CTe: o guia do Conhecimento de Transporte Eletrônico

CTe é uma das siglas mais importantes para gestores de frotas e empreendedores que investem no ramo dos transportes.

Trata-se de um documento obrigatório para o transporte em todos os modais (rodoviário, aéreo, ferroviário, aquaviário e dutoviário) e deve ser emitido pelas empresas sempre que uma nova contratação de transporte for negociada.

É um documento muito importante para garantir a transparência do transporte de cargas no Brasil e para facilitar o dia a dia da fiscalização.

Também é uma ótima ferramenta para organizar os documentos da sua empresa e otimizar os processos de gestão.

Por esse motivo, vamos mostrar tudo o que você precisa saber sobre o CTe: seus benefícios, como emitir o documento e muito mais. Vamos lá?

O que é CTe?

O Conhecimento de Transporte eletrônico é um documento que registra as prestações de serviço de transporte de cargas realizadas no país. Toda a sua existência é digital e ele é emitido e armazenado apenas eletronicamente.

As empresas precisam emiti-lo sempre que houver uma prestação de serviço de transporte de cargas realizada entre municípios ou estados da federação brasileira.

Essa emissão é obrigatória para serviços de transporte em qualquer tipo de modal: rodoviário, aéreo, ferroviário, aquaviário ou dutoviário. 

Quando surgiu esse documento?

Surgiu em 2007, quando foi criado pelo Conselho Nacional de Política Fazendária (CONFAZ), em conjunto com a Secretaria da Receita Federal do Brasil.

Na época, foi dado um prazo de dez anos para que as empresas se adequassem ao novo documento e, a partir de 2 de outubro de 2017, o documento tornou-se obrigatório em todo território nacional.

Qual a diferença entre CTe e nota fiscal?

A emissão do Conhecimento de Transporte Eletrônico é feita somente para serviços de transporte e precisa conter as informações sobre origem, destino, peso, valor do frete e responsável pelo transporte. 

Com o documento, é possível reduzir o tempo de parada dos veículos, simplificar as obrigações acessórias, facilitar a fiscalização, entre outras vantagens.

Já a NF-e é emitida quando ocorre a saída ou entrada de mercadorias e serve como uma comprovação daquela venda ou compra. Ela precisa conter as informações sobre o produto, o valor, o imposto e o destinatário.

Como a sua emissão é feita eletronicamente, reduz o uso do papel e os custos de armazenagem, além dos arquivos ficarem acessíveis instantaneamente em softwares e na internet.

É importante ressaltar que o CTe não substitui a NF-e, mas deve estar vinculado a ela.

Para ficar mais claro, imagine que Fabrício vende produtos pela internet e usa uma transportadora para fazer as entregas. Quando ele recebe um pedido, precisa gerar uma NF-e para comprovar a venda e o pagamento dos impostos. 

Depois, ele precisa gerar um CTe para autorizar o transporte da mercadoria e informar os dados da carga, do remetente, do destinatário e da transportadora. 

Para emitir esses documentos, Fabrício precisa ter um certificado digital, um software emissor e uma conexão com a internet. Assim, pode enviar os arquivos eletrônicos para a SEFAZ e obter a autorização de uso.

Para facilitar esse processo, ele usa um sistema online que integra as informações da NF-e e do CT-e, e gera os documentos automaticamente. Assim, economiza tempo, evita erros de digitação ou de cálculo dos impostos, além de garantir a legalidade da operação.

Qual a finalidade do CTe?

Sua finalidade é documentar a prestação do serviço de transporte de cargas perante à Receita Federal do Brasil.

Ele é obrigatório para qualquer tipo de modal (rodoviário, aéreo, ferroviário, aquaviário e dutoviário) e é válido em todos os estados brasileiros, além do Distrito Federal.

Trata-se de uma forma de melhorar os mecanismos de fiscalização, já que o documento mostra o que está sendo transportado em detalhes, incluindo dados como remetente e destinatário, peso da carga, entre outros.

Ele também serve como uma forma de substituir diversos documentos fiscais que antes eram impressos e tomavam espaço nos arquivos do governo.

