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Saiba como otimizar o controle de ponto de equipes externas

Equipe TOTVS | GESTÃO | novembro 14, 2019

O controle de ponto de equipes externas é um tópico que demanda atenção especial dos gestores. Afinal, gerenciar o horário do time que trabalha fora das paredes do escritório apresenta desafios, como custo de operação e acesso limitado à informação.

Além disso, é necessário respeitar a lei trabalhista que rege o controle de ponto. Nesse sentido, buscar soluções que otimizem o controle da entrada e saída dos funcionários que trabalham fora da empresa e que ofereçam mobilidade é indispensável para ter sucesso nessa tarefa.

O ponto eletrônico por meio de aplicativos online, por exemplo, é uma alternativa. Entenda por que considerar o uso de apps para controle de ponto de equipes externas!

O que diz a lei trabalhista

De acordo com a legislação, todas as empresas que têm mais de 10 funcionários devem controlar a jornada de trabalho dos profissionais, independentemente de suas atuações serem externas ou não.

A portaria 1.510/2009 do Ministério do Trabalho e Emprego afetou consideravelmente a forma como o controle de ponto é realizado. Entre os critérios estabelecidos, é proibido restringir a marcação de ponto, usar marcadores automáticos e realizar qualquer mudança nas informações registradas.

A portaria 373/2011 atualizou a legislação, com a permissão do uso de um sistema de ponto alternativo. Entre as possibilidades está o registro do ponto online pelo smartphone, computador ou notebook.

Entretanto, caso opte pela utilização de smartphones ou computadores para registro de ponto, é essencial ter atenção para obedecer algumas regras, como:

  • Garantir que o sistema não tenha nenhum tipo de restrição à marcação do ponto eletrônico;
  • Assegurar que a marcação não seja automática;
  • Não admitir a exigência de autorização prévia para marcação de sobrejornada,
  • Não alterar ou eliminar os dados registrados pelo funcionário no meio alternativo utilizado.

A Reforma Trabalhista, regulamentada pela Lei 13.467, de 2017, não alterou a legislação do ponto eletrônico. No entanto, mudou alguns pontos relativos à Consolidação das Leis Trabalhistas (CLT) que podem impactar a atuação de equipes externas, como novos modelos de trabalho, chance de negociação da jornada e banco de horas.

Os desafios do controle de ponto em equipes externas

Apesar da flexibilização da legislação, o controle de ponto em equipes externas ainda apresenta alguns desafios. Veja agora alguns deles e como enfrentá-los.

Custo de operação

O custo de operação compensa quando se considera que, ao adotar um app para controle de horas trabalhadas, por exemplo, ele não só está de acordo com as diretrizes trabalhistas, como também pode usar esse dado de forma estratégica.

Acesso limitado à informação

Um controle de ponto externo instalado no celular do funcionário permite saber seus horários exatos e, consequentemente, descontar possíveis atrasos e remunerar/compensar horas extras.

A informação também não se perde: todos os dados são armazenados na nuvem e podem ser acessados pelo gestor quando ele desejar.

Gerenciamento de jornadas flexíveis

Gerenciar jornadas flexíveis de trabalho — cada vez mais comuns com a Reforma Trabalhista — fica mais fácil com o uso de apps para controle de ponto.

É possível, por exemplo, usar um dispositivo de geolocalização. Assim, pode-se verificar se o funcionário está no seu local de trabalho ou até monitorar a rota de profissionais que se deslocam o tempo todo, como entregadores e motoristas.

As opções para o controle de ponto de equipes externas

São diversas as opções para gestores que precisam implantar ou querem otimizar o controle de funcionários externos. A mobilidade é fator inegociável.

As equipes que atuam fora dos corredores da empresa precisam, ainda assim, ter as suas horas de trabalho controladas e documentadas para evitar problemas trabalhistas. Conheça algumas alternativas!

Relógio de ponto online integrado via web

O profissional que atua fora da empresa usa qualquer computador conectado à internet, coloca seu login e sua senha para registrar o ponto no início e no fim do seu trabalho, e registra também o horário de almoço e o intervalo.

Controle de ponto eletrônico por meio de aplicativos

O ponto eletrônico no app funciona por meio de biometria, com reconhecimento facial. Dessa forma, não há a possibilidade de outra pessoa marcar o ponto de um funcionário, por exemplo. Já o controle de ponto feito com GPS usa o telefone para mostrar o local exato em que o funcionário está.

Integração com o sistema de gestão da empresa

Ao aderir a um sistema de gestão, o negócio ganha maior autonomia na tomada de decisões, graças ao acompanhamento de diversos pontos importantes, inclusive o controle de ponto eletrônico.

Com o sistema, informações como os horários de entrada e saída e o pagamento de horas extras podem ser visualizadas em tempo real. Neste sentido, a tecnologia permite que o RH possua dados estratégicos para a melhor gestão do capital humano da empresa em um só lugar.

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