SPED Fiscal: o que é, quais os blocos e como funciona

Quando o assunto é burocracia para o empreendedor, o Brasil costuma se destacar. No entanto, há iniciativas que visam driblar esses impeditivos contábeis, como é o caso do SPED Fiscal!

Você sabe o que é o Projeto SPED e o que sua empresa precisa fazer para entregá-lo, sem erros que comprometam a relação da sua organização com o fisco brasileiro?

Essa é uma das primeiras dúvidas que muitos empreendedores possuem ao ouvir falar sobre o tema.

Neste blogpost, desenvolvemos um guia completo sobre o SPED Fiscal, com intuito de esclarecer tudo sobre esse processo, como funciona e quais erros você deve evitar.

E ainda preparamos uma dica especial de tecnologia que pode resolver todos os problemas das escriturações fiscais e contábeis.

Então continue a leitura para seguir aprendendo sobre SPED!

O que é o SPED

O SPED é um sistema que foi criado para agilizar a coleta de dados fiscais das empresas, podendo ter as informações coletadas pelo ERP das companhias, porém em um formato próprio do Governo Federal.

Ele foi proposto pela Lei 9.989/2000, que previa a modernização da gestão tributária e aduaneira. Sua criação efetiva veio em 2007, após avanços do PAC (Programa de Aceleração do Crescimento), no Decreto 6022/2007.

O Sistema é composto por módulos que deverão ser entregues conforme o setor ou departamento da empresa: :

• SPED Contábil ou ECD (Escrituração Contábil Digital);
• SPED Financeiro ou ECF  (Escrituração Contábil Fiscal Digital);
• SPED Fiscal ou EFD ICMS IPI (Documentos Fiscais Eletrônicos);
• SPED PIS COFINS ou EFD Contribuições;
• EFD-Reinf
• E-Financeira;
• E-Social;
• Central de Balanços.
• Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e)
• Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e);
• Nota Fiscal Eletrônica (NF-e);
• Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e). 

Sped Fiscal

O SPED fiscal é um processo de escrituração digital da Receita Federal, chamado também de EFD (Escrituração Fiscal Digital), que determina que os contribuintes enviem as informações sobre ICMS e IPI.

É, portanto, um módulo previsto para contribuintes do ICMS ou IPI que digitaliza todas as informações de interesse do fisco.

Desse modo, é possível encurtar o caminho das empresas com a Receita e eliminar a necessidade do envio de documentos em papel, o que reduz a burocracia.

Para não ter problemas na declaração das informações fiscais mensais, existem informações essenciais na hora de recolher os dados exigidos.

Ao entregar a Escrituração Fiscal Digital, a empresa substitui a escrituração e impressão dos seguintes livros:

• I – Livro Registro de Entradas;
• II – Livro Registro de Saídas;
• III – Livro Registro de Inventário;
• IV – Livro Registro de Apuração do IPI;
• V – Livro Registro de Apuração do ICMS;
• VI – documento Controle de Crédito de ICMS do Ativo Permanente – CIAP;
• VII – Livro Registro de Controle da Produção e do Estoque.

Bloco K

O Bloco K é um livro de registro digital de controle de produção e estoque que deve ser apresentado no módulo fiscal do SPED.

Todos os estabelecimentos industriais ou que oferecem algum serviço similar estão enquadrados nesse bloco.

Atualizações

Todas as atualizações do SPED têm relação direta com o ERP da empresa. 

Isso porque o software de gestão tem que estar alinhado com os pedidos de declarações do Fisco para que o empreendedor não tenha dores de cabeça.

Por conta disso, é necessário estar atento às atualizações que são disponibilizadas na página oficial da Receita Federal, onde também é possível fazer o download do novo formato.

Quem é obrigado a entregar o Sped Fiscal?

A entrega do SPED Fiscal é obrigatória para todos os contribuintes do ICMS ou do IPI.

Existem empresas aptas para a entrega que podem ser dispensadas da obrigação em caso de exceção concedida pelo fisco do estado do contribuinte ou pela Secretaria da Receita Federal do Brasil.

Para as empresas que se encaixam na obrigação, a Sefaz do estado costuma dividir seu perfil em 3 categorias:

• Perfil “A”: determina a apresentação dos registros de forma mais detalhada;
• Perfil “B”: trata as informações de forma sintética (totalizações por período: diário e mensal).
• Perfil “C”: implementado a partir de 01/01/2013, é utilizado para a apresentação de escriturações mais simplificadas

Você também pode no portal Consulta Contribuinte para visualizar em qual categoria sua empresa se encaixa.

Já as Microempresas e Empresas de Pequeno Porte, a não ser por algumas exceções, também não precisam entregar o módulo fiscal do SPED, conforme Lei Complementar 123/06.

Como funciona o Sped Fiscal?

Apesar de toda complexidade, na prática o funcionamento do SPED Fiscal é bastante intuitivo.

Vale lembrar que o envio da escrituração para comprovar recolhimento de IPI e ICMS é realizado todo mês. Porém, o prazo em si é determinado pela legislação de cada estado.

