CTe: o que é, benefícios e como emitir o documento

Equipe TOTVS | 01 julho, 2022

CTe é uma das siglas mais importantes para gestores de frotas e empreendedores que investem no ramo dos transportes.

Trata-se de um documento obrigatório para o transporte em todos os modais (rodoviário, aéreo, ferroviário, aquaviário e dutoviário) e deve ser emitido pelas empresas sempre que uma nova contratação de transporte for negociada.

O CTe é um documento muito importante para garantir a transparência do transporte de cargas no Brasil e para facilitar o dia a dia da fiscalização.

Contudo, ele também é uma ótima ferramenta para organizar os documentos da sua empresa e otimizar seus processos de gestão.

Por esse motivo, hoje vamos mostrar tudo o que você precisa saber sobre o CTe, seus benefícios, como emitir o documento e muito mais. Boa leitura!

CTe: o que é?

O CTe, ou Conhecimento de Transporte eletrônico, é um documento que tem o objetivo de registrar, para fins fiscais, as prestações de serviço de transporte de cargas realizadas no país. 

Trata-se de um documento eletrônico e, portanto, toda a sua existência é digital e ele é emitido e armazenado apenas por meios eletrônicos.

As empresas precisam emitir CTes sempre que houver uma prestação de serviço de transporte de cargas realizada entre municípios ou estados da federação brasileira.

Essa emissão é obrigatória para serviços de transporte em qualquer tipo de modal, rodoviário, aéreo, ferroviário, aquaviário ou dutoviário. 

Quando surgiu o CTe?

O CTe surgiu em 2007, quando foi criado pelo Conselho Nacional de Política Fazendária (CONFAZ) em conjunto com a Secretaria da Receita Federal do Brasil.

Na época, foi dado um prazo de 10 anos para que as empresas se adequassem ao novo documento e, a partir de 2 de Outubro de 2017, o documento tornou-se obrigatório em todo território nacional.

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Qual a finalidade do CTe?

O CTe possui a finalidade de documentar a prestação do serviço de transporte de cargas perante à Receita Federal do Brasil.

Ele é obrigatório para qualquer tipo de modal (rodoviário, aéreo, ferroviário, aquaviário e dutoviário) e é válido em todos os estados brasileiros mais o Distrito Federal.

Trata-se de uma forma de melhorar os mecanismos de fiscalização, já que o documento mostra o que está sendo transportado em detalhes, incluindo dados como remetente e destinatário, peso da carga, entre outros.

Ele também serve como uma forma de substituir diversos documentos fiscais que antes eram impressos e tomavam espaço nos arquivos do governo.

Ou seja, o CTe é uma forma de implementar a tecnologia à favor da administração pública, gerando economia com o uso de espaço e perdas ou extravio de documentos.

Saiba quais documentos o CTe substitui

Um dos maiores benefícios do CTe para a administração pública é que ele permitiu a substituição de diversos documentos fiscais que antes eram impressos.

Veja a seguir os principais documentos que o CTe substitui:

  • Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas (CTRC);
  • Conhecimento de Transporte Aquaviário de Cargas;
  • Conhecimento Aéreo;
  • Conhecimento de Transporte Ferroviário de Cargas;
  • Nota Fiscal de Serviço de Transporte Ferroviário de Cargas;
  • Nota Fiscal de Serviço de Transporte.

Os benefícios do CTe no dia a dia das transportadoras

Não só o poder público ganhou acesso à tecnologia que facilita a gestão, como as transportadoras também tiveram grandes benefícios com a implementação do CTe.

Essa nova forma de fiscalização também traz diversos benefícios para as empresas, que, dentre outras coisas, podem agilizar processos internos.

Confira a seguir os principais benefícios do CTe para as transportadoras:

Padronização e agilidade

O CTe é um documento simples que pode ser emitido facilmente por meio de soluções tecnológicas.

Isso representa um grande benefício para as empresas, que poderão emitir os documentos necessários para estar em dia com o fisco facilmente e de maneira padronizada.

A padronização dos processos, por sua vez, leva a uma maior agilidade na operação e é parte do que permitiu que as entregas hoje em dia sejam feitas tão rapidamente.

