Workflow: o que é, como criar e ferramentas

Você já se perguntou como as atividades da sua empresa são realizadas, quem faz o quê, em que ordem e quanto tempo leva? Essas são algumas questões que podem ser respondidas pelo conceito de workflow.

Este termo em inglês significa fluxo de trabalho. Trata-se da forma como as tarefas são organizadas e executadas dentro de uma organização, desde o início até o fim. 

Ter um fluxo bem definido e otimizado pode trazer diversos benefícios para sua empresa, como maior produtividade, eficiência, redução de custos, erros e retrabalhos.

Mas como criar este fluxo na prática? Quais ferramentas podem auxiliar em sua gestão? Neste artigo, vamos responder essas e outras perguntas sobre esse tema tão importante para o sucesso do seu negócio. Acompanhe!

O que é um workflow?

Workflow significa fluxo de trabalho e representa a forma como as atividades são realizadas dentro de uma empresa, seguindo uma sequência lógica e ordenada.

Ele também pode ser entendido como um conjunto de regras e procedimentos que define quem faz o quê, quando, como e por quê. Essas normas e procedimentos podem ser formais ou informais, explícitos ou implícitos.

O objetivo do fluxo é garantir que as tarefas sejam feitas da melhor maneira possível, com o menor tempo e custo, e com o maior valor agregado. Ele também visa a facilitar a comunicação e a colaboração entre as pessoas envolvidas no trabalho.

Para tanto, é comum se utilizar de um sistema de workflow para automatizá-lo. Vamos falar mais sobre as ferramentas adiante, mas antes é preciso entender o funcionamento dos fluxos de trabalho.

Como funciona um workflow?

Um workflow funciona como um mapa que orienta o fluxo de trabalho dentro de uma empresa. Ele mostra as etapas necessárias para realizar uma atividade.

Ele pode ser representado por meio de diagramas, gráficos ou desenhos que ilustram as tarefas, os responsáveis, os recursos e as dependências entre elas:

• Atividades: ações que devem ser realizadas para cumprir um objetivo. Por exemplo: separar o produto no estoque;
• Responsáveis: pessoas ou sistemas que executam as atividades. Por exemplo: o funcionário do estoque ou o sistema de gestão do estoque;
• Recursos: materiais, equipamentos ou dados necessários para realizar as atividades. Por exemplo: o produto, a embalagem ou a nota fiscal;
• Dependências: relações de precedência ou sequência entre as atividades. Por exemplo: só é possível emitir a nota fiscal depois de confirmar o pagamento.

O fluxo de trabalho também pode apresentar outros elementos como:

• Condições: critérios que definem se uma atividade deve ou não ser realizada. Por exemplo: só enviar o produto se o pagamento estiver aprovado;
• Regras: normas ou padrões que devem ser seguidos durante o fluxo de trabalho. Por exemplo: seguir as políticas de troca e devolução da empresa;
• Eventos: situações que ocorrem durante o fluxo de trabalho e que podem afetar seu andamento. Por exemplo: um atraso na entrega da transportadora ou uma reclamação do cliente;
• Decisões: pontos onde há mais de uma opção de caminho a seguir no fluxo de trabalho. Por exemplo: se o produto estiver indisponível no estoque, enviar um e-mail ao cliente informando sobre a situação e oferecendo alternativas.

Esse fluxo pode apresentar diferentes níveis de complexidade e abrangência, envolver um ou vários departamentos da empresa, e por isso apresenta muitos tipos.

O importante é que seja claro, consistente e alinhado com a estratégia da empresa. 

Exemplo de workflow

Um exemplo simples de fluxo de trabalho é o processo de compra online. Quando você faz um pedido em um site de e-commerce, há uma série de etapas que acontecem até você receber o produto em sua casa. 

Essas etapas podem incluir:

• Confirmação do pedido;
• Aprovação do pagamento;
• Separação do produto no estoque;
• Emissão da nota fiscal;
• Envio do produto pela transportadora;
• Rastreamento do produto;
• Entrega do produto ao cliente;
• Avaliação da compra.

