controle de locação de equipamentos

Como fazer o controle de locação de equipamentos?

Equipe TOTVS | GESTÃO DE SERVIÇOS | 26 dezembro, 2019

Um dos grandes investimentos das empresas do segmento de serviços é alugar seus ativos para outras organizações e pessoas. É um ramo de atuação interessante, mas que, para ser bem-sucedido, se deve prestar atenção a alguns pontos importantes. Um desses pontos é o controle de locação de equipamentos.

Para fazer uma gestão eficiente de seus bens e dos contratos, é fundamental garantir o atendimento rápido às demandas, garantindo os itens corretos, no tempo certo e em condições de funcionamento perfeitas. A locação de equipamentos pode atender diferentes frentes, sendo as mais comuns:

  • OBRAS: ao fazer a fundação para um prédio, a construtora pode alugar as escavadeiras, empilhadeiras, andaimes e guindastes, ao invés de adquirir cada uma dessas máquinas. Elas ficariam um bom tempo paradas entre uma utilização e outra e não valeria o investimento.
  • EVENTOS: cada ocasião tem uma demanda que não permite usar sempre os mesmos artifícios, fazendo a melhor opção ser o aluguel. Seja de palco, luzes, projetores, computadores e até mesmo a decoração.
  • AUDIOVISUAL: produtoras de vídeo oferecem equipamentos sofisticados, como câmeras, drones, e estúdios, que custariam muito mais se precisassem ser comprados por inteiro. Uma condição distante para muitos produtores audiovisuais, principalmente os autônomos e independentes.

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ERP no controle de locação de equipamentos

O aluguel de equipamentos deve ter um gerenciamento prático e eficiente. É um verdadeiro desafio, cuidar dessa frente sem um sistema de gestão adequado. Por isso, na hora de escolher o ERP que será usado nessa trajetória, avalie se a ferramenta atende alguns dos requisitos mais importantes, como os que citaremos a seguir:

Apropriação de custos de locação

A apropriação de custos de locação implica créditos de imposto, transporte, manutenção no retorno do cliente, comissão de vendedores, deslocamentos para atendimentos, despesas com manutenção corretivas, reservas de equipamentos, peças de reposição etc.

É importante controlar esses custos que são envolvidos no processo de locação ao longo da vida útil do equipamento, para assim, saber com precisão qual foi a margem de lucro de cada item locado.

Manutenção preventiva

Qualquer tipo de equipamento precisa ter manutenções regulares. Essa prática deve estar inserida no sistema de controle, resolvendo problemas com os equipamentos antes mesmo que estes apareçam, prolongando sua vida útil.

Isso vale para equipamentos de pequeno e grande porte, desde computadores até veículos, que podem ter relatórios juridicamente solicitados em casos de acidentes. Essas informações também precisam estar integradas às bases de dados da empresa, para verificar a disponibilidade dos equipamentos ao fazer um orçamento.

Automatização de processos

Muitos dos processos que envolvem a locação de máquinas e equipamentos, têm detalhes contratuais negociados diretamente com clientes, e obedecem a critérios distintos de execução, prestação de serviços e, principalmente, de faturamento.

É necessário então, ter em mãos um sistema de gestão que possibilite os usuários executarem as tarefas sem se preocuparem com rotinas repetitivas e cansativas, como faturamento das locações, emissão automática de boletos, extratos, avisos etc.

Inventário de produtos

Uma locadora de equipamentos precisa ter um bom sistema de inventário, com relatórios completos de cada item em estoque, contendo nome, funcionalidades, data da aquisição etc.

É importante ressaltar, portanto, que o controle de locação de equipamentos deve contar com uma relação que seja atualizada constantemente, bem como estar integrada a outros processos da empresa, como de orçamentos e de movimentação.

Controle de locações de equipamentos

A movimentação de equipamentos da sua empresa, precisa ser embasada em informações que apontam o destino de cada item do estoque, o tempo que será alugado, a forma de pagamento e data de saída e retorno.

Um software de gestão para locação de equipamentos, permite armazenar todos esses dados em um único lugar. A gestão das informações contribui para tomar decisões importantes, como novas aquisições, sublocações e ajustes de preços, por exemplo.

Relacionamento com cliente

Uma ação importante é fazer o registro de todos os seus clientes a respeito das transações realizadas. Isso inclui equipamentos alugados, período da locação e valores.

Cada vez que seu equipamento é alugado, ele pode ser usado de várias maneiras diferentes pelo seu cliente. Quanto mais informações sobre o locatário você tiver, mais eficiência o controle de locação de equipamentos terá, podendo até, incluir algumas cláusulas de segurança no contrato.

É imprescindível manter uma base de dados de clientes sempre atualizada, para entrar em contato, oferecer promoções, notas fiscais, orçamentos e possíveis cobranças. Tomar decisões baseadas em dados é muito mais seguro e assertivo para qualquer empresa.

Controle de estoque

Uma locadora de ferramentas e equipamentos precisa armazenar seus itens de forma adequada, com identificação e um bom controle de fluxo de entrada e saída.

Quando um novo pedido chega, é essencial que a área responsável pelo orçamento saiba que o item negociado está disponível. Para realizar essa meta, a área de estoque precisa cumprir padrões de exigências com endereços específicos de cada peça, facilitando a identificação e a expedição.

Tudo o que sai deve ser registrado com a devida data para devolução, para que seja possível agendar novas locações com antecedência. Isso ajuda a prever se será necessário sublocar equipamentos que estejam em falta, por exemplo.

Faça seu controle de locação de equipamentos com a TOTVS!

Somos uma empresa 100% brasileira e entregamos soluções que podem ser contratadas por locadoras de pequeno, médio e grande porte. Entendendo a necessidade das empresas de serviços, a TOTVS oferece uma solução de gestão empresarial que atende aos processos administrativos, financeiros e operacionais de diversas frentes.

Nosso sistema também dispõe de várias regras de negócio para uma gama enorme de processos. Além dos tópicos já citados, outros exemplos disso são faturamento, pedidos de compras, envio e retorno de materiais. Há também a emissão da DANFE para remessas de equipamentos, contabilidade, fluxo de caixa, contas a pagar e a receber, obrigações fiscais e indicadores gerenciais.

Desde a etapa da estratégia até o planejamento e análise dos processos essenciais da sua empresa, nosso sistema ajuda a automatizar as mais diversas fases da cadeia com funcionalidades específicas, que garantem ganhos em produtividade e lucratividade.

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