Você sabe o que é o SEFIP? Esse é um programa que todo empregador deve conhecer e utilizar para cumprir suas obrigações fiscais e previdenciárias.
Por ser um tema relacionado a uma parte burocrática do negócio, muitos empresários ainda confundem os termos relacionados ao Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social.
Por isso, vamos explicar tudo sobre o SEFIP, o que é e para que serve, como fazer a transmissão do arquivo e muito mais.
Vem com a gente!
O que é o SEFIP?
O SEFIP é a sigla para Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social. Trata-se de um programa desenvolvido pela Caixa Econômica Federal para facilitar o recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) e as contribuições sociais dos trabalhadores.
Ele se destina a pessoas físicas e jurídicas, bem como a contribuintes sujeitos ao recolhimento do FGTS que são considerados empresa.
Para que serve esse programa?
O Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS serve para que o empregador possa cumprir suas obrigações fiscais e previdenciárias de forma simplificada, ágil e integrada.
Para tanto, ele deve gerar um arquivo eletrônico com as informações cadastrais e financeiras dos seus empregados, tais como salários, horas extras, férias, 13º salário, descontos, afastamentos, rescisões, entre outras.
Esse arquivo deve ser transmitido mensalmente à Caixa Econômica Federal por meio do Conectividade Social ICP, como se verá adiante
A partir da transmissão do arquivo, o empregador gera a Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social (GFIP).
Este é um dos documentos fiscais mais importantes, pois comprova o pagamento do FGTS e das contribuições sociais dos trabalhadores.
Entendeu melhor sobre o SEFIP, o que é e para que serve? Então vamos falar sobre quem deve utilizá-lo!
Quem deve usar o SEFIP?
De acordo com a Caixa Econômica Federal, o sistema é “destinado a todas as pessoas físicas, jurídicas e contribuintes equiparados a empresa, sujeitos ao recolhimento do FGTS”.
A previsão consta na Lei nº 8.036/1990 e na Lei nº 8.212/1991.
Portanto, devem usar o sistema:
- Produtores rurais;
- Empresas em geral;
- Cooperativas de trabalho;
- Entidades sem fins lucrativos;
- Contribuintes individuais equiparados à empresa;
- Sindicatos que representam os trabalhadores avulsos;
- Microempreendedor Individual que possui empregado;
- Órgãos públicos, exceto em relação a servidores efetivos vinculados a RPPS;
Uma dúvida comum sobre o uso do sistema diz respeito aos empregadores domésticos.
Desde outubro de 2015, com o advento do Sistema Doméstico, eles não precisam efetuar o recolhimento da GFIP gerada pelo sistema, ok?
E já que falamos bastante da Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social até o momento, vamos entender a diferença entre GFIP e SEFIP.
Qual a diferença entre SEFIP e GFIP?
De maneira simples, SEFIP é o programa que permite a geração da GFIP.
A GFIP (Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social) é a guia que comprova o pagamento do FGTS e das contribuições sociais dos trabalhadores. Ela é gerada pelo sistema após a transmissão do arquivo eletrônico.
A partir das informações contidas na guia, o INSS pode conceder os benefícios aos trabalhadores, pois elas comprovam as remunerações recebidas pelo empregado e o seu tempo de contribuição.
Entendeu qual a diferença entre SEFIP e GFIP?
Então veja a seguir o que deve constar na Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social.
Dados que devem ser informados na GFIP
A GFIP deve conter os seguintes dados:
- Identificação dos trabalhadores;
- Identificação do empregador, contribuinte e tomadores/obras;
- Bases de incidência do FGTS e das contribuições previdenciárias: remuneração dos trabalhadores, comercialização da produção e receita de espetáculos desportivos ou patrocínio;
- Informações adicionais: afastamentos e retornos do trabalhador, salário-família, salário-maternidade, compensação, exposição a agentes nocivos/múltiplos vínculos; retenção sobre nota fiscal/fatura; valor da contribuição do segurado (quando não for calculado pelo programa, como em múltiplos vínculos ou fontes, trabalhador avulso, código 650).
Agora que você já entendeu o SEFIP, o passo a passo para baixar e utilizar o programa está a seguir!
Como baixar o SEFIP?
Para baixar o programa, você deve acessar o site da Caixa Econômica Federal e seguir os seguintes passos:
- No fim da página, na seção de Downloads, clique em Instalador SEFIP 8.4
- Após baixar o arquivo, execute-o em seu computador e conclua a instalação.
