Gestão de compras e estoque: como manter uma sincronia eficiente dos setores

A gestão de compras e estoque se caracteriza como um dos pontos que merecem mais atenção dentro das empresas. 

A escolha certeira de fornecedores e a boa negociação de preços são essenciais para se destacar da concorrência e gerar valor de mercado.

É um desafio, no entanto, manter um equilíbrio entre a gestão de estoque e a gestão de compras. 

A partir da identificação do que há em estoque é que as compras serão definidas, procurando obter a melhor relação custo-benefício ao adquirir produtos ou matérias-primas.

Se você quer entender por que esse processo é tão importante e como a tecnologia pode ajudar, continue a leitura e descubra!

O que é gestão de compras e estoque?

A gestão de compras e estoque é o conjunto de processos que envolve a aquisição, armazenamento, movimentação e a distribuição dos produtos que a empresa comercializa ou utiliza em sua produção.

O objetivo é garantir que a empresa tenha sempre os produtos certos, na quantidade certa, no momento certo e pelo menor custo possível, evitando desperdícios, perdas, atrasos, rupturas e insatisfação dos clientes.

Se relaciona diretamente a duas áreas fundamentais da empresa: o setor de compras e o setor de estoque.

O setor de compras é responsável por negociar, contratar e adquirir os produtos que a empresa precisa, seja para revender, seja para usar em sua produção. 

Enquanto o estoque fica a cargo de receber, armazenar, controlar e expedir os produtos que a empresa possui, seja para vender, seja para consumir. 

Precisam trabalhar de forma sincronizada para evitar custos desnecessários.

Imagine que o setor de compras faça um pedido de 20 caixas para o fornecedor, porém o armazém não tem espaço suficiente pois houveram poucas vendas no mês.

Portanto, ambos setores devem estar em constante comunicação para garantir máxima eficiência.

Qual a importância da gestão de estoque e compras em uma empresa?

A gestão de estoque e compras é de vital importância para o desempenho e a competitividade de uma empresa, já que impacta diretamente na sua lucratividade, produtividade, qualidade e na sua satisfação dos clientes.

Quando feita de forma eficiente, agrega benefícios como:

• Redução de custos operacionais e de aquisição dos produtos;
• Otimização do capital de giro e do fluxo de caixa;
• Melhoria do aproveitamento do espaço físico e dos recursos humanos;
• Aumento da qualidade e da disponibilidade dos produtos;
• Diminuição dos riscos de perdas, obsolescência, furtos e danos aos produtos;
• Maior agilidade e flexibilidade na entrega dos produtos aos clientes;
• Maior controle e visibilidade sobre os processos e os indicadores de desempenho;
• Maior alinhamento entre as áreas da empresa e os fornecedores;
• Maior satisfação e fidelização dos clientes.

Gestão de compras e estoque: como se relacionam?

Manter uma sintonia nas operações desses dois setores permite uma aquisição de produtos voltada às necessidades do negócio, de acordo com a prioridade e capacidade do estoque.

Nessa dinâmica, as duas frentes são interdependentes, uma vez que, se o time de compras não garantir insumos ou produtos, a produção ou as vendas serão afetadas. 

Seguindo essa lógica, se a gestão de estoque falhar, pode não haver espaço físico para os materiais.

Tudo isso pode gerar grandes prejuízos para a empresa. Portanto, a gestão precisa unificar as duas áreas, otimizando os recursos da companhia e garantindo a entrega aos clientes e os resultados esperados para as metas internas da organização.

Pensando nisso, separamos dois exemplos que pedem a fusão adequada das áreas de compras e estoque. Veja!

Variações nos pedidos

É difícil medir com precisão os pedidos de cada mês, pois é comum que os números variem, por isso é necessário estar preparado para surpresas. 

Dessa forma, a gestão de compras e estoque traz análises de dados consolidadas na prevenção da reposição de itens em tempo hábil.

Compras duplicadas

Uma gestão estratégica dos setores de estoque e compra ajuda a fugir da duplicação de itens. 

Quando um novo produto entra no estoque, o sistema sinaliza o time de compras em tempo real, reduzindo as chances de uma nova aquisição sem necessidade.

