Por que considerar o uso de apps para controle de ponto de equipes externas?

O controle de ponto de equipes externas é um tópico que demanda atenção especial dos gestores. Afinal, gerenciar o horário do time que trabalha fora das paredes do escritório apresenta desafios, como custo de operação e acesso limitado à informação.

Além disso, é necessário respeitar a lei trabalhista que rege o controle de ponto. Esse passo é importante para garantir que todos os processos internos da empresa para gerenciamento dos times externos cumpram o que determina a legislação.

Nesse sentido, buscar opções para otimizar o controle da entrada e saída dos funcionários que trabalham fora da empresa é preciso. Soluções que ofereçam mobilidade são indispensáveis para ter sucesso nessa tarefa, como o ponto eletrônico por meio de aplicativos online. Entenda por que considerar o uso de apps para controle de ponto de equipes externas!

O que diz a lei trabalhista

O controle de ponto de equipes externas deve, antes de tudo, seguir o que determina a lei trabalhista. De acordo com a legislação, todas as empresas que têm mais de 10 funcionários devem controlar a jornada de trabalho dos profissionais, independentemente de suas atuações serem externas ou não.

A portaria 1.510/2009 do Ministério do Trabalho e Emprego afetou consideravelmente a forma como o controle de ponto é realizado. Entre os critérios estabelecidos, é proibido restringir a marcação de ponto, usar marcadores automáticos e realizar qualquer mudança nas informações registradas.

A portaria 373/2011 atualizou a legislação, com a permissão do uso de sistemas alternativos para a marcação de ponto. Entre as possibilidades, está o registro do ponto online pelo smartphone, computador ou notebook. Essa flexibilização é sob medida para empresas que têm funcionários com atuação externa.

Entretanto, caso opte pela utilização de smartphones ou computadores para registro de ponto, é essencial ter atenção para obedecer algumas regras, como:

  • garantir que o sistema não tenha nenhum tipo de restrição à marcação do ponto eletrônico;
  • garantir que a marcação não seja automática;
  • não admitir a exigência de autorização prévia para marcação de sobrejornada;
  • não alterar ou eliminar os dados registrados pelo funcionário no meio alternativo utilizado.

A Reforma Trabalhista, regulamentada pela Lei 13.467, de 2017, não alterou a legislação do ponto eletrônico. No entanto, mudou alguns pontos relativos à Consolidação das Leis Trabalhistas (CLT) que podem impactar a atuação de equipes externas. Entre eles, liberou novos modelos de trabalhos e ofereceu a chance de negociação da jornada e do banco de horas.

Tudo isso afeta o gerenciamento da entrada e saída dos funcionários e, até mesmo, possibilita a expansão da equipe que atua externamente e a adoção de novas tecnologias para gerenciar esses times.

Os desafios de controle de ponto em equipes externas

Apesar da flexibilização da legislação, o controle de ponto em equipes externas ainda apresenta alguns desafios. Veja agora alguns deles e como enfrentá-los.

Custo de operação

Muitas vezes, o investimento financeiro para gerenciar o ponto de equipes externas é encarado como obstáculo por gestores. No entanto, o custo de operação compensa quando se considera que, ao adotar um app para controle de horas, por exemplo, ele não só está de acordo com as diretrizes trabalhistas, como também pode usar esse dado de forma estratégica.

Por exemplo, uma empresa de limpeza pode identificar, por meio do controle de ponto e de horas, os horários em que os seus funcionários foram mais demandados.

Acesso limitado à informação

Como o funcionário não está no escritório, a poucas mesas do seu gestor, o acesso à informação pode apresentar gargalos. Nesse sentido, usar o smartphone para controlar a jornada de trabalho pode ser uma saída para acessar com facilidade informações sobre entradas e saídas.

Um controle de ponto externo instalado no celular do funcionário permite saber os seus horários exatos e, consequentemente, descontar possíveis atrasos e remunerar/compensar horas extras. A informação também não se perde: todos os dados são armazenados na nuvem e podem ser acessados pelo gestor quando ele desejar.

Gerenciamento de jornadas flexíveis

Gerenciar jornadas flexíveis de trabalho, cada vez mais comuns com a Reforma Trabalhista, fica mais fácil com o uso de apps para controle de ponto.

É possível, por exemplo, usar um dispositivo de geolocalização. Assim, pode-se verificar se o funcionário está no seu local de trabalho ou até monitorar a rota de profissionais que se deslocam o tempo todo, como entregadores e motoristas.

As opções para o controle de ponto de equipes externas

São diversas as opções para gestores que precisam implantar ou querem otimizar o controle de ponto de equipes externas. A mobilidade é fator inegociável. Afinal, são equipes que atuam fora dos corredores da empresa e precisam, ainda assim, ter as suas horas de trabalho controladas e documentadas para evitar problemas trabalhistas. Conheça algumas alternativas!

Relógio de ponto online integrado via web

Há a possibilidade de usar o sistema de controle de ponto online integrado com o relógio de ponto via web. Para isso, basta que o profissional que atua fora da empresa use qualquer computador conectado à internet, coloque seu login e sua senha para registrar o ponto no início e no fim do seu trabalho, assim como registrar o horário de almoço e o intervalo.

Ponto eletrônico por meio de aplicativos

O ponto eletrônico no app funciona por meio de biometria, com reconhecimento facial. Dessa forma, não há a possibilidade de outra pessoa marcar o ponto de um funcionário, por exemplo. Já o controle de ponto feito com GPS usa o telefone para mostrar o local exato em que o funcionário está.

Integração com o ERP

Integrar o controle de ponto eletrônico com o sistema de gestão (ERP) otimiza o gerenciamento dos funcionários, já que é possível conferir os horários de entrada e saída e o pagamento de horas extras (caso necessário).

Com a integração com o ERP, o RH tem diversas informações estratégicas para a melhor gestão do capital humano da empresa em um só lugar.

Conheça o app Meu RH da TOTVS

Por meio do app Meu RH da TOTVS, todos os funcionários da empresa têm acesso facilitado aos processos do RH. Disponível para todos os dispositivos móveis, o aplicativo oferece recursos essenciais para o controle de ponto, como:

  • espelho de ponto;
  • batida de ponto atendendo à Portaria 373;
  • mapa de geolocalização.

Além de recursos referentes ao gerenciamento da jornada de colaboradores externos, o app também oferece informações estratégicas, como demonstrativos de pagamento, informe de rendimentos e solicitação de abono e atestado médico.

Agora que você sabe por que considerar o uso de apps para o controle de ponto de equipes externas, avalie se essa não é a melhor alternativa para otimizar a gestão dos seus funcionários remotos e vencer os desafios que apontamos neste artigo.

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