimento manual de notas, tudo é feito à distância com um ou dois cliques.

Ou seja, você se livra das tarefas de pouco valor, preenchendo todo aquele tempo gasto nelas em tarefas mais importantes.

E claro, o alto potencial de análise de dados é vital aqui, pois impacta na produtividade do próprio gestor.

Indicadores estratégicos

O sistema de gestão financeira permite que você mapeie e mantenha sob controle os principais indicadores estratégicos do seu negócio.

Como o aspecto financeiro serve de guia para decisões em todos os setores, é um recurso que não pode faltar para aprimorar sua experiência de gestão.

Padronização

A centralização de informações beneficia a organização dos processos.

Como suas funcionalidades estão sempre à mão, você não se perde nas resoluções e padroniza cada operação.

Todos os setores e responsáveis acessam a mesma informação, em um único local. Assim, qualquer atualização é geral, impactando todo o banco de dados.

Automatização de processos

A automação de processos representa uma grande vantagem, pois torna os processos de coleta, armazenagem, gestão e integração de informações muito mais eficientes. 

O ERP (Enterprise Resource Planning) também proporciona melhor aproveitamento de dados e informações.

Com isso, o fluxo de trabalho é otimizado e se torna mais rápido, além de possibilitar que os gestores tomem decisões mais assertivas e estratégicas.

A automação promove também a redução sistemática de erros e gargalos nas operações.

Isso acontece porque os processos que antes eram feitos de forma manual passam a ser automatizados pelo sistema financeiro.

Essa é uma alternativa mais moderna e livre de burocracias, papéis e planilhas.

Economia de recursos

Outra vantagem dessa tecnologia é contar com um controle de recursos a partir de um monitoramento que visa entender as operações da empresa e avaliar como cada uma delas impacta as finanças.

Isso facilita a identificação de gargalos processuais e quedas de produtividade, além do desperdício de recursos materiais, a exemplo das perdas no estoque devido à má gestão.

Além disso, o sistema de gestão financeira também é crucial para diminuir desperdícios de recursos humanos, realocando funcionários e colaboradores para atividades que necessitem de melhor desempenho, por exemplo.

Redução dos índices de falhas

O risco de falhas é muito alto em uma operação completamente desorganizada e manual. Afinal, um erro de digitação em uma planilha pode arruinar todo planejamento financeiro, ocasionando em mais horas de retrabalho.

Com um sistema de gestão financeira você não corre esse risco, pois a usabilidade de cada recursos é muito mais intuitiva e simples.

4 Dicas para escolher um sistema de gestão financeira eficiente

Agora que você conhece as vantagens e as funcionalidades de um bom sistema de gestão financeira, é preciso entender como escolher o ideal para sua empresa.

Lembre-se: há vários desses sistemas por aí. O segredo é apostar naquele cujo desenvolvimento prioriza a transparência na gestão e tenha uma interface simples e intuitiva.

Uma dica é buscar por desenvolvedoras consolidadas no mercado, que oferecem uma suíte ampla de plataformas.

Assim, você confia seu financeiro a uma marca forte do mercado, com certeza de eficiência e suporte!

Dê preferência para os sistemas que oferecem soluções completas

Ao escolher um sistema para sua empresa, tente não limitar as opções entre aqueles que oferecem parte de uma plataforma.

Ou seja: um sistema completo, que ajude em todas as áreas do negócio, é o ideal.

Por que falamos isso?

É que assim a integração de dados é muito mais precisa. Todos os setores utilizam os serviços da mesma plataforma, o que enriquece a qualidade das informações e o alinhamento interno da equipe.

E claro, uma solução ampla também tem suas vantagens quanto à produtividade e redução de erros, seja no financeiro ou em qualquer outro setor. Por isso, muita atenção!

Priorize também a segurança

Informações financeiras são parte da alma do negócio. Por isso, segurança é coisa séria e deve ser um dos itens do seu checklist de avaliação.

Nesse caso, o armazenamento em nuvem é um plus, mas não tudo.

Busque entender quais recursos de proteção de dados a desenvolvedora oferece. Entenda a robustez do código de segurança SSL, bem como se há opção de criptografar os dados.

Uma verificação adequada é sobre os servers da empresa responsável pela solução.

Procure compreender os protocolos de segurança, bem como seu nível de estabilidade — algo essencial para o dia a dia de empresas de alta demanda.

Calcule o custo benefício do sistema

Uma das vantagens da automatização que o sistema para financeiro proporciona é a eliminação de tarefas de pouco valor para o negócio, mas que ocupam muito tempo dos funcionários.

Esse é só um exemplo de custo benefício desse módulo.

Há muitos outros que você pode avaliar antes de tomar a decisão.

Analise como funciona o processo de implementação

Uma questão-chave nesse processo é entender a facilidade por trás do processo de implementação do sistema.

Afinal, o quão complexo é adotar em seu negócio e treinar seus colaboradores?

É preciso toda uma consultoria para guiar seus passos ou o sistema é mais simples e intuitivo?

São dúvidas pertinentes que devem estar presentes no seu checklist antes de escolher uma solução.

O que é o sistema de gestão financeira ERP?

O ERP é um sistema que vai além do setor financeiro. Como você aprendeu, é sempre melhor contar com uma solução completa para melhorar seu negócio.

É o caso do ERP, sigla de Enterprise Resources Planning, que pode ser traduzido como Planejamento de Recursos Empresariais.

No entanto, o ERP nada mais é do que um sistema integrado de gestão da empresa.

Ele interliga todos os dados e processos em uma única plataforma, de maneira centralizada e disponível.

Assim, do financeiro ao almoxarifado, sua empresa tem total controle do backoffice.