Ou seja, é uma maneira de implementar a tecnologia à favor da administração pública, gerando economia com o uso de espaço e evitando perdas ou extravio de documentos.

Saiba quais documentos o CTe substitui

Um dos maiores benefícios do Conhecimento de Transporte Eletrônico para a administração pública é que ele permitiu a substituição de diversos documentos fiscais que antes eram impressos.

Veja a seguir os principais documentos que ele pode substituir:

• Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas (CTRC);
• Conhecimento de Transporte Aquaviário de Cargas;
• Conhecimento Aéreo;
• Conhecimento de Transporte Ferroviário de Cargas;
• Nota Fiscal de Serviço de Transporte Ferroviário de Cargas;
• Conhecimento de Transporte Multimodal de Cargas (CTMC);
• Documento Fiscal Eletrônico no Transporte Dutoviário;
• Nota Fiscal de Serviço de Transporte, modelo 7.

Quais modais são aceitos pelo CTe?

Atualmente, o documento engloba todos os modais de transporte em território nacional, ou seja:

• rodoviário: transporte por estradas;
• ferroviário: transporte feito em trens;
• aéreo: transporte feio em aviões e helicópteros;
• aquaviário: transporte por água (rios, lagos ou mar);
• dutoviário: transporte feio por meio de dutos a partir de processos de bombeamento.

Os principais benefícios do CTe

Não só o poder público ganhou acesso à tecnologia que facilita a gestão, as transportadoras e embarcadores também tiveram grandes benefícios com a implementação do Conhecimento de Transporte Eletrônico.

Essa nova forma de fiscalização traz diversos benefícios para as empresas, que, dentre outras coisas, podem agilizar processos internos.

Confira a seguir as suas principais vantagens:

Para as transportadoras:

• padronização e agilidade: o que possibilita que as entregas sejam feitas rapidamente, sem gastar tempo emitindo documentos para a fiscalização, pois todas as informações estão centralizadas em um único documento eletrônico;
• diminuição de erros: com a unificação de várias informações diferentes em um único documento, é possível reduzir o número de erros de cópia de informações. Com isso, o CTe permitiu trazer mais confiabilidade para as informações a respeito de um transporte de cargas específico;
• armazenamento na nuvem: proporciona guardar todos os documentos fiscais eletrônicos, como o Conhecimento de Transporte Eletrônico, em múltiplos servidores, sendo mais uma forma de garantir a segurança dos documentos;
• minimiza o tempo de espera com o Fisco: como o processo é feito digitalmente, a fiscalização é mais ágil;
• redução de custos com impressão: com a criação do CTe e seu representante físico, o DACTE, os custos com impressão caíram pelo menos pela metade, já que só um documento agora já é suficiente para que a fiscalização consiga cumprir seu papel.

Para o Fisco:

• facilidade de compartilhamento de informações para a fiscalização: o que agiliza a regulamentação;
• melhor planejamento logístico e fiscal: com todos os processos e documentos da empresa em ordem, é possível desenvolver um planejamento mais acertado;
• visão mais ampliada sobre o fluxo de mercadorias no país: com o controle das operações, a empresa consegue ver mais claramente o fluxo dos produtos e serviços do mercado;
• minimiza a sonegação: com a agilidade na fiscalização dos processos, é possível saber quais empresas estão sonegando;
• facilita identificar as operações irregulares: com mais rapidez e controle sobre as empresas que estão irregulares;
• redução de custos do controle: com a emissão do CTe feito eletronicamente, é possível reduzir os custos do controle que envolvem toda a transportadora.

Para embarcadores:

• garante a autenticidade do documento: pois ele é autorizado pela SEFAZ e assinado com o certificado digital;
• diminui as chances de erros no pagamento de fretes: isso porque os arquivos do CTe podem ser importados para o sistema de frete, com rapidez e praticidade;
• reduz o tempo e o custos no processo de conferência de frete: porque aproveita as informações fornecidas eletronicamente;
• reduz também os erros de digitação: pois é possível importar os arquivos XML em sistema ERP e programar os pagamentos.

