Um Order Management System (OMS) representa uma solução fundamental para empresas que buscam otimizar sua operação logística e de vendas.
Essencialmente, o OMS oferece uma forma automatizada de gerenciar pedidos, desde o momento da venda até a entrega final, integrando diversas áreas da empresa, como estoque, expedição e transporte.
Neste artigo, exploramos como um OMS transforma a gestão de pedidos e otimiza recursos da empresa, seja na automação da captura de pedidos, na montagem das cargas ou na otimização das rotas de entrega.
Continue a leitura e entenda como transformar sua operação logística.
O que é um Order Management System (OMS)?
Um Order Management System (OMS) é uma solução tecnológica que automatiza e gerencia o ciclo completo de pedidos de vendas, desde a captura até a entrega final, integrando diversas funções logísticas e operacionais e proporcionando uma gestão eficiente de pedidos, estoque, expedição e transporte.
O OMS permite o acompanhamento em tempo real dos processos internos, como a movimentação de mercadorias e a montagem de cargas, além de otimizar as rotas de entrega e controlar o cumprimento de prazos.
Por exemplo, em uma empresa que distribui produtos para diferentes pontos de venda, o OMS pode automatizar a análise de pedidos, garantindo que apenas aqueles com todas as condições em ordem sejam enviados.
Do mesmo modo, um Order Management System auxilia na montagem de cargas de acordo com os veículos disponíveis, otimizando as rotas de entrega para reduzir custos com transporte.
Se um pedido for cancelado ou devolvido, o sistema registra automaticamente a logística reversa, facilitando o processo de devolução.
Dessa forma, o OMS assegura maior precisão e eficiência nas operações, aumentando a satisfação do cliente e reduzindo custos operacionais.
Quais as funções de um Order Management System?
Como vimos, um software de Order Management System (OMS) desempenha diversas funções essenciais para otimizar a gestão de pedidos e a operação logística de uma empresa.
Este sistema atua na integração e automação dos processos, melhorando a eficiência e reduzindo erros manuais. As principais funções incluem:
- Captura de pedidos: integra os pedidos de vendas de diferentes canais de forma automática.
- Análise de pedidos: verifica condições financeiras, de estoque e bloqueia pedidos com pendências.
- Montagem de cargas: organiza os pedidos de acordo com a capacidade dos veículos disponíveis.
- Roteirização de entregas: otimiza as rotas de transporte com base em destinos e horários.
- Separação e conferência: garante a correta separação de mercadorias com mapas de picking, evitando erros.
- Expedição: Automação na geração de documentos fiscais, romaneio e faturamento.
- Gestão de devoluções: registra e gerencia automaticamente a logística reversa, facilitando devoluções.
Essas funções colaboram para uma gestão mais ágil e precisa, resultando em redução de custos e aumento da satisfação do cliente.
Como funciona um OMS?
O funcionamento de um OMS se dá pela automatização e integração de todos os processos relacionados à gestão de pedidos e distribuição.
A solução começa com a captura de pedidos de vendas, integrando-se ao sistema de backoffice para garantir que todos os pedidos atendam às regras de negócios definidas.
Após isso, o sistema analisa as condições de estoque e financeiros, bloqueando pedidos que não atendem aos requisitos.
Em seguida, o software de Order Management System organiza a montagem das cargas com base na disponibilidade dos veículos, selecionando documentos a serem entregues conforme as rotas e tipos de produtos.
O processo de separação e conferência é otimizado por meio de mapas, auxiliando a equipe de picking e evitando erros.
A expedição também é agilizada, com a geração automática de documentos fiscais e o romaneio de embarque.
Por fim, o sistema registra automaticamente a prestação de contas no retorno dos veículos, incluindo conferências e devoluções.
| Captura de pedidos | Integração com backoffice para analisar e registrar os pedidos de vendas |
| Análise de condições | Verificação de pendências financeiras e de estoque, bloqueando pedidos com problemas e liberando os válidos |
| Montagem de cargas | Organização das cargas conforme a disponibilidade dos veículos e tipo de produto, com documentos a serem entregues por rota |
| Separação e conferência | Utilização de mapas de separação para orientar a equipe de picking e evitar falhas na movimentação de mercadorias |
| Expedição | Agilização da expedição com a geração automática de faturamento e documentos fiscais e romaneios de embarque |
| Prestação de contas | Registro automático de dados de devolução e conferências no retorno dos veículos, com informações completas sobre entradas e saídas |
Quais são as principais vantagens do OMS para a operação?
A implementação de softwares e recursos em Order Management System proporciona uma série de vantagens operacionais pela otimização e aumento da eficiência dos processos internos de distribuição.
A seguir, abordamos os principais benefícios associados ao uso dessa solução, destacando suas funcionalidades e impactos no desempenho da operação.
Automação
Uma das principais vantagens do OMS é a automação de diversos processos logísticos. A automação é fundamental para eliminar erros manuais e aumentar a eficiência.
A solução possibilita, por exemplo, a automação na montagem das cargas, onde o sistema organiza os pedidos de acordo com a disponibilidade dos veículos, sem necessidade de intervenção humana.
