O que é KPI: tipos, principais e como criar na empresa

Os KPIs são elementos essenciais na gestão moderna atual. É por meio do seu mapeamento e análise rotineira que empresas de sucesso encontram respostas para problemas reais ou em potencial.

Na prática, trata-se de uma medida mensurável que mostra às empresas, gerentes e analistas se uma empresa está alcançando um objetivo-chave corporativo.

Ou seja, falamos de um objetivo alcançável e mensurável.

Mas, afinal, o que é KPI, qual a sua importância na gestão de negócios, os seus diferentes tipos e como gerenciá-los?

Respondemos a todas essas perguntas em nosso guia completo, que você pode conferir a seguir. Continue a leitura para aprender mais!

O que é KPI (Key Performance Indicator)?

Um KPI é uma ferramenta crítica para entender o sucesso de qualquer negócio. A sigla quer dizer Key Performance Indicator ou Indicador-Chave de Performance. É um valor mensurável que se relaciona com metas, objetivos e estratégias específicas que ajudam a impulsionar o sucesso do desempenho.

Eles fornecem insights em tempo real sobre processos operacionais, resultados financeiros, satisfação do cliente e muito mais, sobre qualquer setor ou processo.

Ao medir esses fatores e ao realizar ajustes quando necessário, as empresas podem aumentar sua eficiência, melhorar seus resultados gerais e ficar à frente no mundo dos negócios em constante mudança.

Usar os Key Performance Indicators não é complicado, mas requer que as empresas tenham uma compreensão clara de seus objetivos e planos de sucesso para que possam escolher os indicadores certos e rastreá-los regularmente.

Qual o objetivo de um KPI?

O objetivo mais simples que justifica o uso de indicadores é o seguinte: eles são extremamente eficientes ao medir o sucesso de uma organização.

Afinal, sua leitura fornece uma visão de quão efetivamente uma empresa está trabalhando para alcançar suas metas, objetivos e estratégias.

Assim, seu propósito é identificar áreas que poderiam ser melhoradas ou oportunidades de crescimento. Ao rastrear os Key Performance Indicators regularmente, as empresas podem fazer os ajustes necessários para alcançar os resultados desejados.

Além disso, eles também dão às partes interessadas uma ideia do progresso feito ao longo do tempo e as ajudam a entender como seus investimentos, ativos, setores, projetos e funcionários têm se comportado.

Ou seja, hoje, os Key Performance Indicators são uma das ferramentas preferidas dos gerentes para avaliar e acompanhar o desempenho geral dos negócios.

Eles permitem que eles vejam seu progresso geral em direção ao sucesso a qualquer momento, dando uma visão de sua eficiência operacional e outras facetas importantes de sua empresa.

Com a ajuda desses indicadores, as empresas podem implementar estratégias e táticas para produzir melhores resultados em áreas importantes — afinal, se você não medir algo, você não pode gerenciá-lo!

Quais são os tipos de KPI?

No entanto, ao entrar no tema de gestão de indicadores, qualquer um pode entender que não se trata de simplesmente olhar para um dashboard com métricas que se autoatualizam.

O primeiro passo é compreender a profundidade dos indicadores e do que eles se destinam a medir. Que tal entender mais? Confira:

KPIs primários

Os indicadores primários são aqueles que medem o verdadeiro desempenho de uma empresa, indicando o quão bem eles alcançaram seus objetivos.

Exemplos incluem receita, lucro líquido, taxa de retenção de clientes, participação de mercado, retorno sobre o investimento (ROI) e muito mais.

KPIs secundários

Os indicadores secundários são aqueles que medem o desempenho das operações de uma empresa.

Exemplos incluem o custo das mercadorias vendidas, taxa de atendimento de pedidos, taxa de giro de estoque, valor médio do pedido, índice de satisfação do cliente, entre outros.

KPIs práticos

Os indicadores práticos são aqueles que medem o desempenho de uma empresa de forma prática.

Exemplos podem incluir o time-to-market, taxa de investimento em pesquisa e desenvolvimento, taxa de conversão de clientes, taxa de click-through (CTR), tempo médio de manuseio, e muito mais.

Estes indicadores fornecem insights úteis sobre operações e processos e podem ajudar as organizações a identificar as áreas que requerem melhorias.

Qual a diferença entre KPI e OKR?

Quando se trata de gestão de negócios, há dois termos que surgem com frequência: KPI e OKR. Enquanto ambos medem o desempenho das empresas, cada abordagem oferece uma estrutura distinta e resultados individuais. Ou seja, são diferentes!

Os Key Performance Indicators são focados em métricas que podem ser medidas a fim de acompanhar o progresso ao longo do tempo.

Eles criam a base de análises olhando para o panorama geral a partir de um conjunto específico de pontos de dados.

