Procedimentos de inspeção de mercadorias e produtos: como funcionam?

Os procedimentos de inspeção de mercadorias e produtos são uma etapa fundamental para garantir a qualidade dos itens vendidos e usados por uma empresa.

Essa inspeção permite avaliar se os produtos atendem aos padrões de qualidade esperados e se estão em condições de serem comercializados.

Além disso, a inspeção pode prevenir problemas como a devolução de produtos ou até mesmo questões legais.

Diante disso, neste conteúdo, nosso foco é explorar os processos da inspeção e como essa ação pode contribuir para a conformidade do negócio.

Pronto(a) para aprender mais? É só seguir a leitura!

O que é a inspeção de mercadorias e produtos? 

A inspeção de mercadorias e produtos é um processo que visa a avaliar a qualidade dos itens vendidos por uma empresa.

Essa é uma atividade vital para as organizações que buscam manter a qualidade dos seus produtos e garantir a satisfação de seus clientes.

O processo consiste na avaliação dos itens antes de serem vendidos ou utilizados pela organização e pode ser realizado em diferentes momentos da sua jornada.

Em algumas empresas, é comum que existam vários níveis de inspeção, a fim de garantir a conformidade legal e de qualidade do produto desde o início do seu ciclo produtivo até antes de chegar nas mãos do cliente final.

O objetivo é identificar possíveis falhas ou problemas que possam afetar sua qualidade, o que impacta muito na satisfação dos clientes.

Isso inclui avaliar aspectos como design, material, acabamento, entre outros.

Além disso, a inspeção também é importante para garantir que os produtos atendam às normas regulamentadoras e regulamentos de segurança.

Como funcionam os procedimentos de inspeção de mercadorias e produtos?

Os procedimentos de inspeção de mercadorias e produtos variam de acordo com o tipo de análise e, claro, variam conforme o produto em si.

Em geral, a inspeção pode ser feita por meio de testes físicos, avaliação visual ou mesmo por meio de testes de laboratório.

Na prática, uma inspeção de qualidade deve seguir um checklist pré-estabelecido de passos que indicam o que deve ser observado e testado.

No caso de produtos do varejo, isso normalmente inclui a análise de fatores específicos, como as características físicas do mesmo: embalagem, etiquetas, funcionalidade do produto e resistência a quedas ou ao contato com água.

Mas quem realiza esse tipo de inspeção?

Ótima pergunta para uma resposta ainda mais crucial para as empresas: o ideal é que os responsáveis sejam profissionais especializados, designados exatamente para essa função.

Ou seja, deve ser realizado por alguém dedicado a essa atividade, e não por trabalhadores da linha de produção do negócio.

Afinal, é necessário ter entendimento aprofundado dos padrões estabelecidos.

Além disso, esse profissional também deverá manusear ferramentas de precisão, saber seguir um procedimento (de inspeção dimensional, visual, mecânica e elétrica, por exemplo), aceitar ou rejeitar o produto, bem como arquivar todas as análises.

Os benefícios de realizar essa inspeção de qualidade

Quando falamos na realização da inspeção de mercadorias e produtos, estamos essencialmente nos referindo à padronização.

Ou melhor: na busca por manter um padrão nas operações e nas entregas.

Isso pode trazer vários benefícios práticos e estratégicos para a empresa. Que tal entender alguns dos principais?

• Estabelecimento de rotinas: o principal é que a criação de uma rotina de inspeções ajuda o cronograma produtivo e logístico a se acertar. Afinal, tudo precisa passar pela análise de qualidade.
• Maior eficiência operacional: com um padrão de qualidade estabelecido, é de missão dos setores do ciclo produtivo alcançar os níveis esperados em cada entrega. Isso melhora todos os níveis da empresa, da produção, até a venda e mesmo recebimento.
• Maior visibilidade dos indicadores: com operações padronizadas e um processo constante de análise de qualidade, é possível mapear com mais facilidade os indicadores acerca da eficiência interna.
• Mais rapidez na identificação de problemas e não conformidades: o que possibilita ações rápidas de correção e mesmo manutenção preventiva, reduzindo perdas.
• Cumprimento de exigências legais: estabelecer normas e rotinas de inspeção contribui para o compliance da empresa em relação às leis, normas setoriais e mesmo para conquistar valiosos certificados internacionalmente aceitos.
• Criação e fortalecimento da cultura de qualidade: desse modo, a empresa consegue desenvolver uma atmosfera voltada para a qualidade e com a mais alta exigência possível.
• Aumento da satisfação dos clientes: melhores processos internos resultam em melhores entregas, o que contribui para clientes felizes e satisfeitos.
• Melhora a imagem da empresa: uma organização reconhecida por sua qualidade vai longe e ganha a preferência do público.

Quais os principais tipos de inspeção?

Quando falamos do ciclo produtivo de uma empresa, a inspeção de qualidade nunca é um processo pontual ou sequer tem começo, meio e fim. É na verdade uma ação contínua, que visa a melhoria acima de todos os aspectos.

Por isso, é possível afirmar que, no caso de procedimentos de inspeção de mercadorias e produtos, existem diferentes tipos. Entre eles:

Inspeção no fornecedor:

Essa análise ocorre antes da entrega dos produtos pelo fornecedor para a empresa compradora. Seu objetivo é avaliar a qualidade, quantidade e características dos produtos de acordo com o pedido e com o contrato firmado.