Cada uma dessas etapas tem um responsável, um prazo, um critério de qualidade e uma forma de comunicação. O fluxo de trabalho é o que determina como essas etapas devem ser realizadas e integradas para garantir a satisfação do cliente.

Outro modelo de workflow é o recrutamento e a seleção de funcionários. Ele seria assim:

• Solicitação do gestor da área;
• Aprovação da vaga;
• Definição de escopo do cargo;
• Divulgação da vaga na internet;
• Triagem dos currículos recebidos;
• Entrevista por telefone/vídeo;
• Dinâmica de grupo;
• Teste de conhecimento técnico;
• Entrevista com gestor da área;
• Resultado;
• Admissão.

Em ambos os casos, é possível automatizar o fluxo ou algumas de suas etapas com o uso de ferramentas de workflow, como se verá adiante.

Quais são as vantagens de contar com fluxos de trabalho na empresa?

Contar com um workflow no dia a dia corporativo pode trazer diversas vantagens, tanto para a gestão quanto para os colaboradores e os clientes. Veja algumas delas:

• Produtividade: um fluxo bem definido e otimizado permite a realização das atividades com mais fluidez, rapidez e eficácia, e evita desperdícios de tempo e recursos;
• Qualidade: ao seguir um fluxo padronizado e controlado, a empresa pode garantir que as atividades sejam feitas com o nível de qualidade esperado, e reduzir erros e retrabalhos;
• Eficiência: ao monitorar e avaliar o fluxo, a empresa pode identificar gargalos, falhas e oportunidades de melhoria nos processos, o que permite a busca por soluções mais adequadas e inovadoras;
• Satisfação: um bom fluxo atende às necessidades e às expectativas dos clientes e dos colaboradores, o que faz com que a empresa aumente a fidelização, a motivação e o engajamento das partes envolvidas.

Vale pontuar ainda que muitas organizações utilizam um sistema de workflow para potencializar essas vantagens. 

De acordo com um relatório de 2021 da Zapier, 92% dos trabalhadores de pequenas e médias empresas concordam que a automação dos fluxos de trabalho melhorou suas vidas no local de trabalho, ajudou a combater o esgotamento do trabalho (63% dos entrevistados) e os tornou profissionais menos estressados (65%).

Qual a diferença entre processo e workflow?

Apesar de serem conceitos relacionados, eles possuem algumas diferenças. Podemos dizer que o processo é uma série de ações coordenadas para alcançar uma meta, enquanto o workflow é a sequência dessas atividades, com foco em automação e controle de etapas.

Um processo é um conjunto de atividades interligadas que transformam insumos (entradas) em produtos ou serviços (saídas) para um cliente ou usuário. Ele tem um objetivo específico e mensurável, e pode ser dividido em subprocessos ou tarefas.

Em uma empresa, os processos são naturais, uma vez que toda atividade é executada por meio deles.

Já o fluxo de trabalho é a forma como um processo é realizado na prática, seguindo uma sequência lógica e ordenada. Ele mostra as etapas do processo, os responsáveis, os recursos e as dependências entre elas.

Ou seja, é a própria organização dos processos para garantir os melhores resultados.

Em outras palavras, o processo é o que deve ser feito e o fluxo de trabalho é como deve ser feito. Portanto, podemos dizer que o fluxo é uma forma de representar e gerenciar os processos da empresa.

Quais os tipos de workflow?

