DIRF: o que é, quem deve declarar, como entregar e prazo 2022

Equipe TOTVS | 12 maio, 2022

Entender o que é DIRF e qual seu prazo de entrega é essencial para fazer um bom gerenciamento das obrigações tributárias de qualquer negócio. Entretanto, a realidade é que nem todos estão totalmente familiarizados com essa obrigação acessória.

Na prática, é fácil entender o que é DIRF e como funciona a DIRF 2022, prazos, como fazer a declaração e mais. Porém, é um tópico que exige bastante atenção.

Afinal, o cenário tributário brasileiro é complexo por natureza. Então, confusões entre os diferentes tipos de declarações podem acontecer.

Em nosso blog, por exemplo, você pode conferir guias completos sobre diversos assuntos, como ICMS, ISS, demonstrações contábeis, entre outros.

Neste guia completo, porém, nosso foco será somente na DIRF e todos os detalhes necessários para os empresários que precisam fazer essa declaração. Vamos lá? Confira os tópicos que abordaremos:

  • O que é DIRF?
  • Qual sua importância?
  • Quem deve declarar a DIRF?
  • Quais rendimentos devem ser informados na DIRF?
  • Qual o prazo de entrega da DIRF 2022?
  • Pontos importantes ao entregar a DIRF 2022
  • Como entregar a DIRF?
  • Dicas para evitar erros na emissão da sua DIRF
  • Qual a diferença entre DIRF e DARF?
  • DIRF: dúvidas frequentes
  • A importância de contar com a tecnologia nesse processo

Boa leitura!

O que é DIRF?

DIRF – Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte é uma obrigação que deve ser entregue pelas empresas e pessoas físicas para a Receita Federal. Nela, devem constar as informações a respeito dos pagamentos para pessoa física e jurídica que   tiveram imposto de renda retido na fonte.

Essa obrigação tem como finalidade combater a sonegação fiscal. Além disso, a declaração deve ser feita tanto por pessoa física quanto jurídica.

Para fazer essa fiscalização, a Receita Federal efetua o cruzamento das informações da DIRF com o Imposto sobre a Renda da Pessoa Física.

Assim, caso seja encontrada qualquer disparidade, será preciso prestar esclarecimentos à Receita Federal.

Entenda o que diz a legislação sobre a DIRF

Coube à Instrução Normativa RFB N° 1990/2020 definir as regras de apresentação da DIRF, bem como quem deverá apresentá-las e as condições para tal, entre todas as outras questões referentes.

Na IN, há 10 capítulos e três anexos, que passam pelos seguintes temas:

  • Capítulo I: Da obrigatoriedade de apresentação da DIRF
  • Capítulo II: Do programa gerador da DIRF 
  • Capítulo III: Da apresentação da DIRF
  • Capítulo IV: Do prazo de apresentação da DIRF
  • Capítulo V: Do preenchimento da DIRF
  • Capítulo VI: Da retificação da DIRF
  • Capítulo VII: Do processamento da DIRF
  • Capítulo VIII: Das penalidades
  • Capítulo IX: Da guarda das informações
  • Capítulo X: Disposições finais
  • Anexo I: Tabela de Código de Receitas (Beneficiário Pessoa Física, Beneficiário Pessoa Jurídica, Beneficiário Pessoa Física e Jurídica, Beneficiário Pessoa Jurídica – Art. 64 da Lei nº 9.430, de 1996)
  • Anexo II: Tabelas Relativas aos Rendimentos de Beneficiário no Exterior
  • Anexo III: Tabela de Códigos dos Países

Além de conferir o nosso guia completo, que se baseia inteiramente no que diz a lei e os documentos oficiais da Receita Federal, indicamos também conferir a IN RFB N° 1990.

Qual sua importância?

A DIRF é importante para que a Receita Federal possa identificar possíveis fraudes tributárias. Desse modo, no caso da falta de entrega da DIRF ou de omissões, a empresa pode sofrer penalidades.

