Informação é um ativo valioso no universo corporativo, por isso é importante saber como gerenciá-las com eficiência. Nesse contexto, a temporalidade de documentos entra como uma ferramenta indispensável para qualquer organização.
Ao implementar essa tabela na rotina administrativa do seu negócio, você não apenas otimiza os processos da empresa, como também garante conformidade legal e uso mais estratégico dos seus recursos.
Para montá-la, é necessário incluir alguns critérios e conhecer os prazos de armazenamento indicados para cada tipo de documento.
Neste conteúdo, você encontra essas informações e muito mais para entender como criar a sua tabela e otimizar a gestão documental na sua empresa. Aproveite a leitura!
O que é temporalidade de documentos?
Ferramenta importante na gestão de documentos, a temporalidade documental é responsável por definir os prazos de guarda dos arquivos – ou seja, o período que a empresa deve mantê-los armazenados e acessíveis.
Essa ferramenta é utilizada em forma de tabela, com o objetivo principal de ajudar na organização dos documentos. Além do período de guarda, a tabela também determina o destino dos arquivos.
Como uma tabela de temporalidade documental pode ser útil nas empresas?
Um dos principais benefícios da tabela de temporalidade documental é a organização dos arquivos, que se reflete em uma gestão de documentos mais eficiente e, consequentemente, em produtividade e redução de custos.
Para se ter uma ideia, os colaboradores gastam cerca de 20% a 30% do seu tempo de trabalho procurando por arquivos, segundo relatório da PairSoft.
Com a centralização dos documentos, a busca por dados se torna um processo mais rápido e o tempo antes gasto para encontrar arquivos pode ser investido em ações mais estratégicas.
Alguns pontos positivos desse processo são:
- Redução de custos operacionais;
- Otimização de uso do espaço físico;
- Maior segurança no armazenamento de informações;
- Maior previsibilidade e redução de falhas na gestão de documentos;
- Definição de um fluxograma de arquivamento de documentos eficiente.
Muito além disso, a tabela evita o acúmulo de documentos desnecessários na empresa. Quando não há um controle sobre o que pode ser descartado, essa busca por informações fica ainda mais difícil.
Isso sem contar os gastos extras com armazenamento de arquivos que não precisam mais estar ali.
Nesse sentido, o controle permitido pela tabela também ajuda a evitar o descarte equivocado e até mesmo o extravio de documentos, que poderia prejudicar a conformidade da empresa com tributações e legislações específicas.
Em quais áreas a tabela de temporalidade de documentos pode ser usada?
A tabela é uma ferramenta muito comum nas empresas, especialmente em órgãos públicos, que costumam emitir um grande volume de documentos e precisam dessa organização para manter a transparência.
Hoje, com o big data, a quantidade de dados coletados é enorme e não apenas no setor público, mas também no privado – independente do tamanho e do nicho de atuação da companhia.
Dentro das organizações, os arquivos fazem parte da rotina de diversos setores e, sem um gerenciamento adequado, ficam difíceis de localizar.
Nesse contexto, a tabela é uma grande aliada em diferentes áreas, como:
- Setor jurídico;
- Setor financeiro;
- Setor contábil e fiscal;
- Departamento Pessoal.
Principais critérios que devem compor uma tabela de temporalidade de documentos
Para montar uma tabela de temporalidade documental, é importante entender quais critérios devem estar presentes na composição.
Em geral, a tabela pode variar de acordo com as necessidades de cada negócio, mas existem fatores essenciais para organizar os documentos de forma adequada.
Confira quais são esses fatores a seguir.
Especificação do documento
Um dos critérios é o tipo de documento, especificado já na primeira coluna da tabela. Ele deve esclarecer sobre qual arquivo é válido determinada data de guarda, destinação e outros detalhes.
Pode ser a folha de pagamento dos colaboradores, ASO (Atestado de Saúde Ocupacional) ou Declaração de Imposto de Renda, por exemplo.
Além dessa classificação, você também pode categorizar os documentos da seguinte forma para otimizar a organização:
- Arquivos centrais: documentos arquivados na empresa, que podem ter acesso solicitado a qualquer momento;
- Arquivos setoriais: arquivos que devem ficar armazenados dentro da organização;
- Arquivos intermediários: documentos armazenados por entidades públicas.
Ciclo de vida
Em outra coluna, você deve especificar o ciclo de vida de cada documento. O ciclo de vida considera a “idade” do arquivo, ou seja, a fase em que ele está naquele determinado momento.
