Conheça os 8 motivos que fazem com que sua empresa precise de um sistema de gestão

7 motivos para adotar um sistema de gestão

Equipe TOTVS | ERP | GESTÃO DE NEGÓCIOS | 02 dezembro, 2019

Adotar um sistema de gestão pode ser muito vantajoso. Auxilia no controle de processos, proporciona a integração entre atividades setoriais e uma gestão de riscos mais eficiente. Graças à automação fornecida por esse tipo de ferramenta, ainda é possível aumentar a produtividade de suas equipes e otimizar os resultados do negócio.

Necessidade do sistema de gestão na era 4.0

A Indústria 4.0 se refere à revolução industrial que estamos vivendo hoje em dia, em que avanços tecnológicos de diferentes áreas estão convergindo. Isso envolve:

Controle e monitoramento

Graças a hardwares e softwares de gestão mais eficientes, é possível obter importantes informações críticas e estratégicas, com maior precisão e em tempo real. Uma solução assim é o Big Data Analytics.

Tecnologia da informação aprimorada

A Indústria 4.0 também permite um aprimoramento da área de TI com sistemas de gestão integrada, e até mesmo operacionais, integrados.

Automação empresarial total

Graças à Inteligência Artificial (IA), ao Machine Learning (Aprendizado de Máquina) e à computação cognitiva, é possível automatizar até atividades analíticas e decisórias. Tudo isso com base em critérios previamente estabelecidos.

Virtualização de documentos e sistemas

A Indústria 4.0 prevê a cópia digital da “fábrica inteligente”. Isso significa a possibilidade de rastrear e monitorar, de forma remota, fluxos e equipamentos por intermédio de sensores instalados em sua infraestrutura.

Sistemas de monitoramento avançados

Essas soluções conseguem coletar e processar dados rapidamente. Gerando, assim, informações estratégicas quase que de maneira instantânea. Isso contribui para tomadas de decisões mais ágeis.

Automação de atividades

Com a automação é possível ter uma descentralização de processos. Por exemplo, módulos conseguem trabalhar de maneira independente dentro de uma indústria inteligente, podendo agilizar e aprimorar os seus próprios processos.

Alta modularidade de sistemas

Cada módulo conseguirá funcionar de acordo com as demandas existentes, podendo ser vinculados ou desvinculados das atividades mais facilmente.

Internet of Services

Com arquiteturas de softwares orientadas à Internet of Services, os componentes poderão se comunicar, via IoT, e realizar serviços ou tarefas inteligentes. Por exemplo, um termostato pode mostrar como economizar energia.

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Por que adotar um sistema de gestão?

Os pontos apresentados acima constituem, por si só, boas razões para se aderir a um software de gerenciamento empresarial. Porém, se você quiser mais motivos para adotar esse tipo de solução, veja sete dos principais:

1. Mais transparência e integração

Normalmente, um sistema de gestão empresarial é capaz de registrar quase todas as operações realizadas nele, bem como os dados lançados e consultados. Esses ficarão à disposição dos gestores, permitindo que monitorem os processos que passam pelo programa.

Um ERP é capaz de registrar quase todas as operações realizadas nele, bem como os dados lançados e consultados. Além de contar com diferentes módulos para cada setor do negócio. Os módulos trabalham em conjunto, pois muitos processos percorrem diferentes departamentos. As informações geradas nesse fluxo dos processos também ficam disponíveis, conforme as atribuições de cada colaborador e setor, para as pessoas envolvidas.

Sistemas de informações gerenciais também facilitam a fiscalização de órgãos do governo, especialmente se contam com práticas e processos adaptados aos padrões legislativos. Isso é importante, especialmente, para os módulos fiscais, contábeis e financeiros. Em suma, fica mais fácil registrar e repassar as informações que essas entidades necessitam ou requerem.

2. Redução de burocracia

Uma boa solução de gerenciamento, normalmente, é construída ao longo do tempo, isto é, sofre modificações e é atualizada com frequência, tendo por base as práticas de excelência identificadas no mercado.

A desenvolvedora coleta dados provenientes de experiências com vários negócios que utilizam o seu sistema para implementar melhorias, além de otimizar adequadamente o programa em relação às demandas dos negócios. Um dos objetivos é desenvolver fluxos mais ágeis, que podem ser feitos automaticamente ou com o mínimo de obstáculos como a alta burocracia.

Além disso, a digitalização de documentos torna mais fácil compartilhá-los rapidamente entre os colaboradores. Isso permite que processos de autorização, de coleta de assinaturas ou que dependem de regras externas — operações bancárias, jurídicas, fiscais, etc. — sejam efetuados sem tantos entraves burocráticos.

3. Automatização de processos

Com a automatização de processos é possível otimizar a gestão da cadeia produtiva. Por exemplo, após um colaborador lançar dados sobre o recebimento de um item, automaticamente o sistema pode emitir documentos relacionados a ele. Além de notificar outros colegas informando que a mercadoria está pronta para venda.

Na Indústria 4.0, a automatização de equipamentos e o uso de sensores, etiquetas RFID (Radio Frequency Identification) e de câmeras potentes, permite atualização quando o produto sai do estoque. Dessa forma, o setor financeiro saberá se houve venda e poderá produzir as informações e os registros referentes à operação.

