Saiba como calcular km rodado para reembolso de motoristas

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Escrito por Equipe TOTVS
Última atualização em 19 janeiro, 2025

Aprender como calcular km rodado para reembolso de motoristas é uma medida imprescindível para empresas que atuam de forma correta com profissionais que utilizam veículos próprios para executar suas funções. 

Calcular corretamente a quilometragem assegura que os custos de transporte sejam justos e transparentes, o que evita conflitos entre empregadores e empregados. 

Neste artigo, vamos explicar as principais questões sobre o tema: quem precisa receber o reembolso? Como fazer o cálculo por km? Quais elementos compõem o cálculo?

Ao final, fornecemos dicas práticas para aprender como calcular km rodado para reembolso e garantir uma compensação justa aos profissionais.

Quem precisa receber reembolso por km rodado?

Empresas que dependem de transporte de terceiros para operações diárias, como entrega de produtos ou serviços, precisam reembolsar motoristas pelos quilômetros percorridos. 

Em outras palavras, os funcionários que usam seus veículos particulares para compromissos profissionais devem ser compensados. Isso inclui qualquer colaborador que viaje a trabalho, como:

  • Vendedores: percorrem grandes distâncias para visitar clientes, e é fundamental que esses custos sejam cobertos pela empresa;
  • Técnicos de campo: frequentemente se deslocam para realizar reparos e manutenções, e também devem receber um reembolso justo pelos quilômetros rodados.

Nestes tipos de negócios, os responsáveis do setor devem saber como calcular os gastos por km rodado por diversos motivos que vão além da compensação justa aos profissionais.

O reembolso é também uma prática que ajuda a evitar custos excessivos e desnecessários, permitindo um controle mais rigoroso das despesas operacionais. Sem contar, é claro, que contribui para manter a transparência e a motivação dos funcionários que utilizam seus veículos pessoais para o trabalho.

Vamos ver então como calcular km rodado para reembolso?

Leia também: Gestão de frotas: o que é, vantagens e como fazer

Como calcular km rodado? Veja quais elementos compõem o cálculo

Aprender como calcular o gasto por km rodado de forma precisa é essencial para garantir que todos os custos relacionados ao uso do veículo sejam devidamente contabilizados. 

Diversos fatores devem ser levados em consideração para obter um valor justo e transparente. Confira:

Tipo de veículo

O tipo de veículo utilizado impacta diretamente no cálculo. Veículos maiores ou mais antigos tendem a ter custos operacionais mais altos. Portanto, é importante diferenciar os reembolsos baseados no tipo de veículo utilizado. 

Além disso, a eficiência do veículo também pode variar dependendo do modelo e da marca, influenciando assim o consumo de combustível e os custos de manutenção.

Consumo de combustível

O consumo de combustível é um dos principais fatores no cálculo. Veículos com maior eficiência de combustível terão menores custos por quilômetro rodado. 

E como calcular quantos km o carro faz por litro? 

Basta encher o tanque completamente e anotar a quilometragem inicial. Após percorrer uma certa distância, abasteça novamente e anote a quantidade de litros utilizados. Divida a distância percorrida pelos litros abastecidos para obter a média de km por litro.

Imagine que o motorista encheu o tanque, e a quilometragem inicial é de 50.000 km. Ao abastecer novamente, sua quilometragem estava em 50.300 km, e foram necessários 30 litros de combustível para encher o tanque.

Agora, basta dividir a distância percorrida (300 km) pela quantidade de combustível (30 litros). O veículo faz 10 km por litro.

Gastos com o seguro

Os custos de seguro devem ser incluídos no cálculo, pois são despesas fixas que impactam o custo total de operação do veículo. 

Esses custos podem variar dependendo do tipo de cobertura e do histórico de direção do motorista. Um seguro abrangente, por exemplo, terá um custo maior, mas oferece mais proteção em caso de acidentes ou danos ao veículo.

