Gestão eletrônica de documentos: importância e como fazer

A gestão eletrônica de documentos é uma prática que, ao ser aplicada no ambiente empresarial, reduz inúmeros expedientes burocráticos. 

Na rotina de uma organização, é fundamental encontrar meios de aumentar a produtividade das equipes. Sem dúvidas, fazer uma gestão manual de toda a documentação vai contra isso. 

Neste sentido, a gestão de documentos eletrônicos se alinha à eficiência esperada das grandes empresas que foram impulsionadas pela transformação digital.

Mas, afinal, como funciona a gestão eletrônica de documentos? Quais são os seus principais objetivos e importância?

As perguntas sobre este tema são inúmeras, e abordamos algumas delas neste texto. Vamos começar com o conceito de GED?

O que é gestão eletrônica de documentos?

A GED – gestão eletrônica de documentos – é uma solução automatizada de organização e arquivamento sistemático de documentação que possui como finalidade garantir a segurança e o fácil acesso à informação para as pessoas certas com o menor custo.

Em outras palavras, o analista de gestão de documentos em ambiente eletrônico ou o responsável pela tarefa deve garantir que essas informações estejam dispostas de forma eficiente e organizada.

A gestão digital de documentos pode ser aplicada em empresas privadas, instituições diversas e também no Poder Público. É a chamada gestão de documentos eletrônicos na administração pública.

A partir desse conceito, é possível imaginar porque a gestão de documentos é importante no ambiente eletrônico, certo? 

Mas antes de falar sobre isso, vamos entender o que são metadados.

O que são metadados?

Para que a gestão digital dos documentos cumpra sua função de organizá-los e arquivá-los de modo sistemático para garantir a segurança e o fácil acesso à informação posteriormente, você precisa entender os metadados.

Metadados são informações de indexação que são armazenadas junto com o documento digitalizado para facilitar sua localização. 

São exemplos: nome do autor, tamanho, descrição e data de criação.

A adição desses dados aos documentos facilita sua busca dentro dos sistemas de armazenamento.

Entendeu o que é gestão digital de documentos? E os metadados? Isso já proporciona uma boa base para compreender seu funcionamento.

Como funciona a gestão eletrônica de documentos?

A gestão documental feita em ambiente eletrônico tem como base a digitalização e arquivamento de documentos. 

Ao digitalizar e arquivar contratos empresariais, recibos, planilhas e outras informações corporativas documentadas de forma sistematizada, o gestor terá um grande arquivo digital.

Para que esse funcionamento ocorra sem problemas, existem ferramentas importantes, sobre as quais falaremos adiante.

Neste momento, tenha em mente apenas as etapas do processo de gestão documental em ambiente eletrônico:

1. Captura de documentos nos processos internos do negócio, por meio de sistemas modernos que os transformam em informações digitais
2. Gestão documental propriamente dita, que permite, por meio de tecnologia, a criação, a edição, a revisão e a eliminação de documentos digitais.
3. Melhoria contínua deste processo dentro da empresa.

Qual o principal objetivo da GED?

Após entender qual o conceito de GED, você é capaz de dizer quais são os principais objetivos da gestão digital de documentos e qual sua importância?

A ideia central desse gerenciamento é organizar e sistematizar as informações para que sejam acessadas de forma fluida e fácil. Em decorrência disso, podemos entender seus objetivos:

• acelerar a tomada de decisão e os resultados de negócios;
• agregar transparência às ações negociais e administrativas;
• assegurar economia, precisão e otimização na administração;
• possibilitar o acesso às informações e aos documentos de forma estratégica e inteligente;
• ter controle sobre o armazenamento, o fluxo, o versionamento e o compartilhamento de documentos.

Entendeu qual o principal objetivo da GED? Agora sim podemos dizer porque essa gestão de documentos é importante!

Qual a importância de incluir essa prática na empresa?

Em uma empresa, diariamente, há um grande volume de transações que geram registros diversos. A documentação é enorme. Já pensou lidar com ela de forma manual?