Não é novidade que, para estar sempre em regularidade com a Receita Federal, é muito importante cumprir com todas as obrigações acessórias e que todas as informações estejam de acordo com a realidade.

A empresa que estiver irregular pode sofrer multa de 2% ao mês-calendário ou fração de até 20% sobre o montante de IR informado na DIRF.

Para pessoas físicas, pessoas jurídicas inativas e optantes pelo Simples Nacional a multa mínima é R$ 200,00.

Para todos os outros casos, o valor mínimo da multa é R$ 500,00.

Entretanto, os valores podem variar de acordo com a necessidade ou não de procedimento de ofício ou de entrega da declaração de prazo fixado em intimação.

Portanto, é essencial que as empresas se atentem ao prazo, e, se necessário, contratem uma assessoria contábil confiável para ajudar na entrega.

Quem deve declarar a DIRF?

Outra dúvida comum quanto ao imposto de renda 2022 e sobre a DIRF é quem deve declarar. Por esse motivo, é importante ressaltar que todas as empresas que pagaram rendimentos em que houve a retenção do IRRF (Imposto de Renda Retido na Fonte) no ano-calendário anterior devem declarar a DIRF.

Também são obrigadas a enviar a declaração todas as empresas, independentemente de sua tributação: seja Simples Nacional, Lucro Real ou Presumido.

A IN RFB N° 1990/20 detalha tudo sobre essa questão, que tal conferir a lista? Lembrando que, pelo ano-calendário ser 2021, o envio da DIRF 2022 deve ser feito por quem, em algum momento de 2021, se enquadrar nos seguintes cenários:

  • Pessoas físicas e jurídicas que pagaram ou creditaram qualquer valor sobre o qual foi retido o IRRF, mesmo que em apenas um mês;
  • Estabelecimentos matrizes de pessoas jurídicas de direito privado domiciliadas no Brasil (inclusive as imunes e as isentas);
  • Pessoas jurídicas de direito público, inclusive o fundo especial a que se refere o art. 71 da Lei nº 4.320/64;
  • Filiais, sucursais ou representações de pessoas jurídicas com sede no exterior;
  • Empresas individuais;
  • Caixas, associações e organizações sindicais de empregados e empregadores;
  • Titulares de serviços notariais e de registro;
  • Condomínios edilícios;
  • Instituições administradoras ou intermediadoras de fundos ou clubes de investimentos;
  • Órgãos gestores de mão de obra do trabalho portuário.

Além disso, é preciso entregar a DIRF 2022, mesmo que não tenha retido IRRF em 2021, os seguintes:

  • Órgãos e entidades da Administração Pública Federal a que se referem os incisos do caput do art. 3º da IN RFC 1990/20 que efetuaram pagamento às entidades imunes ou isentas referidas nos incisos III e IV do art. 4º da IN RFB nº 1.234/12, pelo fornecimento de bens e serviços;
  • Candidatos a cargos eletivos, sejam titulares, vices e suplentes;
  • Pessoas físicas e jurídicas residentes e domiciliadas no país que efetuaram pagamento, crédito, entrega, emprego ou remessa a pessoa física ou jurídica residente ou domiciliada no exterior, de valores referentes:
    • aplicações em fundos de investimento de conversão de débitos externos;
    • royalties, serviços técnicos e de assistência técnica;
    • juros e comissões em geral;
    • juros sobre o capital próprio;
    • a aluguel e arrendamento;
    • a aplicações financeiras em fundos ou em entidades de investimento coletivo;
    • a carteiras de valores mobiliários e mercados de renda fixa ou de renda variável;
    • a fretes internacionais;
    • a previdência complementar e Fundo de Aposentadoria Programada Individual (Fapi);
    • a remuneração de direitos;
    • obras audiovisuais, cinematográficas e videofônicas;
    • a lucros e dividendos distribuídos;
    • a cobertura de gastos pessoais, no exterior, de pessoas físicas residentes no País, em missões oficiais ou em viagens de turismo, negócios, serviço ou treinamento;
    • aos rendimentos previstos no art. 1º do Decreto nº 6.761, de 5 de fevereiro de 2009, que tiveram a alíquota do imposto sobre a renda reduzida a 0% (zero por cento), exceto no caso dos rendimentos específicos a que se refere o § 4º do mesmo artigo; aos demais rendimentos considerados como rendas e proventos de qualquer natureza, na forma prevista na legislação específica; e
    • pessoas físicas e jurídicas na condição de sócio ostensivo de Sociedade em Conta de Participação (SCP).

