O manifesto eletrônico é um documento fiscal muito comum em empresas que lidam com transporte de carga. Ele é obrigatório desde 2014 nas operações interestaduais.
Além de ser importante para cumprir burocracias a respeito da mercadoria, o MDF eletrônico facilita e agiliza o trabalho dos fiscais.
Por isso, é de fundamental importância que o gestor se mantenha sempre atualizado sobre o tema. Novas regras vieram, por exemplo, no momento mais difícil da pandemia do novo coronavírus.
Pensando em esclarecer os principais pontos sobre o MDF-e, preparamos este artigo com o conceito, a responsabilidade pela emissão e muitos mais.
Confira!
O que é um manifesto eletrônico?
Manifesto Eletrônico é a abreviação de Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e), um documento fiscal que se relaciona ao transporte de carga no Brasil e que substituiu o “Manifesto de Carga Modelo 25”.
Nele consta um resumo da operação de frete, o que inclui informações sobre a viagem e o seguro de carga obrigatório, além das Notas Fiscais (NF-e) e dos Conhecimentos de Transporte (CT-e).
Não confunda o MDF eletrônico com o manifesto presente nos sistemas de assinatura eletrônica, ok? Este manifesto das plataformas é um documento que traz o protocolo das assinaturas na última página, em formato PDF.
Para entender melhor o que é MDF-e, vamos falar um pouco sobre sua finalidade.
Para que serve um manifesto eletrônico?
O manifesto eletrônico de carga é, como apontamos, um resumo da operação de frete.
Sua principal finalidade é vincular os documentos fiscais transportados na unidade de carga a um único documento válido em todo o território nacional.
Para deixar isso mais claro, veja a seguir quais são as suas diversas finalidades:
- Otimizar o trabalho nos postos de fiscalização;
- Registrar o início e o fim da operação de transporte;
- Permitir o rastreamento da circulação física da carga;
- Identificar o responsável pelo transporte em todos os trechos do percurso;
- Conferir mais agilidade ao registro em lote de documentos fiscais em transporte;
- Registrar modificações ou substituições de unidades de carga ou de transporte e seus condutores;
- Consolidar as informações sobre as cargas relativas a várias NF-e ou CT-e transportadas em um mesmo veículo.
Percebe como o manifesto eletrônico de documentos fiscais cumpre um importante papel no transporte de mercadorias?
Mas nem sempre ele deve ser emitido, sabia? E quando é necessário emitir MDF-e?
Quando devo emitir manifesto eletrônico?
A emissão do MDF-e é obrigatória para cargas fracionadas e fechadas em algumas situações.
Para cargas fracionadas, o manifesto eletrônico de carga é obrigatório:
- para emitentes de CT-e em operações interestaduais com mais de um CT-e no mesmo veículo de carga;
- para emitentes de mais de uma NF-e que realizam o transporte de bens ou mercadorias com veículo arrendado, contratado (Transportador Autônomo de Cargas – TAC) ou próprio.
Para cargas fechadas, é exigido:
- em operações interestaduais de carga lotação (um único CT-e por veículo de carga);
- em operações que envolvem mercadorias acobertadas por uma única NF-e, cujo transporte é realizado em veículos próprios do emitente, arrendados ou contratados (TAC).
Aprendeu quando deve emitir manifesto eletrônico? A partir dessa explicação, é possível imaginar quem é o responsável pela emissão do documento.
O responsável pela emissão do MDF eletrônico
A responsabilidade pela emissão do MDF eletrônico é da empresa que realiza o transporte.
Se o destinatário optar por realizar o transporte, portanto, ele será o responsável por emitir o documento.
Há ainda outras situações que podem causar dúvidas:
- Subcontratação: o emissor será exclusivamente o transportador responsável por gerenciar a operação, pois ele detém as informações da carga, do motorista e do veículo.
- Redespacho: caso em que o transportador contratado originalmente para o frete passa um ou mais trechos para terceiros, Nesta situação, todos os transportadores envolvidos devem emitir o MDF eletrônico referente ao trecho sob sua responsabilidade.
A legislação do MDF-e
O MDF-e está previsto no Ajuste SINIEF 21/2010, norma que traz todas as instruções e regras do manifesto eletrônico.
