Sistema de gestão: o que é, quais as vantagens e por que investir?

Adotar um sistema de gestão pode ser muito vantajoso. Auxilia no controle de processos, além de proporcionar a integração entre atividades setoriais e uma gestão de riscos mais eficiente. Graças à automação fornecida por esse tipo de ferramenta, ainda é possível aumentar a produtividade de suas equipes e otimizar os resultados do negócio. No entanto, …

Equipe TOTVS | 09 junho, 2022

Adotar um sistema de gestão pode ser muito vantajoso. Auxilia no controle de processos, além de proporcionar a integração entre atividades setoriais e uma gestão de riscos mais eficiente.

Graças à automação fornecida por esse tipo de ferramenta, ainda é possível aumentar a produtividade de suas equipes e otimizar os resultados do negócio.

No entanto, por mais popular que o assunto seja, os sistemas de gestão ainda são temas de dúvidas por parte de líderes e gestores de negócios.

Afinal, o que é um sistema de gestão, qual o conceito por trás e quais os tipos de ferramentas disponíveis no mercado?

Para entender mais sobre essa tecnologia e por que ela é tão importante para as empresas, que tal continuar lendo o nosso conteúdo?

A TOTVS é pioneira no desenvolvimento de sistemas de gestão empresarial no Brasil, com mais de 20 anos de experiência. Ou seja, expertise de sobra para contar a você tudo sobre essa ferramenta.

Vamos lá?

O que é sistema de gestão?

Sistema de gestão é um software de computador que possui recursos que organizam, integram, controlam, monitoram e automatizam sua operação administrativa.

Trata-se de uma tecnologia que organiza a gestão de um negócio, criando caminhos para que os processos sejam executados de forma ágil, eficiente e segura, melhorando os resultados e a produtividade.

Talvez o principal expoente quando falamos de sistemas de gestão seja o software ERP, ou seja, a tecnologia própria para gerenciamento de recursos empresariais.

No entanto, no mesmo guarda-chuva, podemos incluir o CRM, BPM, TMS, WMS, entre vários outros.

Qual a função de um sistema de gestão?

A função de um sistema de gestão é otimizar as atividades operacionais que compõem a gestão do negócio ou do setor em si. Ele proporciona maior transparência e controle, seja das operações como também dos dados.

Voltamos ao exemplo do ERP: esse sistema de gestão é como uma grande suíte de recursos que se destina a centralizar processos e informações de todos os setores de um negócio.

Assim, com poucos cliques, é possível gerenciar setores inteiros, como seu financeiro, fiscal, estoque, logística, entre vários outros.

Em específico, uma das funções de qualquer sistema de gestão hoje é automatizar tarefas repetitivas, tornando a rotina administrativa mais eficiente, rápida e assertiva.

Quando usar um sistema de gestão empresarial?

Não existe momento certo para um negócio investir em um sistema de gestão, pois toda empresa pode contar com a tecnologia já desde o dia 1 de operações.

Mas sim, sabemos que há um investimento envolvido e nem todas as organizações, especialmente micro e pequenas, possuem um nível de demanda que justifique a modernização.

Em geral, é comum que os fundadores das empresas começam de baixo, escalando o negócio, utilizando ferramentas como planilhas e sistemas de organização de projetos gratuitos.

A partir do momento que a demanda cresce, essas soluções perdem a razão de serem utilizadas, especialmente porque não são confiáveis. É aí que o investimento em um sistema de gestão passa a fazer sentido.

Como é organizada a estrutura de um sistema de gestão?

O sistema de gestão serve como plataforma centralizadora de dados e operações. Isso quer dizer que é uma tecnologia estruturada com base em alguns pilares.

Normalmente, esses pilares são:

  • governança corporativa;
  • planejamento estratégico;
  • implantação e operação das tarefas;
  • avaliação do desempenho por meio do monitoramento de resultados;
  • desenvolvimento de correções e implantação de uma filosofia de melhoria contínua.

A presença, robustez e dinamismo de cada um desses vai depender de sistema para sistema.

Uma versão trial com certeza vai oferecer alguns recursos-chaves em detrimentos de outros (oferecendo ferramentas de operação, mas não de governança e planejamento estratégico, por exemplo).

Necessidade do sistema de gestão na era 4.0

A indústria 4.0 se refere à revolução industrial que estamos vivendo hoje em dia, em que avanços tecnológicos de diferentes áreas estão convergindo. Isso envolve:

Controle e monitoramento

Graças a hardwares e softwares de gestão mais eficientes, é possível obter importantes informações críticas e estratégicas, com maior precisão e em tempo real. Uma solução assim é o big data analytics.