Não é mais preciso que as empresas gastem tempo emitindo vários documentos para a fiscalização, pois todas as informações estão centralizadas em um único documento eletrônico.

Diminuição de erros

A unificação de várias informações diferentes em um único documento permitiu que o número de erros de cópia de informações, por exemplo, diminuísse drasticamente.

Em outras palavras, o CTe permitiu trazer mais confiabilidade para as informações a respeito de um transporte de cargas específico, uma vez que não é mais preciso fazer cópias de documentos ou copiar valores de uma tabela para outra.

Com as informações todas centralizadas em um único documento, a fiscalização e a emissão dos documentos por parte das empresas ficou facilitada. 

Armazenamento na nuvem

Essa é uma das principais vantagens do CTe tanto para os órgãos públicos de fiscalização quanto para as lideranças das transportadoras no Brasil.

Nem as empresas nem o poder público precisam gastar mais dinheiro com o armazenamento dos documentos em espaços físicos, como as antigas salas de arquivo.

Hoje, graças ao armazenamento em nuvem, é possível guardar todos os seus CTes online, em múltiplos servidores, mais uma forma de garantir a segurança desses documentos. 

Redução de custos com impressão

O armazenamento em nuvem e a característica digital do CTe são o que nos leva ao último benefício desse documento: a redução de custo com impressões.

Quem vivenciou como eram feitos os transportes antes de 2007 sabe o quanto era gasto com a impressão de documentos.

Se uma carga fosse transportada por mais de um modal, como rodoviário e aéreo, por exemplo, era preciso emitir dois documentos para a mesma carga.

Com a criação do CTe e seu representante físico, o DACTE, os custos com impressão caíram pelo menos pela metade, já que só um documento agora já é suficiente para que a fiscalização consiga cumprir seu papel.

Quais modais são aceitos pelo CTe?

Hoje em dia, o CTe engloba todos os modais de transporte em território nacional, ou seja:

  • Rodoviário – transporte por estradas;
  • Ferroviário – transporte feito em trens;
  • Aéreo – transporte feio em aviões e helicópteros;
  • Aquaviário – transporte por água (rios, lagos ou mar);
  • Dutoviário – transporte feio por meio de dutos a partir de processos de bombeamento.

Quando é necessário emitir o Conhecimento de Transporte Eletrônico?

As empresas precisam emitir o Conhecimento de Transporte eletrônico sempre que receberem uma demanda de entrega terceirizada.

Empresas que estão fazendo o transporte da própria carga não precisam emitir esse documento.

Quem é responsável por controlar a emissão do documento?

O órgão responsável por controlar a emissão desses documentos em território nacional é a Receita Federal.

Como emitir CTe?

Atualmente, não é possível utilizar um emissor gratuito, como já foi no passado, quando a SEFAZ tinha um programa de emissão gratuita do CTe.

Essa ferramenta foi descontinuada em 2017, pois, na época, 96% das empresas já emitiam seus CTes utilizando emissores próprios.

Dessa forma, o emissor gratuito parou de receber atualizações necessárias para continuar operando conforme novas regras foram surgindo.

Isso significa que não é mais possível autorizar um CTe junto à SEFAZ utilizando-se de um emissor gratuito. 

Hoje em dia, você deve utilizar um terceiro sistema para fazer a emissão e autorização deste documento junto ao SEFAZ.

CTe o que é: dúvidas frequentes

Confira agora algumas dúvidas frequentes sobre CTe:

MEI precisa emitir CTe?

O CTe é um documento obrigatório para o transporte de cargas terceirizadas e as empresas, de qualquer porte, precisam realizar a sua impressão antes de começar qualquer viagem.

Portanto, o Microempreendedor Individual, também chamado de MEI, precisa emitir um CTe caso queira transportar cargas em viagens entre municípios e estados da federação.

Entretanto, a funcionalidade ainda não está disponível para todos os estados da federação, mas já é possível solicitar junto ao SEFAZ sua inscrição estadual para ficar credenciado a emitir o CTe sempre que necessário.

