Como reduzir o ciclo do pedido e melhorar a satisfação do cliente?

O ciclo do pedido faz parte da gestão logística da empresa e deve ser controlado e eficiente para atender o consumidor. 

Ele está diretamente relacionado com a satisfação do cliente e com o tempo que um produto gasta para chegar até ele depois de processado.

Mas o que exatamente isso significa? Por que é tão importante entender e acompanhar esse indicador? Como podemos calcular e, mais importante ainda, reduzir o tempo do ciclo do pedido? 

Bem, se você está buscando respostas para essas perguntas, veio ao lugar certo! Neste artigo, explicaremos tudo sobre o assunto para que você não tenha nenhuma dúvida.

Boa leitura!

O que é ciclo do pedido?

Trata-se de um conceito fundamental em logística e gestão financeira, referindo-se ao tempo necessário para processar um pedido, desde o momento em que é feito até a entrega final ao cliente. 

Em outras palavras, é o período que engloba desde a geração do pedido até o momento em que o cliente recebe o produto ou serviço solicitado.

Assim, ele tem um papel fundamental no relacionamento entre consumidor e empresa, além de envolver todas as atividades necessárias para o fluxo de produtos da empresa até chegar ao consumidor e atender às suas necessidades.

Quais são as etapas do ciclo de pedidos?

Para garantir a melhor experiência do cliente, o ciclo do pedido precisa ser cada vez menor, mas sem afetar a qualidade do produto e a sua entrega.

Para isso, ele envolve algumas etapas principais:

Recebimento do pedido

É o ponto inicial, em que o pedido é recebido do cliente, seja por meio de uma plataforma online, telefone, loja física ou qualquer outro canal de comunicação.

Independemente do método de venda da empresa, deve-se entender as necessidades do cliente para que não ocorra nenhum problema com os produtos.

Processamento do pedido

Etapa em que o pedido é analisado, verificando a disponibilidade de estoque, condições de pagamento, entre outros detalhes.

O processamento do pedido envolve todas as atividades que refletem no tempo e no custo da venda do produto e precisa ter o menor tempo possível, para garantir a agilidade dentro do ciclo do pedido ao cliente.

Preparação do pedido

Na preparação do pedido, os produtos são separados, embalados e preparados para o envio.

É aqui que será feita toda a programação para enviar o produto e a escolha do modal de transporte, a verificação de rotas, tipo de carga e percurso mais seguro e rápido para chegar até o cliente.

Envio do pedido

O pedido é despachado para o endereço do cliente, seja por meio de transporte próprio da empresa ou de terceiros.

É fundamental acompanhar o transporte nesta etapa para verificar se ele está sendo feito conforme foi planejado.

Entrega do pedido

Finalmente, o cliente recebe o produto ou serviço solicitado e a empresa deve fazer o controle da entrega, bem como verificar se todos os prazos foram atendidos.

Também é importante dar suporte, caso o cliente precise, e fazer um bom atendimento no pós-venda.

Qual a importância desse KPI na logística?

Segundo uma pesquisa anual de 2024 desenvolvida pela Zendesk (CX TRENDS), mais de 60% dos clientes têm padrões de atendimento mais elevados. Por isso, a importância de focar na sua satisfação.

Para isso, é preciso reduzir o ciclo do pedido e garantir a qualidade do processo que envolve várias áreas, como marketing, compras, vendas, produção e logística.

Ele é um indicador-chave de desempenho (KPI) na logística que afeta diretamente a satisfação do cliente e verifica se existem pontos de ineficiência e fornecedores que atrasam a entrega de insumos, por exemplo.

Assim, quanto mais longo for o ciclo do pedido, maior a probabilidade de insatisfação por parte do cliente, que pode ficar impaciente com a espera. 

Além disso, quando ele é mais eficiente também contribui para a redução de custos operacionais, otimização de estoques e aumento da produtividade.

Como calcular o Tempo de Ciclo de Pedido?

O tempo de ciclo do pedido ou Order Fulfillment Cycle Time (OFCT) mostra para a empresa o tempo total da experiência de compra do cliente e mede o sucesso da entrega.

Ou seja, ele informa o tempo necessário para atender e completar um pedido, desde o momento em que é recebido até a entrega final ao cliente.

Ele pode ser calculado de forma relativamente simples. Basta seguir a seguinte fórmula:

Tempo de requisição + tempo de produção + prazo de entrega = OFCT

Exemplo prático de cálculo

Vamos considerar um exemplo de ciclo do pedido para ilustrar o cálculo do tempo.

Imagine que uma empresa tenha processado a venda de um celular. Ela demorou 7 dias para receber o aparelho do fornecedor, 3 dias para preparar a encomenda e 3 dias para ser entregue ao cliente.

Para calcular o tempo de ciclo do pedido, utilizaremos a fórmula que mencionamos anteriormente:

OFCT = Tempo de requisição + tempo de produção + prazo de entrega 

OFCT = 7+3+3 = 11 dias

O tempo do ciclo do pedido é de 11 dias para essa compra.

Dicas para reduzir o tempo do ciclo do pedido

Agora que entendemos como calcular o tempo de ciclo do pedido e usar ele para melhorar a jornada do consumidor, confira algumas dicas para reduzi-lo:

• automatize processos: utilize sistemas de gestão integrados para automatizar tarefas repetitivas, como o processamento de pedidos e o controle de estoque;
• identifique o tempo gasto em todas as etapas: utilize os indicadores de performance e monitore todas as partes do processo para verificar se o tempo está satisfatório;
• melhore a comunicação: estabeleça canais de comunicação eficientes entre os diferentes setores envolvidos no processo de pedidos, garantindo uma maior agilidade e precisão;
• invista em logística eficiente: otimize as rotas de entrega, escolha fornecedores confiáveis e mantenha um controle rigoroso sobre os prazos de entrega;
• treine sua equipe: capacite seus colaboradores para que sejam mais eficientes em suas funções, reduzindo assim o tempo de processamento dos pedidos.

Com essas dicas, você melhora o ciclo do pedido e aumenta a produtividade, ao mesmo tempo em que melhora o nível de serviço e a eficiência da operação.

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Conclusão

Neste conteúdo, você entendeu o que é o ciclo do pedido e que ele desempenha um papel crucial na gestão financeira e logística de uma empresa. 

Entender suas etapas, calcular seu tempo e buscar formas de reduzi-lo são passos essenciais para garantir a eficiência operacional e a satisfação do cliente. 

Ao implementar práticas e ferramentas que visam otimizar o ciclo do pedido, sua empresa estará no caminho certo para o sucesso no mercado competitivo de hoje.

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