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Entenda o que é e como fazer a Escrituração Contábil Fiscal

Equipe TOTVS | ADEQUAÇÃO À LEGISLAÇÃO | 15 Maio, 2020

A entrega anual dos tributos é todo processo contábil que facilita a tributação sobre o negócio da empresa. Essa, portanto, é a funcionalidade da Escrituração Contábil Fiscal (ECF), instituída pelo SPED.

Para que uma empresa se beneficie e aja conforme a legislação, ela precisa compreender os seus processos profundamente e gerenciá-los corretamente. Isso porque eles são constantemente atualizados.

E esse é justamente o foco deste post. Ademais, vamos analisar as suas recentes mudanças e a maneira ideal de cumpri-las. Confira.

O que é escrituração contábil?

A escrituração contábil representa o conjunto de lançamentos contábeis. Se trata do registro cronológico e específico da origem de todos os fatos que aconteceram na companhia.

Todas as empresas necessitam manter uma escrituração contábil para que seja possível controlar o seu patrimônio. Isso faz parte de um bom planejamento tributário de qualquer empresa.

A escrituração fiscal e contábil é necessária para gerenciar adequadamente os negócios. É uma exigência em diversas legislações como o Código Comercial, a Lei das Sociedades por ações, a Legislação Tributária, entre outras.

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Breve histórico da escrituração contábil e do SPED

O SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) foi implantado como parte do Programa de Aceleração do Crescimento do governo federal em 2007. Antes disso, toda a documentação era impressa, carimbada e arquivada de modo manual e trabalhoso.

Esse modelo também era frágil, com muitas possibilidades de erros e perdas de dados. Ele não permitia o acompanhamento remoto do Fisco, o que aumentava consideravelmente a incidência de empresas em status irregular.

Além do mais, a Escrituração Contábil Fiscal era distribuída em todas as esferas do governo. Isso abria precedentes para fraudes e corrupções nos processos de fiscalização.

Uma vez implantado, além de unir a base de dados para as administrações federais, estaduais e municipais, as análises das ECFs passaram a ser processadas e auditadas por supercomputadores. Essas máquinas são capazes de cruzar informações com outros documentos e obrigações acessórias incorporadas gradativamente no SPED.

Ou seja, ele otimizou os processos dentro das empresas, que agora não precisavam mais acumular milhares de documentos contábeis e fiscais. Além de a fiscalização ficar muito mais dinâmica e confiável.

Bons resultados também trazem evoluções. Atualmente, além da ECF, a Escrituração Fiscal Digital (EFD), a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), a e-financeira, outras obrigações acessórias também são gerenciadas e processadas dentro do SPED. Desse modo, o controle se torna ainda mais simples.

Diferenças entre ECD e ECF

Siglas quase idênticas e processadas no mesmo local. No entanto, as semelhanças param por aí para a Escrituração Contábil Digital (ECD) e a Escrituração Contábil Fiscal (ECF).

Finalidade

A Escrituração Contábil Digital abrange a escrituração mercantil, apuração do resultado e demais demonstrações contábeis. A ECF se relaciona com a coleta de informações das operações utilizadas como base para o cálculo do valor devido para a Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL) e também o Imposto sobre a Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ).

Conteúdo do envio

Para a ECD, são obrigatórios os envios do livro diário, razão, balancetes e balanços. Já a ECF de PJ tributada pelo Lucro Real necessita do envio digital do Livro de Apuração do Lucro Real (Lalur).

Aqueles fora dessa categoria precisam realizar a entrega de informações que definem o cálculo do IRPJ e CSLL. É preciso reforçar que a ECD é recuperada na ECF, para a composição dos saldos, porém há empresas que não estão obrigadas a entregar a ECD.

Especificidades da ECF

Existem algumas diferenças de escrituração na contabilidade conforme o tipo de empresa. Entenda:

Quem precisa declarar?

O envio da ECF é obrigatório para todas as pessoas jurídicas que atuam no Brasil, inclusive aquelas consideradas isentas ou imunes. Ele deve ser feito em moeda corrente e na língua materna.

Existem, porém, alguns tipos de empresas que são tratadas como exceções à obrigatoriedade do envio:

  • PJ consideradas inativas conforme a Legislação,
  • Autarquias, Órgãos Públicos e Fundações.