Já deu para perceber que o Conhecimento de Transporte Eletrônico é um documento simples que pode ser emitido facilmente por meio de soluções tecnológicas, certo?

Isso representa um grande benefício para as empresas, que poderão emitir os documentos necessários para estar em dia com o fisco facilmente e de maneira padronizada.

Com as informações todas centralizadas em um único documento, a fiscalização e a emissão dos documentos por parte das empresas ficou facilitada. 

Quem precisa fazer a emissão de CTe?

As empresas precisam emitir o Conhecimento de Transporte eletrônico sempre que receberem uma demanda de entrega terceirizada.

Empresas que estão fazendo o transporte da própria carga não precisam emitir esse documento.

Quem é responsável por controlar a emissão do documento?

O órgão responsável por controlar a emissão desses documentos em território nacional é a Receita Federal.

Como emitir Conhecimento de Transporte Eletrônico?

Atualmente, não é possível fazer a emissão de CTe gratuito, como já foi no passado, quando a SEFAZ tinha um programa que permitia isso.

Essa ferramenta foi descontinuada em 2017, pois, na época, 96% das empresas já emitiam o documento utilizando emissores próprios.

Dessa forma, o emissor gratuito parou de receber atualizações necessárias para continuar operando conforme novas regras foram surgindo.

Por isso, você deve utilizar um terceiro sistema para fazer a emissão e autorização do documento.

Para ficar ainda mais claro, confira o passo a passo para fazer a sua emissão:

• efetue o credenciamento na SEFAZ: para que a empresa possa se tornar uma emissora do Conhecimento de Transporte Eletrônico;
• tenha um certificado digital: para assinar as emissões e garantir a validade jurídica dos documentos físicos para fins fiscais;
• adquira um serviço de internet: porque todas as emissões, bem como cancelamento de CTe e correções, precisam ser feitos online;
• implemente um bom sistema emissor: que é fundamental para controlar as suas operações e fazer todo o processo com mais agilidade.

Campos que devem ser preenchidos no Conhecimento de Transporte Eletrônico

Agora que você já sabe como emitir o documento eletrônico, confira os campos que devem ser preenchidos:

• informações da empresa de transporte, como CNPJ, Inscrição Estadual, Razão Social e endereço;
• fornecedor dos produtos que serão transportados;
• responsável pelo pagamento do frete;
• dados do destinatário;
• código da UF do emitente;
• data e hora de emissão;
• nome do município de envio do documento;
• dados da nota fiscal;
• valor total da carga;
• informações do modal de transporte;
• dados do ICMS e CFOP;
• valor total da prestação de serviço;
• dados do motorista e do veículo.

Dúvidas frequentes sobre o tema

Confira agora algumas dúvidas frequentes sobre o Conhecimento de Transporte Eletrônico:

MEI precisa emitir CTe?

O CTe é um documento obrigatório para o transporte de cargas terceirizadas e as empresas, de qualquer porte, precisam realizar a sua emissão antes de começar qualquer viagem.

Portanto, o Microempreendedor Individual, também chamado de MEI, precisa emiti-lo, caso queira transportar cargas em viagens entre municípios e estados da federação.

Entretanto, a funcionalidade ainda não está disponível para todos os estados brasileiros, mas já é possível solicitar sua inscrição estadual pela SEFAZ para ficar credenciado e fazer a emissão do documento sempre que necessário.

Existem outras particularidades sobre o Conhecimento de Transporte Eletrônico do MEI, pois esses profissionais também gozam do direito de uma carga tributária reduzida com impostos fixos a serem pagos quando inscritos nessa categoria.

Trata-se de uma forma de simplificar e desburocratizar os processos para que profissionais autônomos possam abrir sua própria empresa, regulamentar sua atividade e contribuir com a Previdência Social.

Qual a diferença entre CTe, CTRC e e MDFe?

O Conhecimento de Transporte Eletrônico é um documento que visa a regularizar as prestações de serviços de transporte.

Já o CTRC (Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas) era um documento impresso que acompanhava o transporte de cargas no Brasil até 2012. Depois dessa data, ele foi descontinuado e substituído pelo CTe, e não existe mais.