Os tipos de fluxos de trabalhos podem ser classificados de acordo com o grau de estruturação, automação e flexibilidade. Veja alguns exemplos:

• Transacional: é o tipo que possui atividades de diferentes naturezas que devem ser realizadas simultaneamente ou em paralelo, sem depender umas das outras. Ele permite otimizar o tempo e os recursos do fluxo.
• Colaborativo: é o fluxo em que as tarefas são concluídas a partir de um esforço coletivo. É comum que envolva profissionais de diversas áreas, como é o caso do trabalho conjunto das equipes de marketing e comercial.
• Produtivo: adequado para atividades repetitivas envolvidas em processos mais complexos e dinâmicos, que exigem algum grau de inteligência ou análise, como a alimentação de sistemas com dados sensíveis do negócio.
• Administrativo: é o fluxo que segue uma ordem pré-definida e linear de atividades, sem desvios ou alternativas. É mais adequado para processos simples, burocráticos e repetitivos. O workflow administrativo é o mais propenso à automatização.
• Ad hoc: é o tipo mais flexível e adaptável de fluxo de trabalho, que não possui uma estrutura fixa ou pré-definida. Ele pode ser alterado ou ajustado conforme as necessidades e circunstâncias do momento. É um tipo adequado para processos inovadores ou imprevisíveis, que exigem soluções personalizadas ou emergentes.

Esses são apenas alguns tipos principais de fluxos, e é possível combinar características deles para adequá-lo à sua empresa.

Avalie a natureza do trabalho, os objetivos esperados, os recursos disponíveis e as preferências dos clientes e colaboradores antes de definir o melhor tipo.

Como criar um workflow?

Para que um gestor crie um fluxo de trabalho eficiente, ele precisa considerar algumas ações. Veja a seguir:

Avalie os processos atuais da empresa

Entenda como os processos da empresa são realizados atualmente, quais são os problemas e as oportunidades de melhoria. 

Para isso, colete dados e informações sobre as atividades, os responsáveis, os recursos, os prazos, os custos e os resultados dos processos. 

Determine os responsáveis por cada ação

Defina os responsáveis por cada tarefa no fluxo de trabalho. Identifique as pessoas ou sistemas que executam as atividades do processo e atribua a elas papéis e responsabilidades claras. 

Documente as tarefas e pessoas envolvidas

Documente as atividades e as pessoas envolvidas no fluxo de trabalho. Para tanto, descreva cada atividade em detalhes e especifique seu objetivo, seus critérios de qualidade e suas condições de execução. 

É preciso também documentar as pessoas ou sistemas que realizam cada atividade e suas respectivas competências e habilidades. 

Desenhe o fluxo de trabalho

Na sequência, é preciso desenhar o fluxo de trabalho em um diagrama que ilustre as etapas do processo e suas relações. 

Defina a sequência lógica das atividades, indique as dependências, os eventos, as decisões e as condições entre elas. 

Indique também os responsáveis e os recursos necessários para cada atividade. 

Use ferramentas para otimizar

Por fim, as ferramentas de workflow servem para otimizá-lo e torná-lo mais ágil, prático e seguro. 

Existem soluções que automatizam algumas atividades, facilitam a comunicação e a colaboração entre os envolvidos, monitoram e avaliam o desempenho do processo e que garantem a validade jurídica das atividades realizadas.

Metodologias que auxiliam no processo de workflow

Para implementar e otimizar workflows, algumas metodologias se destacam ao estruturar e melhorar processos.

Elas são grandes aliadas na gestão das etapas de um fluxo de trabalho e garantem maior eficiência na organização das atividades. 

Confira a seguir algumas dessas metodologias. 

Diagrama de Ishikawa

Conhecido também como Diagrama de Causa e Efeito ou Diagrama de Espinha de Peixe, essa ferramenta visual ajuda a identificar as causas de problemas ou gargalos em um fluxo de trabalho.

O Diagrama de Ishikawa permite mapear as causas potenciais de falhas, agrupando-as por categorias como pessoas, processos, materiais, entre outros. Isso permite uma análise mais profunda sobre os pontos críticos.

Como consequência, a definição de ações corretivas torna-se mais rápida e precisa. 

Ciclo PDCA

O Ciclo PDCA (Planejar, Fazer, Checar, Agir) é uma metodologia cíclica e contínua para melhorias de processos. As etapas funcionam assim:

• Planejar: etapa destinada à identificação do que precisa ser melhorado e definição de um plano de ação;
• Fazer: fase de execução, voltada a implementação do plano de ação;
• Checar: momento de análise de resultados;
• Agir: etapa de ajustes e reinício do ciclo.

