Contrato digital: como funciona, benefícios, como criar e assinar

Equipe TOTVS | 20 abril, 2022

O contrato digital é uma das inovações que apareceram em decorrência da transformação digital

No mundo corporativo, em que os gestores buscam a todo o momento maior agilidade nos processos internos e desburocratização, os contratos digitais se tornaram uma ferramenta muito valiosa.

Dada sua importância, apontamos neste post o que é contrato digital, como funciona, sua validade e seus benefícios.

Falamos também sobre como criar um contrato digital e como assinar contrato digital. Está preparado?

Vem com a gente!

O que é contrato digital?

O contrato digital é um acordo de vontade entre duas ou mais partes que formalizam o negócio jurídico por meio de um documento em formato eletrônico.

Então, quer dizer que existe contrato de trabalho digital? Sim. E não só ele. Além do contrato de trabalho digital, temos contratos digitais de consumo, locação e outros tipos.

Quer saber mais sobre contrato digital, como funciona e sua validade? É só continuar a leitura!

Como funciona o contrato digital?

Agora você sabe o que é contrato digital: um acordo de vontades elaborado, assinado e armazenado no meio eletrônico. 

E como ele funciona? De maneira semelhante a um contrato tradicional, ou seja, deve conter todos os elementos para ser válido.

De acordo com o artigo 104 do Código Civil, um negócio jurídico é válido se: 

  • For realizado de forma prescrita ou não defesa em lei. 
  • Tratar de um objeto possível, lícito, determinado ou determinável; 
  • For realizado por agente capaz (ter aptidão para exercer pessoalmente os atos da vida civil); 

E o contrato digital, como funciona? Ele também seguirá esses três requisitos, pois o Código não impede que o documento seja elaborado em meio digital.

No artigo 107, a lei reforça esse raciocínio: “A validade da declaração de vontade não dependerá de forma especial, senão quando a lei expressamente a exigir”.

A assinatura de contratos digitais é a grande diferença entre esses dois modelos e é o que dá validade ao documento digital. 

Então contrato digital é válido? Sim, se estiver assinado eletronicamente de forma correta.

Contrato digital é válido?

Nós acabamos de mostrar o que é contrato digital, como funciona e quais são seus requisitos. O contrato digital é válido quando há uma assinatura eletrônica que demonstra que as partes concordam com seus termos.

E como funciona a assinatura digital de contratos? Como validar um contrato digital? Qual a validade da assinatura digital em contratos?

A Medida Provisória nº 2.200-2/2001 foi editada para “garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica de documentos em forma eletrônica”.

Essa norma trouxe dois tipos de assinatura eletrônica válidas: 

  • Assinatura digital: utiliza a tecnologia da criptografia assimétrica, ou seja, um certificado digital.
  • Assinatura eletrônica: qualquer identificação eletrônica aceita, por todas as partes, e confirmada por um conjunto de evidências e dados digitais.  

Então, a validade da assinatura digital em contratos depende de um sistema de assinatura eletrônica ou um sistema de contrato digital.

Entendeu por que o contrato digital é válido? 

Quais são os benefícios dos contratos digitais?

Você acabou de ver como funciona a assinatura digital de contratos e sabe que ela é responsável pela validação destes documentos.

Mas, além de aprender o que é contrato digital, como funciona e por que é válido, você precisa se convencer de que seu uso vale a pena, certo?

Apontamos alguns benefícios do contrato digital!

Maior organização dos documentos

O volume de documentos empresariais é enorme. Dependendo da sua atividade econômica, há também uma atualização constante deles, como é o caso da advocacia.

Além da necessidade de um bom espaço físico para os arquivos, os profissionais terão dificuldades para encontrar e filtrar informações.

Tudo isso é evitado com o contrato digital, que traz mais organização neste sentido. Os documentos ficam armazenados no sistema de contrato digital, que em geral é baseado na nuvem.

Ao utilizar essa plataforma, é possível encontrar os arquivos com facilidade, pois estão organizados na ferramenta. 

Diminuição de custos

Já pensou em reduzir consideravelmente os gastos com equipamentos e materiais para impressão de documentos? E se você não precisasse de muitas salas para o arquivo do seu negócio?

O uso de contratos digitais pode proporcionar essa redução de custos própria da digitalização de documentos

No mesmo sentido, a assinatura de contrato digital elimina a necessidade de levar o documento presencialmente para todas as partes assinarem.

