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Por que a gestão de estoque é fundamental na sua empresa?

Equipe TOTVS | GESTÃO DE NEGÓCIOS | 19 março, 2020

A saúde financeira de uma empresa depende de uma administração eficiente de seus recursos econômicos e de seus processos produtivos, como também de uma boa gestão de estoque.

O gerenciamento de estoque tem um papel fundamental nos negócios. Sem ele, o abastecimento de insumos e até a comercialização de mercadorias podem ficar comprometidos, levando a grandes prejuízos.

Esse tipo de situação pode afastar consumidores de um negócio, já que não encontram o que desejam. Portanto, é essencial manter uma boa administração de estoque, tendo por base as melhores práticas da área. Pensando nisso, montamos este artigo para você. Continue a leitura e saiba mais!

O que é a gestão de estoque?

A gestão de estoque envolve o controle de recursos (tempo, dinheiro e mão de obra), insumos, produtos em desenvolvimento e mercadorias prontas em ambientes de armazenagem.

Para isso, são aplicadas técnicas que têm o objetivo de melhorar a conservação e rotatividade dos itens nos armazéns e centros de distribuição. O foco é manter um bom giro de estoque, priorizando bens de maior saída e organizando-os para que não encalhem, estraguem ou sejam extraviados.

Essa é uma das etapas mais importantes da cadeia de suprimentos, pois é responsável por alimentar os negócios feitos em pontos de vendas, e-commerces e outros locais. Esse processo também busca reduzir custos e gerar um fluxo de entrada e saída de bens constantemente, devidamente estruturado.

Importância da gestão de estoques

Produtos em falta para comercialização, geram níveis de ruptura maiores em prateleiras, vitrines e gôndolas das empresas. O que pode ocasionar paradas na linha de produção de novos itens, até que os estoques sejam esvaziados. Isso pode acontecer por meio de:

  • Vendas a preços mais baixos por meio de liquidações, promoções ou as chamadas queimas de estoque;
  • Vencimento de produtos, especialmente perecíveis, impossibilitando a comercialização deles,
  • Descartes.

Em alguns segmentos, um produto pode se tornar ultrapassado em pouco tempo. No mundo da moda, por exemplo, as trocas de coleções acontecem conforme as estações do ano, gerando prejuízos se não puderem ser vendidas na próxima estação.

A gestão de estoque inadequada pode trazer inúmeras dores de cabeça. Contudo, existem também ganhos para quem mantém práticas de estoque e armazenagem. Confira alguns deles a seguir!

Atender com eficiência às demandas da produção

Um gerenciamento eficiente dos itens armazenados consegue assegurar o fornecimento de matérias-primas, especialmente se estiver bem integrado com o departamento de compras, agregando vantagens ao negócio. Ele pode ser organizado por diferentes critérios, como maior volume de saída, por exemplo.

Nesse caso, os itens com mais vendas são colocados em posições estratégicas nos armazéns, sendo rapidamente retirados quando necessário. Também podem ser levados para almoxarifados mais próximos aos locais de venda, para obterem um envio mais ágil aos clientes.

Em supermercados e estabelecimentos que trabalham com produtos alimentícios, a ordem de reposição pode seguir os prazos de validade. Assim, mercadorias mais próximas ao vencimento são colocadas em destaque nas gôndolas e comercializadas primeiro.

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Aperfeiçoar o processo de compras

As compras também são guardadas em ambientes de armazenagem. Portanto, merecem atenção especial por parte da gestão de estoque. Quando o processo de aquisição é bem conduzido, a linha de produção pode contar com os insumos necessários para a confecção de itens.

O mesmo vale para revendedores e organizações do comércio que não produzem os itens que comercializam. Elas dependem da compra de bens para revenda eficiente, que coordene o tempo de:

  • Solicitação dos itens aos fornecedores;
  • Produção dos produtos;
  • Envio e recebimento pela empresa;
  • Estocagem nos armazéns;
  • Reposição em vitrines, gôndolas, mostruários e outros locais, quando for o caso,
  • Envio para o cliente.