Por outro lado, os OKRs (Objetivos e Resultados Chave) fornecem metas detalhadas para funções individuais dentro de uma organização ou equipe.

Esse tipo de estrutura coloca ênfase em como as equipes ou indivíduos completam tarefas e se aproximam para alcançar os objetivos gerais da empresa.

Quando usados em conjunto, os KPIs e OKRs podem fornecer insights poderosos sobre o desempenho de uma empresa — tanto de uma perspectiva geral quanto do nível individual.

Ao rastrear esses indicadores em regime periódico, as empresas terão os dados que precisam para tomar decisões informadas sobre seu futuro.

KPI e métrica são a mesma coisa?

Pode ser confuso distinguir entre indicadores-chave de desempenho e métricas — mas há uma diferença!

Em essência, os KPIs são os objetivos principais pelos quais uma organização se esforça e como eles medem seu sucesso, enquanto as métricas são as medidas usadas para acompanhar o progresso em direção a esses objetivos.

Você poderia pensar nos KPIs como o destino enquanto as métricas são como as placas de sinalização ao longo do caminho.

Um exemplo da relação entre Key Performance Indicators e métricas pode ser o seguinte:

A empresa de Rafael definiu como KPI “aumentar sua receita de vendas em 10% ao longo do próximo ano“.

Para acompanhar o progresso em direção a essa meta, seu time decide usar métricas como o número de leads gerados e o valor médio dos pedidos.

Assim, com tais métricas, eles podem avaliar se estão no caminho certo para atingir a meta ou se é necessário fazer ajustes.

Tanto os Key Performance Indicators quanto às métricas fornecem uma visão crítica sobre quais passos precisam ser tomados para atingir os objetivos organizacionais, então empresas experientes se esforçam para medir ambos a fim de ficar à frente de sua concorrência.

Quais os principais KPIs de uma empresa? Confira alguns exemplos

Agora, quais os KPI mais utilizados pelas empresas? Preparamos uma lista com os principais, explicando também sua aplicação e como são utilizados dentro de diferentes setores e segmentos. Confira:

KPI de vendas

Os indicadores de vendas são a força vital de qualquer negócio que depende fortemente do setor comercial.

Seja compreendendo o mercado, traçando o perfil das pessoas do cliente ou avaliando quão eficazes são suas campanhas e esforços de alcance, ter uma clara compreensão desses indicadores irá impulsionar o sucesso de qualquer equipe de vendas.

Por exemplo, saber qual porcentagem de leads eventualmente se transforma em clientes lhe dá uma ideia se o seu alcance de marketing é eficaz.

Acompanhar as tendências no mercado se correlacionam com campanhas mais bem-sucedidas pode lhe mostrar que tipo de práticas devem ser seguidas.

Além disso, ver mudanças ao longo do tempo e ser capaz de identificar novas oportunidades cedo pode ser uma vantagem competitiva maciça.

Entre outros, podemos mencionar:

• Ticket médio;
• Número de oportunidades abertas;
• Número de oportunidades concluídas;
• Custo de Aquisição por Cliente (CAC);
• Lifetime Value (LTV).

KPI de marketing

Manter uma estratégia de marketing de sucesso requer uma análise cuidadosa dos indicadores-chave de desempenho.

Entre os principais, vários deles se correlacionam com os indicadores citados anteriormente, bem como alguns outros que podem ser interessantes para medir o desempenho das campanhas, como:

• Lifetime Value (LTV);
• Custo de aquisição por cliente (CAC);
• Número de seguidores dos canais de mídias sociais;
• Duração da visita ao site;
• Taxa de rejeição ao site;
• Origem do tráfego;
• Taxa de clique (CTR);
• Custo por clique (CPC).

Por exemplo, se você estiver realizando uma campanha publicitária, o LTV é um grande indicador a ser rastreado, pois ajuda a medir a receita total que você gera de cada cliente ao longo de sua jornada com seu negócio.

O foco acentuado nas métricas dos Key Performance Indicators permite que as empresas façam ajustes táticos para que possam atingir seus objetivos de forma mais eficaz.

KPI de logística

A compreensão dos indicadores-chave de desempenho é um passo essencial no gerenciamento de qualquer operação logística.

Na prática, eles são usados por gerentes de cadeia de suprimentos e partes interessadas para identificar oportunidades e acompanhar o progresso.

Por exemplo, os indicadores de logística como o On-Time In-Full (OTIF) podem ser usados para medir o impacto das decisões sobre o desempenho da entrega, enquanto o Tempo Médio de Entrega pode fornecer uma visão sobre como os clientes experimentam o serviço.

Além disso, o custo por unidade de produto vendido durante um período específico produz dados acionáveis para análise dos custos de mão de obra.

Outros indicadores logísticos podem incluir:

• Giro de estoque;
• Perfect order rate;
• Custos de transporte;
• Custos de armazenagem;
• Taxas de erros, avarias e extravios.

