O que é e como fazer o controle de ordem de serviço?

A ordem de serviço (OS) trata de uma documentação encarregada de fazer uma ponte entre a comunicação interna da empresa e uma tarefa que precise ser executada. Portanto, fazer um bom controle de ordem de serviço é fundamental para o andamento dos processos.

Uma vez que a OS formaliza o serviço que será realizado, cabe a ela repassar esse pedido para todos os setores responsáveis dentro da organização, e para garantir o sucesso e organização, o controle deve ser bem feito. Se você quer saber mais sobre esse assunto, continue a leitura deste artigo!

O que é a ordem de serviço?

A ordem de serviço traz as informações necessárias no planejamento e execução de uma tarefa, e sua função é organizar e formalizar um trabalho, representando uma autorização para a prática, que pode ser externa ou interna.

Esse documento ajuda a empresa a gerar, armazenar e controlar dados essenciais sobre serviços prestados, disponíveis para a visualização de todos os colaboradores envolvidos. Dessa forma, os setores conseguem acompanhar as demandas com mais facilidade e se planejar melhor para atendê-las.

Importância da emissão e controle de ordem de serviço

A emissão de ordens de serviço é importante para a gestão do negócio, para os colaboradores e para os clientes. Seu controle é essencial para estabelecer os processos internos que serão colocados em prática, reunindo informações fornecidas pelo cliente.

A partir do momento em que se tem conhecimento do que deve ser feito, é realizado um parecer do técnico responsável pela demanda, com os materiais, equipamentos e operações que serão necessários para realização do serviço. Uma boa ordem de serviço deve contar com: 

• Registro do responsável pelo trabalho;
• Descrição do serviço;
• Tempo de duração da tarefa;
• Mão de obra necessária;
• Equipamentos e materiais que serão utilizados, 
• Custos da realização.

Com todos esses detalhes esclarecidos, é possível fazer um cálculo dos valores envolvidos no serviço, e o cliente conta com mais segurança de que tudo será feito como pedido, pois os funcionários são orientados por instruções detalhadas.

Os riscos de retrabalho são consideravelmente reduzidos, uma vez que o controle de ordem de serviço é forte aliado para sua conclusão e entrega dentro do prazo, além de contribuir para uma boa gestão de estoque e gestão financeira.

Vale lembrar que, em um caso de serviço de consultoria, assistência técnica ou até mesmo troca de produtos, a OS também serve para registrar divergências ou um defeito, facilitando a sua a resolução e preparando a equipe para possíveis repetições do problema.

Como preparar uma ordem de serviço?

Com as informações apresentadas na ordem de serviço, é possível criar novos pedidos de vendas para clientes, fazer a requisição de matéria-prima e insumos para produção com fornecedores, atualizar os diversos setores da organização sobre as atividades e andamentos de operações.

Explicando  em detalhes o que deve ser feito pelos responsáveis de cada área, é interessante ressaltar que a ordem de serviços pode variar conforme as exigências e demandas específicas de cada negócio, dependendo do ramo de atividade e dos serviços realizados.

Não existe, portanto, um formato pré-definido para as ordens de serviço nas empresas, sendo que elas devem se adequar às suas necessidades e particularidades do negócio. Existem, porém, alguns tópicos que costumam marcar presença em quase todo programa de ordem de serviço, como os que citaremos a seguir.

Boas práticas para o controle de ordem de serviço

Alguns pontos que se mantêm iguais em todas as empresas são:

• A numeração da OS, para que sejam diferenciadas e facilitem o controle; 
• Descrições, como o valor do serviço realizado; 
• Indicação dos materiais usados e o tempo gasto para sua conclusão,
• Registro com um número único e intransferível, juntamente com sua data de processamento, identificação e cargo exercido pelo emissor da ordem.

Os setores responsáveis pela tarefa também precisam inserir informações com o caminho percorrido pelo produto, como e onde o serviço foi executado, contendo informações de data e horários de entrada e saída dos responsáveis, com a assinatura do líder da equipe.

Com todos os pontos alinhados, é possível obter um panorama geral sobre a produtividade do negócio, com indicadores de desempenho e eficiência de cada colaborador envolvido. A partir daí, ações para otimização e aperfeiçoamento podem ser colocadas em prática, para que seus serviços melhorem cada vez mais.

Utilize a tecnologia para seu controle de ordem de serviço

A OS pode ser útil não só com os serviços em si, mas também com produtos. Em uma linha de produção, por exemplo, o sistema de controle de ordem de serviço é aplicado para apontar o início de uma nova operação de fabricação.

Consequentemente, esse processo depende de uma lista de materiais, quantidade do produto fabricado, valores de insumos necessários, tipos de mão de obra, quais máquinas serão acionadas, etc.

Logo, não é difícil imaginar que cuidar de tudo isso manualmente é altamente complexo e arriscado, uma vez que os dados podem ser modificados, atrasados ou até mesmo perdidos durante a rotina, gerando grandes prejuízos. Por isso, é ideal contar com um software para ordem de serviço.

Se você se interessou por este artigo e quer saber mais sobre o tema, leia agora nosso conteúdo sobre a importância de um sistema de ordem de serviço e saiba mais. Para não perder nenhum post, continue acompanhando o blog da TOTVS e assine a newsletter, recebendo novidades diretamente em seu e-mail!