Calcular o giro da mercadoria

É importante calcular o giro de estoque de cada mercadoria comercializada pela companhia, para saber quais itens entram e saem mais rápido e quais têm maior tendência de “encalhar”.

O giro de estoque corresponde à quantidade de vezes em que ele foi vendido em um determinado período. Se uma organização tem 100 unidades de um produto em seu armazém e, ao longo de 30 dias, vende 300 itens, o estoque tem um giro de três vezes ao mês.

Para chegar nesse valor, é preciso ter a gestão de estoque e armazenagem bem gerenciados, controlando com precisão os momentos de entrada e saída de cada item.

Fornecer dados para indicadores

Gerenciar estoque implica em obter uma média do tempo em que cada produto está na empresa, desde sua chegada até o destino final: o cliente. Existem três importantes ciclos que estruturam melhor alguns períodos dentro desse tempo, gerando indicadores de desempenho importantes. São eles:

Ciclo Econômico

Esse ciclo envolve o tempo médio que uma empresa precisa para vender uma mercadoria. Para isso, considera-se o período desde a compra desse item pronto ou de seus insumos, até sua comercialização.

Dessa forma, é considerado o tempo em que esse bem permanece no negócio, tanto na produção quanto no estoque. No comércio, ele costuma ser equivalente ao chamado Período Médio de Estocagem (PME).

Ciclo Operacional

O ciclo operacional é o período compreendido entre a data de compra de um produto, ou de um insumo para produção, até a data de recebimento pela venda dessa mercadoria pronta.

Envolve-se então o Prazo Médio de Recebimento (PMR), bem como o Prazo Médio de Estocagem (PME). Se a comercialização for feita à vista, apenas será calculado o tempo em que o bem ficou na empresa, sendo parecido com o ciclo econômico.

Ciclo Financeiro ou de Caixa

Aqui, o que conta é o período entre o pagamento aos fornecedores (por produtos prontos ou por matérias-primas) e o recebimento pelas vendas (de mercadorias prontas). Por isso, envolve aspectos financeiros da cadeia de produção.

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Vantagens da gestão de estoques

Redução de custos

A gestão do estoque mantém uma rotatividade adequada de produtos, evitando que fiquem parados por tempo demais. Também minimiza os gastos com limpeza e conservação, organizando períodos certos para procedimentos de higienização.

Além disso, considera as condições do ambiente durante o armazenamento, evitando umidade e uso de substâncias que podem prejudicar as mercadorias. Em estoques que exigem refrigeração, a gestão assertiva evita gastos adicionais com climatização.

Outro ponto positivo é a otimização do espaço. Galpões, centros de distribuição e almoxarifados demandam organização para evitar perdas e facilitar a busca por produtos. A área física precisa ser otimizada, permitindo circulação dos colaboradores e a realização de rotinas de conferência, entrada e saída.

Suporte para as compras

Relatórios com o giro de cada produto contribuem para o cálculo dos ciclos mencionados anteriormente, oferecendo suporte para as compras. Com base em um histórico de informações, o departamento de gestão de compras e estoque consegue planejar a aquisição de insumos, evitando adquirir itens de vendas baixas.

A sintonia entre esses setores evita compras duplicadas, isto é, de bens que já se encontram em estoque. Dessa forma, não há investimento de capital em produtos que ficarão parados, permitindo a aplicação desse recurso em outros processos.

Principais práticas da gestão de estoque

Para aprimorar a sua gestão de estoque, existem algumas metodologias que precisam ser aplicadas em seu negócio para melhorar esse processo. A seguir, citaremos algumas delas.

Criação de rotina

É importante implementar uma rotina de controle em seu estoque, montando um cronograma com datas de conferências dos produtos.

