Contrato online: como funciona, vantagens, como fazer e assinar

Equipe TOTVS | 19 abril, 2022

O contrato online é uma realidade nos negócios modernos. Sua adoção foi impulsionada com o teletrabalho, e os profissionais puderam enxergar seus benefícios rapidamente.

Atualmente, muitas empresas de portes e atividades econômicas diferentes já adotam um sistema de contratos online para a gestão e a elaboração desses documentos.

Ou seja, gerar contrato online se tornou algo comum. E você? Sabe como fazer isso? Ou melhor, sabe como funciona um contrato virtual?

Neste post, começamos trazendo o conceito de contrato virtual. Na sequência, explicamos como fazer um contrato online, as vantagens deste documento e como é feita a sua assinatura. 

Por fim, respondemos às principais dúvidas sobre o tema. 

Confira!

Contrato online: o que é?

O contrato é um instrumento de celebração negocial que fixa direitos e deveres aplicáveis às partes. O contrato online possui exatamente a mesma característica do físico, com a diferença de que é implementado de forma virtual. 

Em outras palavras, a única diferença é a forma como ele é feito. Para formalizar uma contratação online, o interessado deve adotar algumas tecnologias, como é o caso da assinatura eletrônica

Como funciona o contrato online?

A maior preocupação dos usuários ao fazer uma contratação online é garantir a validade do acordo, certo? Por isso, é preciso saber como funciona o contrato virtual.

Você acabou de aprender o que é contrato online e viu que ele apresenta as mesmas características do contrato tradicional assinado à mão. Até então, seu funcionamento é o mesmo.

Porém, na hora de firmar contratos online, você precisará de uma assinatura eletrônica. É essa tecnologia que será capaz de formalizar a negociação e conferir dinâmica e eficiência ao fluxo contratual. 

Assinatura eletrônica

A assinatura eletrônica é a melhor maneira de dar um aceite de contrato online. 

Esse recurso é baseado em criptografia, motivo pelo qual impede alterações fraudulentas no documento. Assim, atribui autenticidade à identidade dos signatários.

Para garantir a segurança, as partes devem se atentar aos tipos de assinatura eletrônica existentes para firmar contratos online, que são: 

  • Simples: permite identificar o signatário e integra dados do signatário em formato eletrônico.
  • Avançada: com ou sem uso de certificados digitais, se vale de outra forma de comprovação de autoria e integridade dos documentos, utilizando dados do signatário.
  • Qualificada: uso obrigatório de certificado digital.

Com a assinatura de contrato online feita de forma correta, as partes não precisam se reunir presencialmente. 

Esse recurso é tão importante que, de acordo com dados da Markets and Markets, o mercado global de assinatura digital crescerá de US$ 4 bilhões em 2021 para US$ 16,8 bilhões até 2026.

Um dos fatores que deve impulsionar esse crescimento é exatamente o investimento em documentos eletrônicos por governos e empresas.

Percebe a relevância da assinatura eletrônica quando falamos de contrato online? Agora vamos conhecer as vantagens de firmar contratos online!

Quais são as vantagens do contrato online?

Já pensou não precisar mais imprimir uma série de contratos de trabalho idênticos? Consegue imaginar a economia com a contratação de motoboys para levar e trazer documentos para assinar?

Essas duas situações já dão uma ideia de quais são as vantagens do contrato online, certo? Vamos apontá-las agora!

Maior produtividade

As atividades necessárias para validar um contrato virtual envolvem elaboração, revisão e assinatura. 

Por estar em ambiente virtual, as partes interessadas e envolvidas podem, inclusive, colaborar para redigir o documento da forma que agrada a todas. Tudo isso com maior rapidez!

Esse fator traz maior produtividade para os profissionais envolvidos, que não precisam se deslocar para revisar, corrigir ou assinar contrato online. 

Redução de custos e de uso de papel

Os exemplos do dia a dia que demos envolvendo a impressão de documentos e a contratação de motoboys são ótimos indicativos de dois benefícios da adoção do contrato online: redução de custos e de uso de papel. 

A redução de custos não vem somente com o menor uso de papel e tinta, ou da ausência de locomoção. A empresa também não precisará mais de tantos espaços de arquivos. 

Vale mencionar, também, que a redução de papel contribui para um negócio mais consciente e sustentável, o que melhora a imagem da empresa.