Quais rendimentos devem ser informados na DIRF?

Como mencionamos, a DIRF é uma declaração de valores pagos que tiveram o IRRF retido no ano-calendário. No caso da DIRF 2022, refere-se às operações de 2021.

De acordo com o Manual DIRF 2022 elaborado pela Receita Federal, as pessoas físicas e jurídicas que se enquadram na declaração devem informar:

  • Os rendimentos pagos a pessoas físicas domiciliadas no país, inclusive os isentos e não tributáveis nas condições em que a legislação específica;
  • O valor do imposto sobre a renda e/ou contribuições retidos na fonte, dos rendimentos pagos ou creditados para seus beneficiários;
  • O pagamento, crédito, entrega, emprego ou remessa a residentes ou domiciliados no exterior, ainda que não tenha havido a retenção do imposto, inclusive nos casos de isenção ou alíquota zero;
  • Os pagamentos a planos de assistência à saúde – coletivo empresarial.
  • Os valores relativos a deduções, no caso de trabalho assalariado.

Novamente, para conferir a lista completa, recomendamos que você verifique a IN RFB N° 1990. Optamos por não fazê-lo pois pode prejudicar a sua leitura.

Qual o prazo de entrega da DIRF 2022?

A DIRF deve ser entregue em fevereiro, entre o 15º e o último dia útil do mês. O prazo para a entrega sempre será regulamentado, via instruções normativas. Neste ano, o prazo se encerrou no dia 28 de fevereiro de 2022.

No entanto, há algumas exceções para casos distintos, como acontece com declarações de Situação Especial de Pessoa Jurídica.

Ou seja, quando acontece extinção, ocorrida no ano-calendário de 2022, a empresa extinta deverá apresentar a DIRF 2022 relativa ao ano-calendário de 2022 até o último dia útil do mês subsequente ao da ocorrência do evento.

Exceto se o evento ocorrer no mês de janeiro de 2022, caso no qual a DIRF 2022 poderia ser apresentada até o último dia útil do mês de março de 2022.

E há condições diferenciadas para as declarações de Situação Especial de Pessoa Física.

Caso o declarante seja pessoa física e tenha saído definitivamente do Brasil no ano-calendário de 2022, a DIRF 2022 deve ser apresentada até a data de saída em caráter permanente ou, caso em caráter temporário, entregar dentro de 30 dias após completar 12 meses seguidos de ausência.

Pontos importantes ao entregar a DIRF 2022

Um dos principais fatores a ser considerado na hora de entregar a DIRF 2022 é a certeza de que todas as informações corretas foram inseridas na sua declaração.

Para tal, boas práticas de gestão fiscal, tributária e de contabilidade são essenciais.

Manter os registros completos das suas transações, por exemplo, simplifica na hora de unir todas as informações financeiras de maneira precisa.

Como entregar a DIRF?

Sobre a DIRF: como fazer? Muitas dúvidas surgem quando falamos sobre como fazer imposto de renda ou como enviar a DIRF. Por isso, geralmente, quem cuida desse tipo de questão são profissionais especializados.

Mesmo assim, é importante saber como o processo é feito.

A cada ano, a Receita Federal disponibiliza em seu site o PGD (Programa Gerador da Declaração).

Esse programa deve ser baixado e preenchido manualmente, ou por meio de uma transferência de dados entre seu sistema de ERP.

Em seguida, a transmissão do arquivo após validação deverá ser realizada pelo programa Receitanet mediante certificado digital, em que será emitido um recibo de entrega, que deve ser devidamente arquivado.