Dessa forma, fica mais fácil evitar confusões em dados, bem como saídas e entradas de produtos, não controladas, que podem provocar problemas em registros contábeis da organização.

Registro dos produtos

Como já abordamos, todos os produtos que entram e saem do estoque precisam ser acompanhados. Isso ajuda no controle de caixa da empresa, já que permite comparar informações do financeiro com os dados do estoque.

É indicado que essa ação seja realizada com o uso de tecnologias de automação, para aumentar a eficiência e precisão dos dados. Entre elas, destaca-se o uso de código de barras e etiquetas RFID.

Definição de estoque mínimo e máximo

A delimitação dos volumes mínimos e máximos para o estoque é essencial. Estipular uma quantidade de produtos que atenda às demandas em determinado período, evita o desabastecimento e a frustração de clientes ao não encontrarem os itens que buscam.

Em relação ao volume máximo, é necessário definir até que ponto haverá estoque de produtos, para impedir que itens estraguem ou fiquem parados. Para estipular esses níveis, é preciso considerar o giro de estoque, a sazonalidade nas vendas e as estratégias de divulgação da empresa, bem como comportamento do público e tendências de consumo.

Erros comuns da gestão de estoque

Existem algumas atitudes e métodos que podem interferir negativamente na gestão de estoque correta. Confira a seguir alguns dos erros que você deve evitar.

Não dar importância à sazonalidade

Se descuidar com a sazonalidade das vendas é um equívoco, principalmente quando os níveis de compras variam mais do que o normal, em épocas festivas, como Natal ou Dia das Mães. É importante abastecer o armazém com mais produtos, para dar conta do aumento na demanda.

O mesmo vale para momentos em que há maior queda nas vendas, em que é preciso reduzir a compra de insumos e limitar a produção. Caso contrário, poderá acabar com estoque parado.

Desvalorizar a negociação

Não dar valor à negociação com fornecedores também é um grande equívoco. Por isso, a gestão e controle de estoque é crucial para programar as entregas nas melhores datas, sem correr o risco de receber produtos tempos depois do necessário.

Não se antecipar às mudanças na demanda

Assim como as estações do ano, que impactam na moda, a tecnologia pode mudar as demandas. Um exemplo disso são os jornais e revistas tradicionais, que precisaram ajustar os seus estoques e reduzir o volume de materiais físicos, para acompanhar consumidores que se informam pelo meio digital.

O mesmo vale para quando há tendência de crescimento no consumo de um bem. Isso pode ocorrer com negócios novos, que, geralmente, lançam um item inovador que começa a chamar atenção.

Mesmo que, inicialmente, a demanda tenha sido constante, é preciso se preparar para quando o item ficar mais conhecido. Esse fato pode ocorrer ao se lançar uma campanha de marketing.

A atração pode ser superior às expectativas e isso nem sempre é bom, especialmente se os potenciais clientes não encontrarem a mercadoria desejada. Caso a empresa não se antecipe a essas mudanças e adapte o seu estoque, é possível ficar com ele parado, gerando prejuízos.

Como um ERP auxilia na gestão de estoque?

Um sistema ERP possibilita automatizar processos relacionados à gestão de estoque, como o registro e o monitoramento de produtos. Mas é preciso atenção na hora de escolher uma solução.

O sistema escolhido deve trazer um módulo próprio para o almoxarifado e gestão de estoque. Dessa forma, a ferramenta pode contribuir para se obter as vantagens que citaremos a seguir!

Integração das informações

Uma solução ERP integra processos relacionados ao estoque mais facilmente, mesmo que sejam de departamentos diferentes. Com o módulo de compras, o setor encarregado pelas aquisições consegue verificar os produtos presentes no armazém, e assim se programar melhor para as reposições.

Já os responsáveis pelo financeiro podem comparar dados do estoque com os seus controles de contas a pagar e a receber, além do caixa, melhorando a confiabilidade das informações contábeis, fiscais e econômicas do negócio.