Ao usar estes Key Performance Indicators, as empresas aumentam a eficiência operacional e aumentam seu posicionamento competitivo quando se trata de atender às expectativas dos clientes.

KPI de qualidade

Ao medir fatores-chave que influenciam o crescimento e o sucesso geral de uma empresa, os Key Performance Indicators de qualidade ajudam as organizações a desenvolver estratégias práticas para se manter no caminho certo e alcançar seus objetivos.

Os KPIs de qualidade podem medir tudo, desde a eficiência dos processos até a eficiência do atendimento ao cliente. Existem vários indicadores do tipo, que por si só é um guarda-chuva relativamente extenso de métricas.

Por exemplo, podemos mencionar alguns indicadores de eficácia, que inclui:

• Taxa de defeitos;
• Durabilidade do produto;
• Velocidade do atendimento a um chamado;
• Porcentagem de reclamação dos clientes.

Além disso, existem indicadores de efetividade, como:

• O produto contribui para aumentar o faturamento?
• O produto ajuda na fidelização dos clientes?

Esses são apenas alguns que podem ser mapeados e servem para melhor direcionar a qualidade das entregas.

KPI financeiro

Conhecer os indicadores de desempenho financeiros certos é necessário para ter sucesso no gerenciamento de uma empresa.

Eles ajudam a medir o progresso, comparar o desempenho com outras empresas e estabelecer benchmarks para o sucesso.

Existem muitos tipos diferentes de indicadores financeiros que levam em conta o fluxo de caixa, índices de liquidez, margens de rentabilidade, índice de endividamento e muito mais.

Alguns exemplos incluem:

• EBITDA;
• Ticket médio;
• Margem de lucro bruto;
• Rotatividade do capital de giro;
• Break even (ponto de equilíbrio);
• Retorno Sobre o Capital Investido (ROIC);
• Aumento da receita em relação ao ano anterior.

As organizações devem obter uma compreensão completa do conjunto completo de indicadores disponíveis para que possam saber onde estão seus pontos fortes e fracos quando se trata de suas finanças.

Ao avaliá-los cuidadosamente, as companhias têm a capacidade de tomar decisões baseadas em dados sobre suas operações financeiras que, em última análise, levarão a um melhor desempenho em todas as áreas.

KPIs operacionais

Entender os indicadores operacionais pode fazer toda a diferença quando se trata de otimizar as operações diárias.

Alguns dos indicadores operacionais mais comuns incluem:

• Tempo de resposta do serviço ao cliente;
• Taxa de rotatividade de funcionários;

As empresas usam esses indicadores para reconhecer problemas dentro de suas operações que podem então ser abordados e melhorados.

Por exemplo, se os tempos de resposta do serviço ao cliente forem muito altos, uma empresa pode contratar mais funcionários a fim de gerenciar melhor a carga de trabalho.

Agora, se a taxa de turnover for muito alta, é o indício de uma insatisfação entre os funcionários, que poderia ser resolvida com ações como a introdução de benefícios flexíveis ou melhores treinamentos.

KPI de produtividade

Se você está procurando maneiras de aumentar a produtividade da equipe, rastrear os indicadores de desempenho corretos é essencial.

Os melhores indicadores medem os resultados das tarefas e atividades da empresa, e atuam como base para o progresso no sentido de atingir os objetivos desejados.

Em geral, eles vão depender do setor que são aplicados.

Por exemplo, um bom indicador de produtividade de um vendedor é o número de contatos realizados pelo vendedor. Agora, para o chão de fábrica, esse indicador pode ser o número de produtos finalizados pelo setor de pintura em um dia.

Porém, existem outros mais amplos, como:

• Tempo ocioso;
• Nível de qualidade;
• Investimento em qualificação;

Por exemplo, em um call center, um dos indicadores mais úteis seria a velocidade média de resposta, que mede a rapidez com que as chamadas são atendidas em relação à demanda do cliente.

Usado de maneira correta, o foco nestas medidas específicas pode levar à visibilidade entre as equipes e à melhoria do desempenho operacional.

Como criar um KPI? 5 dicas para ajudar você

Se a sua organização deseja elevar o nível de gestão, muito mais do que escolher um indicadores entre diversos elencados em listas pela internet, pode ser necessário criar o seu próprio.

Esse é um processo simples, mas que deve ser metódico, seguindo alguns passos essenciais.

Que tal conferir um passo a passo simplificado?

1. Escolha algo que possa ser mensurado

Conhecer a medida exata do sucesso para seus objetivos comerciais é fundamental para qualquer empresário ambicioso.

Ao definir um indicador para o seu negócio, procure por uma meta que possa ser rastreada de forma quantificável — na forma de economia de custos, taxas de conversão de vendas ou métricas de experiência do cliente.