Outro detalhe é que as pessoas jurídicas devem possuir certificação digital para fazer a declaração — exceto optantes pelo Simples Nacional.

Assim como no caso dos documentos de imposto de renda, é preciso separar todas as informações para enviar a DIRF com antecedência. Organização é essencial quando se trata de assuntos como esse.

Exemplo de DIRF preenchida

Quando o assunto é modelo da DIRF, existem diferentes telas que o declarante (ou o responsável por sua contabilidade) deve acessar. Por isso, não há um único exemplo a ser conferido.

No entanto, buscamos em um material de ajuda da TOTVS Developer Network um modelo da DIRF para você conferir:

Neste caso, trata-se de uma ficha em que informações de rendimentos tributáveis de um beneficiário do declarante são preenchidas.

Como você pode perceber pela descrição, os valores descritos são em razão de uma decisão da Justiça do Trabalho — que podem ser pagos todo mês ao suposto beneficiário por conta de um processo trabalhista, por exemplo.

Além disso, note que na esquerda da tela há outras seções que devem ser acessadas e corretamente preenchidas.

Dicas para evitar erros na emissão da sua DIRF

Agora que você sabe mais sobre a DIRF 2022, sua importância, qual a multa DIRF e como fazer, é hora de conhecer algumas dicas para não errar quando fazer a declaração!

Existem vários pontos que devem ser considerados, mas talvez o principal seja: conte com o auxílio de um especialista em contabilidade!

Esse profissional será o mais adequado para guiar você pelo processo — ou mesmo fazer a declaração, apenas pedindo os documentos a você.

Caso você queira fazer a DIRF, indicamos que preste muita atenção na hora de conduzir cada etapa, visto que omissões podem ser punidas com multas.

E lembre-se de que erros podem levar a retificações futuras.

Além disso, atente-se ao prazo.

Caso você esteja lendo este guia e busque informações sobre o DIRF 2023 (referente ao ano-calendário 2022), lembre-se de que normalmente o prazo de entrega da DIRF é em fevereiro — mas continue de olho aqui ou nas Instruções Normativas.

Qual a diferença entre DIRF e DARF?

Apesar do nome semelhante, DIRF e DARF não são nem de perto a mesma coisa. Enquanto a primeira é uma declaração feita uma vez ao ano, a segunda é uma guia de recolhimento de impostos, contribuições e taxas diversas.

A DIRF, como explicamos, é a Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte, que deve ser emitida pela fonte pagadora dos impostos (PF ou PJ) e tem como principal objetivo informar à Receita Federal sobre os valores pagos a funcionários e terceiros que incidiram o IRRF.

E a DARF (Documento de Arrecadação de Receitas Federais) é um guia de recolhimento de impostos e taxas, sendo um dos principais instrumentos para o recolhimento de tributos à RFB.

Comparando por cima, é como se fosse um “boleto” da Receita Federal.

É por meio de uma DARF que as empresas pagam tributos como IRPF, IRPJ, PIS, COFINS, entre outros!

DIRF: dúvidas frequentes

Agora, antes de finalizar o guia DIRF 2022, que tal conferir algumas respostas a dúvidas frequentes sobre o tema?

Ao longo do nosso conteúdo, exploramos ao máximo os principais quesitos da DIRF — mas como mencionamos no início, trata-se de uma burocracia com suas complexidades.

É por isso que nem todos passam pela mesma experiência ao fazê-la, o que torna cada caso único.

Sendo assim, resolvemos compilar todas as principais dúvidas “rápidas” sobre a DIRF de diversas fontes: nossos leitores, clientes e também algumas perguntas comuns na Internet.

Seguir a leitura pode lhe garantir um conhecimento extra na hora de fazer sua declaração. Vamos lá?

Como retificar DIRF?

Caso você encontre erros ou inconsistências na DIRF enviada, é possível retificá-la (ou seja, realizar o envio de uma versão ajustada). O prazo para isso é de até 5 anos.

