O mercado de rental cresce ano após ano, impulsionado pela busca por flexibilidade, redução de custos e acesso rápido a tecnologias. Nesse cenário, entender como calcular a locação de equipamentos de forma correta se torna a base de qualquer negócio.
Sem uma precificação estratégica, você pode colocar em risco a rentabilidade da sua empresa, além de perder competitividade no mercado.
Ao longo deste conteúdo, você vai entender quais fatores influenciam o valor do aluguel, os principais modelos de precificação, quais custos devem entrar na conta e como a tecnologia pode apoiar todo esse processo.
Continue a leitura para saber mais!
Qual a importância de calcular corretamente o valor da locação de equipamentos?
Precificar corretamente os serviços de aluguel de equipamentos é essencial para garantir que o seu negócio seja financeiramente saudável, competitivo e sustentável no longo prazo.
Se você definir preços sem considerar fatores importantes, corre o risco de comprometer a margem de lucro, dificultar o payback do investimento e até inviabilizar a operação.
Com um bom cálculo, você consegue equilibrar preço, demanda e rentabilidade. Entre os principais benefícios deste processo estão:
- Maior previsibilidade financeira, com controle claro de custos, receitas e retorno do investimento;
- Melhor aproveitamento dos equipamentos, estimulando taxas de utilização mais eficientes;
- Margens de lucro mais saudáveis, alinhadas à realidade operacional do negócio;
- Mais competitividade no mercado, com preços justos e sustentáveis.
Quais fatores influenciam no valor da locação de equipamentos?
Para entender como calcular a locação de equipamentos de forma estratégica, é necessário analisar todos os custos envolvidos e o comportamento de uso dos ativos ao longo do tempo.
Quando a precificação considera apenas o valor de mercado ou o preço do concorrente, sem olhar para os custos reais e a taxa de utilização do equipamento, por exemplo, o risco de prejuízo aumenta.
Para evitar que isso aconteça na sua empresa, detalhamos os principais fatores que devem entrar nesse cálculo e que ajudam a construir um preço justo, competitivo e sustentável. Descubra quais são eles a seguir.
Custo de aquisição do equipamento
O ponto de partida para definir um preço justo na locação de equipamentos é o valor investido para adquirir o item. Afinal, o objetivo é recuperar esse investimento inicial com o aluguel.
Aqui, é importante esclarecer que você não deve considerar apenas o preço de compra, mas outros custos envolvidos no investimento, como:
- Frete;
- Taxas administrativas;
- Desembaraço, quando aplicável;
- Impostos incidentes na aquisição;
- Custos de instalação ou preparação para uso, quando houver.
Depreciação
A depreciação representa a perda de valor do equipamento ao longo do tempo, que acontece naturalmente conforme o uso.
Cada tipo de equipamento possui uma vida útil estimada, que pode variar de acordo com a utilização, o ambiente e a manutenção.
Quanto maior a depreciação, maior tende a ser o impacto no valor da locação, já que o preço precisa considerar a recuperação do investimento inicial antes que o ativo se torne obsoleto ou precise ser substituído.
Custos de manutenção
Manter o equipamento em pleno funcionamento gera alguns custos recorrentes e as manutenções fazem parte deste pacote.
Aqui, entram a manutenção preventiva, manutenções corretivas, troca de peças e revisões periódicas.
Além disso, é importante ter em mente o tempo em que o equipamento fica parado para reparos, pois essa indisponibilidade também impacta a rentabilidade do negócio.
Custos operacionais
Os custos operacionais costumam ser subestimados, mas fazem grande diferença na conta final da locação. Tratam-se de custos indiretos que precisam ser diluídos no preço do serviço para garantir um retorno financeiro justo.
Entre eles estão:
- Seguro;
- Logística;
- Transporte;
- Equipe técnica;
- Armazenamento;
- Atendimento ao cliente;
- Despesas administrativas.
Para entender como calcular a locação de equipamentos, é essencial saber que esses fatores comprometem a precisão da precificação.
Tributos e encargos
A locação de equipamentos está sujeita a impostos e encargos que variam conforme o regime tributário e o tipo de operação.
Por isso, é essencial considerar desde o início os impostos sobre locação de equipamentos. Isso evita surpresas que possam comprometer a margem de lucro.
Além de evitar impactos na rentabilidade, incluir esses valores no cálculo garante mais previsibilidade financeira e conformidade fiscal.
Margem de lucro
A margem de lucro é um dos fatores mais importantes no cálculo. E aqui, vale lembrar que faturar não é o mesmo que lucrar.
A margem de lucro para locação de equipamentos é o que efetivamente sustenta o negócio após a dedução de todos os custos.