Portanto, bastante atenção nesse ponto!

Partindo para a parte prática: a primeira ação é preencher a declaração EFD ICMS/IPI.

Nela, concentram-se todos os dados referentes às operações e prestações praticadas pela sua empresa em determinado período apurado.

Trata-se de toda escrituração de documentos fiscais, registros de apuração de impostos e demais dados que possam interessar ao fiscal do estado e também à Secretaria da Receita Federal do Brasil.

Entre as escriturações que fazem parte do módulo fiscal do SPED, temos:

• Nota Fiscal Eletrônica (NF-e);
• Escrituração Fiscal Digital (EFD);
• Escrituração Contábil Digital (ECD).

No caso exclusivo deste módulo, algumas informações únicas devem ser sempre informadas, como:

• Estoque/inventário;
• Apuração de impostos;
• Cadastros de produtos, estabelecimento, clientes, fornecedores;
• Dados de produção (o que foi produzido, o que entrou e saiu);
• Informações específicas de alguns setores;
• Registros fiscais de entrada e saída (mercadorias, transportes, serviços em geral com ICMS);
• CIAP – Controle de Crédito de ICMS (como as máquinas empregadas na produção que geraram crédito para a organização);

O segundo passo é gerar o arquivo — que segue o formato txt — e validá-lo através do PVA SPED Fiscal. 

Não sabe o que é? Trata-se do Programa Validador e Assinador. Esse programa deve estar integrado ao seu ERP!

Após a validação, o documento precisa então ser assinado utilizando um certificado digital.

Para entender mais, a Receita Federal criou um Guia Prático EFD ICMS/IPI para que você possa consultar quando necessário.

Qual é a importância do Sped Fiscal?

A importância do SPED Fiscal para as empresas e para toda estrutura fiscal brasileira pode ser resumida pelo seu potencial de modernização desse sistema.

Com ele, as empresas podem aproveitar de vários benefícios diretos e indiretos em todo seu sistema contábil.

Com o advento do SPED, as empresas tiveram que investir em sua jornada de transformação digital e aumentar o investimento em tecnologia.

Por conta do novo sistema, várias empresas passaram a conhecer e utilizar softwares que impactaram positivamente na gestão de todo negócio, como os ERPs!

Outro ponto importante foi que a implementação do SPED proporcionou nova possibilidade de qualificação aos profissionais da área.

Em geral, o novo módulo fiscal permitiu que as empresas entendessem e simplificassem sua interação com o fisco.

Com isso, foi possível renovar toda organização gerencial da companhia, que passou a aprimorar sua maneira de lidar com documentos fiscais, escriturações e demais obrigações acessórias.

Quais são as vantagens do Sped Fiscal?

Mas não pense que o SPED Fiscal contribui apenas neste ponto. Sua criação e posterior implementação trouxe avanços significativos e incontáveis vantagens para as empresas.

Entre os principais, podemos destacar:

Eliminação de papel

Eram pelo menos 5 livros que a empresa deveria entregar apenas para que todas as informações fiscais estivessem com o fisco, todo mês.

Se a sua empresa não viveu isso, pare e pense na quantidade de papel que um processo assim exigia.

O SPED possibilitou a adoção de uma política paperless, tanto para empresas como para o governo.

Processo mais ágil

Continue pensando no processo antigo: você ou um representante deveria se deslocar até a Receita Federal entender quais documentos deveriam entregar. Após isso, seria necessário preparar a papelada e, novamente, levar para o órgão.

A validação era outro ponto de atenção, pois levava semanas até ser concretizada.

Com o módulo fiscal do SPED, o processo de download do arquivo, preenchimento e envio ao PVA pode levar entre 2 e 3 horas. Um grande avanço, certo?

Aumento da produtividade

Naturalmente, um dos benefícios mais importantes disso tudo é o aumento da produtividade empresarial.

Seu setor financeiro e a contabilidade trabalham de maneira mais organizada e, principalmente, integrada.

Afinal, as informações precisam estar padronizadas para o envio posterior.

É algo que contribui para um melhor controle dos dados de faturamento, vendas e estoque

De um ponto de vista amplo, é algo que contribui para a própria gestão do negócio.

Outro ponto é que o SPED reduz a chance de erros involuntários e manuais.

Com a digitalização do sistema, todas as notas fiscais e declarações são compartilhadas virtualmente (bem como emitidas, em sua maioria).

Desse modo, reduz-se o risco das organizações sofrerem com multas ou sanções.

Redução de custos com armazenamento

Um dos efeitos da implementação do SPED Fiscal é a redução de custos com armazenamento.

Toda a papelada gerada para o fisco deveria, por lei, ser armazenada por anos como uma forma de garantia.

Era algo que gerava um acúmulo de papéis e documentos (muitas vezes importantes) em locais pouco práticos e seguros, passíveis de extravio ou problemas como ataque de cupins ou excesso de umidade.