Além de evitar a perda de tempo com esses processos burocráticos, reduz os custos com deslocamento de profissionais para este fim.

Alto nível de segurança

Você viu como funciona a assinatura de contratos digitais, que é um recurso confiável para provar a autenticidade de documentos.

Isso dependerá, claro, de o gestor utilizar uma plataforma de assinatura eletrônica renomada, cuja segurança é inquestionável. 

Há, por exemplo, plataformas que utilizam o padrão de criptografia SHA256, uma das mais fortes disponíveis no mercado. 

Após a assinatura, geram protocolo com QR Code e hash única, o que garante a integridade dos arquivos e das assinaturas armazenadas. 

Além disso, oferecem segurança também na guarda dos documentos, pois eles são armazenados na nuvem.

Maior agilidade nos processos

Um contrato digital é mais simples de elaborar, assinar e armazenar. Dados da LunarPen apontam que bastam 37 minutos para obter assinaturas em contrato digital (em vez de 5 dias com a assinatura manuscrita).

Essa agilidade nos processos de contratação é fundamental na gestão de contratos, pois se aplica aos diversos departamentos.

O contrato de trabalho digital, por exemplo, formaliza a relação de trabalho com agilidade após as entrevistas. Dessa forma, o gestor de pessoas consegue garantir seus talentos. 

Em caso de dúvidas, pode consultar o documento para encontrar a informação necessária, seja pelo notebook ou pelo smartphone. Afinal, ele está na nuvem.

Com essa agilidade nos processos, o contrato digital acaba trazendo maior produtividade para os profissionais envolvidos. 

Ao gastar menos tempo com a burocracia, podem focar em atividades e tarefas mais estratégicas do negócio. 

Qualquer contrato pode ser elaborado digitalmente?

Você já sabe o que é contrato digital, como funciona, como assinar contrato digital para dar validade a ele e quais são os seus benefícios. Sabe também como funciona a assinatura digital de contratos.

No entanto, você deve estar se perguntando se é possível elaborar contratos digitais em todas as ocasiões, certo?

Como apontamos, o Código Civil define que qualquer contrato pode ser elaborado digitalmente, desde que não esteja especificada na lei outra forma de elaboração.

Ou seja, após aprender como criar um contrato digital, você poderá fazer contratos de:

Vamos adiante? Como fazer um contrato online? Como validar um contrato digital? Ensinaremos agora como criar um contrato digital!

Como criar um contrato digital?

“Contrato digital…como fazer?” Se essa dúvida apareceu por aí, não se preocupe, pois ela é muito natural. Afinal, precisamos atestar a validade da assinatura digital em contratos.

Por isso, selecionar uma plataforma de assinatura é nosso primeiro passo na hora de pensar em contrato digital, como fazer e validar o documento.

Selecione uma plataforma de assinatura

Uma plataforma centralizada para gestão e execução de assinaturas eletrônicas traz tranquilidade ao gestor, pois atesta a validade da assinatura digital em contratos.

Veja alguns pontos para você considerar na hora de escolher sua plataforma de assinatura eletrônica:

  • Acesso imediato à função de assinatura eletrônica após a contratação;
  • Tecnologia mobile, o que proporciona mais agilidade ao processo de assinatura e validação dos documentos;
  • Padrão de criptografia SHA256 ou melhor, o que garante total segurança nas assinaturas eletrônicas ou digitais;
  • Processo de assinatura simples, rápido e prático, de modo a acelerar o fluxo dos seus projetos e reduzir a burocracia;
  • Conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), o que permite que a empresa cumpra as normas de proteção de dados sensíveis.

Essa foi a primeira etapa ao pensar em contrato digital, como fazer e validar o documento. Vamos à segunda?

Nova call to action

Faça a identificação das partes envolvidas

Após saber como contratar assinatura digital e sua importância na hora de criar um contrato, você deve elaborar o documento.

Primeiramente, as partes contratantes devem ser qualificadas de forma completa, o que evita confusões em eventuais conflitos judiciais. Será preciso ter algumas informações como: 

  • Identificação de contratante, contratado e partes interessadas e relacionadas (fiador, cônjuge etc.);
  • Dados pessoais das partes, como nome completo, CPF ou CNPJ, RG (da parte ou do representante da pessoa jurídica), endereço completo, estado civil, profissão, e-mail e telefone;
  • Dados das testemunhas, como nome completo e CPF.