Segurança

Efetuar uma contratação online contribui para a segurança da informação. Isso porque as empresas passam a utilizar o ambiente virtual para elaborar, assinar e armazenar documentos, evitando perdas e desvios dos contratos.

Nos dias de hoje, um sistema de contratos online é baseado em nuvem. Com a cloud computing, os profissionais não perdem documentos, contam com a criptografia para protegê-los e podem limitar o acesso aos contratos.

Como fazer um contrato online?

Após conhecer os benefícios do contrato virtual, você deve estar pensando em como criar um contrato online. Afinal, garantir maior produtividade e redução de custos será importante para sua empresa.

E como fazer um contrato online? Além de atender aos elementos presentes em um contrato tradicional, será preciso, inicialmente, escolher as tecnologias que serão utilizadas.

#1 Escolher as tecnologias que serão utilizadas

Existem algumas ferramentas para aprender como criar um contrato online. As mais simples e gratuitas você provavelmente já utiliza: Word ou Google Docs.

Se você busca algo gratuito e online, nossa sugestão é o Google Docs. Na ferramenta, as partes podem não só redigir o texto, como também dar sugestões, fazer comentários e consultar versões anteriores. 

Após finalizar a versão, basta salvar o documento em PDF e utilizar alguma plataforma para assinar contrato online grátis. 

Porém, empresas mais organizadas costumam enviar seus documentos em PDF para uma plataforma centralizada de gestão e execução de assinaturas eletrônicas. É uma espécie de sistema de contratos online que garante maior segurança.

Vale destacar, ainda, que alguns ERPs possuem a funcionalidade de elaborar documentos online. Portanto, ao pensar em como criar um contrato online, dê uma olhada em seu sistema de gestão empresarial.

#2 Obedecer aos requisitos de um contrato válido e formal

A primeira etapa você já venceu, que é escolher as tecnologias para a elaboração do contrato.

Na sequência, você deve conhecer os elementos imprescindíveis de um contrato formal, o que se aplica à contratação online.

Veja, de forma breve, como criar um contrato online a partir de seus elementos:

  1. Identifique as partes: nome, CPF ou CNPJ, identidade (seja pessoa física ou representante de pessoa jurídica), estado civil, profissão e endereço completo das partes.
  2. Defina detalhadamente o objeto do contrato: prestação de serviços, compra e venda de bem móvel ou imóvel. 
  3. Aponte tudo relativo a preço e pagamento: valores contratados, data, periodicidade e forma de pagamento, cláusulas de reajustes, juros de mora, etc.
  4. Defina direitos e obrigações de cada parte: descrição detalhada da responsabilidade de cada parte.
  5. Estabeleça o tempo de contrato e as cláusulas para cancelamento: é importante fixar eventuais multas, existência de fidelidade ou não.
  6. Sanções por descumprimento de contrato: fixam as penalidades para o caso de uma das partes descumprir as cláusulas do contrato online.
  7. Outras cláusulas necessárias: serviços adicionais, indicadores de desempenho do serviço prestado.

Aprendeu como fazer um contrato online? Agora é hora de passar à etapa final, que é assiná-lo!

Como assinar contrato online?

Como apontamos anteriormente, a assinatura eletrônica é um recurso imprescindível para o funcionamento do contrato online.

Esse recurso de identificação comprova que a parte é quem diz ser e que concorda com os termos do contrato.

Para contratos complexos (contratos de fusão e aquisição,  procurações, documentos governamentais e documentos em que seja exigido o certificado digital por uma das partes), é preciso utilizar a assinatura qualificada. No entanto, na maioria dos casos, a assinatura avançada já é suficiente para garantir a validade do contrato.

E como as partes podem firmar contratos online? O primeiro passo é escolher uma plataforma!

Escolha uma plataforma de assinatura

Para fazer a assinatura de contrato online, você precisará de uma plataforma. Quanto mais simples e prática, com interface amigável, melhor. 

Seu sistema de contratos online será responsável por garantir a agilidade no ciclo de tramitação do documento até sua finalização. 

Com o documento pronto, basta enviar para a plataforma escolhida para que a(s) outra(s) parte(s) possa dar seu aceite.

Adicione as pessoas que assinarão o documento

Você acabou de gerar contrato online e carregou o PDF na plataforma escolhida. O próximo passo para firmar contratos online é adicionar as pessoas que assinarão o documento. 

O profissional responsável por solicitar a assinatura deve incluir as informações que a plataforma solicitar sobre os signatários. 