Tratam-se de dados que lhe mostrarão quão efetivamente você está alcançando os resultados desejados e são uma ferramenta inestimável para o crescimento do seu negócio.

Por exemplo, se você está tentando aumentar a satisfação do cliente, procure por métricas como tempo de resposta ou pontuação de feedback do cliente.

2. Analise a importância do indicador para seu negócio

Ao criar e definir indicadores de desempenho para o seu negócio, há algumas coisas cruciais a serem consideradas.

Primeiro, pergunte-se: “qual é a importância deste KPI para o meu negócio? É importante o suficiente para ocupar uma parte da minha atenção e dos meus recursos?“

O interessante é entender como esse indicador vai se encaixar na sua estratégia de negócios e pesar o valor que ele trará.

Uma dica é avaliar quais metas mensais ou trimestrais você acha que seriam atraentes ou alcançáveis em relação a esse indicador específico antes de prosseguir com a implementação.

3. Deixe de lado os indicadores de vaidade

Quando se trata de acompanhar o sucesso do seu negócio, é importante entender que nem todas as métricas que parecem impressionantes na superfície, tais como número de seguidores em seu Instagram, valem a pena.

A verdade é que muitas dessas medidas podem ser enganosas — as chamadas métricas de vaidade, que não possuem um valor real efetivo.

Em vez disso, concentre-se em investir seu tempo e energia na definição de indicadores que representam um progresso significativo para você levar seu negócio do Ponto A para o Ponto B.

Afinal, de que servem as métricas de glamour se na realidade elas não são indicativas de crescimento real?

4. Selecione um KPI que te ajude na tomada de decisão

Ao tomar decisões para o seu negócio, ter o indicador certo pode ser a diferença entre sucesso e fracasso.

Portanto, é importante escolher métricas que façam sentido para suas necessidades específicas.

Selecione um indicador que reflita exatamente onde você está em termos de progresso, receita ou quaisquer outras metas que você tenha estabelecido. Mas também certifique-se de que seja prático o suficiente para medir fácil e rapidamente — ninguém quer se comprometer com microgerenciamento!

O uso de um indicador adequado pode facilitar a tomada de decisões gerenciais e ajudar no planejamento geral do cronograma.

Com seleções inteligentes, sua empresa vai achar o processo de manter o controle de seu sucesso menos estressante e mais empolgante.

5. Avalie a periodicidade da análise

O último passo para criar e definir um indicador é estabelecer a periodicidade que você e sua equipe devem usar para analisar os resultados.

Tal iniciativa pode ajudar a estabelecer metas corporativas e manter todos alinhados.

Também pode ser usado como uma oportunidade para refletir sobre projetos passados ou corrigir cursos quando necessário, enquanto permite que todos sejam criativos.

Fazer com que todas as partes interessadas participem deste processo, seja em regime semanal, mensal ou anual, aumentará a produtividade, a responsabilidade e o moral da equipe enquanto se esforçam para atingir seus objetivos.

O passo a passo para fazer a gestão e monitoramento dos KPIs na sua empresa

Gerenciar e monitorar os indicadores-chave de desempenho em sua empresa pode ser um tanto assustador, mas se você o fizer passo a passo é realmente alcançável.

O ideal é começar com o que mais importa: descobrir quais os indicadores essenciais para o sucesso de sua organização.

Priorize essas métricas, avalie os dados de desempenho existentes e depois compare com os padrões da indústria.

A partir daí, estabeleça metas para o futuro enquanto as comunica claramente à equipe para que todos estejam cientes do posto de metas.

Finalmente, acompanhe ativamente o progresso e modifique os Key Performance Indicators, se necessário, para fornecer uma maior visão de como você pode alcançar a máxima eficiência dentro da sua empresa.

Uma dica é utilizar um sistema de gestão, capaz de automaticamente coletar, analisar e visualizar dados.

É algo que vai ajudar seu negócio a não somente monitorar, mas alterar e até adicionar Key Performance Indicators conforme necessário, e rever o desempenho em relação aos objetivos, a fim de modificar estratégias onde necessário.

Finalmente, não se esqueça de medir o impacto de cada mudança e comunicá-lo de volta à sua equipe — dessa forma todos estão cientes da eficácia de suas próprias contribuições

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Conclusão

Os Key Performance Indicators são essenciais para entender o progresso do seu negócio e permitem que você se mantenha à frente da concorrência.

Ao selecionar, acompanhar e gerenciar os indicadores de maneira cuidadosa, você pode obter uma visão valiosa sobre o que funciona para sua empresa e criar mudanças significativas onde for necessário.

Neste guia completo, você entendeu não somente a teoria por trás dos indicadores-chave de desempenho, mas a parte prática, desde sua gestão até mesmo a criação de Key Performance Indicators.

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