Entenda como encerrar um manifesto eletrônico
Você aprendeu o que é MDF-e e quem é o responsável por emitir este documento fiscal. Mas você sabia que é preciso saber como encerrar um manifesto eletrônico?
Após o fim da operação de transporte, o emitente do documento deve acessar seu sistema e fazer o encerramento do MDF-e.
Essa prática é um sinal para a Secretaria da Fazenda entender que a operação foi concluída, e as placas dos veículos que realizaram o transporte estão liberadas para emissão de novos manifestos.
Ou seja, se houver MDF-e pendente de encerramento, a empresa não conseguirá emitir um novo documento para aquele veículo na mesma unidade federativa.
E se eu não emitir o manifesto de documentos fiscais eletrônicos?
Valor da multa por falta de manifesto
Existe uma penalidade para a empresa que não cumpre a obrigação de emitir o documento de manifesto, mas ela varia conforme o estado.
Em São Paulo, por exemplo, a multa equivale a 50% do valor da operação ou prestação indicada no documento fiscal, com limite mínimo de 15 UFESPs por documento.
Esta regra está prevista no Decreto nº 55.437/2021.
Como tirar manifesto eletrônico
A emissão do manifesto eletrônico pode estar sujeita a regras específicas de cada estado da federação, além das orientações do Conselho Nacional de Política Fazendária.
Porém, via de regra, para a emissão do MDF-e, as empresas devem:
- Realizar o credenciamento como Emissor de CT-e ou NF-e junto à Secretaria Estadual da Fazenda (SEFAZ) do seu estado;
- Adquirir um certificado digital, junto a uma Autoridade Certificadora credenciada na ICP-Brasil. para conferir validade jurídica ao documento eletrônico;
- Contratar um software que emite o manifesto de documentos fiscais eletrônico ou adaptar o sistema de faturamento para a emissão.
Se sua empresa cumpre todos os requisitos, está pronta para emitir o documento fiscal.
Emitindo antes de carregar a mercadoria
O MDF eletrônico unifica as informações referentes à toda a documentação do transporte da carga, ele só deve ser emitido após conhecer os documentos originários.
Por isso, tenha em mãos a NF-e, o CT-e e qualquer outro documento previsto na legislação que acompanha a circulação e documenta a prestação de serviço anterior.
E se o responsável pela emissão cometer erros na hora de emitir o documento fiscal?
Alterando o manifesto eletrônico
O manifesto de documentos fiscais eletrônicos pode ser alterado apenas antes da sua transmissão para a Secretaria da Fazenda.
Caso seja preciso modificá-lo após este evento, o responsável deverá encerrar o MDF-e e emitir um novo. Isso costuma acontecer quando há alteração em veículos, carga ou documentação.
Existe uma única exceção que permite a modificação do manifesto: inclusão de motorista. Para isso, é preciso entrar no sistema emissor e escolher o evento “Inclusão de Condutor”, antes do evento de “Encerramento do MDF-e”.
Manifesto eletrônico no caso de TAC (Transportador Autônomo de Cargas)
Na operação de transporte de cargas, a empresa pode optar por contratar um transportador autônomo (TAC).
Neste caso, a responsabilidade pela emissão do manifesto eletrônico de carga é da empresa contratante remetente ou destinatária.
Fique atento também às outras peculiaridades da contratação de TAC, como emissão de documentos adicionais e pagamento do frete por meio de pagamento homologado pela ANTT.
Agora você já sabe o que é MDF-e e as principais características e regras do manifesto eletrônico. E quais são os benefícios que ele traz?
Quais são as vantagens do manifesto eletrônico?
O manifesto de documentos fiscais eletrônicos proporciona benefícios para a sociedade, para o Fisco e para as empresas.
A sociedade se beneficia principalmente com a redução do consumo de papel e a otimização do processo de controle fiscal.
Já o Fisco consegue ter processos mais padronizados e uma fiscalização do transporte de cargas mais confiável. Por consequência, também terá um gerenciamento de documentos facilitados.
E as empresas?
Redução de custos
A redução de custos empresariais com o uso do documento eletrônico ocorre em diversos âmbitos.
A mais óbvia diz respeito ao menor custo com impressão do MDF-e e de documentos auxiliares, já que tudo é emitido de forma eletrônica.