Tecnologia da informação aprimorada

A indústria 4.0 também permite um aprimoramento da área de TI com sistemas de gestão, e até mesmo operacionais, integrados.

Automação empresarial total

Graças à inteligência artificial (IA), ao machine learning (aprendizado de máquina) e à computação cognitiva, é possível automatizar até atividades analíticas e decisórias. Tudo isso com base em critérios previamente estabelecidos.

Virtualização de documentos e sistemas

A indústria 4.0 prevê a cópia digital da “fábrica inteligente”. Isso significa a possibilidade de rastrear e monitorar, de forma remota, fluxos e equipamentos por intermédio de sensores instalados em sua infraestrutura.

Sistemas de monitoramento avançados

Essas soluções conseguem coletar e processar dados rapidamente. Gerando, assim, informações estratégicas quase que de maneira instantânea. Isso contribui para tomadas de decisões mais ágeis.

Automação de atividades

Com a automação é possível ter uma descentralização de processos. Por exemplo, módulos conseguem trabalhar de maneira independente dentro de uma indústria inteligente, podendo agilizar e aprimorar os seus próprios processos.

Alta modularidade de sistemas

Cada módulo conseguirá funcionar de acordo com as demandas existentes, podendo ser vinculados ou desvinculados das atividades facilmente.

Internet of Services

Com arquiteturas de softwares orientadas à Internet of Services, os componentes poderão se comunicar, via IoT, e realizar serviços ou tarefas inteligentes. Por exemplo, um termostato pode mostrar como economizar energia.

Por que adotar um sistema de gestão?

colaboradores debatem por que adotar um sistema de gestão

Os pontos apresentados acima constituem, por si só, boas razões para se aderir a um software de gerenciamento empresarial.

Porém, se você quiser mais motivos para adotar esse tipo de solução, veja sete dos principais:

1. Mais transparência e integração

Normalmente, um sistema de gestão empresarial é capaz de registrar quase todas as operações realizadas nele, bem como os dados lançados e consultados.

Esses ficarão à disposição dos gestores, permitindo que monitorem os processos que passam pelo programa.

Além de contar com diferentes módulos para cada setor do negócio. Os módulos trabalham em conjunto, pois muitos processos percorrem diferentes departamentos.

As informações geradas nesse fluxo dos processos também ficam disponíveis, conforme as atribuições de cada colaborador e setor, para as pessoas envolvidas.

Sistemas de informações gerenciais também facilitam a fiscalização de órgãos do governo, especialmente se contam com práticas e processos adaptados aos padrões legislativos.

Isso é importante, especialmente, para os módulos fiscais, contábeis e financeiros. 

Em suma, fica mais fácil registrar e repassar as informações que essas entidades necessitam ou requerem.

2. Redução de burocracia

Uma boa solução de gerenciamento, normalmente, é construída ao longo do tempo, isto é, sofre modificações e é atualizada com frequência, tendo por base as práticas de excelência identificadas no mercado.

A desenvolvedora coleta dados provenientes de experiências com vários negócios que utilizam o seu sistema para implementar melhorias, além de otimizar adequadamente o programa em relação às demandas dos negócios.

Um dos objetivos é desenvolver fluxos mais ágeis, que podem ser feitos automaticamente ou com o mínimo de obstáculos, como a alta burocracia.

Além disso, a digitalização de documentos torna mais fácil compartilhá-los rapidamente entre os colaboradores.

Isso permite que processos de autorização, de coleta de assinaturas ou que dependem de regras externas — operações bancárias, jurídicas, fiscais etc. — sejam efetuados sem tantos entraves burocráticos.

3. Automatização de processos

Com a automatização de processos, é possível otimizar a gestão da cadeia produtiva

Por exemplo, após um colaborador lançar dados sobre o recebimento de um item, automaticamente o sistema pode emitir documentos relacionados a ele.

Além de notificar outros colegas informando que a mercadoria está pronta para venda.

Na Indústria 4.0, a automatização de equipamentos e o uso de sensores, etiquetas RFID (Radio Frequency Identification) e de câmeras potentes permite atualização quando o produto sai do estoque.

Dessa forma, o setor financeiro saberá se houve venda e poderá produzir as informações e os registros referentes à operação.

O controle de recursos, de custos, de itens em circulação na empresa, dentre outras atividades, é mais eficiente.

Isso porque permite verificar o que ocorre nos armazéns da companhia em tempo real. Outros procedimentos automatizados no setor financeiro envolvem:

  • emissão de documentos;
  • controle de movimentações financeiras;
  • formas de pagamento mais rápidas e eficientes;
  • criação do fluxo de caixa e controle de caixa, além do lançamento de dados;
  • cotação de produtos, que pode ser feita em conjunto com o setor de compras;
  • organização e estruturação dos relatórios, de modo a facilitar a leitura e análise deles;
  • realização de cálculos e processamento de informações para obtenção de indicadores, estatísticas e outras métricas.