O SPED Fiscal, apesar de não mudar a exigência sobre armazenamento dos documentos, pelo menos tornou o processo digital.

Isso quer dizer que boa parte da documentação exigida passou a se tornar, nativamente, digital, o que otimiza o armazenamento, possibilitando a adoção de soluções e sistemas na nuvem!

Vale pontuar que isso, inclusive, traz maior segurança de dados, já que as soluções em nuvem contam com criptografia.

5 principais erros no Sped Fiscal para sua empresa evitar

O módulo fiscal do SPED, embora seja parte de uma estrutura consolidada, ainda está em evolução e apresenta constantes atualizações.

Soma-se a isto a complexidade de suas informações e as novidades nas normas tributárias.

Por tudo isso, existem erros que podem ser cometidos durante a transmissão das informações. Apontamos os cinco principais a seguir para que você saiba como evitá-los:

• 1. Incompatibilidade de bloco: cada bloco possui um registro de abertura, o registro dos dados e o registro de encerramento, que devem ser enviados na sequência original.
• 2. Desconhecimento da legislação: existem muitas atualizações e modificações, a maioria sem aviso prévio, como no caso das alíquotas municipais. Diante disso, busque entender as regras municipais e suas atualizações, com foco nos tributos que você deve pagar.
• 3. Erros cadastrais: a falta de cadastro do fator de conversão é um dos erros mais comuns, apesar de nem sempre ser necessário. Se você compra caixas de produtos, mas vende por unidade, a diferença na unidade de medida precisa ser convertida. Basta cadastrar as caixas compradas sob o Registro 0220 e as unidades vendidas no Registo 0200.
• 4. Erros tributários: NCM e alíquotas erradas, códigos e descrições incompatíveis, sequência incorreta de documentos, e preenchimento incorreto do valor total do documento fiscal são bons exemplos. Para evitar esses erros, redobre a atenção na hora de preencher e faça o “double-check” (checagem dupla).
• 5. Falta de investimento em software de gestão: o software de gestão fiscal pode ajudar sua empresa em todo processo relacionado ao SPED e resolve praticamente todos os problemas citados. Isso porque a plataforma automatiza muitas tarefas repetitivas de preenchimento, conforme as regras da legislação.

Como evitar erros no Sped Fiscal

A melhor forma de evitar erros no SPED Fiscal é investindo em um sistema de gestão fiscal!

Uma plataforma integrada facilita completamente o dia a dia do setor de contabilidade da empresa.

Um dos principais benefícios é, justamente, a integração de dados.

O sistema de gestão funciona de maneira ampla, gerando livros fiscais, possibilitando a apuração assertiva dos impostos e facilitando a compreensão das condições da empresa antes de todo fechamento.

Desse modo, o gestor possui uma visão ampla e abrangente das suas obrigações e dos prazos. É algo que otimiza o fechamento de IPI e ICMS e a geração dos livros fiscais de entrada e saída, entre outros.

Separamos também alguns termos relacionados que você precisa conhecer. Confira a seguir!

EFD-Reinf

A EFD-Reinf — Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais — um dos componentes do SPED, complementa o eSocial e substitui informações de outras obrigações, como GFIP, DIRF, RAIS e CAGED.

O Governo procura alinhar o envio do eSocial à entrega da EFD-Reinf, assim, apurando as contribuições previdenciárias pelas escriturações declaradas pela DCTFWeb e recolhidas por meio de DARFs.

Sistema Fiscal da TOTVS

Atualmente existem softwares que oferecem os serviços ideais para o tipo de SPED fiscal que cada empresa deve fazer.

Os sistemas de gestão da TOTVS são exemplos de sistemas que integram todas essas necessidades e se encaixam nos mais variados segmentos.

A TOTVS possui um sistema fiscal que realiza automação de toda a rotina fiscal e tributária do seu negócio, incluindo o cálculo dos impostos, fundos e recolhimentos, tudo isso permitindo ainda as devidas adequações a qualquer mudança na legislação do governo.

São vários módulos, com recursos avançados e inovadores.

Além disso, há uma ampla gama de ferramentas para geração das obrigações acessórias, bem como SPED Fiscal, ECD, ECF eSocial e Reinf!

Quer ter toda essa facilidade para organizar a rotina tributária e se manter em dia com o Sped e outras legislações? 

Conheça tudo sobre o Sistema Fiscal da TOTVS!

Conclusão 

O SPED Fiscal é uma inovação no que diz respeito à gestão tributária, que pode reduzir custos e também dores de cabeça para sua empresa.

No entanto, para realizá-lo corretamente, é necessário muita atenção e também uma ajudinha da tecnologia.

Um sistema de gestão pode integrar dados, apresentar funcionalidades e facilitar todo processo por trás do preenchimento do documento e sua transmissão ao fisco!

Agora que você já sabe tudo sobre o assunto, que tal continuar lendo os conteúdos aqui do blog da TOTVS? Confira mais artigos completos sobre gestão tributária!