Você poderá consultar o Manual Operacional do Sistema assim que acontecer a instalação.
O upload das tabelas do sistema é feito automaticamente. Mas, se necessário, você pode fazer a recarga manualmente no menu Iniciar > SEFIP > Manual Operacional. Basta, então, atualizar as tabelas a partir do download.
Com o sistema instalado, utilizá-lo para fazer a transmissão do arquivo.
Como fazer a transmissão do arquivo SEFIP?
Para fazer a transmissão do arquivo SEFIP, você deve ter um certificado digital válido e instalado no seu computador.
É preciso, também, acessar o Conectividade Social ICP, que é o canal de comunicação entre o empregador e a Caixa Econômica Federal utilizado para transmitir o arquivo.
Os passos para fazer a transmissão são os seguintes:
- Acesse o site Conectividade Social ICP com o certificado digital
- Envie o arquivo no comando Caixa Postal > Nova Mensagem > Envio de arquivo.
- Informe o município de arrecadação e anexe o arquivo do sistema ;
- Salve o protocolo de envio
- Acesse o sistema > Relatório > GRF > Arquivo ICP
- Abra o arquivo do protocolo e imprima as guias.
Por quanto tempo o empregador deve armazenar a documentação?
De acordo com a Caixa Econômica Federal, a empresa deverá guardar por 30 anos (art. 23, § 5º, da Lei nº. 8.036/90 e Circular Caixa):
- Arquivo SEFIPCR.SFP;
- Relação de Tomadores/Obras (RET);
- Retificação/Protocolo de Dados do FGTS;
- Relação de Estabelecimentos Centralizados (REC);
- Comprovante/Protocolo de Solicitação de Exclusão;
- Comprovante de Confissão de não recolhimento de valores de FGTS e de Contribuição Social.
Conforme art. 32, § 11, da Lei nº 8.212/91, a empresa deverá guardar por 10 anos o Comprovante de Declaração à Previdência.
Em quais casos a empresa é penalizada?
A empresa pode ser penalizada se deixar de cumprir as suas obrigações relativas a SEFIP e GFIP. Algumas das situações que podem gerar multas são as seguintes:
- Deixar de transmitir o arquivo no prazo estabelecido.
- Transmitir o arquivo ou a GFIP com dados incorretos ou incompletos.
Há sanções e multas previstas pela legislação brasileira, em especial as Leis nº. 8.036/1990 e nº. 8.212/1991, no que tange à Previdência Social.
E isso pode causar a impossibilidade de obter a certidão negativa de débito ou de participar de licitações públicas.
Por tudo isso, é importante adotar boas práticas de gestão fiscal, e uma delas é o uso de tecnologia.
Sabemos que esse processo pode ser trabalhoso e complexo, exigindo muita atenção e cuidado do empregador.
Por isso, a TOTVS oferece um sistema fiscal completo e integrado, que facilita a gestão das suas obrigações tributárias e previdenciárias.
Sistema fiscal da TOTVS
O sistema fiscal da TOTVS é um software completo que auxilia o gestor em diversas rotinas burocráticas. Com ele, é possível ganhar tempo, economia e tranquilidade para gerenciar o seu negócio.
Isso porque ele permite ao gestor:
- Importar dados dos trabalhadores de forma automática, evitando erros e retrabalhos.
- Armazenar a documentação em nuvem, garantindo a segurança e a disponibilidade dos dados.
- Atualizar o sistema conforme as mudanças na legislação, mantendo-se sempre em dia com o Fisco.
- Calcular o FGTS e as contribuições sociais de forma precisa, considerando as alíquotas, os códigos e as regras vigentes.
Conheça o sistema fiscal da TOTVS e dê um salto na gestão de seus negócios!
Conclusão
O SEFIP é um programa indispensável para que o empregador possa cumprir suas obrigações fiscais e previdenciárias com o FGTS e as contribuições sociais dos trabalhadores.
Por meio deste sistema, o empregador gera a GFIP, que é um documento que comprova o pagamento dessas obrigações e serve como base de cálculo para outras contribuições destinadas a terceiros.
No entanto, este pode ser um programa complexo e trabalhoso, exigindo muita atenção e cuidado do empregador.
Por isso, é importante contar com um sistema fiscal que facilite e automatize esse processo, garantindo a precisão, a segurança e a agilidade na gestão das suas obrigações tributárias e previdenciárias.
Inclusive, com esses objetivos em mente, o governo brasileiro criou o Projeto SPED. Saiba o que é e como funciona o SPED Fiscal!
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