4. Redução de erros humanos

A automatização contribui para diminuir erros humanos nos processos repetitivos, cansativos e manuais.

Por exemplo, uma vírgula lançada de forma indevida em uma conta pode causar alterações nas análises gerenciais.

Ou um documento registrado incorretamente pode gerar problemas com o Fisco.

Para evitar essas situações, é importante contar com um sistema capaz de automatizar diferentes processos ou boa parte das etapas que os compõem. 

Automatizando as tarefas mais desgastantes, pode-se liberar os colaboradores para funções que exigem maior análise e criatividade. Inclusive, gerando valor agregado mais alto para o negócio.

5. Decisões baseadas em dados

A produção de indicadores de desempenho pelo sistema de gestão integrada potencializa a tomada de decisões dos gestores.

Afinal, com estatísticas, gráficos, porcentagens, etc., é possível entender melhor o desempenho da empresa, de seus departamentos e colaboradores.

Também dá para checar quais processos têm desempenho abaixo do esperado, o que permite mapear e identificar pontos que precisam de melhorias.

Um RH baseado em dados, por exemplo, é capaz de escolher quais colaboradores precisam de desenvolvimento.

O sistema de gestão pode ser integrado a soluções de análise e processamento de dados, como big data ou machine learning.

Assim, as informações obtidas terão maior qualidade e precisão, que poderão, inclusive, ajudar a mapear tendências, descobrir oportunidades ou reduzir riscos.

6. Conformidade com a legislação fiscal

Como mencionado, um sistema de gestão normalmente é desenvolvido tendo por base exigências fiscais, contábeis, financeiras, entre outras.

Dessa forma, costuma ser atualizado em relação às leis do país, emitindo relatórios e documentos, como a nota fiscal eletrônica (NF-e), em conformidade com as regras.

A cada nova mudança nas normas, geralmente a desenvolvedora atualiza o sistema após consultar especialistas.

Ou, até mesmo, integrar a sua solução com os programas disponibilizados pelo governo. Isso ajuda a evitar problemas com a legislação e, consequentemente, prevenir-se de multas, processos judiciais e outras sanções impostas pelo Fisco.

7. Posicionar a empresa para o crescimento

O ganho de escala precisa vir acompanhado de uma boa gestão, para que não se percam “os rumos” do negócio e não extrapolem os orçamentos.

Nesse caso, o sistema de gerenciamento, especialmente um evolutivo e escalável, alojado na nuvem, é essencial.

Ele é adaptável, ampliando ou reduzindo os seus recursos conforme o tamanho da empresa. Outro ponto positivo é a forma de acesso, que se dá via internet e, portanto, pode ser feita em qualquer hora, dia e lugar.

O sistema gerencial precisa ser adaptável ao porte da companhia, contendo processos que sejam eficientes tanto em pequenos e médios quanto em grandes negócios.

Em todo caso, o software de gestão empresarial escolhido precisará lidar com diferentes consequências do crescimento, como a necessidade de:

  • gerir vários locais;
  • lidar com a comunicação do pessoal;
  • administrar e integrar também sistemas de outros negócios;
  • gerir adequadamente informações departamentais e o fluxo de dados entre elas;
  • gerenciar melhor os novos processos e aqueles oriundos dos sistemas legados ou básicos.

8. Economia

Um dos principais benefícios por trás da implantação de um sistema de gestão na empresa é o potencial de redução de custos.

De acordo com dados da Ultra Consultants, a principal razão que as empresas citam para justificar o investimento em uma tecnologia do tipo é a economia de custos.

Além disso, de acordo com a mesma consultoria, ao perguntar para as empresas onde um sistema de gestão mais impactou, as três respostas principais foram:

  • Redução de custos de TI;
  • Redução no tempo de ciclo;
  • Redução dos níveis de estoque.

O motivo por trás dessas respostas é simples: o sistema de gestão possibilita que empresas otimizem a forma que utilizam seus recursos, tornando as operações mais enxutas e assertivas.

Quais são os tipos de sistema de gestão?

Como falamos anteriormente, os sistemas de gestão não se resumem a um tipo de tecnologia. Trata-se, na verdade, de um guarda-chuva composto de várias soluções — algumas mais amplas, outras mais específicas.

A seguir, separamos uma breve explicação sobre alguns desses sistemas para você conferir, veja só:

ERP

O ERP automatiza e une atividades de vários departamentos, equipes e unidades de um negócio — filiais e matriz.

É um sistema completo, que cruza dados de procedimentos distintos, proporcionando maior controle em relação ao fluxo de atividades dentro da empresa.