Consequentemente, isso ocasiona menor necessidade de adquirir papel e outros insumos de escritório.
Outra consequência evidente é a redução de custos de armazenagem de documentos, pois a empresa não demandará grandes espaços físicos para essa tarefa.
Por isso, não precisará investir também em uma logística necessária para recuperar ou localizar os documentos quando necessário.
Quer um exemplo? Se o contribuinte emite 50 manifestos por dia, terá acumulado 1.000 manifestos por mês e 12 mil ao final de um ano. Como é preciso guardar os documentos por cinco anos, terá 60.000 documentos.
Já pensou no custo de impressão e armazenamento de todo esse volume?
Redução de tempo
Um benefício relevante que o manifesto em formato eletrônico trouxe para as empresas é a redução do tempo gasto com diversas tarefas.
A primeira e mais burocrática era exatamente a impressão e a assinatura necessária no documento impresso. Com a versão eletrônica, bastam poucos cliques para assiná-la.
Outro aspecto temporal é a economia de tempo de parada de caminhões nos postos de fiscalização na fronteira.
O trabalho dos fiscais também foi simplificado com o documento que unifica várias informações. Com isso, os transportadores têm mais chance de cumprir os prazos de seus clientes com segurança.
Otimização dos processos de gestão
As empresas que adotam a automação em seus diversos aspectos, inclusive com o uso de documentos eletrônicos, veem seus processos de gestão serem otimizados.
Isso acontece não só com o armazenamento virtual, mas com o gerenciamento eletrônico de documentos.
Na prática, é algo que facilita a recuperação de manifestos quando necessário e o compartilhamento de informações entre profissionais.
E, como você já sabe, uma informação compartilhada pode evitar duplicidade e conferir maior visibilidade aos fluxos.
Dessa forma, ocorre uma natural otimização dos processos de gestão da empresa.
Agilidade e segurança na emissão do documento
Quanto tempo você gasta para coletar assinaturas em documentos? Quais as chances de uma delas ser rasurada ou falsificada?
Com a emissão do MDF eletrônico é possível evitar tudo isso. Bastam poucos cliques para assinar o documento digitalmente com validade e segurança jurídica ou para consertar informações antes de enviá-lo para a SEFAZ.
Incentivo ao uso de relacionamentos eletrônicos com clientes
Por fim, o último benefício que apontamos sobre o uso do manifesto eletrônico de documentos fiscais é o incentivo ao uso de relacionamentos eletrônicos entre clientes empresariais.
O comércio eletrônico B2B (Business-to-business) pode ser impulsionado com o MDF-e, pois utiliza padrões abertos de comunicação pela Internet e traz maior segurança com o uso de certificação digital.
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Ela permite que o profissional faça a gestão de assinaturas de forma segura e eficiente.
Na cláusula segunda do Ajuste SINIEF 21/2010, temos uma importante regra:
“MDF-e é o documento fiscal eletrônico, de existência apenas digital, cuja validade jurídica é garantida por uma assinatura eletrônica qualificada e pela autorização de uso por parte da administração tributária da unidade federada do contribuinte”.
Mas ele não é o único documento com o qual você lida em sua rotina, certo? É preciso ter uma ferramenta que garanta a segurança e a validade jurídica deles.
É exatamente isso que a ferramenta da maior empresa de tecnologia do Brasil faz: gerenciar e autenticar diversos documentos eletrônicos da sua organização.
Você será capaz de localizar tudo rapidamente, acompanhar o ciclo de vida dos contratos e garantir a assinatura com ou sem certificado digital.
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Conclusão
O manifesto eletrônico é um documento fiscal de suma importância nas operações de transporte.
Para emiti-lo, a empresa deve se atentar à legislação vigente, se cadastrar na Secretaria da Fazenda, adquirir um certificado digital e ter um sistema que realize a emissão.
A mudança para a versão eletrônica trouxe diversos benefícios para as organizações, como a economia de tempo e a redução de custos.
Mas é preciso sempre considerar a segurança desse e de outros documentos, certo? Para isso, uma gestão eletrônica eficiente é necessária. Veja o que é e como fazer a gestão eletrônica de documentos!
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