IPVA e licenciamento

Impostos como o IPVA e as taxas de licenciamento também devem ser considerados. 

Esses são custos anuais que precisam ser divididos pelo número de quilômetros rodados ao longo do ano para obter uma média por quilômetro. 

Manter esses impostos em dia é essencial para evitar problemas legais e garantir que o veículo esteja devidamente registrado.

Manutenção do veículo

A manutenção regular do veículo, como troca de óleo, pneus e revisões, deve ser incluída. 

Manter o veículo em boas condições é essencial para a segurança e eficiência. 

Despesas com manutenção preventiva podem parecer altas, mas ajudam a evitar problemas maiores e mais caros no futuro.

Limpeza

A limpeza do veículo, embora seja um custo menor, também deve ser contabilizada. Especialmente para veículos de trabalho que precisam estar sempre apresentáveis. 

A limpeza regular contribui para a conservação do veículo e melhora a experiência dos ocupantes.

Depreciação

A depreciação do veículo é um fator importante. 

Ao longo do tempo, o valor do veículo diminui, e isso deve ser refletido no cálculo de reembolso. Calcular a depreciação permite um reembolso mais justo para o motorista. 

A depreciação pode ser calculada considerando a diferença entre o valor de compra e o valor atual do veículo, dividido pelo número de anos de uso.

Na prática, como calcular km rodado para reembolso?

Para calcular o km rodado para reembolso, é necessário somar todos os elementos mencionados acima. Veja um exemplo prático:

  1. Registre todos os deslocamentos: imagine que seu motorista possui uma van que percorre 800 km para realizar entregas durante o mês. Ele mantém um registro detalhado de todos os deslocamentos;
  2. Calcule os custos: em nosso exemplo, o total é de R$ 1.700,00 por mês, sendo:
    1. Combustível: a van tem um consumo médio de 8 km por litro e utilizou 100 litros de combustível. Se o preço do litro de combustível é R$ 5,00, o custo total é de R$ 500,00;
    2. Seguro: o custo mensal do seguro da van é de R$ 200,00;
    3. IPVA e licenciamento: o custo anual é de R$ 1.200,00, então o custo mensal é de R$ 100,00;
    4. Manutenção: inclui troca de óleo (R$ 150,00), revisão (R$ 100,00) e pneus (R$ 100,00), totalizando R$ 350,00 por mês;
    5. Limpeza: o custo mensal com a limpeza da van é de R$ 50,00;
    6. Depreciação: a depreciação anual da van é de R$ 6.000,00, resultando em um custo mensal de R$ 500,00;
  3. Divida pelo total de km rodados: divida o custo total (R$ 1.700,00) pelo total de km rodados (800 km). O custo por km será de R$ 2,125.

Se o motorista percorreu 300 km a trabalho, o valor do reembolso será de 300 km x R$ 2,125 = R$ 637,50.

Agora que você aprendeu como calcular km rodado para reembolso, pode utilizar tecnologias de logística inteligentes, como o TOTVS TMS, para gerenciar essas operações. 

TOTVS Logística TMS

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Desde a roteirização de rotas até o controle de custos e a emissão de documentos, o TOTVS Logística TMS centraliza informações e melhora a eficiência operacional. 

Com ele, empresas podem tomar decisões mais informadas, reduzir erros e aumentar a satisfação dos clientes, garantindo uma gestão logística mais ágil e competitiva

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Conclusão

Saber como calcular km rodado para reembolso é crucial para garantir a justiça e transparência nos custos de transporte. 

Ao considerar todos os elementos envolvidos, como tipo de veículo, consumo de combustível, seguro, impostos, manutenção, limpeza e depreciação, é possível obter um cálculo preciso e justo. 

Utilizar ferramentas adequadas e manter registros detalhados facilita esse processo, assegurando uma compensação justa para os motoristas. Entenda melhor o que é TMS e quais as funções da ferramenta e veja como ele pode ajudar sua empresa.

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