O ERP é essencial para qualquer empresa que busca crescer de forma escalável, facilitando o trabalho de gestão para todos os setores.

Ao optar por um ERP, você potencializa a produtividade de toda camada administrativa de um negócio, fortalecendo setores-chave, como o financeiro.

E claro, com as mesmas funcionalidades, recursos e vantagens vistos acima!

Quais são os benefícios do ERP para uma rotina de gestão financeira?

O ERP pode ser a escolha certa se você busca otimizar a rotina do setor financeiro. Entenda alguns dos benefícios desse tipo de plataforma!

Integração

Como você aprendeu, o ERP é uma plataforma ampla e abrangente.

Seu core é a gestão empresarial, por isso integra todo backoffice da empresa em um único sistema, facilitando o acesso às informações.

Segurança

O ERP é um sistema de gestão robusto, totalmente adaptado para suprir as necessidades de toda organização.

Por isso, naturalmente sua infraestrutura de segurança é muito mais forte que as demais soluções. Ou seja, sua empresa tem uma melhor blindagem na proteção de dados.

Redução de erros

O ERP é um tipo de solução que, dentre suas funções, serve para facilitar o backoffice. 

Por isso, sua usabilidade é simples e intuitiva, favorecendo a automação de tarefas e tornando as interações com o usuário muito mais fáceis.

Dessa forma, você reduz os erros e diminui a taxa de retrabalhos.

Acompanhamento das vendas

O ERP permite uma visualização completa das suas vendas — não apenas do tipo de negócio, mas de tudo que envolve a operação.

Dessa forma, além de alinhar questões financeiras dentro da plataforma, você já entende os trabalhos e processos para agilizar a produção e entrega, como a compra de insumos.

Sistema TOTVS Backoffice para gestão financeira 

Um dos sistemas que a TOTVS oferece para organizar suas rotinas financeiras talvez você já conheça: o TOTVS Backoffice!

Com o TOTVS Backoffice você terá muito mais controle sobre o setor financeiro da sua empresa.

Ele funciona como um facilitador para a gestão de uma empresa, oferecendo tecnologia completa, robusta e flexível, automatizando todas as tarefas financeiras e administrativas, transmitindo dados para os módulos. 

Ficou interessado em saber mais sobre o Backoffice da TOTVS? Veja a seguir um vídeo explicando de maneira prática como funcionam e os módulos disponíveis para uma melhor gestão financeira:

Trata-se de uma solução personalizável para atender às necessidades do seu negócio de forma mais eficiente e organizada. Entenda mais sobre como fazer gestão financeira com nosso sistema e quais suas principais vantagens.

Além disso, se você deseja potencializar as ações financeiras da sua empresa, um complemento eficaz para conseguir flexibilidade de crédito é a TOTVS Techfin. A seguir, confira o que é e como funciona!

Como uma Techfin pode ser aliada nos processo de um sistema de gestão financeira?

Você sabia que uma Techfin pode ajudar na gestão financeira da sua empresa?

Isso mesmo: uma Techfin atua criando soluções financeiras, unindo tecnologia e dados,para negócios de todos os setores.

Assim, é capaz de apoiar na escolha de um sistema de gestão financeira completo para seu negócio.

A Techfin funciona disponibilizando serviços financeiros personalizados integrados ao ERP da sua empresa. As soluções incluem três frentes principais: acesso a crédito, simplificação nos meios de pagamento e controle de dados para análise de caixa e indicadores de performance. 

Com ela, você terá acesso a uma série de vantagens como:

  • Aumento do poder de compra e negociação;
  • Prolongar prazos de pagamento;
  • Antecipação de recebíveis;
  • Oferecer mais opções de linhas de crédito para seus clientes;
  • Gerenciar dados mais precisos e traçar previsões para sua empresa.

É dessa forma que a  TOTVS, maior empresa de tecnologia do país e com uma das principais Techfins do mercado sob suas asas age para ampliar, simplificar e baratear o ciclo financeiro da sua empresa

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Conclusão

Para sua empresa dar aquele passo além, é preciso pensar grande:

No entanto, nada disso pode se materializar sem excelentes ferramentas para apoiar seu crescimento e organizar a demanda.

Trata-se de tomar a decisão o quanto antes para que sua empresa não se perca no meio da concorrência, correndo o risco de sumir do mercado.

E nessa dinâmica de crescimento, a organização financeira é essencial.

Portanto, contar com o melhor sistema de gestão financeira não é apenas uma necessidade para o hoje, mas um investimento para um amanhã muito melhor.

Após ler este conteúdo, nós esperamos que você saiba como conduzir sua escolha pela ferramenta ideal e que melhore a gestão financeira do seu negócio!

Comentarios

  1. Bianca Alves

    Adorei essa matéria, esse blog é muito interessante, parabéns.

    1. Alan Amorim

      Muito obrigado, Bianca!
      Nosso time trabalha diariamente para trazer informações interessantes, então é muito satisfatório ler um comentário assim. 🙂
      Agradecemos a leitura e a convidamos a acompanhar o blog.

  2. Isabele Araujo

    Òtima matéria, bem explicada gostei muito.

    1. Alan Amorim

      Olá, Isabele.
      Obrigado pelo comentário, agradeço em nome de toda a equipe.
      Convido você a acompanhar o nosso blog, tem muito artigo interessante como este.

  3. Salésio Dalmolin Bindelli

    Ótima matéria, bem esclarecedor um super blog.

    1
    1. Alan Amorim

      Olá, Salésio.
      Agradeço em nome da equipe este seu comentário.
      Vou repassar para o meu time esse super elogio.
      Obrigado e não deixe de nos acompanhar, diariamente temos artigos novos no blog.

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