Segundo a Xerox, 46% dos funcionários de pequenas e médias empresas ainda perdem tempo com fluxos de trabalho ineficientes e relacionados ao papel diariamente.  (ReportLinker, 2020)

Uma forma de resolver esse problema é a gestão digital de documentos. Ela envolve contratos, notas fiscais e outros expedientes contábeis, bem como quaisquer outros tipos de documentos empresariais.

Essa gestão é, assim, relacionada a processos burocráticos de grande relevância para os negócios. Sua importância se relaciona a seus objetivos, que garantem a colaboração, a segurança e a integração desses dados. 

Não à toa, o estudo do Report Liniker trouxe um panorama otimista do mercado mundial de software de gestão eletrônica de documentos: ele foi avaliado em US$ 4,89 bilhões em 2019, mas sua projeção é chegar a US$ 10,17 bilhões até 2025. 

GED e ECM são a mesma coisa?

Para a maioria dos especialistas no tema, ECM (Enterprise Content Management) é uma solução mais avançada do que o GED.

O ECM (Gerenciamento de Conteúdo Corporativo) também possui como função primordial o gerenciamento de informações e registros corporativos em ambiente digital. 

No entanto, sua aplicação é mais ampla e vai além da otimização do processo de administração de documentos eletrônicos. 

Isso porque ele gerencia todo o ciclo de vida da informação não estruturada, da criação e armazenamento a publicação e distribuição documental. 

Na prática, o ECM aborda a gestão documental de toda a empresa, indo além do setor administrativo. 

Compreendidas as diferenças, é hora de conhecer vantagens e desvantagens da gestão eletrônica de documentos!

Quais são as vantagens da gestão eletrônica de documentos?

Você entendeu quais são os principais objetivos da gestão documental em ambiente eletrônico e qual sua importância? Ótimo. Agora vamos desenvolver melhor as vantagens que ela traz para sua empresa!

Padronização e otimização de processos

Imagine que seu fornecedor te enviou um documento físico que depende de avaliação da diretoria. Antes que ele seja assinado, o departamento jurídico deve emitir um parecer.

Os advogados o elaboram de forma eletrônica, mas o documento deve ser assinado pelo chefe do departamento. Como a empresa não trabalha com assinatura eletrônica, temos agora dois documentos físicos importantes passeando pela empresa.

Essa situação retrata um processo simples de uma empresa em que se lida com documentos físicos e eletrônicos que podem se perder e atrapalhar as relações negociais. 

Você sabia, por exemplo, que as questões documentais representam mais de 21% da perda diária de produtividade? Os profissionais passam 18 minutos procurando um documento.

Você sabia que 86% dos funcionários dizem que geralmente têm dificuldade em procurar arquivos de escritório quando precisam?

Com a gestão de documentos em ambiente eletrônico, é possível padronizar e otimizar os processos empresariais a partir da organização da informação. Isso leva à economia de custos.

Economia de custos

Como já apontamos, manter uma rotina manual gera não só um arquivo volumoso e desorganizado, mas burocracias que atrapalham a cadência de processos da organização. 

Com a gestão digital de documentos, o gestor evita altos custos de manutenção de arquivo, economiza gastos com material de escritório e facilita a consulta das informações pelos profissionais.

Mais segurança

Na gestão de documentos eletrônicos, é comum que o gestor utilize soluções baseadas em nuvem. Com os documentos armazenados em nuvem, é possível garantir o backup com frequência e evitar danos às informações corporativas.

A segurança ainda é reforçada com a criptografia dos dados, tecnologia que oferece maior camada de proteção aos arquivos.

Maior controle sobre os arquivos

Ter um analista de gestão eletrônica de documentos ou outro responsável por essa atividade é contar com alguém que proporciona maior controle sobre armazenamento, fluxo, versionamento e compartilhamento de informações.

Esse profissional organizará a documentação da empresa, realizará a segmentação dos documentos e criará diferentes perfis de acesso a eles. Ou seja, cada arquivo só será acessado por quem pode acessá-lo. 

Existem desvantagens na gestão eletrônica de documentos?

Sim. Existem vantagens e desvantagens da gestão eletrônica de documentos.

Os prejuízos aparecem se a empresa não contar com sistemas de gestão documental em ambiente digital para otimizar essa atividade.