Atualização em tempo real

Cada vez que um produto entra ou sai, o funcionário encarregado pode atualizar o sistema, permitindo que todos na empresa acompanhem as informações reais do momento.

Isso impede que decisões sejam tomadas com base em produtos que já foram vendidos, como a realização de ofertas e promoções. Isso previne que a empresa anuncie produtos que já não estão disponíveis.

Automação de processos

Um sistema ERP permite efetuar cálculos, controle e consultas de históricos automaticamente, bem como as atualizações no volume de produtos devido às saídas e entradas de mercadorias. Também é possível fazer inventários com emissões fiscais de ajustes e relatórios.

Métodos de gestão de estoque

Existem métodos de gestão e controle de estoque que contribuem para o desenvolvimento da área e otimizam suas operações. Veja alguns exemplos a seguir!

Primeiro que Entra, Primeiro que Sai (PEPS)

Um dos benefícios do PEPS é evitar que produtos estraguem nas prateleiras, já que os mais antigos são vendidos primeiramente. Todavia, é preciso cuidado, pois alguns itens podem ter prazos de vencimento mais cedo do que outros comprados anteriormente.

Outro ponto: compras antigas, às vezes, são feitas a valores menores, enquanto novas aquisições podem ser realizadas com preços reajustados pela inflação ou por outros critérios, especialmente quando se trata de produtos de longa vida.

É essencial ter cuidado na hora de precificar as mercadorias nesse sistema. Lembrando também que a armazenagem deve ser feita de maneira seriada.

Último a Entrar, Primeiro a Sair (UEPS)

Nesse modelo, o último lote sai primeiro, sendo que o preço das mercadorias também é baseado nos custos dele. É um método interessante para quem trabalha com diferentes produtos, em que determinados itens têm vendas superiores. Dessa forma, em toda compra, ele é colocado à frente dos demais, pois o seu giro é maior.

Contudo, deve-se ter atenção no aspecto fiscal, pois o lucro auferido por meio dele costuma ser menor que no método anterior, uma vez que o preço dos últimos produtos tende a ser mais alto do que os dos primeiros lotes.

Por causa disso, ele não pode ser usado contabilmente, apenas como forma de controle interno da empresa.

Just in Time (na hora certa)

Nesse sistema just in time, o objetivo é reduzir ao máximo o estoque, de modo que tudo deve ser fabricado no momento certo. Normalmente, isso quer dizer que a fabricação de uma mercadoria só é feita após o cliente comprá-la.

Isso significa que não haverá um estoque, pois o insumo é comprado e já vai direto para a linha de produção. A mercadoria terminada, por sua vez, também é enviada ao consumidor logo após ficar pronta.

Nesse modelo, porém, é possível trabalhar com estoques mínimos. Isso porque, caso ocorra algum problema de desabastecimento ou falha na linha de produção, ainda assim será possível entregar os produtos adquiridos aos clientes, evitando frustrações e até processos.

Leve sua gestão de estoque a um novo patamar!

Ao longo desse conteúdo, você observou como uma boa condução do estoque pode gerar um diferencial competitivo para a empresa, permitindo que ela reduza custos, melhore o abastecimento de produtos e agilize o envio de mercadorias.

Portanto, não se esqueça de investir no aperfeiçoamento de sua gestão de estoque, buscando aplicar conhecimentos de excelência em sua cadeia de suprimentos. Com o tempo, os demais processos e etapas logísticas também poderão ser aprimorados, gerando frutos para toda a organização.

A TOTVS atende mais de trinta mil clientes e acredita no Brasil que faz. Com soluções que se encaixam perfeitamente às suas necessidades, nossa busca é a constante inovação e desenvolvimento.

Se você quer saber mais sobre esse tema, ou ficou com alguma dúvida sobre como aprimorar o gerenciamento de estoque na sua empresa, continue acompanhando nosso blog e não deixe de assinar a newsletter.

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