A fase considera o período entre a entrada e o destino final do documento, tendo como base três categorias:
- Corrente: etapa em que o documento ainda está dentro do seu prazo de vigência e, portanto, tende a ser buscado com maior frequência;
- Intermediária: arquivos que já ultrapassaram o prazo de vigência, mas precisam ficar armazenados para possíveis consultas antes de receberem um destino final;
- Permanente: os documentos permanentes já encerraram o prazo de validade, mas devem ficar armazenados por tempo indeterminado devido ao grau de importância, como é o caso de arquivos com valor comprobatório ou histórico, por exemplo.
Frequência de uso
Outro fator importante na tabela de temporalidade de documentos é a frequência de uso, critério que especifica a regularidade de consultas ao arquivo.
A divisão é feita com base em três categorias, vem entender:
- Baixa: documentos raramente consultados ou acessados, como arquivos históricos, por exemplo, que costumam ser buscados apenas em situações específicas;
- Alta: documentos acessados com muita frequência, seja pela importância fiscal, jurídica ou administrativa, como é o caso da folha de pagamento;
- Média: arquivos que apresentam consultas eventuais, normalmente fazem parte da categoria de documentos correntes, como o ASO.
Prazo de guarda
O tempo de guarda de documentos se refere ao período de armazenamento obrigatório de cada arquivo. Esse prazo é previsto pela legislação brasileira, por isso é importante estar atento às regras.
Também é fundamental acompanhar possíveis alterações na lei, que podem ampliar ou reduzir o prazo de guarda dos arquivos.
Destinação final
Além de definir o tempo de guarda, a lei também determina o destino final correto para cada documento após o fim de seu ciclo de vida.
Essa destinação segue o prazo de guarda e pode ser realizada das seguintes maneiras:
- Armazenamento em microfilme;
- Digitalização de documentos;
- Descarte do arquivo;
- Arquivo inativo.
Ao definir o destino dos documentos, vale trazer direcionamentos sobre como realizar essa etapa para facilitar o processo de descarte, garantindo que ele seja feito corretamente e dentro das normas definidas pela lei.
Qual é o prazo de guarda dos documentos empresariais?
Para simplificar os processos e a organização da tabela de temporalidade de documentos, grande parte dos arquivos apresenta um tempo de guarda de 5 anos.
Normalmente, esse prazo de guarda de documentos faz referência à etapa corrente do ciclo de vida. Isso significa que o arquivo pode ficar armazenado por um período mais longo, caso necessário.
Para ficar mais claro, preparamos uma tabela com o prazo dos principais documentos empresariais. Confira abaixo:
| Documento | Prazo de guarda |
|---|---|
| IR (Imposto de Renda) | 5 anos |
| Notas fiscais e comprovantes de lançamentos | 5 anos |
| Pedido de demissão, aviso prévio e termo de rescisão do contrato de trabalho | 2 anos |
| FGTS (Fundo de Garantia do Tempo de Serviço) | 30 anos |
| Livro de Inspeção do Trabalho | Permanente |
| CSLL (Contribuição Social sobre o Lucro Líquido) | 5 anos |
| Registro de colaboradores | Permanente |
| Folhas de pagamento | 10 anos |
| Comprovantes do PIS/PASEP | 10 anos |
| RAIS (Relação Anual de Informações Sociais) | 5 anos |
TOTVS Assinatura Eletrônica
Os documentos são parte essencial da rotina administrativa de qualquer negócio, por isso encontrar maneiras de otimizar a organização e o fluxo burocrático é tão importante para o funcionamento da empresa.
Uma das ferramentas que auxilia nesse processo é o TOTVS Assinatura Eletrônica, capaz de reduzir em 80% o “vai e vem” de contratos na organização ao permitir um fluxo mais prático, ágil e seguro.
A assinatura eletrônica garante a facilidade de acessar e assinar arquivos a qualquer hora, de qualquer lugar, mantendo a validade jurídica com o benefício da comodidade.
O sistema conta com tecnologia mobile, conformidade com a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados) e ainda permite integração com outras soluções TOTVS para simplificar ainda mais a gestão do seu negócio de ponta a ponta.
Conheça o TOTVS Assinatura Eletrônica e otimize a gestão de documentos na sua empresa!
Conclusão
Com um volume de dados e arquivos cada vez maior, as empresas precisam se organizar para evitar o acúmulo de documentos desnecessários ou ainda o descarte de informações importantes.
Sem o controle da temporalidade de documentos, a acessibilidade aos dados torna-se difícil, o que leva os colaboradores a gastar mais tempo nessa procura – tempo que poderia ser utilizado em outras tarefas, mais estratégicas e importantes para a empresa.
Nesse contexto, a tabela chega como uma ferramenta indispensável na gestão de documentos de qualquer negócio.
Como vimos, existem critérios específicos que devem constar na tabela. Agora que você já sabe quais são, não deixe de organizar os seus arquivos. Para ajudar no processo, leia também o nosso conteúdo sobre gestão de contratos, com dicas exclusivas para otimizar a organização.
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