Um bom software é a ferramenta capaz de cumprir todos os objetivos deste tipo de gestão documental. 

Sem ela, o responsável terá um imenso trabalho para segmentar documentos e criar perfis de acesso, pois tudo deverá ser feito individualmente e de forma manual.

Além disso, é preciso ter em mente que essa gestão não aborda todas as etapas do processo burocrático relacionado ao documento. Ainda existe a dependência de processos físicos que dependem de papel.

Ou seja, se você precisar realizar a autenticação de vias e assinaturas, isso ainda deverá ser executado em cartório. 

Contudo, a assinatura eletrônica pode ser uma alternativa a esse tipo de autenticação.

Quais ferramentas fazem parte da gestão eletrônica de documentos?

Uma boa gestão de documentos eletrônicos depende da adoção de ferramentas inteligentes. Você não precisa de uma especialização em gestão eletrônica de documentos, apesar de ser algo muito válido. 

Você precisa das melhores soluções que o ajudarão a cumprir os objetivos da GED para que você não lide com as suas desvantagens.

E quais são elas? Veja:

• Capture: captura de documentos para transformá-los em informações digitais.
• Document Management: gestão de documentos eletrônicos propriamente dita que permite buscar, criar, editar, revisar e eliminar esses documentos.
• Business Process Management (BPM): abordagem com foco em melhoria contínua dos processos empresariais essenciais. Inclui o workflow, ferramenta que organiza o fluxo de trabalho (tarefas, responsáveis, prazos, documentos envolvidos no processo, etc.)

Existem soluções, como o TOTVS Fluig Plataforma, que trazem todas essas funcionalidades para você integrar ao seu sistema atual. 

A plataforma possui o recurso Identity (cria acesso único a sistemas internos e externos), o BPM (coloca em prática workflows) e o ECM (permite compartilhar, controlar e acessar documentos).

Esse é só um exemplo de ferramenta, mas você pode optar por realizar uma gestão eletrônica de documentos grátis. Tenha em mente, porém, que os recursos serão limitados.

Qualquer empresa pode implementar essa solução?

Sim. Empresas de qualquer segmento podem adotar a gestão digital de documentos para otimizar sua organização interna. 

Basta perceber se uma equipe perde muito tempo buscando documentos ou se existem muitos documentos duplicados. 

Por isso, dentro da mesma organização, essa gestão pode ser implementada nos diversos departamentos, como vendas e financeiro. 

Porém, a GED se destaca mais quando a empresa lida com um grande volume de arquivos.

Isso acontece mais em instituições de ensino, organizações da área da saúde, do setor jurídico ou contábil.

Nas áreas de maior rigor operacional, inclusive, essa gestão é fundamental para mitigar riscos à segurança da informação e reduzir erros, além de otimizar os fluxos de trabalho.

Dicas para fazer uma boa gestão eletrônica de documentos

Seu analista de gestão eletrônica de documentos ou o responsável por esse gerenciamento deve seguir algumas etapas para ter sucesso nesta atividade. 

Tudo começa por avaliar quais são os arquivos essenciais.

Verifique quais arquivos são essenciais

A triagem de documentos é a primeira etapa da gestão documental em ambiente eletrônico. Sua função é analisar o que é essencial e o que pode ser descartado.

Mobilize a equipe

A próxima etapa é mobilizar a equipe. 

Quando a cultura organizacional se orienta em direção à transformação digital, há uma grande mudança. As pessoas devem ser capacitadas para lidar com as novas tecnologias, e com a gestão digital de documentos não é diferente.

Será preciso separar e treinar equipes para digitalização e catalogação dos documentos. Assim, poderão se engajar de maneira natural com a atividade.

Conte com um software de gestão documental

Para facilitar o trabalho das equipes, o gestor precisará de um software de gestão eletrônica de documentos.

Após a triagem, você verá quais são suas demandas e quais são as soluções mais adequadas.

Existem muitos sistemas de gestão documental. Antes de escolher, entenda suas necessidades e, claro, escolha um fornecedor confiável.