Metodologia Ágil

A Metodologia Ágil tem como objetivo acelerar e melhorar a elaboração e a execução de processos, por isso é especialmente útil em ambientes dinâmicos e muito comum em projetos de desenvolvimento de softwares.

Baseada em ciclos curtos de trabalho (chamados de sprints), ela permite que equipes entreguem partes do projeto de forma incremental e com feedback constante. 

Isso favorece a adaptação rápida a mudanças e a colaboração entre os membros da equipe, o que contribui para um workflow mais flexível e eficiente.

Gráfico de Gantt

O Gráfico de Gantt é uma ferramenta visual que auxilia no planejamento e monitoramento de atividades dentro de um fluxo de trabalho.

Ele representa cada tarefa como uma barra, indicando seu início, duração e fim em uma linha do tempo. Com isso, fica mais fácil visualizar a sequência das atividades, as dependências entre elas e o progresso do projeto. 

Como resultado, é possível melhorar o controle e a organização das tarefas, permitindo que a equipe identifique prazos e gerencie melhor o tempo, evitando atrasos.

Ferramentas para organizar e automatizar seu workflow

Existem algumas ferramentas que contribuem diretamente para uma implementação de sucesso do fluxo de trabalho na empresa.

Listamos algumas dessas ferramentas que podem auxiliar na organização e automação do seu fluxo. Confira a seguir.

Softwares de automação de tarefas

Soluções de automação permitem integrar diferentes plataformas e automatizar tarefas repetitivas, reduzindo o tempo gasto em processos manuais, assim como as chances de erros operacionais. 

Esse tipo de software é muito útil para otimizar atividades e assegurar a consistência no fluxo de trabalho.

CRM

CRMs (Customer Relationship Management) são voltados para a gestão de relacionamento com clientes e ajudam a organizar as interações entre empresa e consumidor em um único sistema.

Dessa forma, é possível simplificar o fluxo de informações entre equipes de vendas, marketing e atendimento, o que resulta em um fluxo mais eficiente.

ERP

Um ERP (Enterprise Resource Planning) é capaz de centralizar dados e processos em uma única plataforma, permitindo a coordenação otimizada de áreas como finanças, inventário e recursos humanos. 

Essa integração promove uma visão ampla e organizada, o que contribui para a eficiência e controle do fluxo de trabalho.

Ferramentas de gestão de projetos

Ferramentas de gestão de projetos são ideais para organizar o workflow, uma vez que permite a visualização e o monitoramento de cada etapa em tempo real.

Essas plataformas ajudam a definir prazos, atribuir tarefas e acompanhar o progresso, o que facilita o alinhamento das atividades entre as equipes.

TOTVS Assinatura Eletrônica

O TOTVS Assinatura Eletrônica é uma plataforma que simplifica e agiliza a assinatura de documentos na sua empresa, com total segurança e validade jurídica. 

Com ele, você pode enviar documentos para serem assinados eletronicamente por diferentes destinatários, acompanhar o status das assinaturas e armazenar os documentos na nuvem TOTVS Cloud. 

Essa ferramenta pode ajudar a otimizar o fluxo de trabalho, além de reduzir custos e tempo com papel, impressão e transporte de documentos.

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Conclusão

Agora você já sabe tudo sobre workflow, o que é, como ele funciona, seus diferentes tipos e as vantagens de contar com fluxos de trabalho eficientes na empresa. 

Lembre-se que ele é uma forma de representar e gerenciar os processos da empresa, buscando otimizar o tempo, os recursos e a qualidade das atividades realizadas.

Com o auxílio de tecnologias e metodologias, você pode torná-lo ainda mais eficiente e aprimorar seus processos e documentos digitais. 

Aproveite para aprender tudo sobre a automação de processos!