O que precisa ser declarado e como enviar?

Composta por 17 blocos, a ECF exige que as empresas, obrigadas a fazerem o seu envio, sejam muito mais organizadas quanto ao armazenamento de seus dados.

São usadas letras e números para criar uma espécie de índice. Logo, cada bloco recebe dados que identificam a empresa, as informações da ECD, as referências patrimoniais, entre outros.

Os blocos detalham: cadastro, plano de contas, saldo da ECD, saldos da ECF anterior, conglomerados econômicos, tipo de tributação, informações econômicas e gerais.

Seu envio precisa seguir o layout específico apontado no Manual de Orientação da Declaração, que também dá outras diretrizes para o processo. É importante fazer a leitura, mesmo que o processamento seja muito intuitivo.

Qual é o prazo para o processo?

O prazo final de entrega da ECF é sempre no último dia útil do mês de julho do ano seguinte ao de apuração, às 23h59. Por ser enviada por um sistema eletrônico, disponível para diversas empresas e que tramita um volume de dados grande, o ideal é a ECF não seja enviada nos últimos minutos.

É possível fazer retificação da ECF enviada até cinco anos após o envio. Contudo, isso gerará a necessidade de ajustar as ECFs seguintes uma por uma, já que os dados do envio anterior são pontos-chave para a seguinte. Ou seja, é essencial fazer o processo com bastante atenção e cuidado.

Quais são as mudanças na ECF?

É possível apontar as principais mudanças na ECF nos seguintes tópicos:

  • O preenchimento da ficha referente à apuração do IPI foi excluído;
  • Para as empresas obrigadas à entrega da ECD, a ECF utiliza os seus saldos e as suas contas prévias para facilitar o seu preenchimento;
  • Na ECF, o preenchimento e o controle serão realizados por meio de validações e das partes A e B do Livro Eletrônico de Apuração do Lucro Real (e-Lalur) e do de Apuração da Base de Cálculo da CSLL (e-Lacs),
  • A ECF apresentará fichas de informações econômicas e gerais.

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Erros que podem acontecer no uso do SPED

Além das mudanças recentes, também é preciso lembrar que, como todo sistema, existem alguns detalhes que podem induzir alguns erros, como:

  • Falta de preenchimento de campos obrigatórios: código do IBGE nos parâmetros de cidade não informado e segmento não informado, e data nas notas de serviços em branco;
  • Informações registradas incorretamente: CST informada para pessoa física, e documento inicial e final registrados incorretamente;
  • Erro na geração do validador e preenchimentos automáticos do SPED: apurações do menu PIS/COFINS.

Em casos como esses, é preciso retornar aos blocos que apresentam erros e fazer as correções. O próprio SPED oferece um passo a passo para orientar o preenchimento e envio dos dados, mas alguns cuidados também podem ajudar nesse sentido.

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Como evitar erros

Não deixe acumular eventos contábeis para fazer o lançamento. A equipe pode ser treinada para seguir um calendário próprio ou ser orientada por meio de um sistema de gestão específico, por exemplo.

Além do mais, envolver os setores direta e indiretamente ligados com as obrigações contábeis e fazer auditorias internas também são medidas que podem auxiliar.

Uso da tecnologia para adequação às mudanças

A forma como o SPED foi desenvolvido e as suas obrigações acessórias incorporadas, representam o grande avanço tecnológico do controle governamental sobre os seus tributos. As organizações também sentiram essa melhoria.

Entretanto, desde a sua criação, as empresas obrigadas a utilizarem tal sistema também enfrentam alguns desafios. A começar pelo volume de dados requisitados e o seu processamento. Isso pode gerar erros e inconsistências que, em alguns casos, são quase impossíveis de identificar.

Sendo assim, o investimento em tecnologias próprias — como um sistema de gestão — se mostrou essencial. Tais tecnologias garantem a organização dos dados ao longo do ano e a possibilidade de gerar relatórios de apoio à gestão, visando reduzir os custos com tributos, além de evitar multas.

Uma série de registros podem ser automatizados, gerando economia de tempo, coerência nas informações e minimização do retrabalho. Além de ter livre acesso e apoio ao compliance do negócio.

Saiba mais sobre o que é SPED Fiscal e para que ele serve, e mantenha seu negócio sempre alinhado com a legislação.

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