Você pode fazer isso pelo sistema em que a DIRF original foi criada (no caso de retificar a DIRF 2022, seria no PGD DIRF 2022) ou pode também restaurar a cópia de segurança.

Uma vez que faça isso, precisará assinalar no campo “Retificadora” a opção “Sim” e informar o número do recibo de entrega.

Como fazer download da DIRF 2022?

O download do Programa Gerador de Declaração (PGD) é feito diretamente no site da Receita Federal do Brasil.

Vale lembrar que, todo ano, uma nova versão do sistema é disponibilizada e é nela que essa operação deve ser feita.

Esse processo de download é bem simples, e a instalação é rápida.

Após aprovado, você tem acesso a um informe de rendimentos.

Como fazer a consulta do status da DIRF?

Após enviar a declaração, os seus dados passam por um processo de aprovação que consiste em algumas etapas. O acompanhamento do status da sua DIRF é pelo E-CAC Receita Federal.

As situações atribuídas são as seguintes:

  • Em Processamento: declaração foi entregue e o processamento ainda está sendo realizado;
  • Aceita: o processamento da declaração foi encerrado com sucesso;
  • Rejeitada: durante o processamento da declaração foram detectados erros, e a declaração deve ser retificada;
  • Retificada: a declaração foi substituída integralmente por outra.
  • Cancelada: a declaração foi cancelada, encerrando todos os seus efeitos legais.

MEI entrega DIRF?

Pela regra, toda empresa (mesmo optante pelo Simples Nacional, como é o caso dos MEIs) que realizaram algum pagamento que incidiu o IRRF precisam declarar a DIRF. É o caso de MEIs com funcionários, por exemplo.

Ainda assim, recomendamos verificar com o seu contador para ter certeza de como prosseguir.

Como declarar na DIRF o código 8045?

O código da Receita 8045 pode ser utilizado em dois cenários, de acordo com a IN N° 1836/18:

Comissões e Corretagens Pagas a Pessoa Jurídica (art. 53 da Lei nº 7.450, de 1985)

Importâncias pagas ou creditadas por pessoa jurídica a outras pessoas jurídicas a título de comissões, corretagens, ou qualquer outra remuneração pela representação comercial ou pela mediação na realização de negócios civis e comerciais.

Serviços de Propaganda Prestados por Pessoa Jurídica (art. 53 da Lei nº 7.450, de 1985)

Importâncias pagas ou creditadas por pessoa jurídica a outras pessoas jurídicas pela prestação de serviços de propaganda e publicidade.

Como declarar pagamento de aluguel na DIRF?

Pessoas físicas e jurídicas que realizaram pagamentos de aluguel ou arrendamentos a residentes domiciliados no exterior, mesmo que o IRRF não tenha sido retido, devem declará-los na DIRF.

Para isso, basta acessar a opção “Pagamentos Efetuados” no PGD e selecionar o código 70, para Aluguéis de Imóveis. Então, basta preencher os dados do locador e os valores pagos ao longo do ano-calendário em questão.

Esse valor não deve considerar IPTU, condomínio e demais despesas com o imóvel, apenas o aluguel.

Como declarar fundo de investimento 6800 na DIRF?

O IRRF sobre aplicações financeiras em fundos de investimento é retido e pago pela própria instituição financeira. Sendo assim, é ela quem deve informá-la no DIRF, sob o código 6800.

Ou seja, apenas quem recolhe o IRRF (fonte pagadora).

Qual a multa para DIRF em atraso?

A multa sobre DIRF em atraso é de 2% ao mês-calendário ou fração de até 20% sobre o montante de imposto de renda informado na DIRF.

Para PFs, empresas inativas e ativas optantes pelo Simples Nacional a multa mínima é de R$ 200, para outros casos o valor mínimo é de R$ 500.

Como importar DIRF de matriz e filial?

Para empresas que possuem filiais, deve ser gerada uma única declaração com os beneficiários centralizados no CNPJ da matriz.

Desse modo, o próprio PGD substitui o CNPJ das filiais pelo CNPJ da matriz na geração da DIRF.