É uma etapa a mais, mas essencial para assegurar máxima conformidade e para garantir a relação entre cliente e fornecedor.

Inspeção de recebimento:

Um dos procedimentos mais importantes no controle de qualidade, ele averigua se os produtos sofreram avarias na entrega e se estão em conformidade com o pedido feito (como um double-check da primeira etapa).

Inspeção de Manufatura

Nos processos:

Análise de equipamentos, rotinas e maquinários a serem utilizados na etapa de manufatura. O objetivo é assegurar que os sistemas estejam dentro do padrão esperado e assegurem o sucesso da cadeia produtiva.

De produtos:

Análise de cada etapa do ciclo de fabricação, de modo a avaliar todas as características do mesmo. Assim, é possível assegurar que o produto saia conforme o requisitado pelo cliente nos mais precisos detalhes.

Além disso, é uma excelente maneira de mitigar o retrabalho, reduzir atrasos e tornar a fabricação mais alinhada com uma cultura preventiva do que somente corretiva.

Inspeção final:

É a etapa que encerra todo ciclo e analisa o produto como um todo, de modo que esteja dentro das especificações, padrões de qualidade, de segurança e das leis (caso aplicáveis).

Trata-se da avaliação mais essencial entre todas e pode fazer a diferença entre uma boa entrega e a insatisfação total do cliente, que pode solicitar retorno do produto ou mesmo seu reembolso.

Dicas para realizar os procedimentos de inspeção de mercadorias e produtos de forma eficaz

E então, como realizar esse processo em seu negócio? Separamos algumas dicas essenciais, veja só:

Estabeleça os padrões de qualidade do negócio

Antes de iniciar a inspeção de mercadorias e produtos, é importante estabelecer os padrões de qualidade.

Esses parâmetros devem ser claros e fáceis de entender para todos os envolvidos no processo.

Além disso, é importante que os padrões sejam consistentes e coerentes com as expectativas dos clientes.

O ideal é que sigam algum parâmetro de mercado já definido — e reconhecido internacionalmente ou, ao menos, dentro do mercado de atuação.

É importante lembrar que esses padrões podem ser ajustados ao longo do tempo conforme a empresa evolui, mas é importante mantê-los de forma clara e definida para todos.

Elabore um POP

O Plano de Operação de Produção (POP) é um documento que detalha todas as etapas do processo de produção, incluindo procedimentos de inspeção de mercadorias e produtos.

Ele é importante porque permite que todas as equipes envolvidas saibam exatamente o que esperar durante cada fase do processo, além de ajudar a evitar erros e garantir a qualidade do produto final.

Avalie a qualidade das entregas dos fornecedores

A qualidade das entregas dos fornecedores é um fator importante na inspeção.

É essencial ficar de olho na qualidade entregue por parceiros comerciais, pois seus insumos são a base para a construção de uma marca forte e com qualidade reconhecida mercado afora.

Isso pode ser feito através da realização de auditorias ou inspeções periódicas.

Analise os indicadores de performance

A análise dos indicadores de performance é uma maneira eficaz de monitorar o nível das entregas em comparação com as metas de negócio.

Mas quais seriam esses KPIs? Vai depender do seu negócio.

Os indicadores mais importantes para o controle de qualidade são:

• Eficiência;
• Satisfação e fidelidade do cliente;
• Efetividade;
• Segurança.

Isso permitirá que você identifique onde há espaço para melhoria e onde a equipe está fazendo um bom trabalho.

Treine os funcionários

A formação dos funcionários é outro aspecto fundamental para garantir máxima eficiência na inspeção de mercadorias e produtos.

É importante que eles não somente entendam os padrões de qualidade, mas saibam como realizar inspeções de forma correta e tenham conhecimento dos procedimentos empregados.

Além disso, é importante que eles saibam como reportar quaisquer problemas identificados durante a inspeção.

Tenha a tecnologia como aliada

Por mais que a inspeção seja uma tarefa com alto envolvimento humano, a tecnologia pode ser aliada na hora de agilizar os processos.

Desde soluções eficientes, como de automação dos checklists, até tecnologias mais avançadas, que levam a Realidade Aumentada para a gestão da qualidade, existem maneiras incríveis de modernizar esse tipo de procedimento.

TOTVS Checklist

Esqueça a prancheta e a papelada: o TOTVS Checklist é a solução ideal para modernizar seus procedimentos de inspeção de mercadorias e produtos.

Com ele, você pode incorporar a execução de rotinas de controle e vistorias aos sistemas digitais de gestão da sua empresa.

Assim, é possível incorporar tecnologia móvel, registros visuais e dados de forma estruturada, sob medida para atender os processos de negócio da sua empresa.

Que tal substituir o papel pelo smartphone e ganhar mais recursos e benefícios na hora de realizar controles e inspeções?

Conheça mais sobre o TOTVS Checklist e todas as suas possibilidades!

Conclusão

E você, gostou de aprender mais sobre procedimentos de inspeção de mercadorias e produtos?

Esse é um tópico um tanto quanto técnico, mas essencial para empresas que apostam no valor do controle de qualidade.

Agora, que tal continuar aprendendo sobre novas tecnologias que podem impactar a gestão e a rotina do seu negócio, independente do setor?

É só seguir de olho em nosso blog!

Você pode assinar a newsletter da TOTVS e receber os novos artigos direto em seu e-mail!