Insira detalhes do contrato no documento

Como criar um contrato digital sem os principais detalhes do negócio jurídico? Impossível. Por isso, esse é o nosso próximo passo na hora de elaborar contratos digitais.

Quanto mais especificações, mais proteção o contrato confere às partes, evitando ambiguidades e mal-entendidos. 

E quais são os principais detalhes que devem ser colocados ao aprender como criar um contrato digital? Veja:

  1. Objeto do contrato;
  2. Valores envolvidos;
  3. Condições de pagamento (forma, prazo, número de parcelas, se for o caso);
  4. Prazo de vigência do contrato digital;
  5. Outros direitos e obrigações das partes;
  6. Condições de rescisão; 
  7. Cláusula de arbitragem. 

Inclua a duração do contrato e cláusulas de cancelamento e reajustes

Seguindo o nosso passo a passo do contrato digital, como fazer e validar o documento, vamos destacar a duração do contrato e as cláusulas de cancelamento e reajustes.

O prazo de duração do contrato depende do tipo de negócio jurídico. Um contrato de trabalho digital, por exemplo, pode ter prazo determinado ou indeterminado. 

As cláusulas de cancelamento são importantes para definir sanções para o fim do contrato antes do prazo. Elas também fixam as hipóteses de rescisão contratual.

Já as cláusulas de reajuste permitem as modificações mediante aditivos contratuais.

Entendeu melhor sobre como criar um contrato digital? Então é hora de aprender como assinar contrato digital!

Como assinar contrato digital?

A validade da assinatura digital em contratos é uma preocupação dos gestores. Afinal, como assinar contrato digital de modo que ele seja válido?

A melhor forma é utilizar uma assinatura digital ou eletrônica em plataformas apropriadas para este fim. Essa solução pode se integrar com outros sistemas gerenciais, o que facilita ainda mais a vida do gestor.

Em suma, o contrato digital é válido se você utilizar ferramentas apropriadas para assinatura de contrato digital. E como validar um contrato digital?

Como validar um contrato digital?

Para validar um contrato digital, você pode optar por utilizar os dois meios aceitos de assinatura: a assinatura eletrônica (dados de comprovação, como CPF, e-mail, e IP do dispositivo) ou a assinatura digital (com certificado digital). 

Os contratos digitais devem trazer todos os elementos de um documento tradicional. Isso quer dizer que devem apresentar identificação das partes, objeto, cláusulas com direitos e obrigações e assinatura de contratos digitais.

Você acabou de aprender como assinar contrato digital e viu que essa assinatura é o que, de fato, valida o documento. Já sabe como contratar assinatura digital? Com o TOTVS Assinatura Eletrônica!

TOTVS Assinatura Eletrônica

Se você está em busca de um sistema de contrato digital, precisa conhecer o TOTVS Assinatura Eletrônica!

Essa plataforma foi criada pela maior empresa de tecnologia do Brasil para oferecer total segurança e validade jurídica aos documentos.

Você já sabe que o contrato com assinatura digital tem validade jurídica, mas também viu que é preciso centralizar informações para gestão e execução de assinaturas eletrônicas.

Nossa plataforma é um verdadeiro sistema de contrato digital, pois aborda todas as etapas deste processo, tais como:

  1. Inscrição e Cadastro
  2. Remeter Documentos
  3. Assinatura e Devolução
  4. Confirmação e Verificação
  5. Gestão de Assinaturas

Essa é a proposta da TOTVS Assinatura Eletrônica. Confira um breve vídeo da ferramenta:

Está em dúvidas sobre como fazer um contrato online? Como validar um contrato digital? 

Conheça tudo sobre a TOTVS Assinatura Eletrônica!

Conclusão

O contrato digital é um contrato tradicional elaborado, assinado e armazenado em ambiente online. Ele traz maior segurança, organização e agilidade nos processos.

A boa notícia é que ele pode ser usado em várias ocasiões, desde que cumpra os requisitos de validade. O principal deles é a assinatura eletrônica.

Para realizá-la, busque uma plataforma confiável de assinatura eletrônica, como a da TOTVS. Nosso foco é sempre levar soluções inovadoras para sua empresa.

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