O controle de recursos, de custos, de itens em circulação na empresa, dentre outras atividades, é mais eficiente. Isso porque permite verificar o que ocorre nos armazéns da companhia em tempo real. Outros procedimentos automatizados no setor financeiro envolvem:

  • criação do fluxo de caixa e controle de caixa, além do lançamento de dados;
  • realização de cálculos e processamento de informações para obtenção de indicadores, estatísticas e outras métricas;
  • organização e estruturação dos relatórios, de modo a facilitar a leitura e análise deles;
  • formas de pagamento mais rápidas e eficientes;
  • emissão de documentos;
  • controle de movimentações financeiras,
  • cotação de produtos, que pode ser feita em conjunto com o setor de compras.

4. Redução de erros humanos

A automatização contribui para diminuir erros humanos nos processos repetitivos, cansativos e manuais. Por exemplo, uma vírgula lançada de forma indevida em uma conta pode causar alterações nas análises gerenciais. Ou um documento registrado incorretamente pode gerar problemas com o Fisco.

Para evitar essas situações, é importante contar com um sistema capaz de automatizar diferentes processos ou boa parte das etapas que os compõem. Automatizando as tarefas mais desgastantes, permite-se liberar os colaboradores para funções que exigem maior análise e criatividade. Inclusive, geram valor agregado mais alto para o negócio.

5. Decisões baseadas em dados

A produção de indicadores de desempenho pelo sistema de gestão integrada potencializa a tomada de decisões dos gestores. Afinal, com estatísticas, gráficos, porcentagens, etc., é possível entender melhor o desempenho da empresa, de seus departamentos e colaboradores.

Também dá para checar quais processos têm desempenho abaixo do esperado, o que permite mapear e identificar pontos que precisam de melhorias. Um RH baseado em dados, por exemplo, é capaz de escolher quais colaboradores precisam de desenvolvimento.

sistema de gestão pode ser integrado a soluções de análise e processamento de dados, como Big Data ou Machine Learning. Assim, as informações obtidas terão maior qualidade e precisão, que poderão, inclusive, ajudar a mapear tendências, descobrir oportunidades ou reduzir riscos.

6. Conformidade com a legislação fiscal

Como mencionado, um sistema de gestão normalmente é desenvolvido tendo por base exigências fiscais, contábeis, financeiras, entre outras. Dessa forma, costuma ser atualizado em relação às leis do país, emitindo relatórios e documentos, como a nota fiscal eletrônica (NF-e), em conformidade com as regras.

A cada nova mudança nas normas, geralmente a desenvolvedora atualiza o sistema após consultar especialistas. Ou, até mesmo, integrar a sua solução com os programas disponibilizados pelo governo. Isso ajuda a evitar problemas com a legislação e, consequentemente, prevenir-se de multas, processos judiciais e outras sanções impostas pelo Fisco.

7. Posicionar a empresa para o crescimento

O ganho de escala precisa vir acompanhado de uma boa gestão, para que não se percam “os rumos” do negócio e não extrapolem os orçamentos. Nesse caso, o sistema de gerenciamento, especialmente um evolutivo e escalável, alojado na nuvem (Cloud), é essencial.

Ele é adaptável, ampliando ou reduzindo os seus recursos conforme o tamanho da empresa. Outro ponto positivo é a forma de acesso, que se dá via internet e, portanto, pode ser feita em qualquer hora, dia e lugar.

O sistema gerencial precisa ser adaptável ao porte da companhia, contendo processos que sejam eficientes tanto em pequenos, médios e grandes negócios. Em todo caso, o software de gestão empresarial escolhido precisará lidar com diferentes consequências do crescimento, como a necessidade de:

  • gerir vários locais;
  • lidar com a comunicação do pessoal;
  • gerenciar melhor os novos processos e aqueles oriundos dos sistemas legados ou básicos;
  • administrar e integrar também sistemas de outros negócios,
  • gerir adequadamente informações departamentais e o fluxo de dados entre elas.

Tipos de sistema de gestão

Confira quais são os tipos de sistema de gestão mais procurados pelas empresas.

ERP

Automatiza e une atividades de vários departamentos, equipes e unidades de um negócio — filiais e matriz. Cruza dados de procedimentos distintos, proporcionando maior controle em relação ao fluxo de atividades dentro da empresa.

Com o ERP, ainda é possível integrar diferentes departamentos e processos dentro da companhia de duas formas:

  • de maneira funcional: por intermédio de módulos/funcionalidades específicas para as atividades de cada área,
  • de maneira sistêmica: dividindo os recursos por meio de processos/sistemas importantes da empresa, como o processamento de transações.

Algumas das vantagens do ERP incluem boa escalabilidade e centralização de conteúdos em um só repositório. Além da possibilidade de acesso a históricos para consultas e realização de estimativas.

CRM

O Customer Relationship Management, ou Gestão de Relacionamento com o Cliente, é um sistema que facilita a interação com os clientes. E também otimiza o atendimento oferecido a eles. No CRM, são armazenadas informações como:

  • cadastros e dados de contato de consumidores;
  • históricos de interações com clientes e potenciais clientes;
  • mensagens trocadas entre consumidores e colaboradores;
  • dúvidas mais comuns ou específicas que foram atendidas;
  • análises para entender melhor o perfil do público, prever tendências e hábitos de consumo ou atender a novas demandas, etc.

Importância do sistema de gestão

Existem soluções que conseguem se adaptar a novas ferramentas, gerando oportunidades. O uso de ferramentas de gerenciamento também facilita o trabalho do gestor.

Isso é fundamental em negócios que estão crescendo e, por consequência, tornando-se mais complexos de serem administrados. Entenda mais sobre como funciona um sistema de gestão empresarial e como ele pode trazer benefícios para o seu negócio.

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