Carta de anulação de frete: saiba quando e como emitir

A carta de anulação de frete serve para comprovar uma operação de transporte de carga que foi cancelada, quando o CT-e não pode ser cancelado porque foi emitido com erro.

No entanto, existem algumas regras que devem ser seguidas para a sua emissão, como os dados e códigos que precisam constar na carta, quem é o responsável pela sua emissão e quando deve ser emitida.

É preciso também ficar atento aos procedimentos para fazer a sua emissão, evitando problemas com o Fisco e complicações entre as partes envolvidas na operação.

Para que isso não aconteça com você, separamos as principais informações sobre a carta de anulação de frete, bem como a sua emissão e os principais pontos que devem ser considerados na hora de fazê-la.

Acompanhe o nosso artigo e entenda tudo sobre o assunto!

O que é uma carta de anulação de frete?

Também conhecida como nota de anulação de frete, é emitida quando a mercadoria não é entregue ao destinatário e o Conhecimento de Transporte (CT-e) não pode mais ser cancelado. Ou seja, o transporte de cargas é interrompido ou parado.

Assim, ela é utilizada como comprovante do cancelamento do envio da carga e não ocorre a cobrança do frete. 

Isso é extremamente importante para fins fiscais, pois a transportadora e o contratante do frete precisam fazer a escrituração fiscal da nota de anulação.

O  Ajuste SINIEF 09/2007, atualizado pelo Ajuste SINIEF 08/2017 é que institui a carta de anulação de frete.

Como funciona o processo para anular o valor de um frete?

Agora que você já sabe o que é uma carta de anulação de frete, explicaremos sobre o seu funcionamento para ficar mais claro, certo?

Ela deve ser emitida pelo tomador de serviço de transporte quando recebe um Conhecimento de Transporte Eletrônico com erro e é interrompido o transporte. 

Depois a nota deve ser enviada para a transportadora. Mas o transportador deve emitir um CT-e substituto assim que recebê-la.

No entanto, existem duas situações que devem ser levadas em consideração para a emissão dela. Confira a seguir:

O tomador de serviço é contribuinte de ICMS

Caso o tomador de serviço seja contribuinte de ICMS e recebeu um CT-e que não pode ser cancelado porque foi emitido com erro, ele deve emitir a nota de anulação de frete para a transportadora.

Para isso, na finalidade da operação precisa constar “Anulação de valores relativos à prestação de serviços” e o número do Conhecimento de Transporte Eletrônico com erro, assim como os dados do transportador e o motivo do erro.

Depois disso, ele deve enviar a nota para a transportadora e solicitar que ela emita o CT-e de substituição, contendo os dados do Conhecimento de Transporte Eletrônico que está sendo substituído.

Imagine que Nilson contratou um serviço de transporte de carga e é um tomador de serviço contribuinte do ICMS. 

Ele precisa emitir uma nota de anulação de frete para evitar problemas com o Fisco, pois o Conhecimento de Transporte Eletrônico não pode ser cancelado e está com erro em uma determinada informação. 

Assim, como ela comprova que o serviço não foi realizado e que o ICMS não é devido, é preciso que Nilson faça a emissão da carta e envie para a transportadora para garantir o cancelamento do serviço e autorizar que ela faça a emissão do CT-e de substituição.

O tomador de serviço não é contribuinte de ICMS

Já quando o tomador de serviço não é contribuinte do ICMS, pode emitir uma declaração que deve constar os dados do CT-e com erro e a sua explicação para que seja enviado à transportadora.

Depois disso, ela deve emitir o CT-e de anulação e informar os dados do Conhecimento de Transporte Eletrônico com erro, assim que receber a declaração. Em seguida, a transportadora também deve emitir um CT-e de substituição para o que estiver com erro.

Quando posso emitir nota de anulação de frete?

A nota de anulação de frete deve ser emitida quando há uma justificativa que o transporte foi interrompido. Também é preciso de uma análise dos custos envolvidos com a entrega da carga que não foi feita, determinando o valor que deve ser devolvido.

Normalmente, ela é emitida quando não há mais possibilidade de emitir a carta de correção.

Confira a seguir quando pode ser emitida:

• quando ocorrer cancelamento da operação de transporte;
• erro no valor do frete ou dos impostos;
• informações dos produtos e do tomador, por exemplo, feita de maneira incorreta.

Qual é o prazo para emissão do documento?

É muito importante sempre se atentar aos prazos para emitir qualquer documento fiscal, que no caso da nota de anulação de frete prazo é de 60 dias, no caso da emissão de nota de anulação ou declaração para emissão do CT-e de substituição ou anulação.

No entanto, se houver uma manifestação do tomador, sem a emissão de uma nota ou declaração, o prazo para emitir o documento é de 45 dias.

Fatores que devem ser considerados na anulação de frete

Você sabia que mais de 60% de tudo que é produzido e consumido no Brasil chega ao seu destino por rodovias, segundo dados da Confederação Nacional dos Transportes (CNT)? 

Isso mostra como o transporte de cargas é muito utilizado e, por isso, todos os envolvidos na operação devem ter atenção na hora de emitir os documentos fiscais eletrônicos e as suas particularidades.