Quais os passos para fazer uma gestão de compras e estoque eficiente?

Para fazer uma gestão de compras e estoque eficiente, é preciso seguir alguns passos básicos, que são:

Conheça os produtos da empresa

Primeiramente é importante conhecer bem os produtos que a empresa trabalha, suas características, especificações, categorias, fornecedores, custos, preços, prazos,demandas e sazonalidades.

Essas informações são essenciais para definir as políticas, os critérios, os parâmetros e as prioridades da gestão de compras e estoque, bem como para planejar, executar, controlar e avaliar as atividades relacionadas a esses processos.

Organize o calendário e os prazos

Considere os ciclos de produção, venda e reposição dos produtos, para montar calendários que sejam eficientes e estejam de acordo com o cronograma dos fornecedores.

Esse ajuste é importante para se preparar quanto a eventos sazonais, fazer promoções, campanhas e até se antecipar a tendências do mercado.

No fim, você ainda evita a falta ou o excesso de produtos,e garante a pontualidade e a regularidade das entregas aos clientes.

Tenha uma boa relação com os fornecedores

Essa relação é importante para obter melhores condições de preço, de qualidade, de prazo, de pagamento e de logística dos produtos, bem como para resolver eventuais conflitos, imprevistos, atrasos, devoluções e reclamações.

De preferência, utilize sistemas que permitam uma comunicação em tempo real e compartilhamento de calendários para melhor alinhar essas entregas.

Conte com a tecnologia

Sem dúvidas a tecnologia é a maior aliada para fazer essa gestão com agilidade, eficiência e baixo custo.

Utilizando sistemas de gestão que possam automatizar, integrar, padronizar, simplificar e otimizar os processos de compras e estoque, o gestor tem mais tempo e clareza para a tomada de decisão. 

Sistemas de gestão da TOTVS

Uma das melhores opções de tecnologia para a gestão de compras e estoque é o Sistema de Gestão da TOTVS.

Temos uma solução completa, moderna, flexível e personalizável, que atende às necessidades e às particularidades de cada empresa, segmento e mercado.

São diversos recursos e funcionalidades que facilitam e aprimoram a gestão de compras e estoque, tais como:

• Cadastro e classificação dos produtos, dos fornecedores e dos clientes;
• Controle e rastreamento dos pedidos, das entradas, das saídas e dos saldos dos produtos;
• Cálculo e definição dos níveis de estoque mínimo, máximo e ideal dos produtos;
• Geração e emissão de ordens de compra, de notas fiscais, de etiquetas e de boletos;
• Integração e sincronização com os sistemas de contabilidade, de faturamento, de vendas e de logística;
• Análise e acompanhamento dos custos, dos preços, das margens, das receitas e das despesas dos produtos;
• Avaliação e monitoramento dos fornecedores, dos produtos, dos processos e dos resultados da gestão de compras e estoque;
• Criação e visualização de gráficos, de tabelas, de dashboards e de relatórios gerenciais da gestão de compras e estoque.

E não para por aí, saiba mais sobre as vantagens de usar o Sistema de Gestão da TOTVS para a gestão de compras e estoque.

Conclusão

A gestão de compras e estoque é um fator determinante para o sucesso de uma empresa que trabalha com produtos físicos. 

Envolve planejar, organizar, controlar e monitorar os recursos materiais que entram e saem da organização, garantindo a disponibilidade, a qualidade e o custo-benefício dos itens.

Para fazer uma gestão de compras e estoque eficiente, é preciso seguir alguns passos básicos, como conhecer os produtos da empresa, organizar o calendário e os prazos, ter uma boa relação com os fornecedores e contar com a tecnologia.

Nesse sentido, o Sistema de Gestão da TOTVS é uma solução completa, moderna, flexível e personalizável, que oferece diversos recursos e funcionalidades que facilitam e aprimoram a gestão de compras e estoque.

Além disso, gera informações, relatórios, alertas e indicadores que auxiliam na tomada de decisão.

Aproveite para conferir também as vantagens de ter um ERP em nuvem.

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