Definir uma margem sustentável significa equilibrar competitividade com rentabilidade, considerando riscos, sazonalidade e a necessidade de reinvestimento na operação.
Demanda e nível de utilização
A taxa de ocupação do equipamento influencia diretamente o preço da locação. Equipamentos com alta demanda e baixa ociosidade tendem a ter melhor retorno, enquanto o tempo parado é sinônimo de custo sem receita.
Entender a demanda e ajustar a precificação conforme o nível de utilização é essencial para definir como calcular a locação de equipamentos de forma eficiente e alinhada à realidade do seu negócio.
Quais os principais modelos de precificação na locação de equipamentos?
É possível escolher entre diferentes modelos de precificação e, antes de falarmos sobre cada um deles, vale deixar claro que não existe um único modelo ideal.
A escolha depende do tipo de equipamento, do perfil do cliente e do nível de utilização esperado.
A modalidade de cobrança escolhida deve estar clara no contrato de locação para evitar dúvidas e conflitos ao longo da operação.
Para ajudar você a encontrar o melhor formato de precificação, separamos as opções mais utilizadas. Conheça e compare cada uma delas:
| Modelo de precificação | Como funciona | Quando usar |
| Diária | Cobrança por dia de uso | Locações de curto prazo |
| Mensal | Valor fixo por mês | Contratos recorrentes ou de longo prazo |
| Por hora | Cobrança baseada no tempo de uso | Uso pontual ou aluguel de equipamentos de alto valor |
| Modelos híbridos | Combinação de formatos | Operações mais flexíveis e personalizadas |
Precificação por diária
Na precificação por diária, o valor da locação é definido com base em cada dia de uso do equipamento. É um modelo bastante comum em contratos de curto prazo, como eventos, obras rápidas ou demandas pontuais.
A facilidade no cálculo é um dos principais pontos positivos deste modelo, mas é importante estabelecer regras claras para prorrogações, devoluções fora do horário e cobrança de dias adicionais.
Precificação mensal
A precificação mensal funciona com a cobrança de um valor fixo por mês, independentemente da quantidade de dias de utilização do equipamento dentro desse período.
Essa modalidade é muito utilizada em contratos recorrentes, projetos de médio e longo prazo ou clientes que utilizam o equipamento de forma contínua.
Ao pensar em como calcular a locação de equipamentos nesse formato, é essencial ajustar o valor para períodos mais longos, considerando fatores como menor rotatividade, previsibilidade de receita e redução de custos operacionais.
Precificação por hora
Nesse modelo, o cliente paga de acordo com o tempo efetivo de uso do equipamento. Se utilizado por 24 horas ou apenas por uma hora, o valor será compatível com o período escolhido.
É bastante comum em equipamentos de alto valor agregado ou em situações de uso muito pontual, como a locação de máquinas específicas, equipamentos industriais ou dispositivos tecnológicos.
A principal vantagem é a justiça na cobrança, já que o valor reflete exatamente o tempo utilizado. Por outro lado, o sucesso desse modelo depende de um controle rigoroso das horas de uso para não comprometer a rentabilidade do serviço.
Modelos híbridos
Os modelos híbridos combinam diferentes formas de precificação, como um valor fixo mensal com cobrança adicional por hora excedente ou diárias com pacotes de uso.
Esse formato oferece mais flexibilidade e pode ser um grande diferencial competitivo, especialmente para clientes que buscam soluções personalizadas.
Como calcular preço de locação de equipamentos na prática
Depois de entender os fatores que influenciam a precificação e os principais modelos de cobrança do aluguel de equipamentos, é hora de transformar essas informações em números.
Confira o passo a passo para fazer um cálculo justo e estratégico, tanto para o seu negócio quanto para seus clientes.
1. Levante todos os custos envolvidos
O primeiro passo é mapear todos os custos relacionados ao equipamento, separando-os entre fixos e variáveis.
Vale destacar que os custos fixos envolvem aquisição, depreciação, seguro e estrutura administrativa. Já os variáveis envolvem manutenção, transporte, logística, operação e eventuais despesas com terceiros.
Organizar essas informações evita que gastos importantes fiquem fora do cálculo e comprometam o resultado.
2. Defina a vida útil e a taxa de utilização
O próximo passo é um ponto-chave de como calcular a locação de equipamentos de forma sustentável: entender por quanto tempo o equipamento será utilizado e com que frequência ele ficará alugado.
A vida útil ajuda a projetar o período de recuperação do investimento, enquanto a taxa de utilização mostra quanto tempo o ativo realmente gera receita.
Procure fazer projeções realistas, baseada em dados reais. Isso reduz o risco de subprecificação e aumenta a previsibilidade financeira do seu negócio, impulsionando decisões mais estratégicas.
