Contrato online: como funciona, vantagens e como fazer

Equipe TOTVS | 28 março, 2024

O contrato online é uma realidade nos negócios modernos. Sua adoção foi impulsionada com o teletrabalho, e os profissionais puderam enxergar seus benefícios rapidamente.

Atualmente, muitas empresas de portes e atividades econômicas diferentes já adotam um sistema de contratos online para a gestão e a elaboração desses documentos.

Ou seja, gerar contrato em ambiente digital se tornou algo comum. E você? Sabe como fazer isso? Ou melhor, sabe como funciona um contrato virtual?

Neste post, começamos trazendo o conceito de contrato virtual. Na sequência, explicamos como fazer um contrato online, as vantagens deste documento e como é feita a sua assinatura. 

Por fim, respondemos às principais dúvidas sobre o tema. 

Confira!

O que é um contrato online?

O contrato é um instrumento de celebração negocial que fixa direitos e deveres aplicáveis às partes. Sua versão online possui exatamente a mesma característica do físico, com a diferença de que é implementado de forma virtual. 

Em outras palavras, a única diferença é a forma como ele é feito. Para formalizar uma contratação online, o interessado deve adotar algumas tecnologias, como é o caso da assinatura eletrônica

Como funciona o contrato online?

O primeiro passo para saber como funciona o contrato virtual é ter em mente que ele apresenta as mesmas características do contrato tradicional assinado à mão. Na prática, então, seu funcionamento é o mesmo.

A diferença, dada a natureza do documento (elaborado em ambiente digital), é que você precisará de uma assinatura eletrônica. É essa tecnologia que será capaz de formalizar a negociação e conferir dinâmica e eficiência ao fluxo contratual. 

Assinatura eletrônica

A assinatura eletrônica é a melhor maneira de dar um aceite de um contrato elaborado em ambiente digital. 

Esse recurso é baseado em criptografia, motivo pelo qual impede alterações fraudulentas no documento. Assim, atribui autenticidade à identidade dos signatários.

Para garantir a segurança, as partes devem se atentar aos tipos de assinatura eletrônica existentes para firmar contratos feitos online, que são: 

  • Simples: permite identificar o signatário e integra dados do signatário em formato eletrônico.
  • Avançada: com uso de certificados digitais fora do padrão ICP-Brasil ou sem o uso deste recurso, se vale de outra forma de comprovação de autoria e integridade dos documentos, utilizando dados do signatário.
  • Qualificada: uso obrigatório de certificado digital no padrão ICP-Brasil.

Com a assinatura de contrato online feita de forma correta, as partes não precisam se reunir presencialmente. 

Esse recurso é tão importante que, de acordo com dados da Markets and Markets, o mercado global de assinatura digital crescerá de US$ 4 bilhões em 2021 para US$ 16,8 bilhões até 2026.

Um dos fatores que deve impulsionar esse crescimento é exatamente o investimento em documentos eletrônicos por governos e empresas.

Percebe a relevância da assinatura eletrônica quando falamos de contrato em ambiente eletrônico? Agora vamos conhecer as vantagens de firmar contratos online!

O contrato online é válido? É realmente seguro?

Sim, ele será válido desde que exista uma assinatura válida, como ocorre nos contratos físicos.

Para assiná-lo, é possível utilizar a assinatura digital (feita com certificado digital) ou eletrônica, como apontamos. 

E quanto à segurança? 

É seguro firmar contratos em ambiente online devido aos avanços em tecnologia de criptografia e nas regulamentações que asseguram a legalidade e a integridade dos documentos eletrônicos. Alguns pontos reforçam isso:

  • Criptografia: protege os dados transmitidos e impede acessos não autorizados;
  • Lei da assinatura digital: o Brasil possui lei específica que reconhece e regulamenta a validade de assinaturas eletrônicas em documentos digitais;
  • Registros de auditoria: boas plataformas de assinatura eletrônica fornecem um histórico detalhado do processo de assinatura para futuras referências ou disputas;
  • Certificado digital: é a forma mais segura de confirmar identidades e manter a integridade dos documentos, comprovando que não houve alterações após a assinatura.

Quais são as vantagens do contrato online?

Já pensou não precisar mais imprimir uma série de contratos de trabalho idênticos? Consegue imaginar a economia com a contratação de motoboys para levar e trazer documentos para assinar?

Essas duas situações já dão uma ideia de quais são as vantagens do contrato elaborado em ambiente eletrônico, certo? Vamos apontá-las agora!

  • Maior produtividade: por estar em ambiente virtual, todas as partes interessadas podem colaborar para redigir o documento de forma rápida, efetuando eventuais alterações se necessário. Esse fator traz maior produtividade para os profissionais envolvidos; 
  • Redução de custos e de uso de papel: o uso de papel e tinta é menor (ou nulo), não há necessidade de locomoção para assinaturas, nem de muitos espaços de arquivos. Vale mencionar, também, que a redução de papel contribui para um negócio mais consciente e sustentável, o que melhora a imagem da empresa;
  • Segurança: efetuar uma contratação online contribui para a segurança da informação, pois as empresas utilizam o ambiente virtual para elaborar, assinar e armazenar documentos, o que evita perdas e desvios dos contratos. Além disso, os sistemas online são baseados em nuvem e contam com criptografia, além de permitir a limitação de acesso aos documentos.

Como fazer um contrato online?

Para saber como fazer um contrato online, tenha em mente que será preciso atender aos elementos presentes em um contrato tradicional e também escolher as tecnologias que serão utilizadas.

#1 Escolher as tecnologias que serão utilizadas

Existem algumas ferramentas para aprender como criar um contrato online. As mais simples e gratuitas você provavelmente já utilizou: Word ou Google Docs.