Nomes, números de documentos (CPF ou RG) e contatos de e-mail das partes envolvidas são alguns dados pedidos nesta situação.

Em algumas plataformas, é possível indicar inclusive a ordem das assinaturas.

Selecione o tipo de assinatura

Com o documento de contratação online pronto e a inserção das partes, o próximo passo é selecionar o tipo de assinatura.

O documento será assinado com assinatura digital ou eletrônica? A principal diferença aqui é o uso de certificado digital.

Seja qual for o tipo de assinatura de contrato online, ambas são juridicamente válidas e seguras.

Colete as assinaturas das partes envolvidas

O último passo para assinar contrato online é a coleta das assinaturas das partes envolvidas. Elas receberão, via e-mail, o link do documento que deve ser assinado.

Ao acessar o endereço compartilhado, devem clicar nos locais indicados, conforme as orientações especificadas pela plataforma. 

Com isso, o processo de assinatura de contrato online é imediatamente finalizado. O contrato já está valendo!

Contrato online: dúvidas frequentes

Como saber se um contrato online é verdadeiro? Esta modalidade de contrato é válida? É possível realizar a assinatura grátis?

Há muitas dúvidas em torno do assunto, e trouxemos algumas para você se aprofundar no tema!

Como fazer contrato online grátis?

Isso é possível com um editor de texto, como o Word (preferencialmente sua versão online) ou o Google Docs, como explicamos no tópico sobre como criar um contrato online.

Além de virtualizar as etapas de elaboração de um contrato físico, você deverá também encontrar uma maneira de firmar contratos online, ok? 

O contrato online é válido?

Sim, desde que haja uma assinatura válida, como ocorre nos contratos físicos.

Para assiná-lo, é possível utilizar a assinatura digital (feita com certificado digital) ou eletrônica, como apontamos. 

A assinatura eletrônica combina as informações de quem assina (CPF, e-mail ou IP do computador, por exemplo) e sua assinatura digitalizada. É a mais simples e a mais utilizada no mercado.

Por isso, não tenha medo… O contrato online é válido se tiver uma assinatura válida.

Nova call to action

Assinar contrato online é seguro?

Sim. Isso porque as assinaturas eletrônicas possuem medidas de segurança que reduzem as chances de acesso indevido, fraude e alteração nos contratos.

Há transações que demandam um ou outro tipo de assinatura eletrônica. Se você obedece à regra, pode ficar tranquilo, pois assinar contrato online é seguro.

Como saber se um contrato online é verdadeiro?

Se ele possuir validade jurídica. Na prática, deve existir inequívoca identificação das partes signatárias, e o conteúdo deve permanecer inviolável. 

Não se esqueça, porém, de verificar a assinatura do contrato online. Ela pode ser simples, avançada ou qualificada. Os dois primeiros tipos servem para a maior parte dos casos, enquanto o último tipo é voltado para transações complexas. 

Ou seja, o contrato deve ser assinado digitalmente de maneira válida.

Como validar ou invalidar um contrato online?

Para validar um contrato online, em primeiro lugar, é preciso que o documento tenha todos elementos necessários de um contrato, inclusive a assinatura eletrônica.

É neste contexto que surge o sistema de contratos online, capaz de gerir todo o ciclo do documento e garantir sua autenticidade e inviolabilidade.

E como invalidar um contrato online? Basta que um aspecto de validação do contrato seja falho, como é o caso da assinatura. 

TOTVS Assinatura Eletrônica

Está convencido de que você precisa implementar formas de firmar contratos online? Então conheça o TOTVS Assinatura Eletrônica, plataforma para assinatura eletrônica de documentos da maior empresa de tecnologia do Brasil!

Este sistema de contratos online faz a gestão de todo o processo de assinatura eletrônica e digital (com certificados A1 e A3), bem como a centralização das informações.

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Conclusão

Neste conteúdo, você viu que gerar contrato online é bem semelhante à elaboração de um contrato tradicional. A principal diferença é que tudo é feito em ambiente virtual, inclusive a assinatura eletrônica.

Isso traz diversos benefícios, como redução de custos e maior produtividade, além de rapidez e agilidade. Para usufruir dessas vantagens, é preciso, porém, contar com uma boa plataforma de assinatura eletrônica e um bom sistema de contratos online.

Essa é a proposta da TOTVS. Facilitar a vida da sua empresa com soluções simples e inteligentes.

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