Existem outras particularidades sobre o CTe do MEI, pois, esses profissionais também gozam do direito de uma carga tributária reduzida com impostos fixos a serem pagos quando inscritos na categoria MEI.

Trata-se de uma forma de simplificar a desburocratizar os processos para que profissionais autônomos possam abrir sua própria empresa, regulamentar sua atividade e contribuir com a Previdência Social.

Qual a diferença entre CTe, CTRC e e MDFe?

O CTe, como vimos, é o Conhecimento de Transporte Eletrônico, um documento que visa regularizar as prestações de serviços de transporte.

O CTRC (Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas) era um documento impresso que acompanhava o transporte de cargas no Brasil até 2012.

Depois dessa data, ele foi descontinuado e substituído pelo CTe. Logo, trata-se de um documento que não existe mais.

O MDFe (Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais), por sua vez, é um documento que serve para identificar a mercadoria sendo transportada. 

Trata-se de outro documento obrigatório que também deve ser emitido toda vez que a empresa for contratada para fazer uma entrega intermunicipal ou interestadual.

Qual a diferença entre CTe e DACTE?

DACTE é a sigla para Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico, corresponde ao CTe em sua versão impressa.

Em outras palavras, o dacte é uma versão resumida e impressa em papel do CTe.

O DACTE precisa ser levado junto à carga durante o transporte, pois esse documento deve ser entregue à fiscalização sempre que solicitada.

Por meio das informações contidas no DACTE, o fiscal consegue acessar o CTe no sistema do SEFAZ e, assim, realizar a fiscalização.

A importância da tecnologia em seus processos logísticos

Os processos logísticos do século 21 invariavelmente devem passar pela implementação de tecnologias inovadoras de gestão de estoque e frotas.

Isso porque esses sistemas são capazes de integrar diversos setores da empresa em uma única plataforma e, dessa forma, agilizar os processos logísticos envolvidos com o transporte de cargas ao redor do país.

No caso da emissão de CTes, sistemas tecnológicos ajudam as empresas a emitirem a nota automaticamente, bastando o preenchimento de alguns dados.

Em outras palavras, o software economiza tempo das equipes de gestão, que não irão ter de gastar horas do seu dia elaborando cada um dos documentos obrigatórios para a fiscalização.

Mas a tecnologia pode oferecer diversas outras soluções para empresas de logística e transporte de cargas que vão muito além dessa simples automatização.

Por meio de softwares como o TOTVS Planejamento de Rotas, por exemplo, é possível reduzir os custos em diversas frentes.

Você pode utilizar a plataforma para criar rotas otimizadas, que capazes de economizar combustível ou traçar rotas entre múltiplos destinos para escolher a mais econômica.

Também é possível priorizar rotas por estradas em boas condições para diminuir a frequência de manutenções nos veículos e garantir mais segurança para os motoristas.

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TOTVS Planejamento de Rotas

A TOTVS é a maior empresa de tecnologia do Brasil e é dona de um portfólio completo de sistemas e plataformas de gestão para diversos setores do mercado, dentre eles, o setor de transporte de cargas.

Como você viu até aqui, o TOTVS Planejamento de Rotas é um software completo para a gestão de frotas e garante mais agilidade nas entregas com um sistema de roteirização profissional.

Com o roteirizador da TOTVS, seu time de gestão de frotas vai poder traçar itinerários otimizados para consumir menos gasolina ou pedágio.

Dessa forma, sua empresa poderá diminuir o valor do frete e ganhar mais competitividade no mercado.

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Conclusão

O CTe é um documento muito importante para garantir a fiscalização das cargas sendo transportadas por empresas terceirizadas no país.

Trata-se, no fim das contas, de uma maneira de trazer mais segurança para consumidores e para as empresas, garantindo que nenhuma irregularidade esteja acontecendo.

Como se trata de um documento obrigatório, todas as empresas devem emitir um CTe e imprimir sua versão física, o DACTE, sempre que forem contratadas para fazer um novo transporte de mercadorias ou cargas.

E sua empresa pode emitir e autorizar o seu CTe junto ao SEFAZ por meio de softwares tecnológicos. 

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