Faça a segmentação dos documentos

A etapa seguinte é a segmentação dos documentos. Quais são critérios para catalogar a informação de seus processos de negócio? Data, assunto, grau de confidencialidade e departamentos são alguns deles.

Essa segmentação é fundamental para potencializar a rastreabilidade desses dados, agilizando os processos e melhorando a organização das informações inseridas no software de gestão eletrônica de documentos. 

Crie diferentes perfis de acesso aos arquivos

Por fim, com as informações no sistema de gestão eletrônica de documentos, é preciso definir os níveis hierárquicos de acesso aos dados. Isso se tornou especialmente importante com o advento da Lei Geral de Proteção aos Dados (LGPD).

Há documentos mais valiosos e estratégicos, mas há também documentos rotineiros de baixa relevância. Com base nessa característica, defina quem pode acessar cada tipo de documento.

Viu como não é tão difícil fazer uma boa gestão documental em ambiente eletrônico em sua empresa?

Como funciona a gestão de documentos eletrônicos na administração pública?

O setor público também vem aderindo às propostas da transformação digital, fazendo da tecnologia uma grande aliada na rotina. 

Há normas, como o Decreto 9.235 do Ministério da Educação, que exigem a migração dos acervos para o meio digital, e esse é somente um exemplo.

Em março de 2020, com a edição do Decreto 10.278/2020, o governo estabeleceu a técnica e os requisitos para a digitalização de documentos públicos ou privados para que tenham os mesmos efeitos legais dos documentos originais.

Um dos requisitos imprescindíveis, previsto no artigo 5º, inciso I, é “ser assinado digitalmente com certificação digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil, de modo a garantir a autoria da digitalização e a integridade do documento e de seus metadados”.

Para conhecer mais sobre a gestão de documentos eletrônicos na administração pública, vale a leitura deste breve decreto.

Assinatura eletrônica: como essa solução pode otimizar a gestão de documentos na sua empresa?

A gestão de documentos eletrônicos na administração pública, como acabamos de ver, envolve a assinatura digital por meio de certificação digital. 

Isso nos faz lembrar da importância da assinatura eletrônica como recurso para otimizar a gestão de documentos eletrônicos.

A assinatura eletrônica moderniza as relações negociais, pois traz mais agilidade para a assinatura de documentos, elimina a necessidade de circulação de papéis e da presença das partes envolvidas na relação.

Além disso, este recurso consegue validar transações em ambientes virtuais com segurança, mantendo a plena validade jurídica do documento (integridade, confiabilidade e confidencialidade).

Um bom exemplo de como a assinatura eletrônica otimiza a gestão de documentos eletrônicos é o TOTVS Assinatura Eletrônica.

TOTVS Assinatura Eletrônica

O TOTVS Assinatura Eletrônica é uma solução que simplifica a assinatura de documentos na sua empresa. 

A plataforma possui tecnologia mobile, trazendo ainda mais agilidade para a gestão, e já está em conformidade com a LGPD.

Com ela, você pode enviar documentos no ambiente online e notificar os destinatários sobre qual ação deve ser realizada.

Confira um breve vídeo sobre nossa solução:

Após eventual assinatura e devolução, o gestor poderá fazer o processo de confirmação e validação das assinaturas, armazenando os documentos na nuvem.

Para garantir total segurança e 100% de validade jurídica aos documentos, o TOTVS Assinatura Eletrônica conta com um alto padrão de criptografia SHA256.

A plataforma ainda permite a utilização de modelos de assinatura eletrônica e de assinaturas digitais com certificados do tipo A1 e A3.

Conheça já e experimente grátis por 30 dias o TOTVS Assinatura Eletrônica!

Conclusão

A gestão eletrônica de documentos é uma solução de organização e arquivamento sistemático de documentação. 

Ela possui fundamental importância nas empresas, pois garante a segurança e o fácil acesso à informação para as pessoas certas.

Suas vantagens são inúmeras, como maior controle sobre os arquivos e redução de custos. 

Com as ferramentas corretas, inclusive o software de gestão eletrônica de documentos e a assinatura eletrônica, você pode usufruir desses benefícios.

Continue acompanhando o blog da TOTVS e não deixe de assinar a newsletter!