Por fim, o MDFe (Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais) é um documento que serve para identificar a mercadoria que está sendo transportada. 

Trata-se de outro documento obrigatório que também deve ser emitido toda vez que a empresa for contratada para fazer uma entrega intermunicipal ou interestadual.

Qual a diferença entre CTe e DACTE?

DACTE é a sigla para Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico, corresponde ao CTe em sua versão impressa. Em outras palavras, ele é uma versão resumida e impressa em papel.

O DACTE precisa ser levado junto à carga durante o transporte e deve ser entregue à fiscalização sempre que solicitado.

Por meio das informações contidas no DACTE, o fiscal consegue acessar o Conhecimento de Transporte Eletrônico no sistema da SEFAZ e, assim, realizar a fiscalização.

Como funciona a escrituração do CTe?

A escrituração é o registro das informações dos documentos fiscais para comprovar as operações e as receitas dos serviços prestados e tomados, bem como das mercadorias. 

Nela, devem constar as informações sobre os serviços de transporte, o recolhimento dos tributos e contribuições, assim como a elaboração e a entrega das obrigações acessórias. Deve ser feita pelo tomador de serviço de transporte ou pagador do frete.

É por meio dela que as empresas garantem que as informações possam ser enviadas corretamente ao Fisco e, por isso, todas as empresas precisam fazê-la.

A importância da tecnologia em seus processos logísticos

Os processos logísticos do século 21 devem passar pela implementação de tecnologias inovadoras de gestão de operações logisticas.

Isso porque esses sistemas são capazes de integrar diversos setores da empresa em uma única plataforma e, assim, agilizar os processos logísticos envolvidos com o transporte de cargas ao redor do país.

No caso da emissão do Conhecimento de Transporte Eletrônico, sistemas tecnológicos ajudam as empresas a emitirem a nota automaticamente, bastando o preenchimento de alguns dados.

Em outras palavras, o software economiza tempo das equipes de gestão, que não terão de gastar horas do seu dia elaborando cada um dos documentos obrigatórios para a fiscalização.

Mas a tecnologia pode oferecer diversas outras soluções para empresas de logística e transporte de cargas que vão muito além dessa simples automatização.

Por meio de softwares como o Suíte Logística da TOTVS, por exemplo, é possível reduzir os custos em diversas frentes.

Explicaremos mais sobre essa solução no próximo tópico.

Suíte Logística da TOTVS

Com as soluções Suíte Logística da TOTVS, você pode impulsionar operações de supply chain, reduzir os custos e aumentar a eficiência dos processos logísticos.

Algumas das suas soluções são:

• TOTVS Agendamentos: que permite rastrear os processos e registrar a chegada e a saída dos caminhões;
• TOTVS YMS: que organiza o fluxo operacional da logística e inclui operação de carga e descarga, bem como o acompanhamento da operação em tempo real;
• TOTVS WMS SaaS: auxilia nos processo de movimentação de materiais;
• TOTVS Coleta e Entrega: permite o rastreio de entregas em tempo real; 
• TOTVS Checklist: gerencia as tarefas e vistorias.

Conte com ferramentas completas e modernas que atendem às necessidades de embarcadores, transportadores e operadores logísticos.

Quer mais tranquilidade no gerenciamento e controle das suas operações logísticas? Utilize as soluções da Suíte Logística da TOTVS!

Conclusão

Neste artigo, você entendeu que o CTe é um documento muito importante para garantir a fiscalização das cargas transportadas por empresas terceirizadas no país.

Trata-se, no fim das contas, de uma maneira de trazer mais segurança para consumidores e para as empresas, garantindo que nenhuma irregularidade esteja acontecendo.

Por ser um documento obrigatório, todas as empresas devem emiti-lo e imprimir sua versão física, o DACTE, sempre que forem contratadas para fazer um novo transporte de mercadorias ou cargas.

Além disso, mostramos quais são as informações que precisam constar no Conhecimento de Transporte Eletrônico e as suas principais vantagens.

Aproveite e amplie seus conhecimentos com o nosso artigo sobre como emitir o CTe e os seus prazos.