Se você busca algo gratuito e online, nossa sugestão é o Google Docs. Na ferramenta, as partes podem não só redigir o texto, como também dar sugestões, fazer comentários e consultar versões anteriores. 

Após finalizar a versão, basta salvar o documento em PDF e utilizar alguma plataforma para assinar o contrato.

Porém, empresas mais organizadas costumam enviar seus documentos em PDF para uma plataforma centralizada de gestão e execução de assinaturas eletrônicas. É uma espécie de sistema de contratos que garante maior segurança.

Vale destacar, ainda, que alguns ERPs possuem a funcionalidade de elaborar documentos online. Portanto, ao pensar em como fazer um contrato online, dê uma olhada em seu sistema de gestão empresarial.

#2 Obedecer aos requisitos de um contrato válido e formal

A primeira etapa você já venceu, que é escolher as tecnologias para a elaboração do contrato.

Na sequência, você deve conhecer os elementos imprescindíveis de um contrato formal, o que se aplica à contratação online.

Veja, de forma breve, como criar um contrato online a partir de seus elementos:

  • Identifique as partes: nome, CPF ou CNPJ, identidade (seja pessoa física ou representante de pessoa jurídica), estado civil, profissão e endereço completo das partes.
  • Defina detalhadamente o objeto do contrato: prestação de serviços, compra e venda de bem móvel ou imóvel. 
  • Aponte tudo relativo a preço e pagamento: valores contratados, data, periodicidade e forma de pagamento, cláusulas de reajustes, juros de mora, etc.
  • Defina direitos e obrigações de cada parte: descrição detalhada da responsabilidade de cada parte.
  • Estabeleça o tempo de contrato e as cláusulas para cancelamento: é importante fixar eventuais multas, existência de fidelidade ou não.
  • Sanções por descumprimento de contrato: fixam as penalidades para o caso de uma das partes descumprir as cláusulas do contrato.
  • Outras cláusulas necessárias: serviços adicionais, indicadores de desempenho do serviço prestado.

Aprendeu como fazer um contrato online? Agora é hora de passar à etapa final, que é assiná-lo!

Como assinar contrato online?

Como apontamos anteriormente, a assinatura eletrônica é um recurso imprescindível para o funcionamento do contrato feito online.

Esse recurso de identificação comprova que a parte é quem diz ser e que concorda com os termos do contrato.

Para contratos complexos (contratos de fusão e aquisição,  procurações, documentos governamentais e documentos em que seja exigido o certificado digital por uma das partes), é preciso utilizar a assinatura qualificada. 

No entanto, na maioria dos casos, a assinatura avançada já é suficiente para garantir a validade do contrato.

E como as partes podem firmar contratos feitos online? O primeiro passo é escolher uma plataforma!

Escolha uma plataforma de assinatura

Para fazer a assinatura de contrato online, você precisará de uma plataforma. Quanto mais simples e prática, com interface amigável, melhor. 

Seu sistema de contratos online será responsável por garantir a agilidade no ciclo de tramitação do documento até sua finalização. 

Com o documento pronto, basta enviar para a plataforma escolhida para que a(s) outra(s) parte(s) possa dar seu aceite.

Adicione as pessoas que assinarão o documento

Você acabou de gerar contrato em ambiente virtual e carregou o PDF na plataforma escolhida. O próximo passo para firmar contratos elaborados em ambiente digital é adicionar as pessoas que assinarão o documento. 

O profissional responsável por solicitar a assinatura deve incluir as informações que a plataforma solicitar sobre os signatários. 

Nomes, números de documentos (CPF ou RG) e contatos de e-mail das partes envolvidas são alguns dados pedidos nesta situação.

Em algumas plataformas, é possível indicar inclusive a ordem das assinaturas.

Selecione o tipo de assinatura

Com o documento de contratação online pronto e a inserção das partes, o próximo passo é selecionar o tipo de assinatura.

O documento será assinado com assinatura digital ou eletrônica? A principal diferença aqui é o uso de certificado digital.

Seja qual for o tipo de assinatura de contrato online, ambas são juridicamente válidas e seguras.

Colete as assinaturas das partes envolvidas

O último passo para assinar o contrato feito online é a coleta das assinaturas das partes envolvidas. Elas receberão, via e-mail, o link do documento que deve ser assinado.

Ao acessar o endereço compartilhado, devem clicar nos locais indicados, conforme as orientações especificadas pela plataforma. 

Com isso, o processo de assinatura de contrato online é imediatamente finalizado. O contrato já está valendo!

Como saber se esse tipo de contrato é verdadeiro?

O contrato feito online é verdadeiro se possuir validade jurídica, ou seja, deve existir inequívoca identificação das partes signatárias, e o conteúdo deve permanecer inviolável. 

Para tanto, verifique a assinatura do documento online. Ela pode ser simples, avançada ou qualificada. Os dois primeiros tipos servem para a maior parte dos casos, enquanto o último tipo é voltado para transações complexas. 

Em suma, o contrato deve ser assinado digitalmente de maneira válida.

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Este sistema faz a gestão de todo o processo de assinatura eletrônica e digital (com certificados A1 e A3), bem como a centralização das informações.

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Conclusão

Neste conteúdo, você viu que gerar contrato online é bem semelhante à elaboração de um contrato tradicional. A principal diferença é que tudo é feito em ambiente virtual, inclusive a assinatura eletrônica.

Isso traz diversos benefícios, como redução de custos e maior produtividade, além de rapidez e agilidade. Para usufruir dessas vantagens, é preciso, porém, contar com uma boa plataforma de assinatura eletrônica e um bom sistema de contratos.

Essa é a proposta da TOTVS. Facilitar a vida da sua empresa com soluções simples e inteligentes.

Conheça os benefícios de contar com uma plataforma de assinatura digital!

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