Com o ERP, é possível integrar diferentes departamentos e processos dentro da companhia de duas formas:

  • de maneira funcional: por intermédio de módulos/funcionalidades específicas para as atividades de cada área;
  • de maneira sistêmica: dividindo os recursos por meio de processos/sistemas importantes da empresa, como o processamento de transações.

Algumas das vantagens do ERP incluem boa escalabilidade e centralização de conteúdos em um só repositório. Além da possibilidade de acesso a históricos para consultas e realização de estimativas.

CRM

O Customer Relationship Management, ou Gestão de Relacionamento com o Cliente, é um sistema que facilita a interação com os clientes. E também otimiza o atendimento oferecido a eles. No CRM, são armazenadas informações como:

  • cadastros e dados de contato de consumidores;
  • dúvidas mais comuns ou específicas que foram atendidas;
  • históricos de interações com clientes e potenciais clientes;
  • mensagens trocadas entre consumidores e colaboradores;
  • análises para entender melhor o perfil do público, prever tendências e hábitos de consumo ou atender a novas demandas etc.

BPM

O software BPM serve para implementar um correto Gerenciamento de Processos de Negócios.

Ele possibilita que uma empresa mapeie, padronize, melhore e continuamente otimize seus processos.

É uma tecnologia que possibilita a melhor administração da empresa, de forma que seja cada vez mais fácil atingir seus objetivos e superar expectativas.

Qual a importância do sistema de gestão para empresas?

homem pesquisa sobre importância de um sistema de gestão

Existem soluções que conseguem se adaptar a novas ferramentas, gerando oportunidades. O uso de ferramentas de gerenciamento também facilita o trabalho do gestor.

Isso é fundamental em negócios que estão crescendo e, por consequência, tornando-se mais complexos de serem administrados.

Basta olhar para o mercado para entender a importância da tecnologia atrelada à gestão da organização.

De acordo com dados de pesquisa americana, a implementação de um ERP levou a uma melhoria de 95% na gestão de processos dos negócios.

Além disso, de todas as empresas entrevistadas que investiram na tecnologia, 50% viram uma melhoria impactante nos seus processos.

Sistema de gestão: dúvidas frequentes

Antes de finalizar esse guia completo, que tal sanar algumas dúvidas frequentes sobre o assunto? Separamos perguntas que sempre recebemos de clientes e leitores e as respondemos. Confira:

Qual o melhor sistema de gestão para micro e pequenas empresas?

A TOTVS é especialista no desenvolvimento de sistemas de gestão ideais não apenas para grandes organizações, mas também micro e pequenos negócios — com as soluções Eleve!

A Eleve é o nosso braço dedicado a micros – incluindo MEIs e startups – e pequenas empresas, com sistemas próprios para gestão de negócios em fase de escala. Que tal conferir?

Como escolher o melhor sistema de gestão?

Primeiro, entenda as necessidades da sua operação. Então, conduza uma pesquisa de mercado e escolha os desenvolvedores que ofereçam os sistemas mais apropriados.

Lembre-se de considerar fatores além dos custos, como os benefícios que o sistema traz, seu nível de suporte e a reputação da empresa no mercado.

Existe algum sistema de gestão gratuito?

Existem sistemas de gestão gratuitos, mas eles são limitados. Versões trials são uma boa opção para quem quer testar a solução, mas não para uma adoção no médio e longo prazos.

O investimento em ferramenta completa vale a pena, podendo transformar sua operação e trazer excelentes resultados em pouco tempo.

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Além disso, conta com uma gama completa de soluções complementares, que podem ser integradas para agregar valor ao seu negócio.

E você, quer revolucionar a gestão de processos, transformar seus resultados e colocar sua empresa à frente da concorrência?

Conheça os benefícios dos sistemas de gestão da TOTVS

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Conclusão

Ao longo deste guia, explicamos tudo sobre sistema de gestão, sua função, a forma que é estruturado, quais necessidades ele resolve e muito mais!

Investir em tecnologia é um dos principais passos para consolidar o seu negócio e entrar de vez na transformação digital.

A boa notícia? O sistema de gestão é a primeira etapa nessa jornada e está a poucos cliques de distância.

Que tal implantar os melhores ERPs do mercado em sua empresa, testemunhando na prática suas vantagens? Conte com os sistemas de gestão da TOTVS!

Agora, já que falamos de uma realidade em que as organizações precisam constantemente se transformar, que tal aprender mais sobre esse tema?

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Comentários deste post

  1. GestorSoftware diz:

    Ótimo artigo, obrigado por compartilhar!

  2. Alan Amorim diz:

    Olá, Gestor. Obrigado você pelo comentário e por nos acompanhar :)

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