Quando a anulação de frete é emitida, é preciso levar em consideração alguns fatores. Assim, se um contrato de frete é anulado, as obrigações assumidas pelos envolvidos também são automaticamente anuladas.

Além disso, se uma das partes envolvidas, como o solicitante do serviço, decidir cancelar o contrato antes de iniciar o transporte das mercadorias, isso pode ser feito e sem que ocorra nenhuma penalidade.

É importante destacar que a carta de anulação de frete pode gerar custos para ambas as partes, que dependem da situação específica. Normalmente, os custos são menores que os que estão associados à manutenção do contrato.

Como fazer uma carta de anulação de frete?

Assim como qualquer documento fiscal deve ser emitido com atenção para evitar problemas fiscais, com a carta de anulação de frete não seria diferente.

O primeiro passo para emiti-la é conferir os valores do CT-e do transportador e consultar os detalhes do Código Fiscal de Operações e Prestações (CFOP), Código de Situação Tributária (CST) e Código de Situação da Operação do Simples Nacional (CSOSN) com a sua contabilidade.

Normalmente, quando a empresa é optante do Simples Nacional, deve ser informado o seguinte:

• CSOSN: 900;
• CST PIS/COFINS: 99 – Outras operações;
• CST IPI: Não se aplica.

Já se a empresa for cadastrada em regimes normais, deve ser informado:

• CST ICMS: 090;
• CST PIS/COFINS: 08 – Operação sem incidência de contribuição.
• CST IPI: 53 – Saída não tributada.

Caso seja contribuinte de ICMS, deverá emitir uma nota com a finalidade da operação Normal e informar o destinatário que é o transportador e que fez a emissão do CT-e. 

Assim, deverá ser emitido uma nota fiscal de anulação e cadastrar os valores do frete e não o produto.

Além disso, é preciso inserir o número, série e data da emissão do CT-e nas observações, bem como o motivo da emissão da nota.

Também deve ser informado o valor unitário e o valor total da nota que é igual ao valor do frete anulado.

Para finalizar, basta enviar a nota para o transportador que está envolvido na operação e para a contabilidade.

Qual o CFOP de anulação de frete?

O Código Fiscal de Operações e Prestações ou CFOP é dividido em quatro dígitos: 

• primeiro dígito: é o tipo de operação, ou seja, se é de entrada ou saída;
• segundo dígito: indica se a mercadoria foi produzida na empresa ou em outra;
• terceiro dígito: é qual o tipo do produto;
• quarto dígito indica a validade do produto, ou seja, se é de compra ou venda.

A anulação do frete precisa de um CFOP 5.206 (dentro do país) ou 6.206 (fora do país). Eles indicam que a prestação de serviço é de transporte de carga com operação de anulação de frete. 

No entanto, é recomendado sempre conferir as informações de códigos com a sua contabilidade.

Carta de anulação de frete: mudanças no processo em 2023

Você já entendeu que a carta de anulação de frete é utilizada quando o transporte de carga é cancelado, certo? O que pode ocorrer por vários motivos, como problemas com a mercadoria e atrasos nas entregas.

No entanto, a partir de 3 de abril de 2023 ocorreu uma mudança quanto a sua emissão: o fim do uso da nota de anulação de frete 2023. 

Segundo a Nota Técnica 2023.001 v.1.00, publicada em 24 de março de 2023, foi elaborado um cronograma que a medida entraria em produção apenas em junho de 2023.

Com isso, ela seria substituída pela Manifestação de Prestação de Serviço em Desacordo, que é uma ação para informar ao Fisco a confirmação ou recusa de uma determinada operação de serviço.

Assim, o transportador pode gerar um CT-e de Anulação e Substituição, sem precisar que o tomador emita a nota fiscal de anulação de valores.

Suíte Logística da TOTVS

Já deu para entender que a nota de anulação de frete é muito útil quando o CT-e não pode ser mais cancelado, não é mesmo? No entanto, algumas mudanças na legislação podem fazer com que ela seja extinta. 

Por isso, é importante ter um sistema que auxilie na emissão da nota quando for necessário, como o Suíte Logística da TOTVS.

Ela garante o cumprimento de todas as obrigações fiscais e cuida dos cálculos do CT-e e MDF-e, o que auxilia quando precisar das informações para emissão de qualquer tipo de nota.

Além disso, o sistema possui uma tecnologia completa para transportadoras, operadores logísticos e portos alfandegados, que proporciona mais facilidade na hora de gerenciar o faturamento de transporte e os cálculos de fretes.

Tenha mais facilidade na emissão de nota de anulação de frete e integre os seus sistemas  com o Suíte Logística da TOTVS!

Conclusão

Neste artigo, você entendeu o que é uma carta de anulação de frete, que deve ser utilizada quando um CT-e com erro não pode ser cancelado.

Além disso, mostramos como ela funciona, como fazê-la, o CFOP anulação de frete e algumas informações para a sua emissão e que devem constar na nota.

Lembre-se que é importante sempre ficar atento aos procedimentos para a emissão de qualquer documento fiscal eletrônico e se manter atualizado sobre a legislação.

Quer continuar aprendendo sobre o assunto? Leia também o nosso artigo sobre como a tecnologia pode auxiliar na gestão de frete!