3. Calcule o custo mensal do equipamento
Com a vida útil definida, o investimento inicial deve ser diluído ao longo do tempo.
Esse cálculo transforma o valor de compra em um custo mensal, que passa a ser a base para a precificação.
Lembre de somar a ele os custos recorrentes, como manutenção e operação, para conseguir avaliar com precisão quanto o equipamento precisa faturar mensalmente para se pagar.
4. Aplique a margem de lucro
Depois de apurar os custos, é hora de definir a sua margem de lucro.
O objetivo aqui é encontrar o ponto de equilíbrio entre rentabilidade e competitividade, considerando o mercado, o posicionamento da empresa e o nível de risco do negócio.
Tenha em mente que margens muito baixas comprometem o caixa, enquanto margens muito fora da realidade podem afastar seus clientes.
5. Ajuste o valor ao modelo de precificação escolhido
Para fechar o cálculo, o valor mensal calculado deve ser adaptado ao modelo de cobrança definido (diário, mensal, por hora ou híbrido).
Nesse momento, entender como calcular aluguel de equipamentos de acordo com o formato de precificação escolhido é essencial para garantir clareza nas cláusulas do contrato de locação e coerência entre uso, preço e retorno financeiro.
Exemplo prático de como calcular locação de equipamentos
Para deixar mais claro o cálculo da locação de equipamentos, vamos a um exemplo prático bem simples.
Imagine uma empresa que adquiriu um equipamento pelo valor de R$ 120.000, já considerando impostos e taxas de compra. A vida útil estimada desse equipamento é de 5 anos (60 meses).
Para calcular o valor do serviço de aluguel, essa companhia pode utilizar uma fórmula básica como base para descobrir o custo mensal do equipamento:
Custo mensal total do equipamento: (custo de aquisição / vida útil) + manutenção mensal + custo operacional mensal + impostos.
Para encontrar o custo mensal do item, basta dividir o valor de aquisição pela vida útil, dessa maneira:
R$ 120.000 / 60 = R$ 2.000 por mês
Além da aquisição, imagine que o equipamento gera outros custos mensais:
- Manutenção: R$ 600
- Seguro: R$ 300
- Custos operacionais (logística, equipe, armazenamento): R$ 1.100
- Total: R$ 2.000
Ou seja, o total mensal deste equipamento, somando custo mensal e custos recorrentes, é de R$ 4.000.
O próximo passo é ajustar conforme a taxa de utilização. Se o equipamento é utilizado, em média, 80% do tempo, basta dividir o custo mensal total por este percentual:
R$ 4.000 ÷ 0,8 = R$ 5.000
Por fim, imagine que a margem de lucro desejada pela empresa é de 25%. Neste caso, valor ideal de faturamento mensal será:
R$ 5.000 × 1,25 = R$ 6.250
Em um contrato mensal de locação, este será o valor do serviço. Lembre-se de adaptar caso escolha outro modelo de cobrança.
Para precificação diária, por exemplo, basta dividir este total pelo número de dias de uso do equipamento.
Como um sistema de gestão apoia o cálculo da locação de equipamentos?
Para saber como calcular a locação de equipamentos, é necessário ter controle sobre custos, utilização, contratos e rentabilidade do serviço, algo que pode ser difícil de administrar por meio de planilhas.
Um sistema de gestão especializado, como o TOTVS Rental, centraliza essas informações e traz mais precisão para a precificação.
Além de permitir acompanhar todos os processos comerciais e contratos de locação de forma clara, o sistema da TOTVS automatiza faturamentos, facilita a gestão de manutenções e garante o monitoramento de indicadores operacionais e administrativos.
Conheça o TOTVS Rental e veja como otimizar toda a gestão da locação de equipamentos!
Conclusão
Ao longo deste conteúdo, entendemos que saber como calcular a locação de equipamentos vai muito além de observar o preço do mercado.
Para garantir uma precificação estratégica, é preciso considerar custos, depreciação, tributos, nível de utilização e margem de lucro, além de escolher o modelo de cobrança mais adequado para cada tipo de contrato.
Com o cálculo correto, você fortalece a saúde financeira do negócio, aumenta a competitividade e reduz riscos de prejuízo ao longo do tempo.
Neste cenário, decisões baseadas em dados, e não em achismos, fazem toda a diferença. E é aqui que sistemas como o TOTVS Rental podem simplificar ainda mais a precificação e a gestão dos seus contratos de locação.
Para continuar se preparando para um mercado cada vez mais dinâmico, vale conferir também o conteúdo sobre tendências para prestadores de serviços.
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