Você já se deparou com a situação de não encontrar um contrato, uma nota fiscal ou um certificado importante? É possível que esteja diante do extravio de documento, que pode trazer muitos problemas para a sua empresa. 

Além de gerar retrabalho, perda de tempo e custos extras, o incidente pode comprometer a segurança das informações e a confiabilidade dos clientes.

Mas em que consiste essa situação e quais são as suas principais causas? O que fazer no caso de extravio de documento? Como evitar que isso ocorra na sua empresa? 

Vem com a gente que trouxemos todas as respostas neste artigo!

O que é o extravio de documento?

O extravio de documento, público ou privado, é a perda ou o desaparecimento de um documento que deveria estar sob a guarda ou o controle da entidade. 

Apesar de acontecer também com arquivos digitais, os documentos físicos são mais vulneráveis ao extravio. Isso porque dependem de um espaço físico para serem armazenados e podem sofrer danos por fatores externos, como fogo, água ou insetos.

O incidente pode trazer consequências negativas para uma empresa, como prejuízos financeiros, perda de credibilidade, riscos jurídicos e vazamento de dados.

Para evitá-lo, é importante conhecer suas principais causas.

Conheça as principais causas do extravio de documentos

O extravio de documentos na administração pública e na iniciativa privada pode acontecer por diferentes motivos, mas alguns são mais comuns do que outros. Veja as principais causas:

• Falta de organização: documentos sem adequada classificação, ordenação ou identificação se tornam de difícil localização. Além disso, se não são guardados em locais adequados e seguros, podem ser perdidos ou danificados facilmente;
• Falta de controle: a falta de registro e monitoramento constante é um problema, pois fica difícil saber quem os acessou, manipulou ou retirou do local. Vale pontuar ainda que documentos sem prazo de validade ou guarda definido podem se acumular desnecessariamente e dificultar a sua gestão;
• Falta de treinamento: se os profissionais não são capacitados para lidar com os documentos, podem cometer erros ou negligências que levem ao extravio. É comum que não sigam as normas e procedimentos estabelecidos para o manuseio dos arquivos, o que pode comprometer a integridade e a segurança das informações;
• Falta de tecnologia: a ausência de ferramentas tecnológicas dificulta a criação, o armazenamento e o compartilhamento dos documentos. Isso traz também perda de tempo e dinheiro com processos burocráticos, falta de sistemas de backup e proteção dos dados, e maiores chances de falhas técnicas ou ataques cibernéticos.

Diante do extravio de documentos, o boletim de ocorrência pode ser uma importante medida preventiva, mas não a única.
Veja o que fazer diante deste incidente!

O que fazer em caso de extravio de documentos?

O primeiro passo para tentar resolver o incidente é, certamente, tentar localizar o documento perdido. 

Busque em outros locais possíveis de armazenamento, tente achar cópias ou backups em outros meios, e consulte os registros ou históricos de movimentação do documento.

Caso não encontre, vem o segundo passo para lidar com o extravio de documento: boletim de ocorrência e comunicação às partes envolvidas. Veja o passo a passo:

1. Registre o boletim na delegacia mais próxima ou na delegacia virtual, informando os dados do documento e as circunstâncias do extravio;
2. Cadastre um alerta nos órgãos de proteção ao crédito, se for o caso; 
3. Solicite a segunda via do documento junto ao órgão ou entidade responsável pela sua emissão;
4. Notifique os clientes, fornecedores e parceiros sobre o extravio e renegocie os termos dos contratos ou acordos afetados;
5. Acione o seguro ou a assessoria jurídica da empresa para cobrir os eventuais prejuízos ou demandas decorrentes do extravio.

Como evitar que essa situação ocorra na empresa?

Imagine que você já tem uma declaração de extravio de documento e viu que a situação coloca em risco a reputação de sua empresa. Como evitar que ela ocorra novamente?

De maneira resumida, é fundamental adotar boas práticas de gestão documental. Veja algumas dicas:

Organize os documentos físicos

Se a sua organização ainda utiliza arquivos físicos, é importante mantê-los organizados e protegidos. Para manter a organização dos documentos empresariais, você pode:

• Classificar os documentos por tipo, assunto ou data;
• Identificar os documentos com etiquetas, códigos ou cores;
• Ordenar os documentos alfabética, cronológica ou numérica;
• Guardar os documentos em pastas, arquivos ou armários adequados;
• Descartar os documentos que não têm mais valor legal ou administrativo;
• Controlar o acesso e a saída dos documentos com fichas, planilhas ou sistemas.

Faça a digitalização dos arquivos

Uma forma de reduzir o uso e o risco de extravio é fazer a digitalização dos arquivos. Para tanto, é possível contratar uma empresa específica para isso ou dedicar uma equipe para a atividade.

De toda forma, será preciso utilizar ferramentas para converter os documentos físicos em digitais, que devem estar legíveis e completos.

Na sequência, os documentos digitais deverão ser salvos em formatos padronizados e compatíveis, e nomeados com critérios claros e objetivos.

Por fim, busque um local de armazenamento seguros e acessível, como o armazenamento em nuvem.

Invista em contratos digitais

Outra boa forma de eliminar o risco de extravio é investir em contratos digitais. Lembre-se, porém, que eles devem atender aos requisitos legais e técnicos e serem salvos em formatos seguros e autenticados, certo?

Para utilizá-los, você pode optar pelo uso de plataformas que criam, enviam e assinam contratos eletronicamente. 

Um sistema de gestão de assinaturas eletrônicas, por exemplo, permite que o profissional assine e envie o documento por e-mail, armazene-o em nuvem e muito mais.

Uma boa solução é o TOTVS Assinatura Eletrônica.

TOTVS Assinatura Eletrônica

O TOTVS Assinatura Eletrônica é uma plataforma online que permite que você assine e envie seus documentos empresariais digitais de forma rápida, fácil e segura.

Com a ferramenta, você pode:

• Armazenar documentos na TOTVS Cloud;
• Enviar documentos para múltiplos destinatários por e-mail ou SMS;
• Assinar documentos digitais com validade jurídica usando certificados digitais tipo A1 ou A3;
• Acompanhar o status dos contratos e outros documentos em tempo real pelo painel de controle, e muito mais.

Quer otimizar a gestão documental e evitar problemas como o extravio? Conheça e experimente grátis por 30 dias o TOTVS Assinatura Eletrônica!

Conclusão

O extravio de documento é um problema que pode trazer muitas dores de cabeça para a sua empresa. 

Por isso, é importante adotar boas práticas de gestão documental, como organizar os documentos físicos, fazer a digitalização dos arquivos e investir em contratos digitais.

Com essas medidas, você pode evitar incidentes que comprometem a segurança da informação e ainda economizar recursos e aumentar a produtividade dos seus negócios.

Já pensou em adotar a gestão eletrônica de documentos? 

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