Além disso, processos como a emissão de documentos fiscais e o romaneio de embarque são feitos automaticamente, reduzindo o tempo gasto com tarefas administrativas.
Essa automação também se estende à parte financeira, onde a análise de pendências nos pedidos bloqueia automaticamente aqueles que não atendem às condições estabelecidas, liberando apenas os pedidos corretos para o processo de expedição.
Redução de custos
A implementação do OMS contribui diretamente para a redução de custos operacionais, uma vez que ele proporciona maior controle sobre a movimentação de mercadorias e a gestão de pedidos.
A otimização da logística interna, como a separação e conferência de mercadorias, feita de forma mais eficiente com a utilização de mapas de separação, evitando falhas e reduzindo a necessidade de retrabalho.
Além disso, o sistema automatiza a prestação de contas, o que diminui os custos administrativos associados à verificação e processamento manual de documentos e relatórios.
A integração com a roteirização e a entrega também ajuda a economizar combustível e tempo, ao otimizar as rotas de transporte.
Otimização de estoque
Com a integração entre as diferentes etapas do processo logístico e a análise em tempo real do estoque, a solução facilita a identificação de possíveis falhas ou excessos no inventário.
A organização de cargas conforme as necessidades do veículo e a liberação de pedidos ajuda a evitar a ruptura de estoque ou o acúmulo excessivo de mercadorias, promovendo uma gestão mais ágil e econômica do inventário.
Logística reversa
O registro automático dos dados de devolução e a integração do retorno dos veículos com o sistema permite um gerenciamento mais preciso das devoluções de mercadorias.
Isso facilita o controle de itens retornados, assim como contribui para a melhoria na prestação de contas e a otimização da utilização de recursos durante esse processo, como a destinação correta dos produtos devolvidos.
Cumprimento de prazos
Por meio de sua integração com a roteirização e o controle de carga, o OMS permite uma gestão precisa dos tempos de transporte e a previsão de entregas.
Ao otimizar as rotas com base em destinos e horários específicos, o sistema garante que os produtos sejam entregues dentro dos prazos estipulados, evitando atrasos e aumentando a satisfação dos clientes.
O acompanhamento em tempo real da carga e descarga nos pátios logísticos também contribui para a manutenção do cronograma de entregas.
Integração de canais
O OMS conecta de forma eficiente o backoffice com a gestão de pedidos, as operações de expedição e os processos de entrega.
Isso assegura que todas as informações relevantes estejam sincronizadas, desde a análise comercial e financeira até o controle de estoque e a roteirização.
A integração entre canais possibilita uma operação mais fluida e sem falhas, garantindo que todos os departamentos da empresa tenham acesso às mesmas informações em tempo real, o que é crucial para a tomada de decisões rápidas e assertivas.
Como escolher um OMS?
Ao escolher um OMS (Order Management System), é fundamental considerar critérios que garantam a eficiência e a integração de todos os processos logísticos da empresa.
Primeiramente, a integração com sistemas existentes, como o backoffice, deve ser avaliada, pois um bom OMS permite que as operações sejam coordenadas sem falhas entre departamentos e sistemas.
A automação de processos também é crucial, pois facilita tarefas como a montagem de cargas e a geração de documentos fiscais, além de reduzir erros manuais.
Outro critério importante é a otimização de rotas e entregas, que ajuda a reduzir custos com transporte e garante que as mercadorias cheguem no tempo certo.
O sistema deve ser capaz de monitorar o estoque em tempo real, evitando excessos ou faltas, e integrar a logística reversa, gerenciando devoluções de maneira eficiente.
A agilidade na expedição, que inclui a geração automática de faturamento e romaneio de embarque, também é um ponto a ser considerado.
Por fim, é essencial que o sistema proporcione transparência e visibilidade em tempo real de todos os processos, para garantir que as decisões sejam baseadas em dados atualizados e precisos.
- Integração com sistemas existentes (backoffice);
- Automação de processos logísticos;
- Otimização de rotas e entregas;
- Monitoramento e gestão de estoque em tempo real;
- Gestão eficiente de logística reversa;
- Agilidade na expedição e emissão de documentos fiscais;
- Transparência e visibilidade em tempo real.
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Conclusão
Neste artigo, você aprendeu sobre a importância e as funcionalidades de um Order Management System, que integra e automatiza processos logísticos, proporcionando uma gestão eficiente de pedidos, estoque, expedição e transporte.
Como vimos, um OMS bem implementado facilita a captura de pedidos, a análise de estoque e a montagem de cargas, enquanto otimiza rotas de entrega e garante a conformidade com os prazos.
Além disso, o sistema proporciona automação de tarefas, redução de custos operacionais, maior controle sobre o inventário e uma gestão ágil de logística reversa.
Portanto, ao adotar um OMS, você está investindo na transformação digital da logística da sua empresa, aprimorando a experiência do cliente e otimizando os custos operacionais. Gostou do artigo? Aproveite e saiba também sobre redução de custos logísticos.
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