Assim, ao acessar o sistema com os dados da matriz, basta entrar na opção Diversos e DIRF-Informe para ela, gerando o arquivo dirf.txt. Após isso, faça o mesmo para as filiais.

Depois, novamente acesse o PGD com os dados da matriz e acesse o menu “Diversos”, então “DIRF-Informe” e entre na aba “Centralização”.

Nela, você vai notar uma seção de “Arquivo a ser importado”. Clique na lupa ao lado da barra de pesquisa e selecione os .txt da matriz e filiais, clique em “Importar” um a um.

Depois, basta escolher um local a ser exportado e exportar para gerar um único arquivo .txt.

Como imprimir comprovante de rendimentos DIRF em uma página?

Para imprimir o comprovante de rendimentos, basta acessar o PGD (da versão correspondente ao ano de envio da DIRF), clicar na aba “Declaração”, “Imprimir”, “Comprovante de rendimento” e escolher entre todos os comprovantes, ou de um beneficiário específico.

Como recuperar recibo DIRF?

Utilizando o computador que você transmitiu a DIRF, você pode recuperar seu recibo, já que o arquivo é gravado no disco rígido.

Para tal, basta acessar o PGD com seus dados e seguir os passos que ensinamos acima, mas em vez de imprimir o comprovante, você seleciona a opção “Recibo”!

Como declarar distribuição de lucros na DIRF?

A distribuição de lucros, em si, não precisa ser informada na DIRF caso seja inferior ao valor de R$ 28.559,70 no ano-calendário.

Caso seja superior, é necessário fazê-lo, informando o CPF do sócio e com o código 0561 (o mesmo para quem retém salário e pró-labore).

Como enviar DIRF sem movimento?

Caso a empresa não possua valores em transações que se enquadrem nos critérios que apresentamos, não é necessário gerar a DIRF.

Como lançar dividendos na DIRF?

O processo de lançamento segue a mesma lógica da declaração de lucros na DIRF, que explicamos anteriormente!

A importância de contar com a tecnologia nesse processo

Seja para pedir a restituição do imposto de renda, ou para fazer a Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte, é sempre bom contar com a tecnologia.

Um sistema com funcionalidades voltadas à gestão contábil facilita muito o cumprimento de obrigações acessórias para as empresas.

Além disso, auxilia também no planejamento tributário e outros assuntos relacionados. Entenda mais sobre o diferencial de um software contábil para o seu negócio.

ERPs da TOTVS

Que manter a gestão tributária do seu negócio dentro das diretrizes de compliance fiscal é essencial, você sabe.

Mas conduzir esse processo manualmente é um tanto caótico — e a receita para que erros aconteçam.

Por isso, você pode contar com os ERPs da TOTVS!

Nas diferentes linhas dos nossos sistemas de gestão (Protheus, RM, Datasul e Fluig), você pode gerar a DIRF com muito mais praticidade.

A maior empresa de tecnologia do Brasil desenvolveu e constantemente atualiza seus ERPs para simplificar a gestão da sua operação.

Assim, você alinha e automatiza seu backoffice, incluindo a contabilidade, e se mantém em dia com o Fisco!

O melhor é que é possível realizar várias atividades da sua rotina com poucos cliques, como a gestão fiscal, possibilitando maior transparência na visualização das obrigações acessórias e de seus documentos.

E, então, preparado para dar um passo além a fim de simplificar a administração da sua empresa, melhorando a gestão fiscal e tributária?

Então conte com os ERPs da TOTVS!

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Conclusão

A DIRF – Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte é uma das obrigações básicas que qualquer empresa que deseja se manter regular, evitando multa, está obrigada a realizar.

Esperamos que o nosso conteúdo tenha ajudado você a entender o assunto ao máximo: o conceito, qual a importância, quem é obrigado a entregar, quais informações devem ser informadas, como conduzir o processo e muito mais.

Além disso, explicamos todo o potencial dos ERPs da TOTVS, que podem simplificar a gestão do seu negócio, incluindo do setor fiscal, tributário e da contabilidade da operação.

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